- Entreprise: SecUnity GmbH
- Industrie: Services gérés de sécurité informatique
- Emplacement: Allemagne
Avec SeaTable, prenez des décisions plus rapides et plus pertinentes #
Les logiciels spécialisés pour la facturation, la création de devis, l’ERP ou le marketing et les ventes ne sont pas rares dans de nombreuses entreprises. Est-ce un problème ? Dans la grande majorité des cas, certainement. C’est le boulet sur la jambe de l’entreprise qui ralentit la transformation numérique et empêche de travailler de manière moderne et axée sur les données. Le prestataire de services de sécurité informatique SecUnity , basé dans le nord de l’Allemagne, en a fait l’expérience. Après avoir adopté SeaTable comme base de données centrale et outil de gestion pour presque toutes les unités commerciales, l’équipe a acquis une meilleure compréhension des données existantes, les décisions ont été prises plus rapidement et en fonction des données. L’entreprise a allumé le turbo de la productivité.
Nous avons parlé à Stephan Lehniger, PDG de SecUnity, de son expérience.
Stephan Lehniger, PDG de SecUnity
SeaTable : M. Lehniger, tout d’abord, recommanderiez-vous SeaTable à quelqu’un d’autre ?
Stephan Lehniger : Absolument - en fait, nous ne faisons pas que recommander SeaTable, nous travaillons nous-mêmes pour des clients en tant que consultants externes, fournisseurs d’idées et opérateurs d’environnements SeaTable, et nous voulons développer cette activité.
ST : Présentez brièvement votre entreprise. Que faites-vous ?
SL : Bien sûr, je suis le fondateur et le directeur général de SecUnity. Nous offrons des services de sécurité gérés pour les environnements informatiques. En fait, pour des clients de toutes tailles et dans tous les pays.
ST : Nous savons déjà que vous utilisez beaucoup SeaTable. Pouvez-vous nous décrire brièvement les domaines dans lesquels vous l’utilisez concrètement ?
SL : Actuellement, nous utilisons SeaTable dans tous les domaines de l’entreprise. A l’exception de notre système de tickets, de notre système de messagerie instantanée et de nos communications par e-mail, il n’existe actuellement aucun processus, aucune communication, aucun flux quotidien qui ne soit basé sur SeaTable. Lorsque de nouveaux sujets ou de nouveaux besoins apparaissent, nous nous demandons d’abord s’ils peuvent être traités avec SeaTable avant de chercher une solution tierce.
ST : Quelle était la situation avant SeaTable ? Quels outils utilisiez-vous ?
SL : Avant de lancer SeaTable, nous utilisions différents outils pour chaque type de processus au sein de SecUnity. Par exemple, un logiciel de gestion des stocks pour les devis, la facturation, les systèmes de documentation, les systèmes d’organisation entre collègues, etc. Le défi était que nous gérions toutes les données dans différents systèmes, ce qui rendait de plus en plus difficile la fusion des données. Tous les systèmes et processus étaient décentralisés et chaque collègue gérait les informations dans un format individuel. C’est ainsi que nous avons eu une dimension de documents différents avec des versions différentes.
Pour moi, en tant que directeur général, il y avait trop de programmes qui nous obligeaient à nous adapter à eux, à forcer nos processus dans leurs structures, au lieu que les programmes s’adaptent à notre entreprise. Cela a eu pour conséquence que les processus ne fonctionnaient pas efficacement chez nous et que les développements avançaient beaucoup plus lentement que ce que nous pouvons faire actuellement. En particulier, la individualité dont nous avons besoin pour notre activité principale ne pouvait être représentée dans aucun autre outil exactement comme nous pouvons le faire aujourd’hui avec SeaTable.
ST : Comment avez-vous entendu parler de SeaTable ?
SL : Par une recommandation d’un ancien collègue de la région de Schwerin. Son entreprise avait testé SeaTable pour organiser en interne des audits de certification ISO et de certification. J’étais de plus en plus insatisfait de notre organisation et je cherchais une plate-forme flexible qui nous permette de partir de zéro et de regrouper les processus.
ST : Les raisons de choisir un logiciel sont très diverses. Qu’est-ce qui a fait pencher la balance en votre faveur ?
SL : Trois points ont été décisifs à mon avis : la facilité de démarrage, le fait que nous puissions voir des résultats rapidement et que nous ayons pu établir une relation de confiance avec SeaTable en tant qu’entreprise en Allemagne. Nous avons simplement eu le sentiment que nous pouvions grandir ensemble avec l’entreprise et que nos intérêts étaient vraiment entendus. Nous avons été très satisfaits de l’aide que SeaTable nous a apportée pour gérer notre propre instance en interne.
ST : En combien de temps avez-vous pu passer à la nouvelle version ? L’implémentation a-t-elle pris du temps ?
SL : Au contraire, le processus de mise en œuvre a été extrêmement rapide. En tant que directeur général, j’avais le pouvoir de décider de limiter très rapidement nos processus à SeaTable et de ne pas devoir mettre en place de longs environnements de démonstration en interne avant de prendre une décision.
ST : Avez-vous rencontré des difficultés lors du déploiement ?
SL : Oui, mais principalement dans l’esprit des employés et des collègues, qui ont dû apprendre à penser “SeaTable”. Il s’agit d’une plate-forme très flexible qui permet de réaliser pratiquement tous les processus, toutes les collectes et tous les traitements de données, toutes les organisations et toutes les vues d’ensemble. Mais il faut aussi avoir la créativité et l’imagination nécessaires pour le mettre en forme dans un tableau. En revanche, les nouveaux employés entrent directement dans notre écosystème SeaTable. Ils n’ont rien connu d’autre chez nous pendant leur formation initiale, ce qui leur permet de s’approprier très rapidement le système.
ST : Repenser ses processus et ses structures habituelles et les réorganiser de manière flexible peut être un défi, vous avez raison. Comment avez-vous géré ce changement ?
SL : En tant que directeur général, ma tâche principale était de voir comment les données convergeaient de manière structurée ; la responsabilité des différents secteurs et départements était ensuite de définir pour eux-mêmes comment certains processus devaient fonctionner. Par exemple, dans le domaine de la comptabilité, nous avons complètement réorganisé le processus global de facturation, nous l’avons transformé au fil du temps et, grâce à l’automatisation de SeaTable et aux possibilités offertes par l’application Universal App, nous l’avons structuré et développé de manière très différente et efficace de ce que nous pouvions faire auparavant.
ST : Quels sont les besoins supplémentaires de SecUnity ?
SL : Il n’y a presque plus de domaines où SeaTable n’est pas utilisé. Comme je l’ai dit, notre système de tickets, notre communication par e-mail et notre chat en direct sont des solutions que nous n’avons pas actuellement dans SeaTable. Tous les autres domaines qui se développent en parallèle dans nos activités quotidiennes - par exemple la gestion du changement, le marketing, la gestion des médias sociaux et la gestion de projet plus complexe - sont des sujets que nous développons petit à petit. En bref, il est presque impossible d’utiliser SeaTable dans d’autres domaines de l’entreprise. Mais SeaTable devra grandir avec nous dans les années à venir, et nous espérons qu’il grandira avec nous, comme nous le souhaitons.
ST : Concrètement, qu’est-ce qui s’est amélioré avec l’introduction de SeaTable ? Y a-t-il eu des changements mesurables ?
SL : Nous avons constaté des améliorations mesurables au sein de l’entreprise dans la mesure où le rapport entre le personnel administratif et le personnel de projet, qui représente notre activité principale à l’extérieur, a diminué. Non pas parce que nous avons supprimé des postes, mais parce que SeaTable nous a permis d’être beaucoup plus efficaces sur le plan administratif et d’augmenter notre personnel technique plus rapidement que notre personnel administratif. Dans le même temps, la quantité de processus, les exigences relatives aux processus individuels, les étapes individuelles et la complexité des processus individuels ont considérablement augmenté. Nous créons donc plus de travail - plus efficacement et plus rapidement - avec proportionnellement moins de personnel.
Nous constatons des changements qualitatifs surtout dans la qualité de notre travail avec nos clients. Par exemple, nous avions testé différentes solutions de gestion de projet et n’avions trouvé aucun outil qui était à ce moment-là au niveau de performance que nous avions dans l’entreprise. Soit les systèmes étaient beaucoup trop complexes et beaucoup trop orientés vers l’avenir. Nous n’en étions tout simplement pas encore là en interne. Ou bien les systèmes étaient tout simplement trop rigides et nous ne pouvions pas les utiliser efficacement à ce stade. SeaTable nous a permis de mettre en place la gestion de projet au moment où nous en avions besoin et depuis, elle évolue avec nous chaque mois. Nous faisons plusieurs ajustements par mois et le système évolue en fonction des compétences de notre personnel et de la complexité des projets de nos clients.
ST : On voit que vous êtes très positif à l’égard de SeaTable, mais pour finir, à quel point êtes-vous satisfait ? Que pensez-vous que nous pourrions améliorer ?
SL : Nous sommes extrêmement satisfaits de SeaTable depuis des mois et des années. Nous sommes impressionnés par la façon dont le produit évolue. Nous sommes impressionnés par le fait que le développement depuis la Chine s’intéresse au feedback de l’Allemagne et que celui-ci soit mis en œuvre. Surtout si l’on considère que nous voulons mettre en œuvre des solutions très individuelles. Chaque employé a une vision idéale différente de la manière dont il souhaite travailler avec les données. L’un avec des tableaux, l’autre avec des applications web, le suivant avec des statistiques. Nous bénéficions de la flexibilité et de la personnalisation du traitement des données à tout moment, ainsi que de la possibilité de les traiter séparément. Mais nous voyons aussi que cette interconnexion de données au sein de SeaTable nécessite beaucoup de ressources.
La synchronisation entre les données prend beaucoup de temps. Si SeaTable pouvait évoluer pour relier plus rapidement les données entre elles et déclencher des automatismes directement dans le système sans avoir recours à des outils d’automatisation, il intéresserait certainement beaucoup plus de clients en tant que solution unique.
ST : Monsieur Lehniger, merci pour cet entretien.
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