Table des matières

Une fois le cours terminé, vous voulez clore le processus en envoyant un dernier e-mail aux participants. Il peut contenir, par exemple :

  • une attestation de participation ;
  • des remerciements ;
  • une demande d’avis ;
  • un bon de réduction pour le prochain cours ;
  • …

Dans cette étape, vous allez générer avec SeaTable une attestation de participation au format PDF, puis l’envoyer par e-mail aux participants.

SeaTable propose plusieurs plugins, qui ajoutent des vues et des fonctionnalités à vos données. Le plugin de conception de pages crée des documents PDF, à la manière d’un publipostage dans Microsoft Word.

Vous y créez des modèles qui mêlent des contenus fixes (textes, logos…) et des données issues de votre base. Chaque ligne du tableau peut ainsi produire son propre document.

Pour ce cours, un modèle simple d’attestation de participation est déjà prêt : le nom du participant, le cours et sa date y sont insérés automatiquement, le reste du texte ne change pas.

Prenez quelques minutes pour explorer le plugin. Essayez par exemple d’ajouter un logo ou une image sous la signature.

Un clic sur  PDF enregistre le PDF généré sur votre ordinateur.

Pas question, bien sûr, de télécharger le PDF pour le joindre ensuite à la main à un e-mail. Un bouton du tableau Registrations peut enchaîner les deux actions :

  •  Créer un PDF et l'enregistrer dans une colonne
  •  Envoyer un e-mail

Ces réglages devraient maintenant vous être familiers. Pour créer le PDF, vous choisissez le modèle et la colonne où enregistrer le document ; pour envoyer l’e-mail, vous indiquez la colonne qui contient la pièce jointe.

Dans SeaTable, les fichiers et les images ne sont pas stockés dans les cellules elles-mêmes, mais dans un espace de stockage central propre à la base ; les cellules ne contiennent que des références vers ces fichiers. Cette gestion centralisée a plusieurs avantages :

  • un même fichier peut servir plusieurs fois, sans avoir à le téléverser de nouveau ;
  • un fichier retiré d’une cellule reste disponible dans la gestion des fichiers, jusqu’à ce que vous le supprimiez définitivement.

Prenez quelques minutes pour découvrir la gestion des fichiers de SeaTable. Les articles d’aide ci-dessous vous en diront plus.

Article d’aide avec plus d’informations