Peut-on créer un inventaire des surfaces ou un carnet du bâtiment ?

Oui. La table “Objects” contient déjà des colonnes pour l’adresse, le type d’usage, le régime de propriété et la surface en mètres carrés. Vous pouvez simplement ajouter une table liée ou des colonnes supplémentaires pour les données du carnet du bâtiment, comme le DPE ou l’année de construction.

Plusieurs services peuvent-ils collaborer sur la gestion des bâtiments publics ?

Oui, sans problème. Avec SeaTable, service du patrimoine, services techniques, service des espaces verts ou service scolaire et des sports travaillent ensemble dans une base de données collaborative. La table “Organization” est prévue à cet effet et permet d’attribuer et de filtrer les responsabilités.

Peut-on relier contrats et images aux données de référence des biens ?

Oui. La table “Objects” comporte une colonne pour le téléversement d’images et, dans la table “Contracts”, vous pouvez stocker contrats et autres documents dans une colonne de fichiers et les afficher directement sur le bien via une colonne de recherche (lookup).

Des partenaires externes peuvent-ils aussi accéder à nos données ?

Oui. Dans la gestion des bâtiments du secteur public, vous pouvez facilement donner accès à vos données à des utilisateurs externes. La gestion granulaire des droits vous permet de partager uniquement les données utiles à vos partenaires et de masquer les données sensibles.

L’IA de SeaTable est-elle vraiment sûre pour les administrations ?

Oui. SeaTable héberge son propre modèle d’IA sur des serveurs du fournisseur allemand Exoscale à Francfort. Lorsque vous utilisez les fonctions d’IA intégrées pour moderniser la gestion de votre patrimoine immobilier communal, vos données restent en permanence dans l’infrastructure SeaTable.

Peut-on aussi gérer le gardiennage et la maintenance avec SeaTable ?

Absolument. Notre bibliothèque propose un modèle pour les services de gardiennage adaptable aux besoins des communes. Vous pouvez intégrer la maintenance au modèle de gestion du patrimoine communal aussi facilement qu’une liste de tâches distincte.

Gestion du patrimoine immobilier communal simple et numérique – modèle

Fichiers Excel, dossiers papier et silos de données dans chaque service masquent la vue d’ensemble du patrimoine immobilier communal. Des contrats expirent sans que personne ne s’en aperçoive, des délais de résiliation sont dépassés, et biens, responsabilités et projets restent cloisonnés. Intervalles de maintenance, échéances de contrôle et besoins en surfaces sont suivis dans des fichiers séparés. Avec le modèle gratuit de SeaTable, vous regroupez la gestion du patrimoine immobilier communal dans un seul système no-code : tout est relié, traçable et conforme au RGPD, avec des serveurs en Allemagne.

Inscrivez-vous gratuitement et utilisez le modèle

Plus de clarté, moins d’effort

Vos avantages pour la gestion du patrimoine communal

Flexible et sans code

Adaptez le modèle de gestion immobilière de façon modulaire aux exigences de votre collectivité, sans aucune programmation. Ajoutez tables, colonnes et vues selon vos besoins et répondez aux exigences de l’administration numérique.
Relier besoins et projets

Recensez les besoins et les demandes de surfaces de chaque service et déduisez-en directement des projets de rénovation, de transformation ou de déménagement. Chaque projet reste à tout moment traçable jusqu’à la demande initiale.
Contrôle d’accès granulaire

Grâce aux droits d’accès, définissez qui peut consulter ou modifier quelles données. Vous protégez ainsi les informations sensibles sans créer de silos, et chaque service voit exactement ce dont il a réellement besoin au quotidien.
Évaluation transparente

Évaluez l’ensemble de votre patrimoine selon vos propres critères et comparez les résultats avec les besoins réels. Les décisions stratégiques – conserver, reconvertir, vendre ou valoriser un bien – deviennent transparentes et justifiables.
Gestion conforme au RGPD

SeaTable répond aux plus hautes exigences de sécurité et est hébergé exclusivement sur des serveurs certifiés d’entreprises européennes situés en Allemagne. Vos données immobilières et contractuelles restent en Europe et sont protégées.
Gérer les biens vacants

Visualisez d’un coup d’œil quels biens sont vacants ou quelles occupations arrivent bientôt à échéance. Vous planifiez ainsi à temps de nouveaux usages ou des transformations et évitez des périodes de vacance longues et coûteuses.

Qui utilise SeaTable ?

Des entreprises de premier plan à travers le monde font confiance à SeaTable

100.000+

Téléchargements au cours de la première année de Docker Hub

1.500+

Utilisateurs quotidiens sur SeaTable Cloud

4.6

Avis sur Capterra

SeaTable en action - Témoignages de réussite

Table Objects de l’application de gestion du patrimoine communal, groupée par type : bâtiment administratif, école, cimetière

Pourquoi choisir SeaTable

Gérer le patrimoine communal en numérique

Avec la plateforme no-code basée sur l’IA SeaTable, vous disposez d’une solution moderne et conforme à la protection des données pour la gestion du patrimoine immobilier communal. Au lieu de gérer les informations dans des tableaux isolés, vous reliez biens, contrats, paiements, contacts et responsabilités. Du registre des biens aux baux et contrats de location, toutes les informations sont réunies au même endroit. Le modèle de gestion immobilière des collectivités s’adapte facilement à vos processus et constitue la base de données d’une gestion numérique des bâtiments dans le secteur public.

Toujours à jour : chaque modification est immédiatement visible pour tous les utilisateurs autorisés. Agents et direction travaillent toujours sur les mêmes informations, sans copies obsolètes.

Collaboration en temps réel entre services : service du patrimoine, services techniques, service scolaire et des sports ainsi que service financier utilisent un seul système, en temps réel.

Registre central : gérez terrains et bâtiments dans un inventaire central. Le service du patrimoine et les autres services travaillent sur la même base de données, sans doubles saisies.

Automatisations intégrées : utilisez les automatisations pour des processus efficaces, par exemple pour envoyer des notifications avant l’échéance des délais de résiliation ou de contrôle. Vous réduisez ainsi les tâches manuelles.

On-premises : pour un contrôle encore plus poussé de vos données, SeaTable Server est disponible en solution on-premises, à exploiter dans votre propre centre de données ou chez votre prestataire informatique.

Fonctionnement du modèle

La gestion du patrimoine communal en pratique

Saisie des données simplifiée par formulaire

Si vous en avez assez de remplir des tableaux Excel, vous allez adorer SeaTable. Saisissez confortablement les demandes de surfaces et les évaluations de projets via un formulaire web ; même les collègues qui ne connaissent pas SeaTable peuvent transmettre des données. Chaque nouvelle entrée est automatiquement enregistrée avec la date du jour dans la table correspondante.

Formulaire web d’évaluation du patrimoine avec notation par étoiles de l’état, de l’emplacement et de l’adéquation du bien

Relier biens, services et contrats

La table “Objects” est le cœur du modèle de gestion du patrimoine immobilier communal. Elle contient tous les terrains et bâtiments détenus ou loués, avec adresse, type d’usage, régime de propriété et surface. Dans “Contracts”, vous saisissez baux, contrats de location, baux emphytéotiques et conventions d’occupation, et dans la table “Organization”, vous attribuez chaque bien à un service responsable. Toutes les tables sont reliées : aucune information n’est saisie deux fois.

Schéma des colonnes liées entre les tables Objects, Organization et Contracts du modèle de gestion du patrimoine communal

Évaluer le patrimoine et définir les mesures

Dans la table “Portfolio evaluation”, vous évaluez l’état, l’emplacement, la durée d’utilisation restante et l’adéquation d’un bien à des dates de référence définies. Sur un tableau Kanban, vous attribuez à chaque bien une mesure par glisser-déposer : conserver, reconvertir, vendre ou valoriser. Un lien vers la table “Projects” vous indique immédiatement quel projet concret découle d’un résultat d’évaluation.

Tableau Kanban d’évaluation du patrimoine communal avec les colonnes conserver, valoriser, reconvertir et des notes

Recenser les besoins et planifier les projets

Les services déclarent leurs besoins en surfaces dans la table “Requirements”, par exemple une section de crèche supplémentaire ou un nouveau site de bureaux. En reliant un besoin à un bien, vous vérifiez s’il est couvert. Dans “Projects”, vous organisez votre gestion de projet et voyez directement, grâce à une colonne de liaison, quel projet découle de quel besoin.

Table Requirements groupée par service avec des types de demande tels que déménagement, surfaces supplémentaires, reconversion

Du registre des biens à l’aide à la décision

Avec l’App Builder intégré de SeaTable, vous créez par glisser-déposer des interfaces sur mesure pour la gestion des bâtiments dans le secteur public. Le modèle comprend déjà deux applications prêtes à l’emploi : une application interne pour les évaluations, les demandes de besoins, la galerie et les fiches des biens ainsi que la vue des projets, et une autre pour les candidats locataires avec formulaire de demande et galerie des biens vacants. Créez autant d’applications supplémentaires que nécessaire et adaptez les applications existantes pour organiser votre gestion du patrimoine communal.

Application interne de gestion du patrimoine communal : fiche d’un bien avec photo, adresse et statut d’occupation vacant

Moins de tâches manuelles

Gestion immobilière avec IA intégrée

Avec SeaTable, les collectivités profitent d’automatisations performantes basées sur l’IA, conformes au RGPD. Numérisez par exemple vos anciens dossiers et extrayez automatiquement les données de vos contrats. Vous mettez ainsi en place une gestion des bâtiments professionnelle, moderne et numérique dans le secteur public, avec beaucoup moins de tâches manuelles – et vos données restent en Europe.

Résumer les contrats

Utilisez la fonction Summarize pour résumer automatiquement contrats et correspondances. Les agents saisissent l’essentiel d’un coup d’œil, réduisent nettement les délais de traitement et répondent plus vite aux questions des autres services ou des locataires.

Classer les biens par IA

Avec la fonction d’IA “Classify”, vous classez vos biens automatiquement. L’IA lit des champs comme le type d’usage, la surface utile ou la protection au titre des monuments historiques et inscrit la classification dans une colonne distincte, de façon cohérente et traçable.

OCR pour les archives

Grâce à l’OCR, vous extrayez le texte de photos ou de captures d’écran d’anciens contrats ou documents et l’inscrivez dans les colonnes correspondantes. Vos archives papier sont ainsi numérisées pas à pas et deviennent consultables par tous les services autorisés.

Reprendre les données

Utilisez la fonction Extract pour reprendre automatiquement dans vos tables des informations issues de documents, comme le montant du loyer ou la durée du contrat. Vous réduisez ainsi la charge de travail, évitez les erreurs de saisie et gardez des données complètes.

Automatisation sur mesure

Avec Custom Prompts, vous définissez vos propres instructions d’IA, par exemple pour rédiger, à partir de demandes ou de notes, des descriptions de projet détaillées avec évaluation des risques. L’IA s’adapte ainsi précisément à vos processus administratifs spécifiques.

Obtenir des recommandations

Déduisez des évaluations de biens ou des besoins de premières recommandations de projet pour votre gestion stratégique du patrimoine communal – par exemple, s’il vaut mieux transformer ou construire. La décision finale revient toujours à vous et à vos instances.

Transparence et protection

Gérer le patrimoine communal en toute sécurité juridique

SeaTable est une solution no-code moderne basée sur l’IA, avec App Builder et automatisations intégrées. Elle offre toutes les fonctions dont les communes ont besoin pour une gestion numérique des bâtiments dans l’administration publique. Au cœur de la solution : le stockage centralisé des données, la protection des données et une documentation traçable de vos contrats et décisions – une base fiable pour les contrôles.

Historique des modifications

Les nouvelles entrées et les modifications sont horodatées et peuvent être suivies via les journaux intégrés. Vous savez ainsi à tout moment qui a modifié quelles données et quand – une base importante pour les audits et contrôles.

Toutes les données centralisées

Données des biens, contrats, évaluations, demandes de besoins et projets sont reliés dans une seule base de données. Chaque information n’est saisie qu’une fois et reste disponible pour tous les services autorisés.

Hébergement RGPD en Allemagne

L’infrastructure SeaTable fonctionne exclusivement sur des serveurs certifiés de prestataires européens situés en Allemagne. Vos données ne quittent pas l’Europe et sont traitées conformément au RGPD et aux exigences du secteur public.

Connexion sécurisée 2FA et SSO

SeaTable prend en charge l’authentification à deux facteurs et l’authentification unique (SSO). Vous contrôlez précisément qui accède à quelles données et intégrez SeaTable facilement dans votre gestion des identités existante.

FAQ – Gérer le patrimoine communal avec SeaTable

Peut-on créer un inventaire des surfaces ou un carnet du bâtiment ?: Oui. La table “Objects” contient déjà des colonnes pour l’adresse, le type d’usage, le régime de propriété et la surface en mètres carrés. Vous pouvez simplement ajouter une table liée ou des colonnes supplémentaires pour les données du carnet du bâtiment, comme le DPE ou l’année de construction.
Plusieurs services peuvent-ils collaborer sur la gestion des bâtiments publics ?: Oui, sans problème. Avec SeaTable, service du patrimoine, services techniques, service des espaces verts ou service scolaire et des sports travaillent ensemble dans une base de données collaborative. La table “Organization” est prévue à cet effet et permet d’attribuer et de filtrer les responsabilités.
Peut-on relier contrats et images aux données de référence des biens ?: Oui. La table “Objects” comporte une colonne pour le téléversement d’images et, dans la table “Contracts”, vous pouvez stocker contrats et autres documents dans une colonne de fichiers et les afficher directement sur le bien via une colonne de recherche (lookup).
Des partenaires externes peuvent-ils aussi accéder à nos données ?: Oui. Dans la gestion des bâtiments du secteur public, vous pouvez facilement donner accès à vos données à des utilisateurs externes. La gestion granulaire des droits vous permet de partager uniquement les données utiles à vos partenaires et de masquer les données sensibles.
L’IA de SeaTable est-elle vraiment sûre pour les administrations ?: Oui. SeaTable héberge son propre modèle d’IA sur des serveurs du fournisseur allemand Exoscale à Francfort. Lorsque vous utilisez les fonctions d’IA intégrées pour moderniser la gestion de votre patrimoine immobilier communal, vos données restent en permanence dans l’infrastructure SeaTable.
Peut-on aussi gérer le gardiennage et la maintenance avec SeaTable ?: Absolument. Notre bibliothèque propose un modèle pour les services de gardiennage adaptable aux besoins des communes. Vous pouvez intégrer la maintenance au modèle de gestion du patrimoine communal aussi facilement qu’une liste de tâches distincte.