Выставление счетов: как правильно оформлять счета-фактуры

Что означает выставление счетов? Определение и актуальность #

Фактура – это технический термин, образованный от латинского слова factura, означающего счет – документ, с помощью которого Вы просите своих клиентов заплатить определенную сумму денег. Когда Вы выставляете счет, это означает, что Вы выставляете клиенту счет за услугу или товар.

Выставление счетов обеспечивает доход Вашей компании и поэтому является самым важным процессом в финансовом учете. Выставление счетов играет не менее важную роль в планировании ликвидности и в процессе “Даннинг”, который обеспечивает выполнение требований к неплательщикам. Счета-фактуры также служат основой для расчета НДС.

Преимущества профессионального выставления счетов #

На первый взгляд, преимущества выставления счетов кажутся очевидными: Вы выставляете счет за услуги или товары, чтобы получить доход. В настоящее время электронное выставление счетов явно превосходит бумажное, когда речь идет о других преимуществах выставления счетов:

• Эффективность использования времени: Электронные счета-фактуры можно создать всего за несколько кликов и отправить непосредственно по электронной почте или разместить в Интернете.
• Прозрачность: Ваши клиенты быстро получают представление о своих счетах и ясность в отношении оказанных услуг, цен и налогов.
• Лучший обзор: Постоянно следите за входящими платежами, неоплаченными счетами и тенденциями продаж.
• Автоматизация: Повторяющиеся процессы, такие как напоминания об оплате, просто запускаются сами собой в программе выставления счетов.
• Юридическая уверенность: Программное обеспечение для выставления счетов обычно содержит готовые шаблоны, в которые включена вся обязательная информация для счета-фактуры.

Основными недостатками выставления счетов являются большие усилия и восприимчивость к ошибкам - особенно если Вы все еще составляете счета вручную в электронных таблицах Excel или текстовых документах. Поскольку выставление счетов является важнейшей задачей для компаний, Вам следует максимально оптимизировать и автоматизировать этот процесс, чтобы свести к минимуму человеческие ошибки. Современные программные решения могут помочь в этом. Подробнее об этом Вы можете узнать далее на этой странице.

Два типа выставления счетов в компаниях #

В зависимости от того, когда Вы выставляете счет за услугу, различают пре- и пост-фактурирование. Если Вы выставляете счет до доставки, это называется предоставление счета. Это особенно характерно для онлайн-заказов. Однако, как компания, Вы должны иметь на складе достаточное количество товаров, чтобы иметь возможность оперативно осуществить доставку.

Если Вы прилагаете счет к доставке или отправляете его после, это называется пост-фактурирование. Когда речь идет о ликвидности, пожалуйста, учтите, что это затягивает процесс оплаты и повышает риск неуплаты. Однако, особенно в случае более сложных заказов (например, строительных проектов), выставление счетов может происходить только после завершения работ. Здесь Вам поможет пошаговое выставление счетов.

Процесс выставления счета #

Выставление счетов является частью бухгалтерской системы Вашей компании и, по сути, работает следующим образом:

• Подготовьте счет: Внесите все необходимые данные в счет-фактуру, такие как артикулы, цены, количество, налоговые ставки, дата и данные о клиенте.
• Отправить счет: Отправьте созданный счет-фактуру клиенту - по почте, электронной почте или через онлайн-портал.
• Проверка входящих платежей: Сверяйте поступающие платежи с Вашей непогашенной дебиторской задолженностью и при необходимости отправляйте напоминания о платежах.
• Отправить и заархивировать: Оформите деловую операцию и тщательно сохраните все документы.

Юридические аспекты выставления счетов #

В России выставление счетов-фактур подробно регулируется Налоговым кодексом Российской Федерации, часть 2, глава 21, статья 169. Соответственно, Вы обязаны выставлять другим компаниям счета-фактуры за оказанные Вами услуги. В случае продаж частным лицам такой обязанности нет.

Сроки выставления счетов #

Не существует законодательных требований относительно срока, в течение которого должен быть выставлен счет. Тем не менее, Ваши клиенты могут попросить выписать счет побыстрее. Существует прямое обязательство по фискализации кассовых аппаратов, особенно в секторе розничной торговли: Счета-фактуры или данные о транзакциях должны передаваться в электронном виде немедленно.

Срок исковой давности по счетам #

Всегда следите за своей непогашенной дебиторской задолженностью, потому что счета могут стать просроченными! Счета становятся просроченными по истечении трех лет, если Вы забыли выставить счет за услугу или не предприняли юридических действий против неплательщиков. По истечении этого срока должник может отказаться оплачивать счет, и Вы уже не сможете добиться исполнения своих требований в суде.

Период начинается в день, когда долг становится подлежащим оплате, в большинстве случаев, когда дата оплаты, указанная в счете, уже прошла. Таким образом, если Вы выставили счет 1 июля 2021 г., подлежащий оплате в течение 30 дней, срок оплаты наступил 31 июля 2021 г. Ваше требование не имеет срока исполнения с 31 июля 2024 г.

Период хранения счетов-фактур #

Согласно закону, Вы обязаны сделать копию каждого счета-фактуры и хранить ее в течение пяти лет. Архивируйте каждый счет-фактуру в виде, доступном только для чтения, независимо от того, является ли он цифровым или печатным. Это необходимо потому, что последующие изменения в счетах-фактурах запрещены.

Если Вы все еще предпочитаете бумажные счета электронным, Вам следует предусмотреть место для их хранения, поскольку папки с файлами быстро заполняют полки. Вы также должны обеспечить уничтожение копий счетов в соответствии с правилами защиты данных по окончании срока хранения.

Обязательная информация для выставления счета #

Согласно закону, счет-фактура в России должен содержать следующую информацию:

1. Название и адрес поставщика услуг и получателя услуг
2. Налоговый номер (ИНН) обеих сторон
3. Дата выставления
4. Порядковый номер счета-фактуры
5. Количество и тип поставленных товаров или услуг
6. Сумма нетто и брутто, а также ставка и размер налога

Типичные ошибки при выставлении счетов #

Если Вы допустите ошибку при выставлении счета, это может иметь налоговые и, в худшем случае, юридические последствия. Поэтому Вам следует работать сосредоточенно и тщательно следить за тем, чтобы счет-фактура содержал всю обязательную информацию и чтобы цифры были верными. Тем не менее, все может произойти очень быстро: Достаточно лишь немного невнимательности - и переставленная цифра или опечатка вкралась в счет.

Другими типичными ошибками при выставлении счетов являются

• Отсутствует уникальный номер для каждого счета-фактуры.
• Неправильно указан НДС.
• Не указаны условия оплаты.
• Копия счета-фактуры обрабатывается после отправки.

Как избежать ошибок при выставлении счетов-фактур #

Ниже Вы узнаете, как избежать вышеупомянутых ошибок при выставлении счетов-фактур.

Генерировать последовательный номер счета-фактуры #

Налоговая инспекция принимает только те счета-фактуры, на которых указан номер счета-фактуры. Однако для Вашего внутреннего финансового учета также выгодно, если каждый счет-фактура может быть четко и прослеживаемо отнесен к соответствующей хозяйственной операции. Последовательно возрастающий номер гарантирует, что каждый счет-фактура будет уникальным.

Если Вы нумеруете свои счета вручную, то дубликаты или недостающие номера могут быть созданы по ошибке. Профессиональная программа для выставления счетов-фактур, напротив, генерирует уникальный идентификационный номер для каждого нового счета-фактуры. Поэтому рекомендуется использовать автоматический номер , генерируемый программой.

Правильно показывайте налог на добавленную стоимость (НДС) #

В России обычная ставка НДС составляет 20 процентов, а сниженная ставка НДС 10 процентов. В зависимости от типа товаров и услуг, на которые Вы выставляете счет-фактуру, могут применяться различные налоговые ставки. Не всегда понятно, какая налоговая ставка применяется в том или ином случае. Узнайте больше и убедитесь, что Ваши товары и услуги облагаются налогом правильно.

Все может стать еще сложнее, если Вы выставляете счета-фактуры по зарубежным операциям: Например, если Ваш покупатель компания в ЕС, он должен уплатить НДС в налоговую службу соответствующей страны-члена ЕС. Это называется процедурой обратного начисления. В этом случае Вы не показываете НДС, а вместо этого указываете в счете-фактуре обязанность получателя услуги. К компаниям, выставляющим счета-фактуры в третьих странах за пределами ЕС, российский НДС также не применяется, а действуют правила соответствующей страны.

Указывайте условия оплаты при выставлении счета #

Вы можете использовать условия оплаты, чтобы указать, когда и как Ваши клиенты должны оплачивать товары или услуги. Например, оплата может быть произведена банковским переводом, прямым дебетом или наличными. В зависимости от способа оплаты не забудьте указать свои полные банковские реквизиты.

Срок оплаты определяет период, в течение которого Ваши клиенты должны оплатить счет. Обычно этот срок составляет от 14 до 30 дней. В дате платежа указывается точная дата, не позднее которой должен быть получен платеж. Уточните это в счете.

Предоплата особенно широко распространена в интернет-магазинах. При таком способе оплаты клиент производит оплату до получения товара или услуги. Преимущество для Вас: Отправляя свои товары только после получения оплаты, Вы сводите к минимуму риск неоплаты. Выставляя счет, указывайте, что Вы уже получили сумму счета.

Неправильно отправленный счет – что теперь? #

Как только Вы поймете, что выставили неверный счет-фактуру, Вы должны отменить его и исправить новым счетом-фактурой, который Вы отправляете получателю счета-фактуры. Это не только создает значительный объем дополнительной работы, но и часто сбивает с толку или даже расстраивает клиента. В этом случае важно, чтобы Вы отреагировали профессионально и извинились за случившееся.

Вы должны сохранить как первоначальный счет, так и исправительный счет для целей бухгалтерского учета. Для счетов, которые уже были оплачены и по которым была выставлена завышенная сумма, также требуется кредитная нота.

Контрольный список для бесперебойного выставления счетов #

Вот еще один обзор наиболее распространенных камней преткновения при выставлении счетов-фактур и того, на что Вам следует обратить внимание при окончательной проверке счета-фактуры:

• отсутствие опечаток в имени и адресе получателя услуг
• отсутствие переноса цифр в номере счета-фактуры, налоговом номере или идентификаторе НДС
• все пункты счета (услуги, количество, цены) и суммы нетто указаны правильно
• НДС указан правильно
• дата счета, сумма счета и крайний срок оплаты четко видны

Бесплатный шаблон для электронного выставления счетов #

Электронное выставление счетов с помощью программного обеспечения для выставления счетов экономит Вам массу времени и бумаги. Другие преимущества выставления счетов-фактур в Вашей компании – это уменьшение вероятности ошибок, автоматизация повторяющихся процессов, а также простая и понятная подготовка данных. Заранее подготовленные шаблоны счетов-фактур, которые уже содержат всю обязательную информацию, помогут Вам выполнить требования законодательства.

Звучит неплохо? Тогда начните с бесплатного шаблона от SeaTable и настройте процесс выставления счетов-фактур в Вашей компании в соответствии с Вашими потребностями! Чтобы попробовать наш шаблон, прокрутите наш интерактивный встроенный шаблон:

Преимущества для выставления счетов:

• Простое создание и отправка цифровых счетов одним нажатием кнопки
• Интеллектуальные связи с другими таблицами в Вашей базе данных
• Создавайте индивидуальные макеты счетов на нескольких языках
• Синхронизация в режиме реального времени для одновременной совместной работы команды
• Различные варианты статистики, оценки и визуализации

Очень важно: При выставлении счетов с помощью SeaTable Ваши данные оптимально защищены и хранятся в немецких центрах обработки данных. У Вас также есть возможность самостоятельно разместить SeaTable Server и таким образом сохранить полный суверенитет над данными. Если Вы выберете SeaTable Cloud , доступ к Вашим данным и счетам также можно получить в режиме онлайн в любое время и из любого места.

Часто задаваемые вопросы #

TAGS: Бухгалтерский Учет