Оптимизация обработки заказов: руководство для МСП и ремесленных предприятий

Что означает обработка заказов? #

Обработка заказов, также называемая процессом управления заказами или процессом order to cash, охватывает весь ход работы от заказа до оплаты. Она обеспечивает, чтобы ваша компания правильно регистрировала заказы, своевременно оказывала услуги и получала за них оплату. Поэтому структурированная обработка заказов составляет основу любой успешной компании.

Ключевые выводы #

• В принципе, процесс управления заказами происходит в каждой компании, которая продаёт товары или услуги.
• К целям обработки заказов относятся, среди прочего, бесперебойный обмен данными между различными системами, прозрачность благодаря информации в реальном времени (например, об остатках на складе и статусе заказов) и значительная экономия времени за счёт автоматизированных процессов.
• Самыми серьёзными препятствиями в обработке заказов являются разрывы носителей с ручными промежуточными шагами, которые затрудняют рабочий процесс, замедляют его и делают подверженным ошибкам.
• Система управления заказами, такая как SeaTable, помогает вам самостоятельно настраивать цифровые и автоматизированные процессы, позволяющие избежать неудобных обходных решений.

Что входит в обработку заказов? #

Процесс order to cash начинается с заказа и может быть разделён на следующие последовательные этапы:

• Поступление и регистрация заказа: сначала ваш отдел продаж или служба поддержки клиентов принимает заказ (например, через интернет-магазин, по электронной почте или по телефону) и регистрирует все необходимые данные, например, в системе CRM, ERP или системе управления складом.
• Проверка и подтверждение заказа: затем сотрудник отдела обработки заказов проверяет кредитоспособность клиента и наличие заказанных товаров и услуг. Если имеется достаточный запас или мощности, заказ подтверждается с указанием срока поставки.
• Планирование и закупка ресурсов: если заказанные товары уже есть на складе, их нужно лишь зарезервировать. В противном случае запускается производство или закупка материалов. Для заказанных услуг необходимо спланировать задействование персонала.
• Логистика и отгрузка: сотрудники вашего склада комплектуют товар согласно накладной и упаковывают его для отправки клиенту. Затем транспортировку вплоть до доставки клиенту обычно берёт на себя поставщик услуг.
• Выставление счетов и обработка платежей: ваша бухгалтерия составляет и отправляет счёт за заказанные товары или оказанные услуги и отслеживает поступление платежа. Часто в этом участвуют платёжные сервисы.
• Послепродажное обслуживание и возвраты: после продажи служба поддержки клиентов занимается возвратами, рекламациями или запасными частями. Кроме того, вы можете побуждать клиентов оставлять отзывы, давать рекомендации или совершать повторные покупки.

При более крупных заказах (например, ремесленных услугах) обработке заказа, как правило, предшествует составление коммерческого предложения со сметой расходов. Кроме того, в этом случае ресурсы относятся не только к материалам, но и к доступности персонала , инструментов и оборудования, что значительно усложняет планирование ресурсов и логистику.

Какие подразделения участвуют в обработке заказов? #

Центральным узлом обработки заказов обычно является служба поддержки клиентов или отдельное подразделение по управлению заказами. Оно служит непосредственным контактным пунктом для клиентов при вопросах и проблемах, связанных с заказом, и тесно сотрудничает со следующими подразделениями:

• Продажи : привлекает клиентов и генерирует заказы
• Снабжение/Закупки : следит за тем, чтобы ресурсов было достаточно
• Склад/Логистика : координирует остатки на складе, поступление и отгрузку товаров
• Финансы/Бухгалтерия : проверяет счета и поступления платежей
• ИТ : предоставляет системы для цифровых и автоматизированных процессов

Выше эффективность, меньше ошибок: важнейшие цели обработки заказов #

Ошибки в процессе управления заказами сказываются на всех последующих этапах. Неполные данные о клиентах или неправильные адреса доставки могут, например, затруднить распределение . Если вы подтверждаете заказ на основе устаревшей информации об остатках на складе, это может в худшем случае привести к задержкам поставок и негативной реакции клиента.

Поэтому хорошо организованная обработка заказов с как можно меньшим числом источников ошибок имеет решающее значение для удовлетворённости клиентов и успеха компании. Типичные преимущества оптимизированных процессов:

• Максимально короткие сроки поставки и надёжное соблюдение сроков
• Эффективное складское хозяйство при одновременном предотвращении дефицита поставок
• Бо́льшая прозрачность для клиентов и сотрудников благодаря информации в реальном времени
• Масштабируемость при колеблющемся числе заказов
• Меньшие затраты на административную обработку заказов
• Бесперебойный ход работы без разрывов носителей при обработке заказов

Самые серьёзные помехи в обработке заказов #

В принципе, обработка заказов и сегодня ещё может вестись на бумаге. В этом случае сотрудник, например, при входящем звонке записывал бы все данные от руки, определял бы наличие товаров с помощью инвентарных списков, отправлял бы подтверждение заказа письмом и относил бы заполненную накладную на склад. Это не только звучит устаревшим, но и было бы на самом деле очень неудобно и медленно по сравнению с полностью оцифрованным и автоматизированным процессом управления заказами.

Главная проблема многих компаний заключается в том, что обработка заказов оцифрована и автоматизирована лишь частично. Следствием этого являются разрывы носителей, которые нарушают поток информации, замедляют процессы и снижают эффективность:

• Аналоговые разрывы носителей: когда процессы оцифрованы лишь частично, данные вынуждены менять носитель. Примером этого служит ситуация, когда подтверждение заказа распечатывается, подписывается от руки, а затем снова сканируется.
• Виртуальные разрывы носителей: хотя системы исключительно цифровые, автоматический обмен данными отсутствует. Примером этого служит ситуация, когда данные из таблицы Excel вручную вносятся в систему CRM .

Из-за ручных рабочих шагов в обработке заказов вы не только теряете время, но и делаете рабочий процесс более подверженным ошибкам, которые снижают качество данных. Кроме того, отсутствует прозрачность относительно текущего статуса, когда в разных системах сосуществуют разрозненные хранилища данных.

Цифровое управление заказами: конец хаосу в Excel и бумажной волоките #

Далее на положительном примере мы описываем, как могла бы выглядеть эффективная обработка заказов:

Если вы управляете интернет-магазином, через который поступает большинство заказов, вы можете, например, связать его с системой ERP , которая автоматически перенимает все релевантные данные заказа. Поскольку клиент при регистрации сам вводит свои основные данные , они сразу же доступны в цифровом виде. Затем они могут быть сохранены в реляционной базе данных и переданы другим системам без разрывов носителей.

Сопоставление заказанных товаров с остатками на складе происходит в реальном времени: поскольку в ERP сходятся все данные, система автоматически распознаёт, достаточно ли товаров или мощностей. Если это так, система может сразу же отправить по электронной почте подтверждение заказа с указанием предполагаемого срока поставки и создать накладную. Счета и напоминания об оплате также могут создаваться и отправляться автоматически.

Суть заключается в следующем: все повторяющиеся процессы, которые всегда протекают по одной и той же схеме, поддаются стандартизации и, следовательно, также автоматизации.
– Кристоф Дюллик-Бренцингер, технический директор SeaTable

С помощью цифровых систем управления заказами вы можете задать, по каким правилам должны протекать отдельные шаги в управлении заказами и где необходимо вмешательство человека. Кроме того, система управления заказами предоставляет централизованный обзор с информацией в реальном времени (например, данные клиентов, статус заказов, остатки на складе), к которому могут обращаться все участвующие подразделения и системы.

Почему система управления заказами, такая как SeaTable, превосходит классические ERP-решения #

На рынке есть несколько готовых ERP-систем, которые для малых и средних предприятий обычно слишком дороги и обладают набором функций, который им вовсе не нужен. Альтернатива — разработка собственной системы — раньше была немыслимой и сопряжённой с ещё бо́льшими затратами средств и времени.

Будучи ИИ-платформой no-code , SeaTable коренным образом изменил это. С помощью визуальных элементов вы можете без каких-либо знаний программирования просто собрать своё собственное программное решение, создавать базы данных и приложения, настраивать автоматизации и использовать мощные ИИ-функции. Кроме того, через API SeaTable можно интегрировать с бесчисленным множеством систем.

Непревзойдённым преимуществом для МСП, стартапов и ремесленных предприятий является также исключительная масштабируемость. SeaTable гибко растёт вместе с вашими требованиями — вы начинаете с бессрочно бесплатной версии и должны переходить на платный тариф только тогда, когда вам потребуется больше учётных записей пользователей, места для хранения или функций. SeaTable можно гибко адаптировать к вашей текущей загруженности заказами и вашим индивидуальным потребностям.

К тому же у вас есть свободный выбор: предпочесть ли удобство SeaTable Cloud или лучше установить SeaTable Server на собственной инфраструктуре, чтобы сохранить полный суверенитет над данными.

Шаблоны для управления заказами и складского учёта #

SeaTable делает старт проще простого: откройте для себя многочисленные шаблоны и полезные инструкции, чтобы освоиться с SeaTable. Вам не нужно ничего, кроме адреса электронной почты, чтобы создать учётную запись пользователя и сразу же приступить к работе.

Испытайте увлекательные функции SeaTable в действии:

• Используйте шаблон для управления заказами , чтобы, например, одним щелчком мыши создавать и отправлять подтверждения заказов. В SeaTable вы можете централизованно хранить все данные о ваших клиентах, продуктах и заказах, связывать их между собой и встраивать в документы. С помощью правил автоматизации вы сокращаете ручной ввод и сводите к минимуму свои административные затраты.

• С шаблоном для складского учёта вы всегда держите под контролем остатки на складе. Быстро и легко регистрируйте движение товаров и ведите свой ассортимент со всеми данными об артикулах. Чтобы избежать дефицита поставок, вы можете отслеживать загруженность склада в реальном времени и получать уведомления, когда уровень запасов опускается ниже минимального.

Часто задаваемые вопросы об обработке заказов #

TAGS: Управление Клиентами Закупки И Логистика Цифровая Трансформация