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É possível ligar várias tabelas no SeaTable utilizando colunas de ligação. De seguida, adicionaremos uma segunda tabela com categorias de despesas e ligaremos as duas tabelas para demonstrar esta poderosa funcionalidade.

A ligação de registos de dados é uma das funções centrais do SeaTable, que o distingue claramente das folhas de cálculo convencionais e lhe confere o desempenho de uma base de dados relacional. Isto parece complexo, mas não é, como em breve descobrirá por si próprio. Eis as três vantagens mais importantes dos dados ligados:

  • Mais síntese: Ao ligar tabelas, cria uma estrutura clara e organizada. Em vez de armazenar todas as informações numa única tabela e correr o risco de redundâncias, pode gerir dados relacionados - como despesas e categorias - em tabelas separadas. Isto mantém os seus dados consistentes e evita entradas duplicadas.
  • Análise de dados mais flexível: Com as tabelas ligadas, pode combinar e analisar dados de diferentes fontes de uma forma direcionada. Por exemplo, pode analisar rápida e facilmente todas as despesas de uma categoria ou departamento específico.
  • Manutenção de dados mais fácil: As alterações numa tabela central são automaticamente aplicadas a todas as tabelas ligadas. Isto garante que os seus dados estão sempre actualizados e consistentes sem que tenha de os atualizar várias vezes.

Para podermos criar ligações, precisamos de uma segunda tabela, que vamos criar agora.

  1. Criar uma segunda tabela com o nome Categories na mesma base.

  2. A tabela Categories requer apenas uma coluna: Name. Este é criado por defeito, pelo que não é necessário fazer nada aqui.

  3. Adicionar manualmente quatro entradas à tabela Categories em:

    • Travel
    • Clothing
    • Groceries
    • Leisure

    Tabela «Categories» com quatro categorias: Travel, Clothing, Groceries, Leisure

  4. Voltar à tabela Expenses.

  5. Insira outra coluna. Dar à nova coluna o nome Category-Link e selecionar o tipo de coluna  Link para outros registros A coluna liga ao quadro Categories.

    Janela para criar a coluna de ligação «Category-Link» para a tabela «Categories»

Existem agora duas opções para ligar os registos de dados em ambas as tabelas:

  1. É possível atribuir uma entrada na lista Expenses Selecionar manualmente uma linha da tabela Categories clicando na célula do ficheiro + e, em seguida, selecionar a categoria adequada. Isto torna-se rapidamente aborrecido e propenso a erros com grandes quantidades de dados.
    Ligação manual de um registo de despesa a uma categoria através do ícone de mais
  2. Em alternativa, pode utilizar o Opções de processamento de dados do SeaTable para automatizar a definição das ligações.
    Menu «Data Processing» com seleção de uma operação de processamento de dados na tabela

Para isso, criar uma nova operação de processamento de dados com o nome Assign Category e selecionar o tipo de operação Adicionar ligações automaticamente

Também é necessário efetuar as seguintes definições para que o SeaTable saiba como pretende ligar os seus dados:

  • Mesa: Expenses
  • Outra tabela: Categories
  • Se coluna:  Category
  • Coluna:  Name

Operação de processamento «Assign Category» com tipo «Auto add link» e campos configurados

Clique em Correr para efetuar a operação. Verá que todas as linhas da tabela Expenses com uma linha do quadro Categories estavam ligados.

Depois de todas as entradas terem sido ligadas, pode editar o Category no quadro Expenses eliminar. A duplicação de informações é supérflua e deve ser evitada.

Se voltar a abrir o formulário Web para introduzir despesas, verificará que o tipo de despesas já não é solicitado. Porque é que isto acontece?
Ao eliminar a coluna Category a opção de introdução no formulário Web é automaticamente cancelada, uma vez que o SeaTable já não dispõe de uma coluna correspondente para guardar os dados.

O que é que aprendemos com isto? Com grande poder vem grande responsabilidade. No SeaTable, é possível adicionar ou remover colunas em segundos. A maioria dos ajustes a uma coluna são inofensivos. No entanto, se eliminar colunas ou alterar o seu tipo, deve verificar brevemente se isso afecta outros componentes.

Porque não experimenta a coluna recentemente adicionada Category-Link para o formulário Web, para que possa introduzir as suas despesas como habitualmente. Tenho a certeza de que o conseguirá fazer.