Gestão do património imobiliário municipal simples e digital – modelo
Listas de Excel, processos em papel e silos de dados em cada serviço dificultam a visão global do património imobiliário municipal. Os contratos expiram sem que ninguém repare, os prazos de denúncia passam e imóveis, responsabilidades e projetos continuam desligados entre si. Intervalos de manutenção, prazos de inspeção e necessidades de espaço ficam em ficheiros separados, o que dificulta decisões fundamentadas. Com o modelo gratuito da SeaTable, reúne a gestão do património imobiliário municipal num único sistema no-code: tudo ligado, rastreável e em conformidade com o RGPD, com servidores na Alemanha.
Mais clareza, menos esforço
As suas vantagens na gestão do património municipal
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Flexível e sem programação
Adapte o modelo de gestão imobiliária de forma modular aos requisitos do seu município, sem qualquer programação. Acrescente tabelas, colunas e vistas conforme necessário e cumpra facilmente os requisitos da administração pública digital.
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Necessidades e projetos
Registe os requisitos e as necessidades de espaço de cada serviço e derive diretamente projetos de reabilitação, remodelação ou mudança de instalações. Cada projeto pode ser sempre rastreado até ao pedido original do serviço requerente.
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Controlo de acesso granular
Com as permissões de acesso, define quem pode ver ou alterar que dados. Assim, protege a informação sensível sem criar silos de dados, e cada serviço vê exatamente aquilo de que realmente precisa no seu trabalho diário e nas suas decisões.
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Avaliação transparente
Avalie todo o seu património segundo critérios próprios e compare os resultados com as necessidades reais. Assim, as decisões estratégicas de manter, reconverter, vender ou desenvolver imóveis tornam-se transparentes e justificáveis.
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Gestão conforme ao RGPD
A SeaTable cumpre os mais elevados requisitos de segurança e é alojada exclusivamente em servidores certificados de empresas europeias situados na Alemanha. Os seus dados de imóveis e contratos permanecem na Europa, sempre protegidos.
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Gerir imóveis devolutos
Veja num relance que imóveis estão devolutos ou que utilizações estão prestes a terminar. Assim, planeia atempadamente novas utilizações ou projetos de remodelação e evita períodos de desocupação longos e dispendiosos em todo o património.
Quem utiliza o SeaTable?
Empresas líderes a nível mundial confiam na SeaTable
100.000+
Transferências no primeiro ano do Docker Hub
1.500+
Utilizadores diários do SeaTable Cloud
4.6
Avaliação na Capterra
Porquê escolher a SeaTable
Gerir o património municipal de forma digital
Com a plataforma no-code de IA SeaTable, dispõe de uma solução moderna e em conformidade com a proteção de dados para a gestão do património imobiliário municipal. Em vez de manter a informação em folhas de cálculo isoladas, liga imóveis, contratos, pagamentos, contactos e responsabilidades. Do cadastro de imóveis aos contratos de arrendamento, toda a informação fica reunida num só lugar. O modelo de gestão imobiliária municipal adapta-se com flexibilidade aos seus processos e fornece a base de dados para uma gestão digital de edifícios no setor público.
Sempre atualizado: cada alteração fica imediatamente visível para todos os utilizadores autorizados. Técnicos e chefias trabalham sempre com a mesma informação, sem cópias desatualizadas.
Colaboração em tempo real entre serviços: Património, Obras Municipais, Educação e Desporto e a Divisão Financeira utilizam um único sistema e trabalham em conjunto em tempo real.
Cadastro central: faça a gestão de terrenos e edifícios num inventário central. O serviço de Património e os restantes serviços trabalham sobre a mesma base de dados, sem duplicações.
Automatizações integradas: utilize automatizações para processos simples, por exemplo, para enviar notificações antes do fim dos prazos de denúncia ou de inspeção. Assim, reduz o trabalho manual.
On-premises: para um controlo ainda maior dos seus dados, o SeaTable Server está disponível como solução on-premises, que pode operar no seu próprio centro de dados ou com o seu fornecedor de TI.
Como funciona o modelo
Gestão do património municipal na prática
Registo de dados simples através de formulários
Se está cansado de preencher tabelas em Excel, vai adorar a SeaTable. Registe comodamente pedidos de espaço e avaliações de projetos através de um formulário web; até colegas sem experiência em SeaTable podem submeter dados. Cada novo registo é guardado automaticamente com a data atual na tabela correspondente e fica de imediato disponível para tratamento.
Ligar imóveis, serviços e contratos
A tabela “Objects” é o núcleo do modelo de gestão do património imobiliário municipal. Contém todos os terrenos e edifícios próprios e arrendados, com morada, tipo de utilização, regime de propriedade e área. Em “Contracts”, regista contratos de arrendamento, direitos de superfície e acordos de utilização, e na tabela “Organization” atribui cada imóvel a um serviço responsável. Todas as tabelas estão ligadas entre si, pelo que nenhuma informação é mantida em duplicado.
Avaliar o património e definir medidas
Na tabela “Portfolio evaluation”, avalia o estado, a localização, a vida útil restante e a adequação de um imóvel em datas de referência definidas. Num quadro Kanban, atribui a cada imóvel uma medida por arrastar e largar, como manter, reconverter, vender ou desenvolver. Uma ligação à tabela “Projects” mostra-lhe de imediato que projeto concreto está associado a um resultado de avaliação.
Registar necessidades e planear projetos
Os serviços comunicam as suas necessidades de espaço na tabela “Requirements”, por exemplo, uma sala adicional de creche ou uma nova localização de escritórios. Ao ligar uma necessidade a um imóvel, verifica se a procura está coberta. Em “Projects”, organiza a sua gestão de projetos e vê diretamente, através de uma coluna de ligação, que projeto resulta de que necessidade.
Do cadastro de imóveis à base de decisão
Com o App Builder integrado da SeaTable, cria por arrastar e largar interfaces personalizadas para a gestão de edifícios no setor público. O modelo já inclui duas apps preparadas: uma interna para avaliações, pedidos de necessidades, galeria e fichas de imóveis e visão geral dos projetos, e outra para potenciais arrendatários, com formulário de contacto e uma galeria de imóveis devolutos. Crie quantas apps adicionais quiser e adapte as existentes para organizar a gestão do património imobiliário municipal de forma eficiente.
Organize a gestão do património imobiliário municipal de forma moderna com a SeaTable
Menos trabalho manual
Gestão imobiliária com IA integrada
Com a SeaTable, as administrações municipais beneficiam de automatizações baseadas em IA poderosas e em conformidade com o RGPD. Digitalize, por exemplo, os seus processos antigos e extraia automaticamente os dados dos contratos. Assim, implementa uma gestão de edifícios profissional, moderna e digital no setor público com muito menos trabalho manual – e os seus dados permanecem na Europa.
Resumo rápido de contratos
Utilize a função Summarize para resumir automaticamente contratos ou correspondência. Os técnicos captam os pontos essenciais num relance, reduzem significativamente os tempos de tratamento e respondem mais depressa a pedidos de outros serviços ou de arrendatários.
Classificar imóveis com IA
Com a função de IA “Classify”, classifica os seus imóveis automaticamente. A IA lê campos como o tipo de utilização, a área útil ou a classificação como património cultural e escreve a classificação numa coluna separada, de forma coerente, rastreável e sem triagem manual.
OCR para arquivos antigos
Com OCR, extrai texto de fotografias ou capturas de ecrã de contratos ou documentos antigos e escreve-o nas colunas correspondentes. Assim, digitaliza passo a passo a documentação em papel e torna a informação histórica pesquisável para todos os serviços autorizados.
Extrair dados contratuais
Utilize a função Extract para transferir automaticamente para as suas tabelas informações de documentos, como o valor da renda ou a duração do contrato. Assim, reduz o esforço, evita erros de introdução manual e mantém os dados contratuais completos e coerentes.
Automatização à medida
Com Custom Prompts, define as suas próprias instruções de IA, por exemplo, para redigir, a partir de pedidos ou notas, descrições de projeto detalhadas com avaliação de riscos. Assim, a IA adapta-se exatamente aos seus processos administrativos específicos do dia a dia.
Obter recomendações de IA
Obtenha primeiras recomendações de projeto a partir de avaliações de imóveis ou de necessidades para a gestão estratégica do património municipal – por exemplo, se compensa mais remodelar ou construir de raiz. A decisão final cabe sempre a si e aos seus órgãos competentes.
Transparência e privacidade
Gerir o património municipal com segurança jurídica
A SeaTable é uma moderna solução no-code de IA, com App Builder e automatizações integradas. Oferece todas as funcionalidades de que os municípios precisam para uma gestão digital de edifícios na administração pública. No centro estão o armazenamento central de dados, a proteção de dados e uma documentação rastreável dos seus contratos e decisões – uma base fiável para auditorias e prestação de contas.
Histórico de alterações transparente
Novos registos e alterações recebem um carimbo temporal e podem ser acompanhados através dos registos integrados. Assim, sabe a qualquer momento quem alterou que dados e quando – uma base importante para auditorias e prestação de contas.
Todos os dados num só lugar
Dados dos imóveis, contratos, avaliações, pedidos de necessidades e projetos estão ligados numa única base de dados. Cada informação é introduzida apenas uma vez e fica de imediato disponível para todos os serviços autorizados.
Alojamento RGPD na Alemanha
A infraestrutura da SeaTable funciona exclusivamente em servidores certificados de fornecedores europeus situados na Alemanha. Os seus dados não saem da Europa e são tratados de acordo com o RGPD e os requisitos do setor público.
Acesso seguro com 2FA e SSO
A SeaTable suporta autenticação de dois fatores e início de sessão único. Controla com precisão quem acede a que dados e quando, e integra a SeaTable sem complicações na sua gestão de identidades e acessos existente.
FAQ – Gerir o património municipal com a SeaTable
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É possível criar um inventário de áreas ou uma ficha técnica do edifício?
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Sim. A tabela “Objects” já contém colunas para morada, tipo de utilização, regime de propriedade e área em metros quadrados. Pode simplesmente acrescentar outra tabela ligada ou mais colunas para os dados da ficha técnica, como a classe energética ou o ano de construção.
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Vários serviços podem colaborar na gestão de edifícios do setor público?
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Sim, sem problema. Com a SeaTable, Património, Obras Municipais, Espaços Verdes ou Educação e Desporto trabalham em conjunto numa base de dados colaborativa. A tabela “Organization” foi pensada precisamente para isso e permite atribuir e filtrar responsabilidades com facilidade.
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Posso ligar contratos e imagens diretamente aos dados mestre dos imóveis?
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Sim. A tabela “Objects” inclui uma coluna para carregar imagens e, na tabela “Contracts”, pode guardar contratos e outros documentos relevantes numa coluna de ficheiros e apresentá-los diretamente no imóvel através de uma coluna de pesquisa (lookup).
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Trabalhamos com parceiros externos. Também podem aceder aos dados?
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Sim. Na gestão de edifícios do setor público, pode conceder facilmente acesso aos seus dados a utilizadores externos. A gestão granular de permissões permite partilhar apenas os dados relevantes para os seus parceiros e manter ocultos os dados sensíveis.
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A IA da SeaTable é mesmo segura para a administração pública?
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Sim. A SeaTable aloja o seu próprio modelo de IA em servidores do fornecedor alemão Exoscale, em Frankfurt. Quando utiliza as funções de IA integradas para modernizar a gestão do património imobiliário municipal, os seus dados permanecem sempre dentro da infraestrutura da SeaTable.
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Também é possível gerir serviços de zeladoria e manutenção com a SeaTable?
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Sem dúvida. Na nossa biblioteca encontra um modelo para serviços de zeladoria adaptável às necessidades municipais. Pode integrar a manutenção no modelo de gestão do património municipal com a mesma facilidade que uma lista de tarefas separada.