Oferece cursos de saúde e desporto? Trabalha num estabelecimento de ensino ou está a planear outros eventos presenciais ou virtuais? Então, uma lista de presenças digital é a solução ideal para si! Saiba tudo sobre omodelo de lista de presenças gratuitoda SeaTable e as vantagens em comparação com uma lista de presenças convencional em Excel ou listas manuscritas em papel.
O que é uma lista de presenças?
Os participantes de um evento registam a sua presença numa lista de presenças para confirmar a sua presença num compromisso.
Uma lista de presenças é o mesmo que uma lista de participantes?
Não, uma lista de presenças não é o mesmo que uma lista de participantes. Mas uma lista de participantes é mais ou menos o modelo para a lista de presenças: Enquanto umalista de participantesmostra as pessoas que se inscreveram num evento, independentemente de comparecerem ou não, alista de presençasdocumenta a presença efectiva das pessoas num evento.
É possível planear os eventos comantecedênciaatravés de um modelo de lista de presenças. No entanto, a lista de presenças pode ser assinadanas respectivas datas. Atualmente, a lista de presenças é muitas vezes criadadigitalmenteatravés de um modelo Excel, mas continua a ser impressa empapelpara assinatura. A seguir, verá como proceder de forma diferente.
Porque é que precisa de uma lista de presenças?
Com uma lista de presenças, é possível registar quem participou em que datas. Com base nisso, pode, por exemplo, emitir umcertificadodeparticipação aos participantes num curso. Também pode ser necessária uma lista de participantes assinada para as reuniões, de modo a que as votações sejam efetivamente vinculativas. Com base nataxa de participação, normalmente também é possível tirar conclusões sobre a forma como o evento é recebido pelos participantes.
Requisitos legais para uma lista de participantes
Tenha em atenção oRegulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD)para todas as listas de participantes que sirvam de modelo para uma lista de presenças. Em particular, se estiverem em causa dados pessoais sensíveis, como endereços ou dados de saúde, os participantes devem ter dado o seu consentimento para o tratamento dos seus dados.
É igualmente importanteprotegera sua lista de participantes, por exemplo, em Excel,contra o acesso não autorizado. Uma solução de software que permita autorizar apenas determinadas pessoas a aceder à lista de participantes oferece uma melhor proteção do que um modelo Excel. Deve também verificar se éobrigado a conservara lista de presenças do seu evento.
O que deve incluir numa lista de participantes?
Cabe-lhe a si decidir quais os dados que solicita aos seus participantes. No entanto, quando se cria uma lista de participantes, são sempre necessárias algumas informações: estas incluem osnomese osdados de contacto(endereço eletrónico, número de telefone) dos participantes. Além disso, dependendo do objetivo do evento, oendereço, adata de nascimento,o sexoou determinadosconhecimentos e qualificações anteriorespodem também ser relevantes.
Numa lista de presenças, nunca se deve esquecer otítulo e a data do evento, bem como um campo para aassinatura. Naturalmente, também encontrará todas estas informações no modelo de lista de presenças do SeaTable, pelo que não tem de criar um novo modelo Excel para a sua lista de presenças.
Como criar um modelo para a sua lista de presenças sem o Excel
O SeaTable combina o poder de uma base de dados com a simplicidade de um modelo Excel para criar uma lista de presenças. Se pretender introduzir informações adicionais para além dos dados de amostra, pode personalizar o nosso modelo gratuito de lista de presenças de acordo com as suas necessidades, acrescentando colunas para as informações necessárias.
O modelo de lista de presenças com a lista integrada de participantes
O SeaTable facilita a organização e a gestão de eventos, como cursos, seminários ou acções de formação. No primeiro quadro, começa por enumerar todas asdatas do evento. Aqui também pode introduzir detalhes sobre o professor, o local e a duração, bem comodocumentos. Tomámos como exemplo uma série de conferências numa universidade.
A segunda tabela contém omodelo de lista de participantes. As informações (por exemplo, número de matrícula, programa de estudos e endereço de correio eletrónico) dos estudantes que se inscreveram na aula são armazenadas aqui. No final do período de aulas, pode criarcertificados de presençacom o toque de um botão para aqueles que assistiram regularmente à aula.
Recolha automática de dados com formulários Web
Utilize formulários Web intuitivos nos quais os participantes podemassinar digitalmenteeintroduzir os seus próprios dados. Após o envio, os dados sãoautomaticamenteguardados nas suas tabelas. O modelo de lista de presenças do quadro 3 também funciona comligaçõesaos quadros 1 e 2: os participantes só têm de selecionar a data atual e o seu nome na lista de participantes antes de confirmarem a sua presença com a sua assinatura.
Também pode utilizar um formulário Web para realizar uminquérito de avaliaçãoapós o evento, no qual os participantes podem fornecer feedback e classificações.
Vantagens do modelo de lista de presenças num relance
-Gratuito: Para utilizar o modelo de lista de presenças do SeaTable,basta registar-se gratuitamentecom o seu endereço de correio eletrónico.
-Menos esforço: Permita que os seus participantes introduzam dados através de formulários Web, que acabam automaticamente no seu modelo de lista de participantes. Gerir todos os dados digitalmente e nunca mais digitalizar listas de presenças em papel!
-Intuitivo: Graças ao design de fácil utilização, a introdução de dados é rápida e menos propensa a erros do que com uma lista de participantes em Excel ou registos manuais.
-Flexível:Adicione as colunas que quiser e personalize o modelo de lista de presenças de acordo com as suas necessidades individuais. Ao contrário de uma lista de participantes do Excel, também pode guardar ficheiros, imagens e assinaturas.
-Proteção de dados: O armazenamento seguro e em conformidade com o RGPD dos dados dos participantes na nuvem ou no local permite um controlo total, tal como os direitos de acesso granulares.
-Prático: A lista de participantes online pode ser acedida a partir de qualquer lugar e a qualquer momento e está protegida contra perda. Se desejar, também pode exportar o modelo de lista de participantes como um ficheiro Excel ou CSV e imprimi-lo.
-Potente: Beneficie do construtor de aplicações integrado, de inúmeras opções de visualização e de funções de filtragem, ordenação e agrupamento para a preparação de dados.
-Sempre atualizado: Mantenha-se sempre atualizado graças às funções de comunicação, ao histórico completo de alterações e à atualização em tempo real.
-Escalável: A nossa solução cresce com a sua empresa - independentemente de ter um ou mil participantes.
Modelo interativo
Percorra o nosso modelo incorporado de forma interactiva ou leia a descrição clicando no símbolo i por trás do nome do modelo. Isto dar-lhe-á uma melhor noção das funções do modelo de lista de presenças. Se tiver dúvidas ou problemas, recomendamos que utilize a nossasecção de ajuda.