Оглавление

С помощью автоматизаций вам больше не придется связывать записи в таблицах вручную, эти действия могут выполняться автоматически. Просто определите соответствующую автоматизацию для любого табличного представления.

Блокировка и архивирование линий с помощью автоматизации

  1. Нажмите на в заголовке Base, а затем на Automation Rules.
  2. Нажмите кнопку Добавить правило.
  3. Назовите автоматизацию и определите таблицу и представление, в которых она должна работать.
  4. Определите триггерное событие, которое запускает автоматизацию.
  5. Нажмите Добавить действие и выберите Добавить ссылки в качестве автоматического действия.
  6. Подтвердите с помощью кнопки Отправить.

Сначала определите триггерное событие для автоматизации.

Триггерные события для блокировки и архивирования линий

Затем в качестве автоматического действия выберите “Добавить ссылки”.

Добавление автоматического действия
Добавление автоматического действия: “Добавить ссылки”

Наконец, выберите столбец, который должен быть связан с выбранной таблицей, и определите конкретное условие, которое должно быть выполнено для запуска автоматизации.

Определение автоматического действия

В завершение подтвердите автоматизацию нажатием кнопки Отправить.

Подтверждение автоматизации

Конкретный случай использования для такого типа автоматизации может возникнуть, например, если вы работаете в бухгалтерии компании. Вы хотите вести как таблицу со всеми платежами, поступающими на счёт компании (Payments), так и таблицу со всеми счетами, которые должны быть оплачены в адрес компании (Invoices).

В таблице Payments, наряду с номерами транзакций платежей (P-0001 и т. д.), вы уже фиксируете суммы различных платежей (столбец “Value”).

Пример таблицы Payments

Ваша таблица Invoices, в свою очередь, содержит номера счетов (столбец “Invoice-No”) и соответствующие суммы счетов (столбец “Price Total”).

Пример таблицы “Invoices”

С помощью автоматизации вы теперь хотите связать две таблицы Payments и Invoices, чтобы автоматически сопоставлять поступающие платежи со счетами на основании их номеров.

Прежде чем создавать автоматизацию, необходимо добавить ещё два столбца в таблицу Payments. В столбец “Inv-No” вы вручную вводите номера счетов, которые относятся к соответствующим платежам, — именно это впоследствии будет запускать автоматизацию. В столбце “Invoices” после создания автоматизации будут автоматически добавляться связанные записи из таблицы Invoices.

Ручное расширение таблицы “Payments” двумя столбцами

В таблице Invoices вам также потребуется ещё один столбец (“Collected Payments”), в который в ходе автоматизации будут добавляться связанные записи из таблицы Payments.

После этого вы можете создать автоматизацию для таблицы Payments.

Сначала задайте имя автоматизации и выберите таблицу Payments вместе с одноимённым представлением, в котором должна действовать автоматизация.

Определение автоматизации для примера использования

В качестве триггерного события автоматизации выберите вариант “Записи удовлетворяют определённым условиям после обработки”. В качестве условия фильтра укажите, что оба столбца “Inv-No” и “Value” таблицы “Payments” не пусты. Это условие целесообразно, поскольку автоматизация должна запускаться, как только в этих столбцах появятся записи.

Определение триггерного события для примера использования
Определение триггерного события для примера использования

В качестве автоматического действия автоматизации в завершение определите действие “Добавить связанный столбец в таблицу”.

Добавление автоматического действия: “Добавить ссылки”

Столбец “Invoices” — это столбец, в который в ходе автоматизации будут добавляться связанные записи.

Выбор столбца, в который добавляются связанные записи

На последнем шаге определения автоматизации следует задать ещё одно условие, которое должно выполняться для добавления связанной записи в столбец. В данном примере определяется, что каждая запись, добавляемая в столбец “Inv-No”, также должна присутствовать в столбце “Invoice-No” таблицы Invoices.

Конкретно это означает, что каждый номер счёта, который вы вручную присваиваете платежу в таблице Payments, уже должен присутствовать в таблице Invoices, чтобы соответствующие записи обеих таблиц могли быть связаны между собой.

Определение заключительного условия запуска автоматизации

Если затем вы введёте в столбец “Inv-No” таблицы Payments номер счёта, который уже присутствует в таблице Invoices, соответствующая связанная запись будет автоматически добавлена в таблицу в столбце “Invoices”.

Добавление связанных записей при запуске автоматизации

При нажатии на связанную запись открывается окно, в котором вы можете просмотреть содержимое связанной записи из таблицы Invoices.

При нажатии на связанную запись можно просмотреть содержимое связанного столбца в другой таблице.

Кроме того, при запуске автоматизации связанные записи из таблицы Payments также добавляются и в таблицу Invoices. В столбце “Collected Payments” каждому номеру счёта автоматически сопоставляется соответствующий номер платежа (P-000X). Благодаря автоматизации вы можете, таким образом, для каждого счёта видеть соответствующий платёж и быстро определять, какие счета оплачены, а какие ещё открыты.

Добавление связанных записей при запуске автоматизации

Также в этой таблице нажатием на связанную запись можно открыть окно, в котором можно просмотреть содержимое связанной записи из таблицы Payments.

При нажатии на связанную запись можно просмотреть содержимое связанного столбца в другой таблице.