- Entreprise: Leuchtturm1917
- Industrie: Papeterie et carnets de notes
- Emplacement: Allemagne
Contexte #
Pour les entreprises et les services commerciaux qui traitent des milliers de demandes et de commandes chaque année, une gestion efficace des offres et des commandes signifie également identifier les potentiels de revenus et les concrétiser par des mesures actives. C’est précisément le défi auquel a été confronté le service commercial B2B de Leuchtturm1917 . Le département Corporate Gifts de ce fabricant d’articles de papeterie et de carnets de notes traite à lui seul environ 4 000 demandes B2B par an. Leur expérience avec SeaTable montre comment, avec le bon outil, des processus complexes et chronophages peuvent être transformés en opérations rationalisées et efficaces, tout en gardant une vue d’ensemble sur l’ensemble du pipeline de vente.
Le défi : une gestion des offres complexe et inefficace #
L’équipe de vente B2B de Leuchtturm1917, composée de six personnes, a dû faire face à plusieurs défis dans la gestion des offres. Cette entreprise à vocation internationale commercialise principalement des carnets de notes avec différentes finitions et options de personnalisation. Chaque offre doit donc inclure le produit de base, la ou les finitions choisies, les frais fixes de production et les frais d’expédition. En fonction de l’échelonnement des quantités, il faut alors tenir compte de différentes remises par finition ou par article. “Gérer cette complexité tout en gérant des prix de base différents pour trois devises et trois niveaux de remise client en deux langues devenait de plus en plus difficile”, explique Björn Augustin, Team Lead Corporate Gift.
La solution : une base de données no code entièrement personnalisable #
Après avoir atteint ses limites avec Excel et le composant CRM de son système ERP, le département B2B a commencé à chercher une solution plus flexible. L’objectif était de mettre en place un nouvel outil qui permettrait de garder une trace transparente de tous les processus de gestion des devis et des commandes. AirTable, avec lequel le directeur commercial avait déjà eu une première expérience, était une solution évidente. Mais après une phase d’évaluation, la préférence est allée à SeaTable. Deux raisons principales ont fait pencher la balance. Outre la meilleure expérience utilisateur durant la phase d’évaluation, le fait que SeaTable soit une société allemande avec des serveurs exclusivement en Allemagne garantit une meilleure protection des données** que la concurrence américaine.
La mise en œuvre a été assurée par le “crack Excel” du service, qui a relevé le défi de cartographier tous les besoins de l’équipe, puis de mettre en œuvre un processus dans SeaTable. Et tout cela sans avoir à faire programmer des interfaces ou de nouvelles fonctions.
Björn Augustin, Team Lead Corporate Gift
Aujourd’hui, six à huit membres de l’équipe utilisent SeaTable avec succès et gèrent ainsi l’ensemble du processus de vente, indépendamment des systèmes précédents, de la demande initiale à la passation de commande. Seule la facturation est encore effectuée dans le système ERP. Les tâches de marketing B2B ont été progressivement intégrées à SeaTable.
Résultat : des processus plus efficaces et des données plus transparentes. #
L’impact de la mise en œuvre de SeaTable a été immédiat et énorme :
- gain de temps considérable dans la création de devis grâce à l’automatisation.
- Les notes d’entretien et les mises à jour de statut sont désormais traitées en une fraction de temps.
- Tout dans un seul système : Devis, motifs de refus, taux de conversion et intervalles de commande des clients.
- Mesures de réactivation des clients plus ciblées grâce aux données intégrées
Björn Augustin, Team Lead Corporate Gift
En automatisant des processus jusqu’alors manuels, l’équipe a gagné du temps pour se concentrer sur la conversion. La facilité d’utilisation du système est particulièrement appréciée. Les processus automatisés et le fait que toutes les informations relatives à un devis et à une commande soient désormais présentées de manière claire dans une base de données ont clairement amélioré la collaboration et l’efficacité.
Ce succès n’est qu’un début, car l’équipe n’a pas encore exploité tout le potentiel de SeaTable. La prochaine étape consistera à explorer les possibilités offertes par les scripts intégrés afin d’optimiser encore davantage le traitement des données.
Adieu la complexité : des workflows allégés pour une croissance future #
Grâce à SeaTable, l’équipe commerciale B2B de Leuchtturm1917 a réussi à faire passer ses processus à un niveau supérieur en peu de temps. Les processus complexes et opaques utilisant différents outils ont été remplacés par un flux de travail automatisé, transparent et rapide dans lequel toutes les données sont rassemblées dans un seul système. Ainsi, les membres de l’équipe ont désormais beaucoup plus de temps pour se concentrer sur leurs tâches principales : Transformer les demandes en commandes et les commandes initiales en commandes ultérieures.
Cette réussite montre comment SeaTable peut aider à gérer des structures de prix et des processus de devis complexes tout en garantissant une grande efficacité et une grande précision des données. La transformation numérique des ventes crée ainsi les conditions nécessaires à la croissance future de l’entreprise. Grâce à la plate-forme sans code SeaTable, sans mise en œuvre complexe ni programmation coûteuse - et avec de nombreux modèles gratuits pour un démarrage rapide.