Только удачное сопроводительное письмо открывает вам двери к личному собеседованию и делает вас на шаг ближе к работе вашей мечты. Поэтому сопроводительное письмо — неотъемлемая часть каждой заявки. В то время как в резюме вы указываете свои жесткие навыки, сопроводительное письмо вы посвящаете своим мягким навыкам. В последние годы они приобретают все большее значение, поэтому личное сопроводительное письмо стало занимать все более важное место в процессе отбора.

Сопроводительное письмо дает вам возможность уверенно представить себя и подчеркнуть свои положительные качества. С одной стороны, речь идет о самопрезентации через перечисление соответствующей квалификации, с другой — о том, чтобы языком выделиться из массы соискателей.

Прежде чем приступить к написанию письма, вам следует составить информационный лист. В конце концов, вам нужна информация о компании, о требованиях и, конечно, обзор вашей собственной квалификации, чтобы вы могли адаптировать сопроводительное письмо к объявлению о вакансии.

С помощью компьютера найдите в Интернете информацию о компании.

Структурированный подход поможет вам выделить необходимую информацию и не писать потом слишком много. Сопроводительное письмо основывается на ваших документах для заявки. Их следует собрать заранее и при необходимости адаптировать к объявлению о вакансии.

  1. Внимательно прочитайте объявление о вакансии и запишите, какие требования к вам предъявляются.
  2. Сравните профиль требований с вашими сертификатами, знаниями и опытом. Найдите совпадения, которые позволяют вам претендовать на эту должность, и добавьте важные квалификации в свое резюме, если вы их еще не указали.
  3. Исходя из ваших жестких навыков и профиля требований, задайте себе следующие вопросы о ваших личных качествах и честно ответьте на них:
    • В чем мои сильные стороны и что я могу улучшить?
    • Какие задания я выполняю с энтузиазмом?
    • Чего я хочу от новой работы? В какой области я хотел бы чему-то научиться?

Эти вопросы должны выявить, что характеризует вашу личность и что отличает вас от других. Чтобы проверить актуальность полученных выше выводов, их можно представить в виде таблицы.

В сопроводительном письме уместны различные жесткие и мягкие навыки.

  1. Запишите все свои жесткие навыки в левую колонку таблицы. Помимо профессионального опыта, к ним относятся прежде всего дипломы, стажировки, знание иностранных языков и компьютера, а также волонтерская работа.
  2. В правую колонку попадают мягкие навыки, которые вы приобрели или развили в процессе работы. К ним относятся, например, командный дух, умение увлекать других или настойчивость.
  3. Теперь отметьте, какие навыки были упомянуты в объявлении о вакансии и поэтому должны найти место в вашем сопроводительном письме.

Вы можете отложить в сторону все квалификации, которые вы не отметили как имеющие отношение к вашей заявке. Будьте последовательны и удаляйте также информацию, которая говорит о вас что-то положительное, но не соответствует должности.

Чтобы при поиске работы не потерять из виду, куда, когда и с какими документами вы обращались, вам следует создать таблицу. Чтобы подготовленная вами информация и документы всегда были под рукой, SeaTable предлагает вам структурированный обзор заявок. Вы сможете сразу увидеть все свои заявки и сопутствующие документы и облегчить себе создание сопроводительных писем благодаря дизайну страниц.

Если вы хотите использовать SeaTable для планирования заявок, просто зарегистрируйтесь бесплатно. Шаблон можно найти здесь.

Прежде чем приступить к составлению заявки, важно определить единый дизайн для всех ваших документов. Это не только сделает вашу заявку более целостной на первый взгляд, но и покажет, что вы работаете аккуратно и чисто.

Выберите подходящий шрифт, межстрочный интервал и размер шрифта.

Как оформлять документы, зависит только от вас, поскольку предписанного формата не существует. Однако следите за тем, чтобы ваш шрифт был хорошо читаемым, а сопроводительное письмо имело наглядную структуру. Ниже вы найдете несколько рекомендаций:

  • Шрифт: легко читаемый, не слишком вычурный, например, Times New Roman или Arial, в идеале размером 10-12 пунктов
  • Межстрочный интервал: минимум одинарный и максимум 1,5 строки
  • Объем: не более одной страницы формата DIN A4
  • Поля: верхнее и нижнее — по 2 см, левое и правое — по 2,5 см
  • Выравнивание: по левому краю, исключение: дата

Разумеется, вы можете применить эти формальности и к другим документам заявки, чтобы создать единый и целостный образ.

Структура сопроводительного письма всегда выглядит одинаково и может быть разделена на шесть разделов.

Идеальная структура вашего сопроводительного письма состоит из шести этапов.

Бланк письма традиционно используется, когда вы отправляете сопроводительное письмо по почте. Однако и при подаче через Интернет вам следует добавить к сопроводительному письму бланк. В нем указываются ваши контактные данные, а также адрес компании и получатель, которому вы отправляете свою заявку. Убедитесь, что вы указали адресные данные в правильном порядке, как показано на рисунке.

Адрес в любом случае должен быть без ошибок и полным. Проверьте, полностью ли указано название компании. Чтобы избежать лишних ошибок, скопируйте написание названия компании с ее веб-сайта. Имя вашего контактного лица должно быть правильным и, если оно указано, приводиться с ученым званием.

На некотором расстоянии далее следует дата, выровненная по правому краю. В Германии она строится следующим образом:

Место, день.месяц.год.

Вы можете написать месяц как в виде числа, так и в виде слова.

Ниже, с отступом в две-три пустые строки, следует тема письма. Вы можете выделить ее, например, жирными буквами или более крупным шрифтом. Это позволит компании сразу же распознать ваш запрос, что обеспечит быструю обработку. Укажите здесь, на какую должность вы претендуете, и при необходимости добавьте референсный номер.

Прежде чем у вас появится возможность блеснуть своей квалификацией, необходимо привлечь внимание вашего контактного лица. Обращайтесь к нему лично по имени и используйте безличное обращение дамы и господа только в крайнем случае, если вы никого не знаете по имени. Для более консервативных компаний выберите классическую форму обращения, например Уважаемая г-жа XY, чтобы вежливо представить свою просьбу. Для стартапов можно также попробовать неформальное обращение, например Здравствуйте, дорогая команда маркетинга, уважаемая г-жа XY.

Пишите вежливо, ведь в сопроводительном письме вы хотите хорошо продать себя и свои навыки.

Первое впечатление имеет значение. Поэтому вам следует уделить особое внимание первому предложению в сопроводительном письме. Ведь именно оно должно вызвать интерес и решает, будет ли рекрутер читать вашу заявку дальше. Предложений типа Настоящим я подаю заявление на должность XY вам следует однозначно избегать, поскольку они не дают рекрутеру никакой значимой информации о вас как о личности.

Важно, чтобы первое предложение не затерялось в массе из-за скучной шаблонной фразы. Четко сформулируйте, что отличает вас от других кандидатов. Используйте лаконичные ключевые слова, которые описывают вашу личность и навыки и которые вы сможете подхватить в основной части. Начните, например, с личной связи с компанией, вашей исключительно высокой мотивации или интересного отличительного признака.

Основная часть — это ядро вашего сопроводительного письма. Здесь вам следует изложить всю необходимую информацию в пяти-семи строках. Цель — кратко и лаконично изложить свои навыки и мотивы и в то же время создать у рекрутера полное впечатление о вашей личности.

Что вас характеризует? Этому вопросу вы посвящаете здесь подробное внимание. Понятно покажите, что вы квалифицированы для выполнения всех задач, указанных в объявлении о вакансии, и что вы со своими способностями готовы к новым вызовам. Для этого объедините навыки, уже перечисленные в резюме, с вашими мягкими навыками. Приведите конкретные примеры ситуаций, в которых вы приобрели или применили эти навыки в профессиональной или частной сфере.

Важно также, подходите ли вы компании помимо профессиональной квалификации и на личном уровне. Покажите, что вы разделяете ценности компании и хотите влиться в корпоративную культуру. Вы добьетесь этого, объяснив, как вы обогатите компанию и что мотивирует вас работать в ней.

Лучшее — напоследок. Здесь есть место для ваших указаний об ожидаемой зарплате или самой ранней дате начала работы.

Последнее предложение имеет особое значение, поскольку именно его рекрутер запоминает дольше всего. Поэтому важно, чтобы вы излучали уверенность в себе и еще раз подчеркнули, что ожидаете положительного ответа. Для этого вам следует избегать условного наклонения. Заключение типа Я был бы рад приглашению на собеседование выглядит настолько сдержанно, будто вы не уверены в своей квалификации для данной должности.

Цель сопроводительного письма — получить приглашение на собеседование.

Не забывайте о своей цели: идите на собеседование с уверенностью в себе.

Найдите золотую середину, чтобы звучать дружелюбно, вежливо и в то же время уверенно. Для этого подойдет четкое утверждение, например Я буду рад лично познакомиться с вами на собеседовании.

Как и обращение, заключительная формула должна соответствовать компании. «С уважением» — это всегда самый надежный выбор для вас.

Теперь не хватает только вашей собственноручной подписи. Вы можете поставить ее либо на распечатанном сопроводительном письме, либо, в случае онлайн-заявки, подписать документ в цифровом виде с помощью тачпада или отсканировать свою подпись и вставить ее в документ.

Требуемые приложения перечислите в конце сопроводительного письма под заголовком «Приложения» или «Вложения». Обычно к ним относятся резюме, рекомендации с места работы и со стажировок, а также сертификаты. Приложите их к заявке в отдельном PDF-файле.

Классическое сопроводительное письмо, описанное выше, в некоторых случаях может отличаться. В зависимости от того, какой случай относится к вам, вам следует соответствующим образом адаптировать документы заявки.

Если вы хотите подать заявку на школьную или университетскую стажировку, рекрутеры не требуют никакой или почти никакой профессиональной квалификации. Зато вы наберете очки прежде всего подходящими мягкими навыками и интересами, которые вы проявляете в определенных предметах, на подработках в каникулы, в свободное время или в рамках собственных проектов и волонтерской работы.

Мягкие навыки можно продемонстрировать с помощью волонтерской работы.

Кроме того, ваше контактное лицо интересуется вашей мотивацией. Почему вы хотите работать именно в этой компании? Что вы надеетесь получить от знакомства с практикой? Покажите, что вас увлекает.

Не всегда вы найдете подходящую позицию среди открытых вакансий работодателя вашей мечты. Но это не повод опускать руки, ведь большинство компаний предлагают возможность подать инициативную заявку. В этом случае ваше внимание сосредоточено на расширенном исследовании, поскольку всю информацию для документов вам придется собирать самостоятельно. Следите за тем, чтобы не перегрузить заявку, и сократите сопроводительное письмо до тех аспектов, которые кажутся вам наиболее важными.

В наши дни большинство заявок отправляется через Интернет. Если вы отправляете документы по электронной почте, сопроводительное письмо прилагается как PDF-документ. Тема, то есть должность, на которую вы претендуете, указывается в предусмотренной для этого строке темы. В текстовом поле напишите короткий текст из двух строк, в котором назовите ваше контактное лицо и сошлитесь на документы во вложении. Завершите текст заключительной формулой и своим именем.

Содержание вашей заявки готово, и вы хотите внести последние штрихи? Тогда здесь вы найдете полезные советы и примеры, которые помогут вам довести заявку до совершенства.

Обратите внимание на свой стиль письма и используемые вами формулировки.

Вы можете улучшить свое сопроводительное письмо, обратив внимание на то, что делать и чего избегать.

Чтобы выразить уверенность в себе, используйте активные предложения и обращайтесь к людям напрямую. Следите за тем, чтобы ваше сопроводительное письмо было индивидуальным, и оставайтесь верны себе.

Здесь вы найдете подсказки по формулировкам для различных ситуаций в сопроводительном письме:

Установить связь с компанией и темой

«Во время нескольких стажировок в медиаиндустрии я уже получил представление о журналистской работе. Теперь я хотел бы применить полученные там компетенции в PR вашей международной компании и развить их дальше».

Выгодно подать профессиональный опыт

«Благодаря 10 годам работы в сфере продаж я знаю, как вдохновлять клиентов при непосредственном контакте, поэтому я могу успешно увеличить оборот в вашем отделе продаж».

Выделить профессиональную квалификацию

«Благодаря изучению романской филологии я владею испанским и французским на уровне B2 и применял и углублял эти знания во время стажировок за рубежом в Мадриде и Париже».

Обосновать мягкие навыки

«Занимая должность заместителя руководителя группы, я выработал коллегиальный стиль управления, при котором отношусь к своим сотрудникам как к равным и ставлю перед ними задачи с учетом их индивидуальных навыков. Вместе мы завершили проект за половину отведенного времени».

Прежде чем отправить заявку, вам следует еще раз вычитать ее. Помимо проверки орфографии, следующий контрольный список поможет вам убедиться в полноте вашего сопроводительного письма:

  • Все ли имена правильные и правильно ли они написаны?
  • Сформулировали ли вы свое сопроводительное письмо четко и не слишком шаблонно?
  • Получает ли рекрутер полное представление о вашей квалификации?
  • Достаточно ли вы проработали свою уникальную личность?
  • Может ли рекрутер судить о том, какую дополнительную ценность вы привносите в компанию и разделяете ли вы ее культуру?

Теперь ничто не помешает вам написать следующую успешную заявку. Чтобы вы не потеряли из виду свои документы даже при нескольких заявках, SeaTable создал для вас онлайн-планировщик заявок. Он поможет вам спланировать свои дальнейшие действия, упорядочить документы и всегда быть в курсе процесса подачи заявки.

Если вы хотите использовать SeaTable для обзора ваших заявок, просто зарегистрируйтесь бесплатно.

TAGS: Повседневная Жизнь И Досуг