Was können Kommunen mit dem Kita-Navigator von SeaTable umsetzen?

Unsere Kita-Navigator-Vorlage ist eine All-in-One-Lösung für die digitale kommunale Kita-Verwaltung. Kommunen, Jugendämter und Träger verwalten damit Einrichtungen, Betreuungsplätze, Anmeldungen und Verträge zentral. Kitas pflegen ihre Stammdaten in derselben Datenbank, die auch als Basis für ein Kita-Portal dient.

Können mehrere Fachämter und Kitas gemeinsam in der Vorlage arbeiten?

Ja, kein Problem. In SeaTable arbeiten Kita-Verwaltungen, Jugendämter und Kämmereien kollaborativ in einer gemeinsamen Datenbank.

Vermeidet der Kita-Navigator Doppelbelegungen und Mehrfachanmeldungen?

Ja, absolut. Jede Anmeldung ist mit Kind, Sorgeberechtigten und Einrichtung verknüpft. Über eine Formel sehen Sie zu jeder Zeit die noch verfügbaren Plätze in einer Einrichtung in Echtzeit. Mehrfachanmeldungen lassen sich über Filter und Dublettenprüfungen leicht vermeiden.

Kann ich die Vorlage an die Vorgaben meiner Kommune anpassen?

Ja, jede SeaTable-Vorlage ist flexibel anpassbar. Sie können Spalten, Tabellen oder Ansichten hinzufügen und bestehende Tabellen anpassen. Ergänzen Sie nach Bedarf Formeln und Automationen, etwa für Prioritätsstufen, Anmeldefristen oder Elternbeitragsklassen, und erstellen Sie so Ihren maßgeschneiderten Kita-Navigator.

Lassen sich Daten so verbergen, dass jede Kita nur ihre eigenen sieht?

Ja, selbstverständlich. Mit rollenbasierten Zugriffsrechten und granularen Berechtigungen können Administratoren genau festlegen, wer welche Informationen sehen oder bearbeiten darf. Sie können Berechtigungen auch für einzelne Tabellen, Spalten und sogar Zeilen festlegen.

Lassen sich Beitragsrechnungen und Betreuungsverträge in der Vorlage erstellen?

Ja, legen Sie dafür einfach Dokumentenvorlagen im Page-Designer-Plugin an und erzeugen Sie per Klick versandfertige PDFs.

Ist die Kita-Datenbank DSGVO-konform für sensible Kinder- und Elterndaten?

Ja, SeaTable Cloud läuft auf zertifizierten Servern des Schweizer Dienstleisters Exoscale in Deutschland. Es findet kein Datentransfer ins Ausland statt.

Kann SeaTable als Kita-Navigator & Kita-Verwaltung auch selbst gehostet werden?

Ja, absolut. Für öffentliche Verwaltungen eignen sich unsere Lösungen SeaTable Server oder SeaTable Dedicated, mit denen Sie SeaTable in Ihrer eigenen Infrastruktur hosten können.

Kommunaler Kita-Navigator - Platzvergabe digital verwalten

Dezentrale Anmeldungen führen zu unübersichtlichen Mehrfachanmeldungen und doppelten Platzvergaben. Betreuungskapazitäten werden nicht ausgeschöpft, Bedarfsplanungen basieren auf falschen Auslastungen, Kita-Leitungen und Eltern haben mehr Aufwand als nötig. Mit unserer kostenlosen Vorlage für einen kommunalen Kita-Navigator bringen Sie Struktur in die Vergabe von Betreuungsplätzen. Egal ob Jugendamt, freier Träger oder Kommune: Mit dem Kita-Finder von SeaTable steuern Sie Elternanfragen, Bedarfsplanungen und Platzzuweisungen transparent und DSGVO-konform in einer flexiblen No-Code-Datenbank.

Jetzt kostenlos registrieren und Vorlage nutzen

Kita-Portal für Kommunen

Kommunale Bedarfsplanung und Platzvergaben ohne Zettelwirtschaft

Transparentes Kita-Portal

Einrichtungen, Profile und freie Betreuungsplätze in Ihrer Kommune trägerübergreifend an einem Ort. Eltern finden passende Kitas ohne Umwege.
DSGVO-konforme KI-Nutzung

Nutzen Sie SeaTables integrierte KI-Funktionen für Zusammenfassungen oder Klassifizierungen – DSGVO-konform dank eigenem KI-Server.
Dokumente auf Knopfdruck

Erstellen Sie Betreuungsverträge oder Beitragsrechnungen im Kita-Navigator und versenden Sie Dokumente direkt per E-Mail – einfach per Knopfdruck.
Flexibel anpassbar

Passen Sie Tabellen, Felder und Ansichten individuell an die Vorgaben Ihrer Gemeinde an. Ihre Kita-Datenbank wächst mit Ihren Anforderungen.
Kapazitäten sofort sichtbar

Eltern und Jugendämter sehen auf einen Blick, welche Kitas ausgelastet sind. So erleichtern Sie die kommunale Bedarfsplanung.
Nachweise zentral speichern

Impfnachweise und weitere Dokumente werden einmal an den Eltern- und Kindstammdaten gespeichert und sind dann für berechtigte Personen verfügbar.

Wer nutzt SeaTable?

Führende Unternehmen weltweit vertrauen auf SeaTable

100.000+

Downloads im ersten Jahr von Docker Hub

1.500+

Tägliche Nutzer auf SeaTable Cloud

4.6

Bewertung auf Capterra

SeaTable im Einsatz - Erfolgsgeschichten

Kommunaler Kita-Navigator mit verschiedenen Ansichten und Tabellen

Ihre Vorteile im Überblick

Ihr kommunaler Kita-Navigator in SeaTable

Mit der KI No-Code Plattform nutzen Sie eine moderne Lösung für die digitale Kita-Verwaltung und eine kommunale Kita-Datenbank. Anstatt Informationen in getrennten Systemen und Tabellen zu pflegen, verknüpfen Sie Einrichtungen, Personal, Anmeldungen und Stammdaten in einer zentralen Kita-Datenbank. Integrieren Sie freie Träger, kommunale Einrichtungen, Jugendämter, Kämmereien und Einwohnermeldeämter. So steuern Sie Kapazitäten zentral und vermeiden Mehrfachbelegungen.

Jederzeit aktuell: Jede Änderung an den Stammdaten oder an der Belegungsquote einer Kita ist sofort im System sichtbar – kein Datenabgleich mehr erforderlich.

Echtzeit-Kollaboration zwischen Kitas und Fachämtern: Jugendamt, freie Träger und kommunale Kitas arbeiten gleichzeitig in denselben Daten.

Integrierte Automationen: Nutzen Sie integrierte Automatisierungen für schlanke Prozesse, um manuelle Aufwände zu reduzieren.

Granulare Zugriffssteuerung: Steuern Sie mit Zugriffsberechtigungen genau, wer welche Daten im Kita-Navigator sehen oder ändern kann.

On-premises: Für noch mehr Datenkontrolle steht Ihnen mit SeaTable Server eine on-premises Lösung zur Verfügung.

Kita-Navigator im Überblick

So einfach: Von der Anmeldung zum Vertragsversand

Alle Kitas in einer zentralen Kita-Datenbank

In der Tabelle “Centers” speichern Sie die Stammdaten aller Kitas in Ihrer Kommune mit Kapazität, Auslastung, Bild und Konzept. Daraus speist sich die Galerie-Ansicht in der App. Über eine Formel werden die freien Plätze berechnet, sodass Sie jederzeit die Belegungsquote jeder Einrichtung in Echtzeit sehen.

Alle kommunalen Betreuungseinrichtungen in einer zentralen Übersicht im Kita-Navigator

Eltern-Kind-Verknüpfungen und Kontaktdaten

Die beiden miteinander verknüpften Tabellen “Children” und “Legal Guardian” bilden die digitalen Familienakten. Hier speichern Sie Personen- und Kontaktdaten, Notfallkontakte, Impfnachweise, Allergien und Abholberechtigungen. Die Tabelle “Children” ist zudem mit der Tabelle “Centers” verknüpft. Über Filter und Gruppierungen erstellen Sie so ganz leicht Gruppenlisten.

Eltern- und Kindstammdatentabelle im kommunalen Kita-Navigator

Personalstammdaten auf einen Blick

In der Tabelle „Personal“ speichern Sie sämtliche Personalstammdaten in der Kita-Datenbank. Wichtige Nachweise wie Führungszeugnis, Ausweis und Masernschutz der Mitarbeiter laden Sie in Datei-Spalten hoch. So bleibt die Personalplanung übersichtlich. Bei Bedarf lässt sich ganz einfach ein Dienstplan in Ihren Kita-Navigator integrieren.

Personalübersicht mit verschiedenen Ansichten für jede Einrichtung

Betreuungsplätze mit dem Kita-Navigator verwalten

Anmeldungen über Ihren kommunalen Kita-Finder fließen in die Tabelle “Registration & Contracts”. Auf Wunsch können Sie auch automatische Benachrichtigungen an die Kita-Leitung einrichten. Angaben wie Betreuungszeiten und Mittagessen fließen direkt in die automatische Berechnung der Elternbeiträge ein. Nach einer Platzvergabe erstellen Sie Verträge und Rechnungen einfach per Knopfdruck oder automatisiert.

Page-Designer-Ansicht im kommunalen Kita-Navigator

Ihr kommunaler Kita-Finder ohne Programmieraufwand

Mit SeaTables integriertem App Builder erstellen Sie per Drag-and-Drop ein kommunales Kita-Portal als erste Anlaufstelle für Eltern. So entlasten Sie Ihre Verwaltung und die Kitas. Eltern können sich in der Galerie und über die Steckbriefe der einzelnen Kitas zentral informieren und ihre Kinder direkt über ein Formular bei ihren Wunscheinrichtungen anmelden. Alle Informationen werden zentral gespeichert und stehen den Kitas und Jugendämtern unmittelbar zur Verfügung. Kita-Leitungen können für interne Zwecke oder die Elternarbeit weitere eigene Apps anlegen.

Kita-Portal im kommunalen Kita-Navigator

Smarte, DSGVO-konforme KI

Kita-Navigator mit KI-Funktionen

Mit SeaTable nutzen Kommunen und Träger DSGVO-konforme, KI-gestützte Automatisierungen. Lesen Sie zum Beispiel Anträge und Nachweise automatisiert aus, kategorisieren Sie Anfragen oder fassen Sie lange Schreiben zusammen. So verwalten Sie Anmeldungen mit weniger manuellem Aufwand.

Kurzprofile erstellen

Mit Summarize erstellen Sie kompakte Über-uns-Texte zu Ihrer Kita für den Kita-Finder. Die KI fasst Ihr Konzept, den pädagogischen Schwerpunkt und Informationen zum Team zu einem einprägsamen Text für den Kita-Steckbrief zusammen.

Informationen extrahieren

Mit der KI-Funktion Extract ziehen Sie relevante Informationen wie Name, Geburtsdatum oder Wunschbeginn aus Dokumenten und tragen sie in die passenden Spalten der Anmeldung ein. Daten müssen nicht mehr manuell übertragen werden.

OCR für Altakten

Mit OCR lesen Sie Text aus Fotos oder Screenshots von alten Verträgen oder Dokumenten aus und schreiben ihn automatisch in die entsprechenden Spalten. Analoge Unterlagen werden so digitalisiert und wichtige Informationen digital abrufbar.

Anfragen klassifizieren

Ordnen Sie mit Classify eingehende Anfragen automatisch Kategorien zu, etwa Anmeldungen, Förderbedarf, Wechselwunsch oder Beschwerde. Ihr Team sieht sofort, was dringend ist, und spart wertvolle Zeit.

Antworten auf Knopfdruck

Nutzen Sie Custom Prompts, um Zusagen, Absagen oder Antwortschreiben an Eltern vorzuformulieren oder Anmeldedaten auf Vollständigkeit zu prüfen. So schaffen Sie schlanke, digitale Prozesse und sparen manuelle Aufwände.

Impfnachweise auslesen

Per OCR und Extract lesen Sie das Datum des Impfnachweises aus Scan oder Fotos und tragen es automatisch beim Kind ein. Anstatt zeitaufwendiger Suchen in Papierakten erhalten Sie durchsuchbare Nachweise direkt in der Kita-Datenbank.

Sicher für Behörden und Kitas

Kommunaler Kita-Navigator: rechtssicher, transparent, flexibel

Mit SeaTable nutzen Sie eine moderne KI No-Code Lösung mit App Builder und integrierten KI-gestützten Automationen. SeaTable bietet alles, was Kommunen und freie Träger für einen digitalen Kita-Navigator und eine vernetzte Kita-Verwaltung brauchen. Im Fokus stehen zentrale Datenhaltung, höchster Datenschutz und eine nachvollziehbare Dokumentation von Anmeldungen, Platzvergaben und Verträgen.

Transparenz

Neue Einträge und Änderungen erhalten einen Zeitstempel und lassen sich über die integrierten Logs nachverfolgen.

Zentrale Daten

Einrichtungen, Kinder, Abholberechtigte und Anmeldungen liegen verknüpft in einer kollaborativen Datenbank.

DSGVO-konform

Die SeaTable-Infrastruktur läuft ausschließlich auf zertifizierten Servern europäischer Dienstleister in Deutschland.

2FA und SSO

SeaTable unterstützt Zwei-Faktor-Authentifizierung und Single Sign-on. Sie steuern genau, wer auf Daten zugreifen kann.

FAQ – Kita-Navigator von SeaTable

Was können Kommunen mit dem Kita-Navigator von SeaTable umsetzen?: Unsere Kita-Navigator-Vorlage ist eine All-in-One-Lösung für die digitale kommunale Kita-Verwaltung. Kommunen, Jugendämter und Träger verwalten damit Einrichtungen, Betreuungsplätze, Anmeldungen und Verträge zentral. Kitas pflegen ihre Stammdaten in derselben Datenbank, die auch als Basis für ein Kita-Portal dient.
Können mehrere Fachämter und Kitas gemeinsam in der Vorlage arbeiten?: Ja, kein Problem. In SeaTable arbeiten Kita-Verwaltungen, Jugendämter und Kämmereien kollaborativ in einer gemeinsamen Datenbank.
Vermeidet der Kita-Navigator Doppelbelegungen und Mehrfachanmeldungen?: Ja, absolut. Jede Anmeldung ist mit Kind, Sorgeberechtigten und Einrichtung verknüpft. Über eine Formel sehen Sie zu jeder Zeit die noch verfügbaren Plätze in einer Einrichtung in Echtzeit. Mehrfachanmeldungen lassen sich über Filter und Dublettenprüfungen leicht vermeiden.
Kann ich die Vorlage an die Vorgaben meiner Kommune anpassen?: Ja, jede SeaTable-Vorlage ist flexibel anpassbar. Sie können Spalten, Tabellen oder Ansichten hinzufügen und bestehende Tabellen anpassen. Ergänzen Sie nach Bedarf Formeln und Automationen, etwa für Prioritätsstufen, Anmeldefristen oder Elternbeitragsklassen, und erstellen Sie so Ihren maßgeschneiderten Kita-Navigator.
Lassen sich Daten so verbergen, dass jede Kita nur ihre eigenen sieht?: Ja, selbstverständlich. Mit rollenbasierten Zugriffsrechten und granularen Berechtigungen können Administratoren genau festlegen, wer welche Informationen sehen oder bearbeiten darf. Sie können Berechtigungen auch für einzelne Tabellen, Spalten und sogar Zeilen festlegen.
Lassen sich Beitragsrechnungen und Betreuungsverträge in der Vorlage erstellen?: Ja, legen Sie dafür einfach Dokumentenvorlagen im Page-Designer-Plugin an und erzeugen Sie per Klick versandfertige PDFs.
Ist die Kita-Datenbank DSGVO-konform für sensible Kinder- und Elterndaten?: Ja, SeaTable Cloud läuft auf zertifizierten Servern des Schweizer Dienstleisters Exoscale in Deutschland. Es findet kein Datentransfer ins Ausland statt.
Kann SeaTable als Kita-Navigator & Kita-Verwaltung auch selbst gehostet werden?: Ja, absolut. Für öffentliche Verwaltungen eignen sich unsere Lösungen SeaTable Server oder SeaTable Dedicated, mit denen Sie SeaTable in Ihrer eigenen Infrastruktur hosten können.