O Haut Conseil de l’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur (Hcéres) é uma autoridade pública independente em França, regida pelos artigos L. 114-3-1 a L. 114-3-6 e R. 114-1 a R. 114-23 do Código da Investigação francês. As principais tarefas do Hcéres incluem
- A avaliação de todas as instituições de ensino superior e de investigação em França.
- A validação dos procedimentos de avaliação propostos por outras organizações.
- A avaliação de universidades privadas em França e no estrangeiro, a pedido.
A Hcéres foi confrontada com o desafio de tornar os seus complexos processos de dados mais eficientes e em conformidade com os requisitos legais. Com o SeaTable, a Hcéres encontrou uma solução para centralizar a sua gestão de dados e melhorar a colaboração.
Situação inicial: A Hcéres e o desafio de uma gestão de dados eficiente #
Enquanto autoridade independente, o Hcéres é responsável pela avaliação de todas as instituições francesas de ensino superior e de investigação. Antes da introdução do SeaTable, estes processos eram geridos principalmente através de folhas de cálculo Excel. No entanto, este método era cada vez mais ineficaz e conduzia a lacunas de segurança e a uma base de dados fragmentada. Era altura de encontrar uma alternativa Excel que simplificasse todo o processo e satisfizesse os requisitos do Hcéres.
A transição do Excel para o SeaTable: Porque é que o SeaTable foi a escolha certa para a Hcéres #
Para ultrapassar os desafios da gestão de dados, o Département du Numérique et des Données (DND) do Hcéres optou pelo SeaTable - uma plataforma flexível e fácil de utilizar que optimizou significativamente os processos de avaliação. O SeaTable centralizou todos os dados e permitiu que o Hcéres simplificasse todo o processo de avaliação, tanto em França como a nível internacional.
Implementação do SeaTable no Hcéres #
A implementação do SeaTable começou com uma prova de conceito (POC) num único departamento. Esta fase piloto centrou-se na gestão de convenções e potenciais listas de especialistas. Com base no sucesso deste teste, o SeaTable foi gradualmente alargado a outros departamentos e serviços de avaliação do Hcéres. Atualmente, a agência utiliza a plataforma sem código SeaTable para formar eficazmente comités de avaliação e simplificar o processo de preparação das avaliações.
As vantagens do SeaTable para o Hcéres #
- Gestão centralizada de dados: Com o SeaTable, todas as informações foram centralizadas numa única base de dados em rede, eliminando registos inconsistentes e fluxos de trabalho fragmentados.
- Colaboração optimizada: A gestão centralizada e a ligação de tabelas permitiram uma colaboração mais eficiente entre as diferentes equipas da Hcéres.
- Gestão de acesso melhorada: Os direitos de acesso diferenciados garantiram a segurança dos dados, dividindo claramente as responsabilidades.
- Relatórios rápidos e fáceis: As “vistas simplificadas” do SeaTable permitiram filtrar os dados por critérios específicos e gerar relatórios rapidamente, acelerando significativamente a tomada de decisões.
Feedback do utilizador e histórias de sucesso #
Jean-Christophe Martin, Diretor Adjunto da DND, explica: “O SeaTable permitiu-nos renovar a nossa gestão de dados e melhorar a sua utilização e apresentação. Isto aumentou significativamente a eficiência dos nossos utilizadores.”
Clément Bréhin, gestor técnico do projeto, acrescenta: “O SeaTable melhorou muito a nossa colaboração com os departamentos de avaliação. É intuitivo, facilmente personalizável e seguro.” Graças a workshops e formação interna, os colaboradores da Hcéres conseguiram adotar o SeaTable de forma rápida e fácil.
Conclusão: A Hcéres está a melhorar a sua gestão de dados - e você também pode fazê-lo #
O SeaTable provou ser uma plataforma valiosa para melhorar a gestão de dados e a colaboração na Hcéres. A centralização dos dados e a facilidade de utilização aumentaram a eficiência e simplificaram os processos. Outras organizações também podem beneficiar das vantagens desta solução flexível.
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