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A função de IA Extract lê de forma específica determinadas informações de texto não estruturado e escreve-as em colunas individuais. Desta forma, transforma texto corrido em dados estruturados — por exemplo, número de fatura, data e montante de um texto de fatura.

  • Faturas: Ler número de fatura, data, montante e destinatário de textos de faturas.
  • E-mails: Extrair nome do remetente, assunto e pedido principal de mensagens recebidas.
  • Contratos: Registar duração do contrato, prazo de rescisão e partes contratantes de textos de contratos.
  • Encomendas: Ler número de artigo, quantidade e endereço de entrega de textos de encomendas.
  • Cartões de visita (após OCR): Ler nome, empresa, número de telefone e e-mail do texto reconhecido.
  • Uma tabela com pelo menos uma coluna de texto que contenha o texto a analisar.
  • Uma ou mais colunas de resultados nas quais as informações extraídas serão escritas.

Crie uma nova regra de automatização conforme descrito no artigo Configurar uma automatização IA . Escolha um gatilho adequado — por exemplo Quando uma linha é adicionada, para que as novas entradas sejam processadas imediatamente.

Clique em Adicionar ação e selecione Chamar IA.

Nas definições da ação, escolha:

  • Tabela: A tabela na qual a IA deve trabalhar.
  • Função: Extract

Definições da ação para a função Extract selecionada

Selecione a coluna cujo conteúdo a IA deve analisar. Normalmente trata-se de uma coluna de texto com texto não estruturado — por exemplo, o texto completo de uma fatura ou de um e-mail.

O prompt é particularmente importante para a função Extract. Descreva exatamente que informações a IA deve extrair. Seja o mais preciso possível.

Exemplos de prompts:

Prompt Informações extraídas
Extrai o número da fatura, a data da fatura e o montante total. Três valores individuais
Lê o nome, a empresa e o endereço de e-mail do texto. Dados de contacto
Encontra a data de início, a data de fim e o prazo de rescisão. Informações contratuais
Extrai a descrição do artigo e a quantidade da encomenda. Detalhes da encomenda

Atribua cada informação a extrair à sua própria coluna de resultados. Escolha o tipo de coluna adequado ao conteúdo esperado — a IA reconhece o formato e escreve os valores diretamente no tipo de coluna correto. Assim, as datas ficam de forma fiável numa coluna de data e os textos numa coluna de texto.

Configurar várias colunas de resultado

Clique em Guardar e teste a automatização com uma entrada que contenha as informações a extrair. Verifique se os valores são registados corretamente nas colunas de resultados.

Na sua tabela, armazena faturas recebidas como texto corrido (ou após reconhecimento OCR). Pretende extrair automaticamente os dados de faturação mais importantes para colunas individuais.

Configuração:

  • Gatilho: Quando uma linha é adicionada
  • Função: Extract
  • Coluna de entrada: Texto da fatura
  • Prompt: Extrai as seguintes informações do texto da fatura: número da fatura, data da fatura (no formato DD/MM/AAAA), montante líquido, montante de IVA e montante bruto.
  • Colunas de resultados: Número da fatura, Data da fatura, Montante líquido, IVA, Montante bruto

Assim que uma nova entrada com um texto de fatura é criada, a IA extrai os dados relevantes e escreve-os nas respetivas colunas.

  • Seja específico no prompt. Em vez de “Extrai as informações importantes”, escreva exatamente quais campos precisa. Quanto mais preciso for o prompt, mais fiável será o resultado.
  • Indique o formato desejado. Se precisa de uma data no formato DD/MM/AAAA, escreva isso no prompt. O mesmo se aplica a montantes com ou sem símbolo de moeda.
  • Teste com diferentes textos. Faturas de diferentes remetentes têm formatos diferentes. Verifique se a IA também encontra as informações corretas com layouts diferentes.
  • Combine Extract com OCR. Se os seus dados de origem estão em forma de imagens (por ex. faturas digitalizadas), utilize primeiro a função OCR e depois Extract numa segunda ação.