O Notion é uma das ferramentas de produtividade mais comentadas dos últimos anos. Fundada em 2016, esta empresa norte-americana promete oferecer um espaço de trabalho digital multifuncional, que permite aos utilizadores reunir documentos, bases de dados , gestão de tarefas, gestão do conhecimento e planeamento de projetos numa única solução. O cerne da ferramenta são as páginas baseadas em blocos, nas quais podem ser criados documentos, imagens, texto ou tabelas, e que os utilizadores podem estruturar e interligar à sua vontade.

  • O Notion oferece espaços de trabalho com páginas baseadas em blocos, que podem ser configuradas de forma flexível e personalizada através de arrastar e largar.

  • O Notion oferece um plano inicial gratuito e planos pagos a partir de 9,50 € por utilizador/mês, bem como funcionalidades de IA, algumas das quais têm de ser pagas à parte.

  • A avaliação do Notion nas críticas é, no geral, positiva, mas o suporte, o desempenho e a falta de permissões de acesso granulares são frequentemente alvo de críticas.

  • O Notion oferece residência de dados na Europa a partir do plano Enterprise, mas não exclui a possibilidade de transferir determinados dados para os EUA.

Inúmeras críticas ao Notion avaliam positivamente o design moderno.

Provavelmente, poucas outras ferramentas geraram tantos ex-utilizadores frustrados como fãs entusiastas. Mas o que é que o Notion realmente consegue fazer e para quem é adequado? Para responder a esta questão, analisámos críticas reais ao Notion do Capterra, G2 e OMR Reviews. Enquanto a maioria dos clientes destaca positivamente, em particular, a versatilidade, o suporte, a complexidade e a escalabilidade são avaliados de forma crítica. Vejamos a seguir, mais detalhadamente, como os utilizadores do Notion avaliam as vantagens e desvantagens do software, antes de abordarmos mais detalhadamente aspetos específicos selecionados.

  • Versatilidade: Na maioria das experiências, os utilizadores elogiam as múltiplas possibilidades de utilização como plano editorial, CRM, ferramenta de gestão de projetos , wiki ou portal do cliente.

  • Facilidade de utilização: A interface de utilizador simples e intuitiva é também frequentemente elogiada. Em muitas experiências com o Notion, destaca-se a facilidade de utilização das páginas baseadas em blocos.

  • Modo offline: O Notion oferece um modo offline limitado, que permite aos utilizadores aceder às páginas abertas mais recentemente sem ligação à Internet. 

  • Colaboração em tempo real: É também destacado como ponto positivo o facto de várias pessoas poderem trabalhar simultaneamente nas páginas, embora com algumas restrições.

  • Publicação simples: Qualquer página do Notion pode ser publicada como um site público com um único clique. Em muitas experiências com o Notion, os utilizadores referem-se a esta funcionalidade como a característica mais subestimada.

  • Curva de aprendizagem acentuada: Embora o Notion seja intuitivo, não oferece uma estrutura pré-definida. Em muitas experiências com o Notion, os utilizadores criticam o facto de passarem mais tempo com a configuração do que com o trabalho propriamente dito.

  • Problemas de desempenho: Muitos utilizadores relatam nas suas experiências com o Notion que o sistema fica significativamente mais lento à medida que os espaços de trabalho crescem.

  • Suporte: O suporte do Notion é, no geral, considerado sólido, mas muitos utilizadores criticam os longos tempos de espera e a falta de respostas. Em particular, no que diz respeito a questões técnicas, são criticadas respostas insuficientes ou genéricas.

  • Exportação de dados: Em princípio, o Notion permite a exportação de dados em formato CSV, HTML ou Markdown. No entanto, muitos utilizadores relatam que as exportações simplesmente falham em espaços de trabalho de grande dimensão.

  • Permissões de utilizador: O Notion não oferece direitos de acesso granulares ao nível de linhas ou colunas. Ou um utilizador tem todos os direitos de edição ou nenhum.

Muitas experiências com o Notion apresentam um panorama misto da colaboração em tempo real.

Se está a pensar em implementar o Notion na sua empresa ou na sua equipa, a colaboração na ferramenta é certamente um fator decisivo. Embora este aspeto seja, de facto, amplamente elogiado nas experiências com o Notion, as funcionalidades de colaboração do Notion atingem rapidamente limites percetíveis. Mas, antes de mais: o que oferece o Notion? As equipas podem trabalhar em páginas em simultâneo, bem como deixar @menções e comentários diretamente no conteúdo. Assim, as funcionalidades de colaboração lembram bastante as do Google.

No entanto, os utilizadores criticam o facto de:

  • não existir uma verdadeira funcionalidade de chat integrada, sendo que continuam a ser utilizadas ferramentas externas para esse efeito

  • não existem permissões de acesso granulares e o acesso só pode ser gerido ao nível da página

  • não existe sincronização de dados em tempo real, mas sim cada um trabalha, em última análise, numa cópia de trabalho da página.

As funcionalidades de IA integradas são, entretanto, um importante critério de decisão a favor ou contra uma ferramenta. O Notion AI foi significativamente reforçado no início de 2026 e oferece uma interface de chat para agentes de IA e a possibilidade de criar agentes personalizados. Em alguns casos, é necessário adquirir créditos adicionais para a sua utilização. Ainda existem poucas avaliações em que se partilham experiências com a IA do Notion, mas já se reconhecem as primeiras tendências.

Os utilizadores avaliam positivamente as notas de reunião geradas automaticamente, a pesquisa assistida por IA no espaço de trabalho e os agentes personalizados. No entanto, também há muitas críticas:

  • A IA do Notion não consegue competir com outros LLMs generativos na criação e processamento de texto.

  • O agente de IA é muito lento em páginas grandes e, por vezes, bloqueia todo o sistema.

  • Os agentes personalizados são muito caros e é significativamente mais económico realizar as mesmas tarefas através de uma API externa.

  • As funcionalidades avançadas de IA só estão disponíveis a partir do plano Business e, em alguns casos, têm de ser pagas à parte, o que aumenta significativamente os custos globais do Notion. 

  • Todo o processamento de dados do Notion AI é feito através de servidores nos EUA.

Muitas avaliações do Notion revelam frustração com problemas de desempenho.

O que quase não se nota em configurações individuais torna-se rapidamente um problema na utilização empresarial: muitos utilizadores descrevem nas suas avaliações do Notion a experiência de que o desempenho diminui significativamente assim que são criadas tabelas com ligações e rollups ou simplesmente quando são armazenados volumes de dados maiores numa página. Descrições semelhantes também podem ser encontradas em fóruns sobre o tema.

A própria Notion confirma esta crítica no seu site. Como solução, a empresa recomenda manter as bases de dados enxutas, reduzir ao máximo as ligações e limitar os conteúdos multimédia. No entanto, são precisamente as relações claras entre os registos de dados que são decisivas para a consistência dos dados. Assim, se pretender utilizar o Notion como uma verdadeira base de dados relacional ou como ferramenta para diversos fins na sua equipa, irá deparar-se com limites técnicos que não podem ser resolvidos de forma satisfatória apenas através do design da base de dados. Outras ferramentas no-code com funcionalidades semelhantes oferecem um desempenho significativamente mais estável, mesmo com volumes de dados muito grandes.

A proteção de dados é fundamental nas soluções na nuvem.

A soberania digital e a proteção de dados estão a tornar-se critérios cada vez mais importantes para as empresas. Como se posiciona o Notion nesta matéria? A empresa opera servidores nos EUA e na Europa e, a partir de 2026, também no Leste Asiático, mas armazena os dados, por padrão, nos EUA. A empresa só oferece uma opção de residência de dados no plano Enterprise, com preços do Notion correspondentemente elevados, que muitas pequenas e médias empresas e equipas dificilmente poderão pagar. Mesmo assim, determinados metadados continuarão a ser armazenados nos EUA. E, como empresa norte-americana, o Notion está, de qualquer forma, sujeito ao US Cloud Act, pelo que a residência de dados na Europa, em caso de dúvida, não protege os seus dados.

A auto-hospedagem como alternativa não é, em princípio, possível. As empresas com requisitos de conformidade rigorosos devem, por isso, avaliar cuidadosamente se o Notion é uma opção para elas – ou mudar para um fornecedor em conformidade com o RGPD que ofereça exclusivamente hospedagem europeia ou uma solução no local, como, por exemplo, o SeaTable.

Notion Calendar & Apps: A integração no fluxo de trabalho #

Vários utilizadores destacam positivamente no Capterra e no G2 o ecossistema de aplicações da Notion e a integração com outras ferramentas. O Notion Calendar é mencionado com especial frequência. Este permite ligar entradas do calendário diretamente a entradas de tabelas. No entanto, também há críticas e, ao analisar as avaliações mais detalhadamente, verifica-se que as experiências com as aplicações e integrações do Notion dependem fortemente do contexto de utilização. Os utilizadores individuais têm frequentemente uma experiência mais positiva com o Notion do que os utilizadores que utilizam a ferramenta em equipa.

As críticas mais frequentes referem-se à ausência de ligações nativas a clientes de e-mail, exceto para o Gmail, à inexistência de uma integração verdadeira com o Google Workspace (por exemplo, com o Google Calendar) e ao facto de as integrações existentes serem, muitas vezes, apenas superficiais. Para equipas que procuram uma solução que se integre perfeitamente com o seu conjunto de ferramentas, o Notion não é, portanto, necessariamente a melhor escolha.

As inúmeras experiências com o Notion, refletidas nas avaliações no G2, Capterra ou OMR Reviews, mostram um quadro bastante claro: o Notion é uma ferramenta muito versátil que oferece valor acrescentado, em particular, a utilizadores individuais e a pequenas equipas com estruturas de dados simples. No entanto, não é uma ferramenta para todos.

O Notion não é adequado para si se

  • Não quiser ter de escolher entre flexibilidade e gestão estruturada de dados.
  • A estabilidade de desempenho é importante para si.
  • Pretende trabalhar em equipa de forma colaborativa e sem perdas na sincronização.

Quem procura uma alternativa ao Notion que ofereça mais flexibilidade e estruturas de dados relacionais genuínas, ao mesmo tempo que proporciona um desempenho robusto e a máxima proteção de dados, deve considerar o SeaTable. Com a plataforma de IA no-code , crie bases de dados e aplicações personalizadas de forma intuitiva para qualquer finalidade – desde o livro de contas doméstico até praticamente todas as aplicações empresariais. Com atualizações em tempo real, funções integradas de chat e notificações, um plugin de chat com IA para a integração de agentes de IA externos, bem como integrações nativas para clientes de e-mail ou o Google Agenda, o SeaTable é perfeito para equipas de menor e maior dimensão. Para um início rápido, estão à sua disposição inúmeros modelos. E, ao contrário do Notion, com o SeaTable Server pode também optar por uma versão on-premises.

FAQ – Experiências com o Notion #

O Notion está em conformidade com o RGPD?

Sendo uma empresa norte-americana, o Notion está sujeito ao US Cloud Act e, além disso, armazena todos os dados em centros de servidores da AWS. Embora a empresa ofereça aos seus clientes empresariais a residência de dados na UE desde 2025, reserva-se o direito de, por exemplo, armazenar informações de utilizadores e dados de faturação nos EUA. Assim, embora a empresa cumpra formalmente os requisitos do EU-US Data Privacy Framework, não satisfaz os rigorosos requisitos de proteção de dados e conformidade.

É possível migrar dados do Notion?

Sim, o Notion permite a exportação de páginas criadas em formato HTML, Markdown ou CSV – esta última opção é recomendada se pretender migrar os seus dados para o SeaTable. No entanto, alguns utilizadores referem que a exportação pode ficar incompleta ou interromper-se no caso de espaços de trabalho de grande dimensão.

O Notion é adequado para equipas de grande dimensão?

Não, provavelmente não. O Notion funciona bastante bem para indivíduos ou pequenas equipas de até cerca de 10 pessoas. Em muitas experiências com o Notion, os utilizadores relatam que, em equipas maiores, as estruturas de permissões rudimentares, a colaboração em tempo real limitada e o desempenho do sistema tornam-se um problema.
 

É possível utilizar o Notion como base de dados?

Sim, mas com limitações significativas. O Notion oferece as chamadas «bases de dados», mas, na essência, trata-se de tabelas com possibilidades de ligação limitadas. No entanto, assim que pretender criar relações de dados um pouco mais complexas, com ligações múltiplas, rollups ou integridade de dados referencial, a ferramenta atinge os seus limites. Se necessitar de uma ferramenta de base de dados completa e escalável, deve, por isso, considerar desde já alternativas como o SeaTable.

Que alternativas existem ao Notion?

O Notion é uma ferramenta versátil e a alternativa mais adequada para si depende do caso de utilização. Para a gestão de projetos, pode utilizar o Asana ou o Clickup; como ferramenta de CRM e gestão de marketing, o Hubspot ou o Pipedrive; e para a gestão estruturada do conhecimento, por exemplo, o Confluence. Se procura uma alternativa «tudo-em-um», as ferramentas «no-code» como o SeaTable são as mais indicadas.

Vale a pena a versão gratuita do Notion?

Se tomarmos como referência as inúmeras experiências com o Notion do G2 e do Capterra , isso depende da forma como utiliza o Notion. Os utilizadores individuais conseguem gerir bem a sua organização pessoal e projetos simples com o plano gratuito. Os estudantes beneficiam adicionalmente do Notion Student e têm acesso a todas as funcionalidades do plano Plus gratuitamente. O Notion Student também pode ser utilizado por organizações estudantis. Se, por outro lado, pretender utilizar o Notion em equipa, as limitações são bastante percetíveis e não terá como evitar um plano pago. Uma vez que o Notion calcula os preços por utilizador, os preços do Notion tornam-se rapidamente um fator de decisão importante.

O Notion oferece modelos?

Sim, pode utilizar modelos pré-definidos do Notion e, para principiantes, é realmente aconselhável começar por aí. Os modelos do Notion são personalizáveis, tal como os modelos do SeaTables.

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