Optimiser la gestion des commandes : le guide pour les PME et l'artisanat

Que signifie la gestion des commandes ? #

La gestion des commandes, également appelée processus de gestion des commandes ou processus order to cash, englobe l’ensemble du déroulement, de la commande au paiement. Elle garantit que votre entreprise enregistre correctement les commandes, fournit les prestations dans les délais et reçoit les paiements correspondants. C’est pourquoi une gestion des commandes structurée constitue l’épine dorsale de toute entreprise prospère.

Points clés à retenir #

• En principe, un processus de gestion des commandes a lieu dans toute entreprise qui vend des produits ou des services.
• Les objectifs de la gestion des commandes sont notamment un échange de données fluide entre les différents systèmes, la transparence grâce à des informations en temps réel (par exemple sur les niveaux de stock et le statut des commandes) et un gain de temps considérable grâce aux processus automatisés.
• Les plus grands obstacles à la gestion des commandes sont les ruptures de support avec des étapes intermédiaires manuelles qui entravent le flux de travail, le ralentissent et le rendent sujet aux erreurs.
• Un système de gestion des commandes comme SeaTable vous aide à mettre en place vous-même des processus numériques et automatisés qui évitent les solutions de contournement fastidieuses.

Qu’est-ce qui fait partie de la gestion des commandes ? #

Le processus order to cash commence par la commande et peut être divisé en les étapes successives suivantes :

• Réception et enregistrement de la commande : tout d’abord, votre service commercial ou votre service client reçoit la commande (par exemple via une boutique en ligne, par e-mail ou par téléphone) et enregistre toutes les données nécessaires, par exemple dans un système CRM, ERP ou de gestion des stocks.
• Vérification et confirmation de la commande : ensuite, une personne du service de traitement des commandes vérifie la solvabilité du client et la disponibilité des biens et services commandés. Si les stocks ou les capacités sont suffisants, la commande est confirmée, y compris la date de livraison.
• Planification et acquisition des ressources : si les produits commandés sont déjà en stock, il suffit de les réserver. Dans le cas contraire, la production ou l’achat des matériaux est alors lancé. Pour les prestations commandées, il faut planifier l’affectation du personnel.
• Logistique et expédition : votre personnel d’entrepôt prépare la marchandise conformément au bon de livraison et l’emballe pour l’expédition au client. Un prestataire de services se charge ensuite généralement du transport jusqu’à la livraison chez le client.
• Facturation et traitement des paiements : votre service comptable établit et envoie la facture pour les biens commandés ou les prestations fournies et surveille la réception du paiement. Des prestataires de services de paiement interviennent souvent à ce stade.
• Après-vente et retours : après la vente, le service client s’occupe des retours, des réclamations ou des pièces de rechange. En outre, vous pouvez inciter les clients à laisser des avis, à faire des recommandations ou à effectuer de nouveaux achats.

Pour les commandes plus importantes (par exemple les prestations artisanales), la gestion des commandes est généralement précédée de l’établissement d’un devis avec une estimation des coûts. De plus, dans ce cas, les ressources ne concernent pas seulement les matériaux, mais aussi la disponibilité du personnel , des outils et des machines, ce qui rend la planification des ressources et la logistique nettement plus complexes.

Quels services participent à la gestion des commandes ? #

La plaque tournante centrale de la gestion des commandes est généralement le service client ou un service dédié à la gestion des commandes. Il est le point de contact direct pour les clients qui ont des questions ou des problèmes concernant la commande et travaille en étroite collaboration avec les services suivants :

• Ventes : acquiert des clients et génère des commandes
• Approvisionnement/Achats : veille à ce que les ressources soient suffisantes
• Entrepôt/Logistique : coordonne les stocks, les entrées et les sorties de marchandises
• Finances/Comptabilité : vérifie les factures et les paiements reçus
• Informatique : met à disposition les systèmes pour les processus numériques et automatisés

Plus d’efficacité, moins d’erreurs : les objectifs les plus importants de la gestion des commandes #

Les erreurs dans le processus de gestion des commandes ont des répercussions sur toutes les étapes en aval. Des données client incomplètes ou des adresses de livraison erronées peuvent par exemple compliquer la distribution . Si vous confirmez une commande sur la base d’informations obsolètes concernant les niveaux de stock, cela peut, dans le pire des cas, entraîner des retards de livraison et des réactions négatives du client.

Une gestion des commandes bien organisée avec le moins de sources d’erreur possible est donc déterminante pour la satisfaction des clients et le succès de l’entreprise. Les avantages typiques des processus optimisés sont les suivants :

• Des délais de livraison aussi courts que possible et un respect fiable des échéances
• Une gestion efficace des stocks tout en évitant les ruptures d’approvisionnement
• Une plus grande transparence pour les clients et les employés grâce aux informations en temps réel
• Une évolutivité face à un nombre fluctuant de commandes
• Une charge réduite pour la gestion administrative des commandes
• Un déroulement fluide sans ruptures de support lors du traitement des commandes

Les plus grands freins à la gestion des commandes #

En principe, le traitement des commandes peut encore se faire sur papier aujourd’hui. Dans ce cas, un employé noterait par exemple à la main toutes les données lors d’un appel entrant, déterminerait la disponibilité des produits à l’aide de listes de stock, enverrait une confirmation de commande par courrier et apporterait un bon de livraison rempli à l’entrepôt. Cela ne semble pas seulement dépassé, mais serait en réalité très fastidieux et lent par rapport à un processus de gestion des commandes entièrement numérisé et automatisé.

Le principal problème dans de nombreuses entreprises est que la gestion des commandes n’est que partiellement numérisée et automatisée. Il en résulte des ruptures de support qui perturbent le flux d’informations, ralentissent les processus et réduisent l’efficacité :

• Ruptures de support analogiques : lorsque les processus ne sont que partiellement numérisés, les données doivent changer de support. Un exemple en est qu’une confirmation de commande est imprimée, signée à la main, puis à nouveau scannée.
• Ruptures de support virtuelles : il existe certes des systèmes exclusivement numériques, mais aucun échange automatique de données. Un exemple en est que les données d’un tableau Excel sont saisies manuellement dans un système CRM .

Les étapes de travail manuelles dans la gestion des commandes vous font non seulement perdre du temps, mais rendent également le flux de travail plus sujet aux erreurs qui réduisent la qualité des données. De plus, la transparence sur le statut actuel fait défaut lorsque des silos de données coexistent dans différents systèmes.

Gestion numérique des commandes : en finir avec le chaos d’Excel et la paperasse #

Nous décrivons ci-dessous, à l’aide d’un exemple positif, à quoi pourrait ressembler une gestion efficace des commandes :

Si vous exploitez une boutique en ligne par laquelle transitent la plupart des commandes, vous pouvez par exemple la connecter à un système ERP qui reprend automatiquement toutes les données pertinentes de la commande. Comme le client saisit lui-même ses données de base lors de son inscription, celles-ci sont directement disponibles sous forme numérique. Elles peuvent ensuite être enregistrées dans une base de données relationnelle et transmises à d’autres systèmes sans rupture de support.

La comparaison des marchandises commandées avec les niveaux de stock se fait en temps réel : comme toutes les données convergent dans l’ERP, le système reconnaît automatiquement si suffisamment de produits ou de capacités sont disponibles. Si tel est le cas, le système peut immédiatement envoyer par e-mail une confirmation de commande comprenant la date de livraison prévue et créer un bon de livraison. Les factures et les rappels de paiement peuvent également être générés et envoyés automatiquement.

L’essentiel est le suivant : tous les processus récurrents qui se déroulent toujours selon le même schéma peuvent être standardisés et donc également automatisés.
– Christoph Dyllick-Brenzinger, CTO de SeaTable

Les systèmes numériques de gestion des commandes vous permettent de définir les règles selon lesquelles les différentes étapes de la gestion des commandes doivent se dérouler et où une intervention humaine est nécessaire. De plus, un système de gestion des commandes offre une vue d’ensemble centralisée avec des informations en temps réel (par exemple données client, statut des commandes, niveaux de stock) à laquelle tous les services et systèmes concernés peuvent accéder.

Pourquoi un système de gestion des commandes comme SeaTable surpasse les solutions ERP classiques #

Il existe sur le marché quelques systèmes ERP prêts à l’emploi qui sont généralement beaucoup trop chers pour les petites et moyennes entreprises et qui offrent un éventail de fonctionnalités dont elles n’ont même pas besoin. L’alternative consistant à développer votre propre système était autrefois impensable et impliquait encore plus de coûts et de temps.

En tant que plateforme d’IA no-code , SeaTable a fondamentalement changé la donne. À l’aide d’éléments visuels, vous pouvez assembler facilement votre propre solution logicielle sans aucune connaissance en programmation, créer des bases de données et des applications, mettre en place des automatisations et utiliser de puissantes fonctions d’IA. De plus, SeaTable peut être intégré à d’innombrables systèmes via l’API.

Un avantage imbattable pour les PME, les start-ups et l’artisanat est également son évolutivité exceptionnelle. SeaTable évolue avec souplesse en fonction de vos besoins : vous commencez avec la version gratuite permanente et ne devez procéder à une mise à niveau que lorsque vous avez besoin de davantage de comptes utilisateurs, d’espace de stockage ou de fonctionnalités. Vous pouvez adapter SeaTable avec souplesse à votre carnet de commandes actuel et à vos besoins individuels.

De plus, vous avez le libre choix entre le confort de SeaTable Cloud et l’installation de SeaTable Server sur votre propre infrastructure afin de conserver la pleine souveraineté sur vos données.

Modèles pour la gestion des commandes et la gestion des entrepôts #

SeaTable vous facilite grandement la prise en main : découvrez de nombreux modèles et des guides utiles pour vous familiariser avec SeaTable. Vous n’avez besoin que de votre adresse e-mail pour créer un compte utilisateur et vous lancer immédiatement.

Découvrez les fonctionnalités passionnantes de SeaTable en action :

• Utilisez le modèle de gestion des commandes pour, par exemple, créer et envoyer des confirmations de commande d’un simple clic de souris. Dans SeaTable, vous pouvez enregistrer de manière centralisée toutes les données relatives à vos clients, produits et commandes, les relier entre elles et les intégrer dans des documents. Grâce aux règles d’automatisation, vous réduisez les saisies manuelles et minimisez votre charge administrative.

• Avec le modèle de gestion des entrepôts , vous gardez toujours une vue d’ensemble de vos niveaux de stock. Enregistrez rapidement et facilement les mouvements de marchandises et tenez à jour votre gamme de produits avec toutes les données des articles. Pour éviter les ruptures d’approvisionnement, vous pouvez suivre le taux d’occupation de l’entrepôt en temps réel et recevoir des notifications lorsque les stocks minimaux ne sont pas atteints.

FAQ sur la gestion des commandes #

TAGS: Relation Client Approvisionnement & Logistique Transformation Numérique