La gestión de pedidos, también denominada proceso de gestión de pedidos o proceso order to cash, abarca todo el flujo desde el pedido hasta el pago. Garantiza que su empresa registre correctamente los pedidos, preste los servicios a tiempo y reciba el pago por ellos. Por eso, una gestión de pedidos estructurada constituye la columna vertebral de toda empresa de éxito.

  • En principio, en toda empresa que vende productos o servicios tiene lugar un proceso de gestión de pedidos.
  • Entre los objetivos de la gestión de pedidos se encuentran un intercambio de datos fluido entre los distintos sistemas, la transparencia gracias a la información en tiempo real (por ejemplo, sobre las existencias y el estado de los pedidos) y un considerable ahorro de tiempo gracias a los procesos automatizados.
  • Los mayores obstáculos en la gestión de pedidos son las rupturas de soporte con pasos intermedios manuales que entorpecen el flujo de trabajo, lo ralentizan y lo hacen propenso a errores.
  • Un sistema de gestión de pedidos como SeaTable le ayuda a configurar usted mismo procesos digitales y automatizados que evitan engorrosas soluciones improvisadas.

El proceso order to cash comienza con el pedido y puede dividirse en los siguientes pasos consecutivos:

  • Recepción y registro del pedido: en primer lugar, su departamento de ventas o de atención al cliente recibe el pedido (por ejemplo, a través de una tienda online, por correo electrónico o por teléfono) y registra todos los datos necesarios, por ejemplo, en un sistema CRM, ERP o de gestión de almacén.
  • Verificación y confirmación del pedido: a continuación, alguien del departamento de tramitación de pedidos comprueba la solvencia del cliente y la disponibilidad de los productos y servicios solicitados. Si hay suficientes existencias o capacidad, se confirma el pedido, incluida la fecha de entrega.
  • Planificación y adquisición de recursos: si los productos solicitados ya están en stock, solo es necesario reservarlos. De lo contrario, se inicia la producción o la compra de los materiales. En el caso de los servicios solicitados, hay que planificar la asignación de personal.
  • Logística y envío: su personal de almacén prepara la mercancía según el albarán y la embala para su envío al cliente. Por lo general, un proveedor de servicios se encarga después del transporte hasta la entrega al cliente.
  • Facturación y procesamiento del pago: su departamento de contabilidad emite y envía la factura por los productos solicitados o los servicios prestados y supervisa la entrada del pago. A menudo intervienen aquí proveedores de servicios de pago.
  • Posventa y devoluciones: tras la venta, el servicio de atención al cliente se ocupa de las devoluciones, las reclamaciones o las piezas de repuesto. Además, puede animar a los clientes a dejar valoraciones, hacer recomendaciones o realizar nuevas compras.

En el caso de pedidos más amplios (por ejemplo, servicios artesanales), la gestión de pedidos suele ir precedida de la elaboración de presupuestos con una estimación de costes. Además, en este caso los recursos no se refieren únicamente a los materiales, sino también a la disponibilidad de personal , herramientas y máquinas, lo que complica considerablemente la planificación de recursos y la logística.

Gestión de pedidos atención al cliente

El eje central de la gestión de pedidos suele ser el servicio de atención al cliente o un departamento propio de gestión de pedidos. Es el punto de contacto directo para los clientes en caso de preguntas y problemas relacionados con el pedido y trabaja en estrecha colaboración con los siguientes departamentos:

  • Ventas : capta clientes y genera pedidos
  • Compras : se asegura de que los recursos sean suficientes
  • Almacén/Logística : coordina las existencias, las entradas y las salidas de mercancías
  • Finanzas/Contabilidad : comprueba las facturas y los pagos recibidos
  • TI : proporciona los sistemas para los procesos digitales y automatizados

Los errores en el proceso de gestión de pedidos repercuten en todos los pasos posteriores. Los datos incompletos de los clientes o las direcciones de entrega erróneas pueden, por ejemplo, dificultar la distribución . Si confirma un pedido basándose en información obsoleta sobre las existencias, esto puede provocar, en el peor de los casos, retrasos en la entrega y reacciones negativas del cliente.

Gestión de pedidos fulfillment

Por eso, una gestión de pedidos bien organizada con el menor número posible de fuentes de error es decisiva para la satisfacción del cliente y el éxito de la empresa. Las ventajas típicas de los procesos optimizados son:

  • Plazos de entrega lo más cortos posible y cumplimiento fiable de los plazos
  • Almacenamiento eficiente evitando al mismo tiempo los cuellos de botella en el suministro
  • Mayor transparencia para clientes y empleados gracias a la información en tiempo real
  • Escalabilidad ante un número fluctuante de pedidos
  • Menor esfuerzo en la gestión administrativa de pedidos
  • Un flujo de trabajo fluido sin rupturas de soporte en la tramitación de pedidos

En principio, la tramitación de pedidos todavía puede realizarse hoy en día en papel. En ese caso, un empleado, por ejemplo, anotaría a mano todos los datos de una llamada entrante, determinaría la disponibilidad de los productos mediante listas de existencias, enviaría una confirmación del pedido por carta y llevaría un albarán cumplimentado al almacén. Esto no solo suena anticuado, sino que en realidad sería muy engorroso y lento en comparación con un proceso de gestión de pedidos digitalizado y automatizado de principio a fin.

gestión de pedidos analógica

El principal problema en muchas empresas es que la gestión de pedidos solo está parcialmente digitalizada y automatizada. El resultado son las rupturas de soporte, que perturban el flujo de información, ralentizan los procesos y reducen la eficiencia:

  • Rupturas de soporte analógicas: cuando los procesos solo están parcialmente digitalizados, los datos tienen que cambiar de soporte. Un ejemplo de ello es que una confirmación de pedido se imprime, se firma a mano y, a continuación, se vuelve a escanear.
  • Rupturas de soporte virtuales: existen sistemas exclusivamente digitales, pero sin intercambio automático de datos. Un ejemplo de ello es que los datos de una hoja de cálculo de Excel se introducen manualmente en un sistema CRM .

Los pasos de trabajo manuales en la gestión de pedidos no solo le hacen perder tiempo, sino que también hacen que el flujo de trabajo sea más propenso a errores que reducen la calidad de los datos. Además, falta transparencia sobre el estado actual cuando coexisten silos de datos en distintos sistemas.

A continuación, describimos mediante un ejemplo positivo cómo podría ser una gestión de pedidos eficiente:

Si gestiona una tienda online a través de la cual se reciben la mayoría de los pedidos, puede conectarla, por ejemplo, a un sistema ERP que asuma automáticamente todos los datos relevantes del pedido. Como el cliente introduce él mismo sus datos maestros al registrarse, estos están disponibles directamente en formato digital. Después pueden almacenarse en una base de datos relacional y transmitirse a otros sistemas sin rupturas de soporte.

La comparación de la mercancía solicitada con las existencias se realiza en tiempo real: como en el ERP confluyen todos los datos, el sistema reconoce automáticamente si hay suficientes productos o capacidad. Si es así, el sistema puede enviar inmediatamente por correo electrónico una confirmación del pedido, incluida la fecha de entrega prevista, y crear un albarán. Las facturas y los recordatorios de pago también pueden generarse y enviarse automáticamente.

La conclusión es la siguiente: todos los procesos recurrentes que siguen siempre el mismo patrón se pueden estandarizar y, por tanto, también automatizar.
– Christoph Dyllick-Brenzinger, CTO de SeaTable

Con ayuda de los sistemas digitales de gestión de pedidos, puede definir las reglas por las que deben regirse los distintos pasos de la gestión de pedidos y dónde es necesaria la intervención humana. Además, un sistema de gestión de pedidos ofrece una visión general centralizada con información en tiempo real (por ejemplo, datos de los clientes, estado de los pedidos, existencias) a la que pueden acceder todos los departamentos y sistemas implicados.

Gestión de pedidos digital en el almacén

En el mercado hay algunos sistemas ERP prefabricados que suelen ser demasiado caros para las pequeñas y medianas empresas y que incorporan una gama de funciones que ni siquiera necesitan. La alternativa de desarrollar su propio sistema era antes impensable y conllevaba aún más costes y tiempo.

Como plataforma de IA sin código , SeaTable ha cambiado esto radicalmente. Mediante elementos visuales, puede crear fácilmente su propia solución de software sin ningún conocimiento de programación, construir bases de datos y aplicaciones, configurar automatizaciones y utilizar potentes funciones de IA. Además, SeaTable se puede integrar con innumerables sistemas a través de la API.

Una ventaja imbatible para las pymes, las startups y el sector artesanal es también la extraordinaria escalabilidad. SeaTable crece de forma flexible con sus necesidades: comienza con la versión gratuita permanente y solo tiene que actualizar cuando necesite más cuentas de usuario, espacio de almacenamiento o funciones. Puede adaptar SeaTable de forma flexible a su situación actual de pedidos y a sus necesidades individuales.

Además, tiene total libertad para elegir si prefiere la comodidad de SeaTable Cloud o si prefiere instalar SeaTable Server en su propia infraestructura para mantener la plena soberanía sobre los datos.

SeaTable le facilita enormemente los primeros pasos: descubra numerosas plantillas y útiles instrucciones para familiarizarse con SeaTable. No necesita nada más que su dirección de correo electrónico para crear una cuenta de usuario y empezar enseguida.

¡Facilítese la gestión de pedidos!

Usar plantilla

¡Optimice su gestión de almacenes!

Usar plantilla

Experimente las apasionantes funciones de SeaTable en acción:

  • Utilice la plantilla para la gestión de pedidos para, por ejemplo, crear y enviar confirmaciones de pedidos con un solo clic del ratón. En SeaTable puede almacenar de forma centralizada todos los datos relativos a sus clientes, productos y pedidos, vincularlos entre sí e integrarlos en documentos. Mediante reglas de automatización, reduce las entradas manuales y minimiza su esfuerzo administrativo.

  • Con la plantilla para la gestión de almacenes mantiene siempre el control de sus existencias. Registre los movimientos de mercancías de forma rápida y sencilla y mantenga su gama de productos con todos los datos de los artículos. Para evitar cuellos de botella en el suministro, puede seguir la ocupación del almacén en tiempo real y recibir notificaciones cuando se queden por debajo de las existencias mínimas.

¿Cuáles son los problemas más frecuentes en la gestión de pedidos?

Lo más frecuente es que la gestión de pedidos se atasque por las rupturas de soporte, que requieren soluciones improvisadas engorrosas y que consumen mucho tiempo. En la transferencia manual de datos (por ejemplo, de Excel a un sistema ERP) suelen producirse errores de graves consecuencias, como cifras invertidas o pérdida de datos. Cuando existen silos de datos no sincronizados en varios departamentos y sistemas, surgen además versiones diferentes que es costoso unificar. La información obsoleta o la falta de transparencia sobre las existencias y el estado de la entrega pueden, a su vez, provocar retrasos en la entrega y quejas de los clientes.

¿Cuáles son las ventajas de una gestión de pedidos optimizada?

  • Mayor transparencia gracias a la información en tiempo real
  • Ahorro de tiempo gracias a flujos de trabajo fluidos y automatizados
  • Evitación de retrasos y cuellos de botella en la entrega
  • Soluciones eficientes y escalables sin rupturas de soporte
  • Mayor calidad de los datos y menos errores en el procesamiento de pedidos

¿Cómo se logra la optimización del proceso de gestión de pedidos en una mediana empresa sin departamento de TI?

Con una plataforma de IA sin código como SeaTable, no necesita ningún conocimiento de programación para optimizar sus procesos y crear sus propias aplicaciones y soluciones de software. Gracias a las potentes funciones de IA y a la automatización de las tareas recurrentes, puede digitalizar por completo su proceso de gestión de pedidos sin depender de expertos en TI . Gracias a la colaboración en tiempo real y al almacenamiento centralizado, todas las partes implicadas pueden consultar en cualquier momento el estado actual de los datos del pedido. Especialmente para las pymes, también resultan atractivos la escalabilidad y el precio: SeaTable es gratuito en su versión básica y crece con su empresa.

TAGS: Gestión De Clientes Compras Y Logística Transformación Digital