Деловой обед, билет на поезд или служебный мобильный телефон – вы регулярно оплачиваете расходы на работе из собственных средств и хотите знать, что нужно учитывать при возмещении расходов сотрудникам? Или вы сами являетесь работодателем и ищете способ сделать процесс возмещения расходов для своих сотрудников более эффективным?

В этой статье вы не только узнаете все, что нужно знать о возмещении расходов, но и найдете бесплатный шаблон, который облегчит вашу повседневную работу.

Финансы и бюрократия

Предпринимателю важно сохранять контроль над всеми расходами.

Согласно немецкому Закону о подоходном налоге , возмещение расходов имеет место, когда сотрудник осуществляет расходы от имени и за счет работодателя (предоплата) и компания возвращает ему их в полном объеме. Согласно § 3 № 50 EStG, такое возмещение освобождается от налогов и взносов на социальное страхование. Точный порядок и допустимые категории расходов могут регулироваться как законом, так и внутренними правилами компании.

В параграфах 4 и 5 немецкого Закона о подоходном налоге вы найдете соответствующие положения о производственных расходах. Например, вы можете получить возмещение расходов, связанных с командировками. То же самое относится к затратам, возникающим при выполнении заказов или оказании услуг, например, к деловому обеду с вашими клиентами. Также вы можете заявить в качестве возмещаемых расходов покупки или заказы, например, канцелярские товары или фрукты для офисной кухни.

Виды возмещения расходов

Существуют различные затраты, которые вам могут возместить как расходы.

Вы уже изучали тему возмещения расходов и столкнулись с понятием транзитные средства? Тогда вы наверняка задавались вопросом, в чем именно разница. В принципе, к возмещению расходов и к транзитным средствам применяются одни и те же правила. Единственное различие – момент, когда сотрудник получает деньги:

  • Возмещение расходов: вы сначала платите из собственных средств и получаете возмещение только после совершения операции.
  • Транзитные средства: вам не нужно заранее платить из своего кармана – вы получаете средства от своей компании до того, как их потратите.

Транзитные средства, как правило, используются для предсказуемых расходов, возникающих через регулярные промежутки времени, тогда как возмещение расходов применяется скорее для разовых расходов.

Компании также могут возмещать расходы в виде фиксированной суммы. К таким фиксированным суммам могут относиться, например, расходы на проезд, питание и проживание. Однако учитывайте, что максимальные ставки устанавливает налоговая служба. Годовой лимит на проживание и питание составляет 1 000 евро. Если вы его превышаете, целесообразнее точное возмещение фактических расходов, а не возмещение по фиксированной ставке.

Люди с портфелями и чемоданами

Если вы часто ездите в командировки, вам не стоит прибегать к возмещению расходов по фиксированной ставке.

Согласно § 3 № 50 EStG , расходы освобождаются от налогов и социальных взносов. Чтобы налоговая служба признала затраты не облагаемыми налогом, вам необходимо соблюдать ряд условий. Вот обзор наиболее важных из них:

  • Целевое назначение: возмещаемыми расходами считаются только те затраты, которые вы осуществляете от имени и за счет своей компании.
  • Документация: вы должны подтвердить свои расходы юридически действительными оригиналами счетов и квитанций. Для сумм до 250 евро достаточно простого чека. Согласно действующим правилам GoBD , сканирование квитанций прямо разрешено.
  • Рабочие средства: расходы должны быть однозначно необходимы для работы и не должны включать личные предметы. Если подтверждение неясно, налоговая служба предполагает доход в натуральной форме.
  • Правильный расчет: расчет расходов должен осуществляться надлежащим образом, при этом каждая позиция должна быть указана в чеке или счете отдельно.
  • Возмещение по фиксированной ставке: регулярные расходы необходимо документировать понятным образом, поскольку налоговая служба предоставляет фиксированную сумму только при наличии документации за определенный период.

Женщина стоит перед папкой, перегруженная возмещением расходов

Без хорошей структуры возмещение расходов может быстро стать для вас непосильным.

Возмещение расходов сопряжено с определенными трудностями. Особенно не стоит недооценивать бюрократические затраты – квитанции и документы скапливаются в папках и занимают место. Чтобы вы могли полностью отчитаться, необходимо тщательно предоставить каждую квитанцию и каждый счет. При этом существует риск, что подтверждающие документы потеряются быстрее, чем вам хотелось бы.

Процесс возмещения расходов не только отнимает много времени, но и подвержен ошибкам, особенно если он все еще ведется на бумаге. Вам нужно быть предельно внимательными, чтобы случайно не переставить цифры местами. Кроме того, необходимо учитывать требования к формату налоговой службы, поскольку она принимает только объединенные PDF-файлы.

Чтобы успешно справиться с этой задачей, компаниям и сотрудникам необходимо проявлять выдержку и точность при возмещении расходов. Однако повода для беспокойства нет: даже в самой большой неразберихе из квитанций и бланков всегда есть просвет.

Чтобы сделать возмещение расходов проще и эффективнее, имеет смысл использовать цифровые методы. Так вы не только сохраните лучший обзор всех понесенных расходов, но и сократите затраты труда благодаря более быстрому учету. Используя цифровые процессы, вы можете добиться меньшего количества ошибок, поскольку автоматизированные процессы оставляют меньше места для человеческого фактора.

Еще одно преимущество – повышенная прозрачность. Компании могут лучше отслеживать финансовые операции благодаря цифровому учету своих расходов. Надоедливый бумажный хаос, который часто сопровождает традиционные методы, полностью исчезает. Переход на цифровое возмещение расходов обеспечивает упорядоченное хранение ваших важных документов, которые доступны онлайн из любого места.

Если вы хотите перейти от бумажного к цифровому возмещению расходов, бесплатный шаблон от SeaTable – отличный вариант для вас.

Вы можете вносить свои расходы в таблицу и одним щелчком мыши распределять их по самостоятельно заданным категориям, таким как офисное оборудование, командировочные расходы или деловые обеды. Сотрудники могут хранить цифровые квитанции и счета прямо в таблице и тем самым гарантировать, что ни один документ больше не потеряется. Кроме того, вы сразу видите, какие расходы уже возместили, а какие еще ожидают возмещения. После возмещения вы можете без труда создавать документы, подтверждающие возврат средств. Благодаря статистике вы с первого взгляда определите, какие расходы возникают чаще всего и какие, возможно, даже можно сократить.

Зарегистрируйтесь бесплатно в SeaTable и используйте шаблон в соответствии с вашими пожеланиями и потребностями. Сохраняйте контроль над возмещением расходов и успешно снижайте свою повседневную рабочую нагрузку.

TAGS: Бухгалтерский Учет