- Empresa: Johannes Fontanus College
- Indústria: Instituição de ensino
- Localização: Países Baixos
A situação inicial: Processos manuais, ineficiência e custos elevados #
No Colégio Johannes Fontanus , uma escola secundária em Barneveld, cerca de 95% dos alunos utilizam os computadores portáteis fornecidos pela escola. A isto juntam-se as necessidades dos 300 funcionários. Com o sistema fragmentado existente de bilhetes em papel, comunicação por correio eletrónico e várias folhas de cálculo, o departamento de TI estava a atingir os seus limites. Para racionalizar os processos e reduzir o esforço manual, era necessário desenvolver um sistema robusto e integrado para apoio informático, gestão de activos e gestão de projectos.
Matthias van Laar, Departamento de TI
O SeaTable impressionou pela sua flexibilidade e desempenho #
A transição começou quando Ko Smidt, que já tinha começado a implementar o SeaTable para o departamento de exames na escola, contou aos colegas de TI a sua experiência com a plataforma sem código. “O SeaTable impressionou-nos com a sua flexibilidade e opções de implementação rápida”, disse Matthias van Laar. Em poucos dias, a equipa de TI conseguiu criar um sistema digital de emissão de bilhetes. A interface de utilizador intuitiva e a capacidade de criar rapidamente soluções personalizadas sem desenvolvimento extensivo foram outros factores-chave na decisão de implementar o SeaTable
A implementação correu extraordinariamente bem. O pessoal do Service Desk de TI e os administradores de sistemas trabalharam em conjunto para criar interfaces individuais adaptadas às capacidades técnicas dos diferentes grupos de utilizadores. Graças à interface de fácil utilização e às poderosas funcionalidades de automatização, mesmo o pessoal não técnico pode facilmente dominar a ferramenta. A capacidade de desenvolver e implementar soluções de forma iterativa permitiu a otimização contínua dos processos sem perturbar as operações diárias.
Sucesso visível num curto espaço de tempo #
Com o SeaTable, a equipa de TI conseguiu reduzir significativamente o tempo gasto na introdução manual de dados, melhorar a comunicação entre o pessoal de TI e outros departamentos e obter uma transparência sem precedentes sobre todas as actividades do service desk e gestão de activos. Em geral, os processos foram acelerados.
As funções mais importantes do ponto de vista do departamento de TI incluem
- Vistas flexíveis e opções de filtragem
- Criação de formulários individuais para diferentes casos de utilização
- Opções de automatização para a atribuição de bilhetes
- Opções de integração com outras ferramentas, como o PRTG
- Funcionalidade de conjunto de dados para partilhar informações em diferentes tabelas
- A capacidade de criar aplicações personalizadas para diferentes grupos de utilizadores
O novo sistema de emissão de bilhetes para estudantes preenche agora automaticamente os dados dos estudantes, controla a disponibilidade de computadores portáteis emprestados e atribui bilhetes de apoio aos membros da equipa adequados. O sistema de emissão de bilhetes para funcionários foi integrado no programa de monitorização da rede, fornecendo uma visão geral em tempo real dos pedidos de assistência e do estado dos dispositivos.
A ferramenta também é utilizada para:
- Gestão de activos: Acompanhamento de computadores portáteis e equipamento de TI dos funcionários
- Administração de gestão de projectos: Organização e acompanhamento de iniciativas de TI
- Integração da gestão de instalações: Desenvolvemos um sistema de bilhética personalizado para vários serviços de instalações
Um dos próximos passos que Matthias van Laar e os seus colegas estão a estudar é a implementação de um sistema automatizado de gestão de crachás de cacifo a ser integrado no seu Active Diretory.
Suporte de TI digitalizado com o SeaTable #
Com a capacidade do SeaTable para criar vistas personalizadas, automatizar processos e integrar ferramentas existentes, a equipa de TI conseguiu simplificar e otimizar significativamente os processos existentes. O que começou como uma solução para gerir os problemas dos portáteis evoluiu para um sistema de gestão abrangente que apoia a eficiência, a colaboração e o planeamento estratégico em toda a equipa de TI.