Die Auftragsabwicklung, auch Order Management Prozess oder Order to Cash Prozess genannt, umfasst den gesamten Ablauf von der Bestellung bis zur Bezahlung. Sie stellt sicher, dass Ihr Unternehmen Aufträge korrekt erfasst, Leistungen termingerecht erbringt und dafür Zahlungen erhält. Daher bildet eine strukturierte Auftragsabwicklung das Rückgrat jedes erfolgreichen Unternehmens.

  • Prinzipiell findet in jedem Unternehmen, das Produkte oder Dienstleistungen verkauft, ein Order Management Prozess statt.
  • Ziele der Auftragsabwicklung sind unter anderem ein reibungsloser Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen, Transparenz durch Echtzeit-Informationen (z. B. über Lagerbestände und Auftragsstatus) und eine beträchtliche Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse.
  • Die größten Bremsklötze in der Auftragsabwicklung sind Medienbrüche mit manuellen Zwischenschritten, die den Ablauf behindern, verlangsamen und fehleranfällig machen.
  • Ein Order Management System wie SeaTable hilft Ihnen dabei, eigenhändig digitale und automatisierte Prozesse aufzusetzen, die umständliche Workarounds vermeiden.

Der Order to Cash Prozess beginnt mit der Bestellung und lässt sich in diese aufeinanderfolgenden Schritte unterteilen:

  • Bestelleingang und Auftragserfassung: Zunächst nimmt Ihr Vertrieb oder Kundenservice den Auftrag (z. B. über einen Webshop, per E-Mail oder Telefon) entgegen und erfasst alle notwendigen Daten, z. B. in einem CRM-, ERP- oder Warenwirtschaftssystem.
  • Auftragsprüfung und -bestätigung: Daraufhin überprüft jemand in der Auftragsbearbeitung die Bonität des Kunden und die Verfügbarkeit der bestellten Waren und Leistungen. Wenn ausreichende Lagerbestände bzw. Kapazitäten vorhanden sind, erfolgt die Auftragsbestätigung inklusive Liefertermin.
  • Ressourcenplanung und -beschaffung: Sind die bestellten Produkte bereits auf Lager, müssen sie nur reserviert werden. Andernfalls wird nun die Produktion oder der Einkauf der Materialien eingeleitet. Bei bestellten Leistungen ist der Personaleinsatz zu planen.
  • Logistik und Versand: Ihre Lagermitarbeiter kommissionieren die Ware gemäß Lieferschein und verpacken sie für den Versand zum Kunden. Meist übernimmt dann ein Dienstleister den Transport bis zur Lieferung beim Kunden.
  • Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung: Ihre Buchhaltung erstellt und versendet die Rechnung für die bestellten Waren oder erbrachten Leistungen und überwacht den Zahlungseingang. Oft sind hieran Zahlungsdienstleister beteiligt.
  • After-Sales und Retouren: Nach dem Verkauf kümmert sich der Kundenservice um Rücksendungen, Reklamationen oder Ersatzteile. Darüber hinaus können Sie Kunden zu Bewertungen, Weiterempfehlungen oder erneuten Käufen animieren.

Bei umfangreicheren Bestellungen (z. B. handwerklichen Dienstleistungen) geht der Auftragsabwicklung in der Regel die Angebotserstellung mit einem Kostenvoranschlag voraus. Zudem beziehen sich die Ressourcen in diesem Fall nicht nur auf Materialien, sondern auch auf die Verfügbarkeit von Personal , Werkzeug und Maschinen, wodurch die Ressourcenplanung und die Logistik deutlich komplexer sind.

Auftragsabwicklung Kundenservice

Die zentrale Drehscheibe der Auftragsabwicklung ist meist der Kundenservice oder eine eigene Abteilung für das Auftragsmanagement. Sie ist die direkte Anlaufstelle für Kunden bei Fragen und Problemen rund um den Auftrag und arbeitet eng mit folgenden Abteilungen zusammen:

Fehler im Order Management Prozess wirken sich auf alle nachgelagerten Schritte aus. Unvollständige Kundendaten oder falsche Lieferadressen können beispielsweise die Distribution erschweren. Wenn Sie einen Auftrag auf Basis veralteter Informationen über die Lagerbestände bestätigen, kann dies schlimmstenfalls zu Lieferverzögerungen und negativen Reaktionen des Kunden führen.

Auftragsabwicklung Fulfillment

Eine gut organisierte Auftragsabwicklung mit möglichst wenigen Fehlerquellen ist daher entscheidend für Kundenzufriedenheit und Unternehmenserfolg. Typische Vorteile von optimierten Prozessen sind:

  • Möglichst kurze Lieferzeiten und zuverlässige Einhaltung der Termine
  • Effiziente Lagerhaltung bei gleichzeitiger Vermeidung von Lieferengpässen
  • Höhere Transparenz für Kunden und Mitarbeiter durch Echtzeit-Informationen
  • Skalierbarkeit bei einer schwankenden Anzahl von Aufträgen
  • Geringerer Aufwand für die administrative Auftragsabwicklung
  • Reibungsloser Ablauf ohne Medienbrüche bei der Auftragsbearbeitung

Grundsätzlich kann die Auftragsbearbeitung auch heute noch auf Papier erfolgen. Dann würde ein Mitarbeiter beispielsweise bei einem eingehenden Anruf alle Daten händisch aufschreiben, die Verfügbarkeit der Produkte mithilfe von Bestandslisten ermitteln, eine Auftragsbestätigung per Brief verschicken und einen ausgefüllten Lieferschein ins Lager bringen. Dies klingt nicht nur wie aus der Zeit gefallen, sondern wäre tatsächlich sehr umständlich und langsam im Vergleich zu einem durchgängig digitalisierten und automatisierten Order Management Prozess.

analoge Auftragsabwicklung

Das Hauptproblem in vielen Unternehmen ist, dass die Auftragsabwicklung nur zum Teil digitalisiert und automatisiert ist. Medienbrüche, die den Informationsfluss stören, Prozesse verlangsamen und die Effizienz senken, sind die Folge:

  • Analoge Medienbrüche: Wenn Prozesse nur zum Teil digitalisiert sind, müssen die Daten das Medium wechseln. Ein Beispiel dafür ist, dass eine Auftragsbestätigung ausgedruckt, handschriftlich unterschrieben und anschließend wieder eingescannt wird.
  • Virtuelle Medienbrüche: Es gibt zwar ausschließlich digitale Systeme, aber keinen automatischen Datenaustausch. Ein Beispiel dafür ist, dass Daten aus einer Excel-Tabelle manuell in ein CRM-System eingepflegt werden.

Durch manuelle Arbeitsschritte in der Auftragsabwicklung verlieren Sie nicht nur Zeit, sondern machen den Workflow auch anfälliger für Fehler, die die Datenqualität mindern. Zudem fehlt die Transparenz über den aktuellen Status, wenn Datensilos in verschiedenen Systemen nebeneinander bestehen.

Im Folgenden beschreiben wir anhand eines Positivbeispiels, wie eine effiziente Auftragsabwicklung aussehen könnte:

Wenn Sie einen Online-Shop betreiben, über den die meisten Bestellungen eingehen, können Sie ihn zum Beispiel mit einem ERP-System verbinden, das alle relevanten Auftragsdaten automatisch übernimmt. Da der Kunde bei der Anmeldung seine Stammdaten selbst eingibt, liegen sie direkt digital vor. Danach können sie in einer relationalen Datenbank gespeichert und medienbruchsfrei an andere Systeme übermittelt werden.

Der Abgleich der bestellten Waren mit den Lagerbeständen erfolgt in Echtzeit: Da im ERP sämtliche Daten zusammenlaufen, erkennt das System automatisch, ob genug Produkte oder Kapazitäten vorhanden sind. Ist das der Fall, kann das System sofort eine Auftragsbestätigung inklusive voraussichtlichem Liefertermin per E-Mail verschicken sowie einen Lieferschein erstellen. Auch Rechnungen und Zahlungserinnerungen können automatisch erzeugt und versandt werden.

Die Quintessenz lautet: Alle wiederkehrenden Prozesse, die immer nach dem gleichen Muster ablaufen, sind standardisierbar und damit auch automatisierbar.
– Christoph Dyllick-Brenzinger, CTO von SeaTable

Mithilfe digitaler Order Management Systeme können Sie festlegen, nach welchen Regeln die einzelnen Schritte im Auftragsmanagement ablaufen sollen und wo menschliche Eingriffe notwendig sind. Zudem bietet ein Order Management System eine zentrale Übersicht mit Echtzeit-Informationen (z. B. Kundendaten, Auftragsstatus, Lagerbestände), auf die alle beteiligten Abteilungen und Systeme zugreifen können.

Digitale Auftragsabwicklung im Lagerhaus

Auf dem Markt gibt es einige vorgefertigte ERP-Systeme, die für kleine und mittelständische Unternehmen meist viel zu teuer sind und einen Funktionsumfang mitbringen, den sie gar nicht brauchen. Die Alternative, dass Sie Ihr eigenes System entwickeln, war früher undenkbar und mit noch mehr Kosten und Zeitaufwand verbunden.

Als KI No-Code-Plattform hat SeaTable dies grundlegend verändert. Mithilfe visueller Elemente können Sie sich ohne jegliche Programmierkenntnisse einfach Ihre eigene Software-Lösung zusammenklicken, Datenbanken und Apps bauen, Automatisierungen einrichten und leistungsstarke KI-Funktionen nutzen. Über die API lässt sich SeaTable außerdem mit unzähligen Systemen integrieren.

Ein unschlagbarer Vorteil für KMU, Startups und das Handwerk ist auch die außerordentliche Skalierbarkeit. SeaTable wächst flexibel mit Ihren Anforderungen – Sie starten mit der dauerhaft kostenlosen Version und müssen erst upgraden, wenn Sie mehr Benutzerkonten, Speicherplatz oder Funktionen benötigen. SeaTable können Sie flexibel an Ihre aktuelle Auftragslage und Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.

Noch dazu haben Sie die freie Wahl, ob Sie den Komfort der SeaTable Cloud bevorzugen oder lieber SeaTable Server auf Ihrer eigenen Infrastruktur installieren, um die volle Datenhoheit zu behalten.

SeaTable macht Ihnen den Einstieg kinderleicht: Entdecken Sie zahlreiche Vorlagen und hilfreiche Anleitungen, um sich mit SeaTable vertraut zu machen. Sie brauchen nichts außer Ihre E-Mail-Adresse, um ein Nutzerkonto zu erstellen und direkt loszulegen.

Machen Sie sich die Auftragsverwaltung leicht!

Vorlage nutzen

Optimieren Sie Ihre Lagerverwaltung!

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Erleben Sie spannende Funktionen von SeaTable in Aktion:

  • Nutzen Sie die Vorlage für die Auftragsverwaltung , um beispielsweise mit einem Mausklick Auftragsbestätigungen zu erstellen und zu versenden. In SeaTable können Sie alle Daten rund um Ihre Kunden, Produkte und Aufträge zentral speichern, miteinander verknüpfen und in Dokumente einbetten. Mithilfe von Automatisierungsregeln reduzieren Sie manuelle Eingaben und minimieren Ihren Verwaltungsaufwand.

  • Mit der Vorlage zur Lagerverwaltung behalten Sie stets den Überblick über Ihre Lagerbestände. Erfassen Sie schnell und einfach Warenbewegungen und pflegen Sie Ihre Produktpalette mit allen Artikeldaten. Um Lieferengpässe zu vermeiden, können Sie die Lagerauslastung in Echtzeit verfolgen und Benachrichtigungen erhalten, wenn Mindestbestände unterschritten werden.

Was sind die häufigsten Probleme bei der Auftragsabwicklung?

Am häufigsten gerät die Auftragsabwicklung durch Medienbrüche ins Stocken, die umständliche, zeitraubende Workarounds erfordern. Bei der manuellen Übertragung von Daten (z. B. von Excel in ein ERP-System) kommt es oft zu folgeschweren Fehlern wie Zahlendrehern oder Datenverlust. Wenn unsynchronisierte Datensilos in mehreren Abteilungen und Systemen existieren, ergeben sich zudem unterschiedliche Versionen, die aufwändig zusammenzuführen sind. Veraltete Informationen oder eine fehlende Transparenz über Lagerbestände und Lieferstatus können wiederum Lieferverzögerungen und Kundenbeschwerden verursachen.

Was sind Vorteile einer optimierten Auftragsabwicklung?

  • Höhere Transparenz durch Echtzeit-Informationen
  • Zeitersparnis durch flüssige und automatisierte Abläufe
  • Vermeidung von Lieferverzögerungen und -engpässen
  • Effiziente, skalierbare Lösungen ohne Medienbrüche
  • Höhere Datenqualität und weniger Fehler bei der Auftragsverarbeitung

Wie gelingt die Prozessoptimierung der Auftragsabwicklung in einem mittelständischen Unternehmen ohne IT-Abteilung?

Mit einer KI No-Code-Plattform wie SeaTable brauchen Sie keinerlei Programmierkenntnisse, um Ihre Prozesse zu optimieren und Ihre eigenen Softwarelösungen und Apps zu erstellen . Durch leistungsstarke KI-Funktionen und die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben können Sie Ihren Order Management Prozess vollständig digitalisieren, ohne auf IT-Experten angewiesen zu sein . Dank Echtzeit-Kollaboration und zentraler Speicherung können alle Beteiligten jederzeit Einblick in den aktuellen Stand der Auftragsdaten nehmen. Gerade für KMU sind auch die Skalierbarkeit und der Preis attraktiv: SeaTable ist in der Basisversion kostenlos und wächst mit Ihrem Unternehmen mit.

TAGS: Kundenmanagement Beschaffung & Logistik Digitale Transformation