A gestão de encomendas, também designada por processo de gestão de encomendas ou processo order to cash, abrange todo o fluxo desde a encomenda até ao pagamento. Garante que a sua empresa regista corretamente as encomendas, presta os serviços dentro do prazo e recebe o pagamento correspondente. Por isso, uma gestão de encomendas estruturada constitui a espinha dorsal de qualquer empresa de sucesso.

  • Em princípio, um processo de gestão de encomendas ocorre em qualquer empresa que venda produtos ou serviços.
  • Entre os objetivos da gestão de encomendas contam-se uma troca de dados fluida entre os diferentes sistemas, a transparência através de informações em tempo real (por exemplo, sobre os níveis de stock e o estado das encomendas) e uma considerável poupança de tempo graças aos processos automatizados.
  • Os maiores obstáculos na gestão de encomendas são as ruturas de suporte com etapas intermédias manuais que dificultam o fluxo de trabalho, o tornam mais lento e propenso a erros.
  • Um sistema de gestão de encomendas como SeaTable ajuda-o a configurar você mesmo processos digitais e automatizados que evitam soluções de recurso complicadas.

O processo order to cash começa com a encomenda e pode ser dividido nas seguintes etapas consecutivas:

  • Receção e registo da encomenda: em primeiro lugar, o seu departamento de vendas ou de apoio ao cliente recebe a encomenda (por exemplo, através de uma loja online, por e-mail ou por telefone) e regista todos os dados necessários, por exemplo, num sistema CRM, ERP ou de gestão de stocks.
  • Verificação e confirmação da encomenda: de seguida, alguém do processamento de encomendas verifica a solvência do cliente e a disponibilidade dos bens e serviços encomendados. Se houver stock ou capacidade suficientes, a encomenda é confirmada, incluindo a data de entrega.
  • Planeamento e aquisição de recursos: se os produtos encomendados já estiverem em stock, só é necessário reservá-los. Caso contrário, é então iniciada a produção ou a compra dos materiais. No caso dos serviços encomendados, é necessário planear a afetação do pessoal.
  • Logística e expedição: o pessoal do seu armazém prepara a mercadoria de acordo com a guia de remessa e embala-a para envio ao cliente. Geralmente, um prestador de serviços encarrega-se depois do transporte até à entrega ao cliente.
  • Faturação e processamento do pagamento: o seu departamento de contabilidade emite e envia a fatura pelos bens encomendados ou serviços prestados e monitoriza a entrada do pagamento. Frequentemente, intervêm aqui prestadores de serviços de pagamento.
  • Pós-venda e devoluções: após a venda, o apoio ao cliente trata das devoluções, reclamações ou peças de substituição. Além disso, pode incentivar os clientes a deixar avaliações, fazer recomendações ou efetuar novas compras.

No caso de encomendas mais extensas (por exemplo, serviços artesanais), a gestão de encomendas é geralmente precedida da elaboração de orçamentos com uma estimativa de custos. Além disso, neste caso os recursos não se referem apenas aos materiais, mas também à disponibilidade de pessoal , ferramentas e máquinas, o que torna o planeamento de recursos e a logística consideravelmente mais complexos.

Gestão de encomendas apoio ao cliente

O ponto central da gestão de encomendas é geralmente o apoio ao cliente ou um departamento próprio para a gestão de encomendas. É o ponto de contacto direto para os clientes em caso de questões e problemas relacionados com a encomenda e trabalha em estreita colaboração com os seguintes departamentos:

Os erros no processo de gestão de encomendas afetam todas as etapas subsequentes. Dados incompletos dos clientes ou moradas de entrega incorretas podem, por exemplo, dificultar a distribuição . Se confirmar uma encomenda com base em informações desatualizadas sobre os níveis de stock, isso pode, no pior dos casos, levar a atrasos na entrega e a reações negativas do cliente.

Gestão de encomendas fulfillment

Por isso, uma gestão de encomendas bem organizada com o menor número possível de fontes de erro é decisiva para a satisfação do cliente e o sucesso da empresa. As vantagens típicas dos processos otimizados são:

  • Prazos de entrega o mais curtos possível e cumprimento fiável dos prazos
  • Armazenamento eficiente, evitando ao mesmo tempo estrangulamentos no abastecimento
  • Maior transparência para clientes e colaboradores graças às informações em tempo real
  • Escalabilidade perante um número flutuante de encomendas
  • Menor esforço para a gestão administrativa de encomendas
  • Um fluxo de trabalho fluido sem ruturas de suporte no processamento de encomendas

Em princípio, o processamento de encomendas ainda pode hoje ser feito em papel. Nesse caso, um colaborador iria, por exemplo, anotar à mão todos os dados de uma chamada recebida, determinar a disponibilidade dos produtos com recurso a listas de stock, enviar uma confirmação de encomenda por carta e levar uma guia de remessa preenchida ao armazém. Isto não só soa ultrapassado, como seria de facto muito complicado e lento em comparação com um processo de gestão de encomendas totalmente digitalizado e automatizado.

gestão de encomendas analógica

O principal problema em muitas empresas é que a gestão de encomendas está apenas parcialmente digitalizada e automatizada. O resultado são as ruturas de suporte, que perturbam o fluxo de informação, abrandam os processos e reduzem a eficiência:

  • Ruturas de suporte analógicas: quando os processos estão apenas parcialmente digitalizados, os dados têm de mudar de suporte. Um exemplo disso é uma confirmação de encomenda ser impressa, assinada à mão e, em seguida, novamente digitalizada.
  • Ruturas de suporte virtuais: existem efetivamente sistemas exclusivamente digitais, mas sem troca automática de dados. Um exemplo disso é os dados de uma folha de cálculo Excel serem introduzidos manualmente num sistema CRM .

As etapas de trabalho manuais na gestão de encomendas não só lhe fazem perder tempo, como também tornam o fluxo de trabalho mais propenso a erros que reduzem a qualidade dos dados. Além disso, falta transparência sobre o estado atual quando coexistem silos de dados em diferentes sistemas.

A seguir, descrevemos, com base num exemplo positivo, como poderia ser uma gestão de encomendas eficiente:

Se gere uma loja online através da qual entra a maioria das encomendas, pode, por exemplo, ligá-la a um sistema ERP que assume automaticamente todos os dados relevantes da encomenda. Uma vez que o cliente introduz ele próprio os seus dados mestre ao registar-se, estes ficam diretamente disponíveis em formato digital. Depois podem ser armazenados numa base de dados relacional e transmitidos a outros sistemas sem ruturas de suporte.

A comparação das mercadorias encomendadas com os níveis de stock é feita em tempo real: como no ERP convergem todos os dados, o sistema reconhece automaticamente se existem produtos ou capacidade suficientes. Se for esse o caso, o sistema pode enviar imediatamente por e-mail uma confirmação de encomenda, incluindo a data de entrega prevista, e criar uma guia de remessa. As faturas e os lembretes de pagamento também podem ser gerados e enviados automaticamente.

A conclusão é a seguinte: todos os processos recorrentes que decorrem sempre segundo o mesmo padrão podem ser padronizados e, por conseguinte, também automatizados.
– Christoph Dyllick-Brenzinger, CTO da SeaTable

Com a ajuda de sistemas digitais de gestão de encomendas, pode definir as regras segundo as quais devem decorrer as diferentes etapas da gestão de encomendas e onde é necessária a intervenção humana. Além disso, um sistema de gestão de encomendas oferece uma visão geral centralizada com informações em tempo real (por exemplo, dados dos clientes, estado das encomendas, níveis de stock) à qual todos os departamentos e sistemas envolvidos podem aceder.

Gestão digital de encomendas no armazém

Existem no mercado alguns sistemas ERP pré-fabricados que são geralmente demasiado caros para as pequenas e médias empresas e que trazem um conjunto de funcionalidades de que estas nem sequer precisam. A alternativa de desenvolver o seu próprio sistema era antigamente impensável e implicava ainda mais custos e tempo.

Enquanto plataforma de IA no-code , SeaTable mudou isto radicalmente. Com recurso a elementos visuais, pode montar facilmente a sua própria solução de software sem quaisquer conhecimentos de programação, criar bases de dados e aplicações, configurar automatizações e utilizar poderosas funções de IA. Através da API, SeaTable pode também ser integrado com inúmeros sistemas.

Uma vantagem imbatível para as PME, as startups e o setor do artesanato é também a extraordinária escalabilidade. SeaTable cresce de forma flexível com as suas necessidades – começa com a versão permanentemente gratuita e só precisa de fazer upgrade quando necessitar de mais contas de utilizador, espaço de armazenamento ou funcionalidades. Pode adaptar SeaTable de forma flexível à sua atual carteira de encomendas e às suas necessidades individuais.

Além disso, tem total liberdade de escolha entre preferir o conforto da SeaTable Cloud ou instalar antes o SeaTable Server na sua própria infraestrutura para manter a plena soberania sobre os dados.

SeaTable torna o arranque extremamente fácil: descubra inúmeros modelos e instruções úteis para se familiarizar com SeaTable. Não precisa de nada além do seu endereço de e-mail para criar uma conta de utilizador e começar de imediato.

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Experimente as fascinantes funcionalidades do SeaTable em ação:

  • Utilize o modelo para a gestão de encomendas para, por exemplo, criar e enviar confirmações de encomenda com um clique do rato. No SeaTable, pode armazenar de forma centralizada todos os dados relativos aos seus clientes, produtos e encomendas, ligá-los entre si e incorporá-los em documentos. Com recurso a regras de automatização, reduz as entradas manuais e minimiza o seu esforço administrativo.

  • Com o modelo para a gestão de armazéns , mantém sempre o controlo dos seus níveis de stock. Registe os movimentos de mercadorias de forma rápida e simples e mantenha a sua gama de produtos com todos os dados dos artigos. Para evitar estrangulamentos no abastecimento, pode acompanhar a ocupação do armazém em tempo real e receber notificações quando os stocks mínimos não forem atingidos.

Quais são os problemas mais frequentes na gestão de encomendas?

Na maioria das vezes, a gestão de encomendas fica bloqueada devido a ruturas de suporte, que exigem soluções de recurso complicadas e morosas. Na transferência manual de dados (por exemplo, do Excel para um sistema ERP) ocorrem frequentemente erros de graves consequências, como inversões de algarismos ou perda de dados. Quando existem silos de dados não sincronizados em vários departamentos e sistemas, surgem além disso versões diferentes que é trabalhoso reunir. Informações desatualizadas ou a falta de transparência sobre os níveis de stock e o estado da entrega podem, por sua vez, causar atrasos na entrega e reclamações dos clientes.

Quais são as vantagens de uma gestão de encomendas otimizada?

  • Maior transparência graças às informações em tempo real
  • Poupança de tempo graças a fluxos de trabalho fluidos e automatizados
  • Prevenção de atrasos e estrangulamentos na entrega
  • Soluções eficientes e escaláveis sem ruturas de suporte
  • Maior qualidade dos dados e menos erros no processamento de encomendas

Como se consegue a otimização do processo de gestão de encomendas numa média empresa sem departamento de TI?

Com uma plataforma de IA no-code como SeaTable, não precisa de quaisquer conhecimentos de programação para otimizar os seus processos e criar as suas próprias aplicações e soluções de software. Graças a poderosas funções de IA e à automatização de tarefas recorrentes, pode digitalizar completamente o seu processo de gestão de encomendas sem depender de especialistas em TI . Graças à colaboração em tempo real e ao armazenamento centralizado, todas as partes envolvidas podem consultar a qualquer momento o estado atual dos dados da encomenda. Especialmente para as PME, a escalabilidade e o preço são também atrativos: SeaTable é gratuito na sua versão básica e cresce com a sua empresa.

TAGS: Gestão De Clientes Aprovisionamento E Logística Transformação Digital