A maioria das empresas toma medidas para permitir o trabalho a partir de casa e organiza seminários em linha ou outros eventos para os seus empregados, para além das opções de escritório em casa. Mas: começa-se a sentir a falta até do colega mais chato e a conversa na máquina de café também desaparece. Com uma equipa que trabalha quase exclusivamente à distância, é por vezes difícil manter-se atualizado e não é raro que a produtividade seja prejudicada por isso. Felizmente, existe um método que o pode ajudar a recuperar a sua produtividade à distância. Com stand-ups diários, pode melhorar a produtividade da sua equipa num instante.

A produtividade sofre com a incapacidade de manter a comunicação informal

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Não, não estamos aqui a falar de um espectáculo de comédia. Embora algumas reuniões se aproximem bastante, se formos honestos. Mas não. Uma reunião diária de stand-up é uma reunião curta para actualizar toda a equipa, e sim, é verdade, deve ser realizada de pé. Porque se estiver de pé, é mais provável que mantenha a reunião curta, em vez de a arrastar desnecessariamente para fora.

A duração ideal para uma breve actualização da equipa remota é de 15 minutos. Claro que é mais difícil conseguir que uma equipa remota fique de pé, mas se explicar porquê, todos têm a certeza de encontrar uma solução para ficar de pé durante 15 minutos numa videoconferência sem que apenas o seu centro corporal seja visível. E não se esqueça: Trabalhar de pé é saudável para as costas. Isto não só reforça a produtividade, mas também constrói uma forma ergonómica de trabalhar para o dia.

As vantagens de uma reunião realizada de pé são óbvias. Ela deve ser…

  • rápida (máx. 15 minutos)
  • eficiente (sem conversa fiada)
  • produtiva (só se tratam os pontos da agenda)
  • cooperativa (troca dentro da equipa, sem prestar contas ao chefe)
  • preparada (pense com antecedência no que quer dizer)

As longas reuniões que são assustadoras e avassaladoras são coisa do passado. Os stand-ups, por outro lado, podem ajudar a sua equipa a manter-se actualizada e a tornar-se uma parte útil do trabalho quotidiano.

A razão mais comum para as reuniões se arrastarem desnecessariamente é que nem todos sabem exactamente do que se trata. Assim, todos parecem despreparados, o que faz com que a produtividade sofra significativamente. É importante determinar em conjunto qual é o objectivo da reunião e qual deve ser exactamente a sua finalidade. Para este efeito, trouxemos-lhe 3 perguntas orientadoras para uma reunião de stand-up remota para a qual cada membro da equipa pode e deve preparar-se:

  1. O que conseguiu desde a última reunião?
  2. Em que está a trabalhar neste momento?
  3. Quais são os desafios e que ajuda pode ser necessária?

A primeira pergunta deve ser respondida com bastante rapidez em 1-3 frases. É claro que há excepções. Se um grande projecto tiver sido concluído, pode naturalmente falar sobre ele com mais pormenor ou referir-se a fazê-lo numa reunião designada para o efeito.

A segunda pergunta também deve ser respondida muito brevemente. Em geral, é importante aqui motivar o seu pessoal a estabelecer marcos mais pequenos que depois poderá reportar semanalmente. Por exemplo, se um empregado é responsável pela construção da sua presença nos meios de comunicação social, um pequeno marco poderia ser a criação de uma conta da empresa em cada plataforma (Twitter, Instagram, LinkedIn, Facebook, etc.). Celebrar tão pequenos sucessos com os colegas também os motiva a celebrar e apreciar os seus próprios pequenos progressos rumo a um objectivo maior.

Deve ter-se cuidado com a terceira pergunta. É aqui que existe o maior potencial para ter conversas mais longas. Embora queira que a sua equipa ofereça ajuda uns aos outros, esta deve permanecer uma mera mostra de mãos. Dessa forma, a pessoa em questão sabe a quem recorrer depois. Estas perguntas orientadoras para uma reunião stand-up podem contribuir significativamente para aumentar a produtividade.

É aqui que as reuniões em linha têm finalmente uma vantagem. Quando se trata de chegar a horas, em casa tem menos razões para se atrasar, porque não precisa de se deslocar fisicamente até uma sala de reuniões. Em geral, deve ainda estabelecer uma cultura empresarial na qual se torne padrão chegar a tempo (se não um pouco cedo) para a reunião.

Manter um olho no tempo

O início tardio das reuniões é na realidade uma queixa muito comum do pessoal em geral. Há igualmente queixas sobre o momento errado de uma reunião. Ou leva demasiado tempo ou está programado para ser demasiado curto. Comece a horas e termine a horas – mesmo que alguém apareça tarde.

A produtividade das reuniões de stand-up reside na sua brevidade. Cumpra estritamente a regra dos 15 minutos; no início, pode ajudar um temporizador definido para 15 minutos com um tempo de soneca de 3 minutos. Desta forma, pode chegar a uma conclusão limpa quando o temporizador expirar.

O maior desperdício de tempo em reuniões é que muitas pessoas querem falar ao mesmo tempo. Esquece-se frequentemente de deixar os outros terminarem, precisamente quando se quer dizer algo sobre um determinado ponto. A produtividade é outra coisa. No local, poderia resolver o problema muito simplesmente seleccionando um objecto que está sempre na mão da pessoa que fala. Mas como é que isto pode ser implementado online? Faça uso da tecnologia!

Uma solução simples, por exemplo, seria ligar o microfone apenas quando se está realmente a falar. Se outra pessoa quiser então dizer algo, terá primeiro de ultrapassar o obstáculo de desativar o silêncio, o que lhe lembrará que ainda não é a sua vez. Além disso, alguns fornecedores permitem levantar uma mão virtual. Se for nomeado um moderador da reunião, basta-lhe dar a palavra a cada pessoa por sua vez.

Há algumas razões pelas quais as pessoas divagam nas reuniões e a produtividade é perdida. Recordemos as questões que servem de enquadramento básico para a estrutura da sua reunião:

  1. O que conseguiu desde a última reunião?
  2. Em que está a trabalhar neste momento?
  3. Quais são os desafios e que ajuda pode ser necessária?

Como acima mencionado, a pergunta 3 tem o maior potencial para se transformar em conversas um-a-um desnecessárias entre duas pessoas. Deixe claro que a assistência não consiste em explicar imediatamente como se pode ajudar, mas que um simples sinal de mão é suficiente. Posteriormente, as pessoas em questão podem então organizar uma conversa individual por conta própria.

Especialmente se for um especialista na matéria e a solução lhe parecer, portanto, simples e clara, tem o desejo de dar uma ajuda detalhada imediatamente. Deixe claro mais uma vez que a reunião de stand-up só existe realmente para pôr todos ao corrente da situação. A assistência geralmente não diz respeito a todas as pessoas na reunião e limita a produtividade.

Outra razão para menor produtividade é a conversa fiada. Compreensível. Trancado nas suas próprias quatro paredes, é tentador contar histórias pessoais e simplesmente voltar a conviver um pouco com os colegas. Falar sobre o fim-de-semana, família ou bons filmes que viu fortalece a coesão e isso é exactamente o que é importante e bom. Contudo, a reunião de stand-up não é simplesmente o lugar certo para isso. A próxima dica oferece uma solução.

Talvez a razão para um aumento de conversa fiada seja que os seus empregados não têm um espaço para se encontrarem longe das suas funções. No entanto, a conversa fiada inspira e aumenta a produtividade ao longo do resto do dia. Estes eventos em linha são óptimos para a formação de equipas:

  1. Intervalos para almoço conjunto à distância
  2. Noite do Filme Conjunto com posterior intercâmbio
  3. Noite de quiz (por exemplo, um pub quiz)
  4. Game Night (com jogos como o skribbl.io  )
  5. O bom e velho Bingo
  6. Provas de gin ou vinho
  7. Hora Conjunta de Yoga

Estas são apenas algumas ideias. Pode organizar você mesmo tais eventos em linha ou encomendá-los prontos para um orçamento administrável, por exemplo, aqui  .

O que funciona para uma equipa não funciona necessariamente para cada equipa ao mesmo tempo. Tente chegar juntos à solução que irá aumentar a produtividade de toda a sua equipa. Tente tempos e agendas diferentes e mantenha-se sempre flexível. Peça feedback após algumas semanas e, se necessário, altere novamente a hora e o formato da reunião.

As nossas 6 dicas centram-se na ideia de que os stand-ups diários de 15 minutos funcionam para toda a equipa. Mas não é preciso! Talvez seja benéfico para o seu negócio dividir a reunião em várias reuniões separadas porque a sua equipa é particularmente numerosa. Talvez 2 stand-ups por semana sejam suficientes para que possa pôr todos ao corrente da situação.

Pode também descobrir que os stand-ups são especialmente bons na fase de desenvolvimento, mas tendem a distrair e a fazer com que a produtividade seja menor na fase de implementação. Mantenha-se flexível e veja o stand-up diário como uma excelente forma de aumentar a produtividade e coesão da sua equipa.

Especialmente em reuniões diárias, pode acontecer que um ou outro colega esteja ausente devido a outro compromisso. Deixe-o saber como deve comunicar a sua ausência e reúna as informações importantes num único local. Desta forma, o participante ausente pode consultar depois se aconteceu algo de relevante para ele. Para o planeamento e as notas das suas reuniões à distância, já disponibilizámos aqui um modelo e explicámos em pormenor como pode criar um e adaptá-lo às suas necessidades.

Organizar uma equipa inteira à distância, mantendo ao mesmo tempo uma alta produtividade, é um desafio. Apesar de todas as possibilidades tecnológicas à nossa disposição, ainda pode ser difícil criar um ambiente de colaboração. Os stand-ups diários são uma óptima forma de se actualizarem uns aos outros e de se sentirem parte de um quadro mais amplo. Os problemas são identificados precocemente e o sentimento de pertença é aumentado.

Experimente-o!

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