SeaTable – Votre modèle de carnet de route électronique
Documentez vos déplacements professionnels de manière conforme à la législation fiscale et juridiquement sûre grâce au modèle de carnet de bord. Saisie mobile, évaluations automatiques, archivage sécurisé – le tout sans le désordre d’Excel. Économisez du temps lors de votre déclaration d’impôts et réduisez les risques liés à la conformité.
Tenir un carnet de bord en ligne
Carnet de bord numérique pour les entreprises
Qui utilise SeaTable ?
Des entreprises leaders à l'échelle mondiale font confiance à SeaTable.
100.000+
Téléchargements au cours de la première année de Docker Hub
1.500+
Utilisateurs quotidiens sur SeaTable Cloud
4.6
Évaluation sur Capterra
Vos avantages
Tenir un carnet de route en ligne avec SeaTable
La solution IA sans code SeaTable séduit par sa flexibilité et sa personnalisation. Elle constitue une alternative performante aux modèles Excel statiques de carnets de route. Avec notre carnet de bord numérique, vous bénéficiez d une collaboration en temps réel, d évaluations automatiques et d un archivage conforme aux normes d audit – idéal pour les équipes qui souhaitent documenter leurs déplacements professionnels de manière conforme à la législation fiscale sans se perdre dans le chaos d Excel.
Toujours à jour : restez informé grâce aux mises à jour en temps réel, à l’historique complet des modifications et à l’authentification numérique des conducteurs.
Accès depuis n’importe où : avec un carnet de bord en ligne, vous avez accès à vos données à tout moment, même depuis votre véhicule, et vous les protégez contre toute perte ou détérioration.
Conforme à la réglementation fiscale : le carnet de bord numérique répond à toutes les exigences légales de l administration fiscale et est documenté de manière conforme aux normes d audit.
Protection des données : SeaTable Cloud et le serveur IA SeaTable sont exclusivement hébergés en Allemagne, garantissant une conformité maximale avec le RGPD.
Évolutif : notre modèle de carnet de bord s’adapte à vos besoins, que vous gériez une ou plusieurs flottes.
Automatisé : connectez facilement votre carnet de bord à votre logiciel de comptabilité ou de gestion automobile via n8n et Zapier, pour des processus fluides.
Gérer les déplacements
Voici comment fonctionne le modèle de carnet de route.
Enregistrer et documenter les véhicules
Commencez par enregistrer tous les véhicules de votre flotte, en précisant le constructeur, le modèle, le numéro d’immatriculation et la date d’achat. Vous pouvez enregistrer les documents importants pour chaque véhicule : polices d’assurance, certificat d’immatriculation, rapports d’inspection et reçus de carburant. Tous ces documents sont accessibles de manière centralisée et archivés de manière sécurisée.
Enregistrer les trajets à l'aide du formulaire en ligne
Enregistrez chaque trajet professionnel de manière structurée via un formulaire en ligne : date, conducteur, véhicule, lieu de départ, lieu d’arrivée, motif du trajet, kilométrage au départ et à l’arrivée. Le système calcule automatiquement la distance parcourue et attribue un numéro unique à chaque trajet. L’authentification du conducteur et la signature numérique garantissent la sécurité juridique et rendent le carnet de bord inviolable.
Analyser les trajets à l'aide de plusieurs vues
Utilisez différentes vues spécialisées : vue tableau pour tous les détails, vue galerie pour un aperçu visuel, vue calendrier pour la planification temporelle et vue statistiques pour des analyses approfondies. Regroupez et filtrez par conducteur, véhicule, motif du trajet ou date afin d’identifier rapidement les tendances et les potentiels d’optimisation.
Communication, alertes et évaluations automatiques
Veuillez commenter les entrées de trajet et identifier les conducteurs ou les responsables pour toute question. Créez des règles de notification intelligentes pour les entrées manquantes ou les trajets non documentés. Le calcul automatique selon la méthode du 1 % et l’aperçu des frais de déplacement sont immédiatement disponibles pour votre déclaration d’impôts. Pour une automatisation plus poussée, connectez votre carnet de bord à n8n ou Zapier : synchronisez les données de trajet avec votre comptabilité, exportez des rapports ou envoyez des remboursements de frais de déplacement.
Votre tableau de bord personnalisé dans l'application
Grâce au générateur d’applications sans code intégré à SeaTable, vous pouvez facilement créer votre propre interface de carnet de bord personnalisée. Utilisez le formulaire web du modèle pour la saisie quotidienne des trajets par vos employés. Créez des tableaux de bord statistiques pour la direction, des vues calendaires pour la planification des trajets ou des vues séparées pour chaque conducteur – chacun ne voit que ses propres entrées. Partagez des rapports via un lien avec votre service comptable ou l’administration fiscale, enregistrez les reçus de carburant et les documents d’inspection, et utilisez des autorisations granulaires. Une protection par mot de passe et des accès personnalisés offrent une sécurité supplémentaire.
Documenter les trajets de manière sécurisée – avec SeaTable
Automatisation intelligente
Gestion des trajets assistée par IA avec SeaTable
Avec SeaTable, vous bénéficiez de puissantes fonctions IA , qui élèvent la gestion de vos déplacements à un niveau supérieur. Automatisez les tâches récurrentes et gagnez un temps précieux. Conforme au RGPD.
Classification automatique avec Classify
Laissez les données de trajet être classées automatiquement : l’IA identifie automatiquement le motif du trajet (par exemple, visite professionnelle, visite client, voyage d’affaires) à partir des textes de destination ou des notes et attribue les trajets à la bonne catégorie.
Reconnaissance de texte pour les pièces jointes avec OCR
Veuillez télécharger les reçus de carburant ou les rapports d’inspection, et la fonction OCR identifiera automatiquement les coûts, les dates et le kilométrage. Ces informations seront directement transférées dans votre tableau de bord.
Extraction intelligente des données avec Extract
La fonction Extract analyse les descriptions de trajet ou les documents téléchargés et extrait automatiquement les données pertinentes telles que le kilométrage, le montant ou le motif du trajet. Cela permet de gagner du temps et de réduire les erreurs de saisie.
Résumés avec Summarize
La fonction Summarize génère automatiquement des résumés de vos données de trajet pour les rapports et les déclarations fiscales. Vous obtenez ainsi rapidement un aperçu de vos frais de déplacement et de vos trajets professionnels.
Automatisation sur mesure avec Custom Prompt
La fonction Custom Prompt vous permet de définir vos propres instructions IA pour des tâches spécifiques : calcul automatique des frais de déplacement selon la règle des 1 %, priorisation des échéances de maintenance ou alertes intelligentes en cas d’entrées manquantes, selon vos besoins.
Contrôle de plausibilité automatisé par IA
L’IA détecte automatiquement les incohérences : kilométrage irréaliste, trajets de retour manquants, doublons ou lacunes dans le carnet de bord. Vous recevez des alertes immédiates, garantissant ainsi un carnet de bord sans erreur et conforme aux exigences fiscales.
Sécurité maximale
Modèle de carnet de route pour une documentation conforme à la législation
SeaTable est une solution moderne de base de données sans code, dotée d’une intelligence artificielle, d’automatisations et d’un générateur d’applications. Elle offre toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion d’un carnet de bord numérique et conforme aux exigences d’audit. La protection de vos données et la sécurité juridique sont notre priorité absolue.
Conforme au RGPD
Si vous utilisez SeaTable Cloud ou notre IA intégrée, toutes vos données restent en Europe. Notre infrastructure est hébergée exclusivement sur des serveurs situés en Allemagne, garantissant ainsi une conformité maximale.
2FA et SSO
SeaTable prend en charge toutes les techniques d’authentification courantes et permet l’authentification à deux facteurs et l’authentification unique (SSO). C’est vous qui décidez qui a accès à vos données.
Questions fréquentes concernant le modèle de carnet de bord de SeaTable
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Puis-je utiliser gratuitement le modèle de carnet de route de SeaTable ?
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Oui, vous pouvez utiliser gratuitement le modèle de carnet de route électronique avec SeaTable. Il vous suffit de créer un compte gratuit pour commencer immédiatement à documenter numériquement vos déplacements professionnels.
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Le modèle de carnet de route SeaTable est-il conforme à la législation fiscale et juridiquement sûr ?
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Oui, le modèle de carnet de bord enregistre toutes les informations requises par l’administration fiscale : date, conducteur, véhicule, motif du trajet, itinéraire et kilométrage. L’archivage numérique avec historique complet des modifications et authentification du conducteur garantit la conformité du carnet de bord et répond à toutes les exigences fiscales.
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Est-il possible de gérer plusieurs véhicules et conducteurs dans le carnet de bord ?
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Oui, le modèle de carnet de bord prend en charge plusieurs véhicules et conducteurs. Vous pouvez enregistrer tous les documents pertinents (assurance, immatriculation, inspections) pour chaque véhicule et créer des vues individuelles pour chaque conducteur, de sorte que chacun ne voie que ses propres entrées de trajet.
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Est-il possible d'enregistrer le carnet de bord à l'aide d'un smartphone ?
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Oui, le formulaire Web du modèle de carnet de bord est entièrement optimisé pour les appareils mobiles. Vous pouvez enregistrer vos trajets directement depuis votre smartphone ou votre tablette, que ce soit dans votre véhicule, en déplacement ou sur le terrain. Toutes les données sont immédiatement synchronisées avec le tableau central du carnet de bord.
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Comment fonctionne le calcul de la méthode 1 % dans le modèle de carnet de route ?
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La méthode du 1 % est une méthode simplifiée pour calculer les frais de déplacement. SeaTable effectue ce calcul automatiquement à partir de vos données de déplacement. Vous pouvez ainsi comparer si la méthode du carnet de bord ou la méthode du 1 % est la plus avantageuse pour votre déclaration d’impôts.
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Est-il possible d'importer mon carnet de route existant depuis Excel vers SeaTable ?
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Oui, vous pouvez facilement importer votre modèle Excel de carnet de route existant dans SeaTable. SeaTable prend en charge l’importation de fichiers Excel (.xlsx, .xls) et CSV. Après l’importation, vous pouvez personnaliser la structure des données et bénéficier de toutes les fonctionnalités de SeaTable.
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Est-il possible de relier mon carnet de bord à ma comptabilité ?
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Oui, SeaTable fonctionne parfaitement avec n8n et Zapier. Vous pouvez facilement connecter votre carnet de route à votre logiciel de comptabilité, votre système ERP ou d’autres outils, sans aucune programmation. Automatisez par exemple les virements de frais de déplacement ou la génération de rapports.
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Je souhaite utiliser SeaTable comme outil de gestion des déplacements. Existe-t-il une assistance gratuite ?
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Oui, vous pouvez contacter notre service d’assistance pour toute question. Pour ce faire, veuillez poser votre question sur notre forum communautaire ou nous contacter directement par e-mail.