Fundado nos EUA em 2008, o Asana é, na sua essência, uma solução de gestão de projetos e tarefas baseada na nuvem, que pode ser implementada rapidamente e sem grande conhecimento técnico prévio. A ferramenta oferece uma plataforma central para criar, atribuir e acompanhar tarefas. As equipas e os colaboradores individuais podem organizar as suas tarefas em diferentes visualizações e comunicar entre si através de chats integrados.

  • A Asana é uma ferramenta de gestão de trabalho específica para a gestão de projetos, com uma interface intuitiva e várias visualizações.

  • Funcionalidades centrais, como a gestão da carga de trabalho e os painéis de controlo, só estão disponíveis a partir dos planos superiores.

  • Os utilizadores da Asana avaliam a ferramenta de forma globalmente positiva, mas também criticam a estrutura de preços e a falta de flexibilidade.

  • A Asana não oferece uma solução on-premise, e a residência de dados na Europa só está disponível a partir do plano Advanced.

Experiências com a ferramenta de gestão de trabalho Asana

A Asana tem, sem dúvida, uma grande base de fãs e é destacada positivamente em muitos relatórios de avaliação. Mas o que é que a ferramenta realmente consegue fazer e ainda vale o seu preço hoje em dia? Para responder a esta pergunta, analisámos avaliações reais da Asana na Capterra e na G2. A maioria dos clientes manifesta-se satisfeita e destaca, em particular, a interface intuitiva e as diversas possibilidades de aplicação. No entanto, existem também pontos de crítica recorrentes, que são especialmente relevantes para equipas em crescimento, por exemplo, a estrutura de preços e as funcionalidades limitadas nos planos mais económicos.

  • Interface de utilizador intuitiva: Em quase todas as avaliações do Asana, os utilizadores elogiam a interface de utilizador claramente estruturada. Os novos utilizadores orientam-se rapidamente e podem começar sem necessidade de formação específica.

  • Gráfico de Gantt: Uma das funcionalidades mais elogiadas do Asana é o gráfico de Gantt, que permite visualizar as dependências entre tarefas e marcos.

  • Gestão de objetivos e OKR: A funcionalidade de objetivos do Asana também é frequentemente elogiada, permitindo-lhe associar diretamente os objetivos estratégicos da empresa às tarefas operacionais. 

  • Área de Ajuda e Wiki: O Asana oferece uma secção de ajuda abrangente e tutoriais em vídeo, que são mencionados de forma positiva em inúmeros relatos práticos e análises. Os utilizadores encontram aqui respostas, em particular para as perguntas típicas de principiantes.

  • Formulários e gestão de pedidos: Os utilizadores que, na prática, utilizam o Asana principalmente como ferramenta de gestão de tarefas elogiam os formulários integrados, através dos quais as tarefas e os pedidos recebidos são registados de forma estruturada.

  • Custos que aumentam rapidamente: Muitos utilizadores criticam os custos que aumentam rapidamente assim que a sua empresa cresce, bem como a falta de transparência na fixação de preços.

  • Uma tarefa, uma pessoa: cada tarefa no Asana pode ser atribuída a exatamente uma pessoa. Trata-se de uma verdadeira desvantagem para equipas que trabalham em colaboração, o que é referido em muitas avaliações.

  • Personalizações limitadas: os layouts e os tipos de campos só podem ser adaptados de forma limitada aos processos específicos da equipa.

  • Curva de aprendizagem acentuada: Em muitos relatos práticos sobre a experiência com o Asana, os utilizadores referem que é necessário muito tempo para compreender os espaços de trabalho, as equipas, os projetos e as hierarquias de tarefas. 

  • Apoio ao cliente: Muitos utilizadores, especialmente dos contas gratuitas do Asana, referem tempos de resposta longos, respostas genéricas e falta de disponibilidade para ajudar. O apoio personalizado só está disponível a partir dos planos pagos.

As avaliações reais do Asana apresentam um panorama misto

Uma das críticas mais frequentes nas avaliações do Asana no G2 e no Capterra é a estrutura de preços, com custos que aumentam significativamente para equipas em expansão. Antes de abordarmos mais detalhadamente os preços do Asana, vamos primeiro analisar o plano gratuito. O que oferece, até onde as equipas conseguem chegar com ela e será realmente uma alternativa?

O plano pessoal gratuito da Asana está disponível para até 10 utilizadores. Inclui funcionalidades básicas para a gestão de tarefas e à colaboração em equipa: tarefas e projetos ilimitados, três visualizações de projeto, bem como integrações básicas. Enquanto os utilizadores particulares ou pequenas equipas com requisitos simples ainda conseguem dar-se bem com isto, as equipas que trabalham de forma produtiva em marketing, RH ou gestão de projetos atingem rapidamente aqui limites rígidos. Em particular, a falta de formulários para processos ágeis de tarefas e pedidos constitui uma verdadeira desvantagem. Neste contexto, fornecedores alternativos e soluções no-code flexíveis e personalizáveis, como o SeaTable, oferecem frequentemente mais funcionalidades a preços mais acessíveis.

Não estão incluídos no Plano Pessoal:

  • Gráfico de Gantt

  • Formulários

  • Campos personalizados

  • Automatizações de fluxo de trabalho

  • Painéis

  • Portfólios

  • Funcionalidades de IA

  • Residência de dados na UE

Esta lista já demonstra que na versão gratuita faltam funcionalidades essenciais, sem as quais uma ferramenta adicional de gestão de trabalho dificilmente se justifica. Por isso, as equipas profissionais não conseguem, na verdade, passar sem um plano pago. E quem necessita de portfólios de projetos, alinhamento de objetivos ou formulários dinâmicos, tem de optar pelo dispendioso Plano Avançado.

É praticamente impossível fazer uma avaliação significativa do Asana apenas com base nas experiências práticas de utilizadores reais, pois, dependendo da área de aplicação, a ferramenta é avaliada de forma muito diferente. Para traçar um quadro realista, submetemos o próprio Asana a um teste, na perspetiva dos cinco principais grupos de utilizadores: gestão de projetos, marketing, RH, operações e TI. Fica assim claro que o Asana se destaca onde as tarefas são claramente estruturadas, os processos são repetíveis e as equipas não são demasiado grandes. Quanto mais complexos se tornam os requisitos – seja na gestão de dados, na automatização ou na proteção de dados –, mais evidentes se tornam os limites da plataforma.

Um colaborador num quadro branco partilha a sua experiência com a Asana na gestão de projetos

No teste prático, a Asana convence na gestão de projetos com a sua estrutura clara: Tarefas, subtarefas, marcos e dependências podem ser facilmente representados. Pela experiência com a Asana, já sabemos que, para muitos utilizadores, o gráfico de Gantt é a funcionalidade mais forte da plataforma. E, de facto, oferece uma verdadeira mais-valia ao permitir representar visualmente como as tarefas do projeto se relacionam entre si. O facto de só estar disponível a partir do plano Starter é perfeitamente lógico, uma vez que também não é possível definir datas de início e fim na versão gratuita. A gestão eficaz de projetos é, portanto, praticamente impossível com a versão gratuita do Asana. No entanto, se optar pelo Asana Starter, outras vantagens incluem a função de regras, que define automaticamente os responsáveis ou o estado, e a possibilidade de atribuir tarefas, por exemplo, a etiquetas de estado ou de categoria.

No que diz respeito à colaboração em equipa, as limitações referidas nos relatos de experiência confirmam-se: por tarefa, só é possível indicar uma pessoa como responsável; todas as outras têm de ser mencionadas nos comentários. As responsabilidades partilhadas não podem ser representadas de forma clara. Especialmente as equipas de maior dimensão que utilizam o Asana como ferramenta de gestão de projetos sentirão também a falta dos relatórios interprojetos, que só estão disponíveis no plano Advanced. E, no que diz respeito às visualizações, salta à vista que no quadro Kanban não é possível definir limites de trabalho em curso (limites de WIP) – uma funcionalidade padrão dos métodos Kanban profissionais.

Para as equipas de RH, o Asana apresenta-se como uma solução específica para recrutamento, fluxos de trabalho de integração e gestão interna de projetos de RH. No teste, o Asana consegue, de facto, convencer neste aspeto. Os processos de recrutamento são apresentados como pipelines de tarefas estruturados, e os fluxos de trabalho de integração podem ser representados graças às subtarefas – um pouco ocultas. A possibilidade de atribuir uma tarefa a vários colaboradores seria, no entanto, útil também neste contexto.

Além disso, o Asana não convence no âmbito dos RH: Os portais de autoatendimento para colaboradores não são viáveis. Os colaboradores não podem solicitar férias nem consultar os seus próprios dados pessoais ou folhas de pagamento. Além disso, faltam permissões de utilizador granulares, através das quais os responsáveis de RH possam controlar quem pode ver quais informações. Para uma ferramenta de gestão de RH centralizada, as empresas necessitam, portanto, imperativamente, de soluções complementares ou alternativas.

Em vez de post-its, os processos de marketing podem ser representados no Asana

No teste da Asana para equipas de marketing, a ferramenta revela-se uma base sólida para planear e coordenar campanhas de forma estruturada. Tarefas, calendários de campanha e planos editoriais com marcos e prazos são criados rapidamente, e as integrações nativas facilitam a ligação a ferramentas existentes. No entanto, também aqui se aplica a restrição de que isto só é efetivamente possível com o Asana Starter, uma vez que no plano gratuito não é possível definir datas de início e fim. Para monitorizar várias campanhas em simultâneo, a vista de portfólio é adequada, permitindo visualizar todos os projetos em curso com o seu estado atual – mas apenas a partir do plano Advanced.

No entanto, as verdadeiras fraquezas revelam-se assim que pretender trabalhar com dados de desempenho. Falta, por exemplo, completamente uma ligação nativa a CRM. O acompanhamento das métricas das campanhas pode, sim, ser sincronizado através de fornecedores terceiros graças à API do Asana. No entanto, mesmo assim, faltam elementos estatísticos ou painéis de relatórios personalizáveis para obter insights acionáveis a partir dos dados recolhidos. Assim, as equipas de marketing também têm de utilizar uma ferramenta de marketing complementar ou, de preferência, recorrer diretamente a soluções alternativas.

Também como ferramenta de operações, a Asana apresenta pontos fortes e fracos. A ferramenta mostra os seus pontos fortes sempre que é necessário padronizar processos recorrentes: os procedimentos de integração ou auditorias podem ser guardados como modelos e reutilizados. As automatizações baseadas em regras reduzem o trabalho manual e, através da interface API, o Asana pode ser integrado no seu conjunto de ferramentas existente.

No nosso teste do Asana, revelou-se, no entanto, uma fraqueza estrutural que não é percetível apenas a partir da experiência com o Asana e que também se aplica a outros casos de utilização: Em processos complexos ou com grande volume de dados, faltam estruturas de bases de dados relacionais nativas para representar as ligações de forma clara. E, tal como no caso dos RH, falta também uma gestão granular de utilizadores para a utilização em equipas operacionais com requisitos de conformidade específicos.

Para equipas de TI, o Asana é adequado para a coordenação de projetos, incidentes e pedidos internos. Os pedidos de tickets podem ser registados de forma estruturada através de formulários, os processos recorrentes, como implementações ou manutenções, podem ser padronizados como modelos e, através de integrações com o GitHub, Jira ou Zendesk, o Asana pode ser integrado nos fluxos de trabalho de TI existentes. No entanto, o Asana não substitui uma ferramenta de desenvolvimento dedicada. A ausência de limites de WIP no quadro Kanban constitui também uma lacuna significativa para equipas de TI que trabalham de forma tradicional. Além disso, para ambientes críticos em termos de segurança, o problema do RGPD continua a ser relevante: sem o plano Enterprise, os dados são armazenados em servidores nos EUA, o que poderá constituir um critério de exclusão para muitos departamentos de TI com elevados requisitos de proteção de dados.

Os custos do Asana, que aumentam rapidamente, devem ser bem calculados antecipadamente

Vamos agora analisar mais detalhadamente os preços da Asana. A estrutura de preços baseia-se no número de utilizadores e de licenças e, à primeira vista, parece simples. No entanto, uma análise mais detalhada revela que algumas funcionalidades, mesmo aquelas relevantes para pequenas equipas especializadas, só estão disponíveis a partir do plano Advanced, por 24,99 € por utilizador por mês, ou como complementos pagos .

Fatores que influenciam os preços do Asana:

  • O salto do plano Starter (10,99 €) para o Advanced (24,99 €) implica um aumento de custos de quase 127 %, mesmo que a sua equipa não cresça.

  • Portfólios de projetos, objetivos e registo da carga de trabalho só estão disponíveis a partir do plano Advanced.

  • O registo de projetos e do tempo de trabalho, os orçamentos de projetos ou campanhas, bem como as tarifas horárias dos colaboradores, só podem ser integrados através de complementos pagos. 

Asana e a proteção de dados

Questões relacionadas com a proteção de dados e a soberania de dados são hoje cada vez mais importantes. Especialmente as empresas de setores sensíveis, como a saúde, a administração pública ou a segurança, devem prestar muita atenção a este aspeto. Enquanto empresa norte-americana, a Asana é, em princípio, considerada uma solução em conformidade com o RGPD, de acordo com o EU-US Data Privacy Framework. A ferramenta oferece certificações relevantes, um contrato de subcontratação, bem como cláusulas contratuais-tipo da UE. No entanto, a residência de dados na UE é reservada exclusivamente a clientes Enterprise e, mesmo nesses casos, a Asana utiliza servidores AWS. Em todos os outros planos, a empresa armazena os seus dados nos EUA. Se estiver a considerar implementar a Asana na sua empresa, deve, por isso, realizar obrigatoriamente uma avaliação de risco de transferência de dados.

O problema fundamental continua a ser a US Cloud Act: enquanto empresa norte-americana, a Asana pode ser obrigada pelas autoridades dos EUA a entregar dados – mesmo que estes estejam armazenados em servidores AWS em Frankfurt. A Asana também não oferece uma opção de auto-hospedagem como alternativa. Para empresas com elevados requisitos de proteção de dados, recomenda-se, portanto, a escolha de um fornecedor europeu, como por exemplo o SeaTable, no qual pode optar entre uma solução na nuvem e a utilização no local.

As experiências práticas de utilizadores reais e o nosso próprio teste traçam um quadro bastante claro: O Asana é uma ferramenta com uma interface de utilizador intuitiva e uma gestão de tarefas sólida, que pode ser utilizada, com algumas limitações, para inúmeros casos de utilização – desde listas de tarefas até à gestão de projetos a nível empresarial. A iniciação é rápida e não requer grande esforço técnico.

No entanto, um aspeto negativo é o facto de mesmo as equipas mais pequenas terem de fazer concessões em termos de funcionalidades e de o potencial total da ferramenta só se revelar a partir do plano Advanced. Assim que os seus processos forem ampliados, o Asana torna-se rapidamente dispendioso. Para equipas e empresas que têm de cumprir requisitos de conformidade mais rigorosos, que pretendem mapear processos e estruturas um pouco mais complexos ou que, eventualmente, desejam criar estruturas de dados personalizadas, o Asana não é a escolha certa.

Se procura uma alternativa ao Asana eficaz e flexível, deve considerar o SeaTable. Esta solução de IA no-code vai muito além das funções clássicas de gestão de projetos ou tarefas e oferece, já na versão gratuita, muitas funcionalidades pelas quais teria de pagar no Asana, por exemplo, linhas do tempo com datas de início e fim, formulários dinâmicos, automatizações e painéis de controlo. Pode criar estruturas de dados relacionais personalizadas, fluxos de trabalho flexíveis com automatizações baseadas em IA e as suas próprias aplicações de forma muito simples, através de arrastar e largar, sem necessidade de conhecimentos de programação. No SeaTable, pode ainda escolher entre a utilização na nuvem e o armazenamento de dados nos servidores da empresa suíça Exoscale na Alemanha ou a nossa solução local SeaTable Server.

Em comparação direta com o Asana, o SeaTable oferece:

  • Soberania total sobre os dados

  • Armazenamento de dados em conformidade com o RGPD, sem transferência de dados para o estrangeiro

  • Estruturas de dados relacionais

  • Estruturas personalizáveis

  • Preços transparentes sem add-ons pagos

  • Aplicabilidade universal para todos os casos de utilização

  • App Builder para ESS ou interfaces de utilizador

  • Escalabilidade ilimitada

Perguntas frequentes – Experiências com o Asana #

Como são as experiências com o apoio ao cliente do Asana?

O apoio ao cliente da Asana é, no geral, avaliado de forma positiva; no entanto, muitos clientes com planos Free ou Starter referem tempos de espera prolongados e respostas genéricas.

O que inclui exatamente a versão gratuita da Asana?

O plano Free está disponível para equipas com um máximo de 10 utilizadores e inclui vistas de lista, calendário, tabela e Kanban, funcionalidades de comentários e integrações. Ao contrário do SeaTable Free, a vista de linha do tempo, campos personalizados, automatizações ou painéis de controlo não estão incluídos.

Quais são as críticas mais frequentes nas avaliações do Asana?

Entre as críticas mais frequentes contam-se o rápido aumento dos custos à medida que as equipas crescem; o facto de as funcionalidades centrais só estarem disponíveis em planos superiores; a impossibilidade de registar mais do que um responsável por cada tarefa e a personalização limitada em comparação com soluções alternativas.

O Asana está em conformidade com o RGPD?

Sim, o Asana pode ser utilizado em conformidade com o RGPD no âmbito do Quadro de Proteção de Dados UE-EUA, mas, como empresa norte-americana, está sujeito à Lei de Proteção de Dados na Nuvem dos EUA. Além disso, todos os dados são armazenados nos EUA. O armazenamento de dados na UE no centro de dados da AWS em Frankfurt (Alemanha) só é possível a partir do plano Enterprise. No entanto, para empresas com requisitos de conformidade rigorosos ou elevados padrões de proteção de dados, recomenda-se antes a escolha de uma alternativa com opção on-premise ou alojamento exclusivo na UE, como, por exemplo, o SeaTable.

Em que difere a estrutura de preços da Asana da estrutura de preços da SeaTable?

A estrutura de preços da Asana é escalonada de acordo com o número de utilizadores e planos, sendo que muitas funcionalidades importantes estão reservadas ao plano Advanced, mais caro. Algumas funcionalidades, como a IA do Asana e o registo de tempo, têm de ser pagas separadamente, o que pode fazer com que os custos do Asana aumentem rapidamente. A estrutura de preços do SeaTable é mais transparente e não inclui custos adicionais para as funcionalidades essenciais. Além disso, o SeaTable oferece uma opção de auto-hospedagem e, em princípio, o armazenamento de dados na Alemanha.

Quais são as alternativas ao Asana?

Existem inúmeras alternativas no mercado. No entanto, a maioria é essencialmente especializada em casos de utilização específicos – por exemplo, o monday.com ou o Jira para gestão de projetos e tarefas, ou o Notion para gestão do conhecimento – e atingem os seus limites quando se trata de uma solução abrangente de gestão do trabalho. Neste contexto, são mais adequadas ferramentas flexíveis no-code, como o SeaTable, que podem ser utilizadas de forma personalizada para os mais diversos casos de utilização.

É possível migrar dados do Asana?

Sim, pode exportar dados como ficheiro CSV ou Excel. Para uma migração de dados para o SeaTable, recomenda-se uma exportação CSV ou uma migração através das interfaces API do Asana e do SeaTable.

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