Ko Smidt aime réduire les risques d’erreur et optimiser les flux de travail. Rien d’étonnant à cela : en tant que responsable des examens au Johannes Fontanus College , il est notamment chargé d’assurer une gestion transparente et sans erreur des examens - un processus qui implique de nombreuses personnes et des données sensibles. En marge des SeaDays 2024 à Mayence, il nous a expliqué pourquoi SeaTable est l’outil qu’il lui faut. En effet, pour l’école secondaire de Barneveld aux Pays-Bas, qui compte 300 employés et 2300 élèves, l’introduction de SeaTable a permis d’améliorer considérablement l’efficacité et la transparence tout en respectant les exigences légales en matière de protection des données.

Les processus existants n’étaient pas idéaux. Avant l’introduction de SeaTable, l’école utilisait Google Workspace for Education pour numériser les processus et permettre le travail collaboratif. Mais la pratique était différente. Le travail collaboratif s’est avéré inefficace et sujet aux erreurs avec les outils disponibles. La communication par e-mail et le partage de documents étaient très répandus, de sorte que des informations incomplètes ou obsolètes circulaient régulièrement. Cela a entraîné des malentendus et un manque de transparence. Il était difficile d’identifier clairement l’état actuel des processus ou de déterminer qui était responsable de certaines tâches sur la base des informations disponibles dans le système.

Enfin, de nouvelles exigences en matière de protection des données sont venues s’ajouter à cette situation de travail globalement insatisfaisante. Le collège n’était plus autorisé à stocker les données sensibles des élèves sur des serveurs externes situés en dehors de l’UE.

SeaTable garantit l’intégrité des données (avec une structure de base de données bien pensée) et, combiné à l’application universelle, aux ensembles de données communs et à l’automatisation, vous pouvez gagner beaucoup en efficacité et en gestion des données.

Ko Smidt

Les premiers tests avec des outils de tableur américains réputés n’ont pas donné les résultats escomptés. Les solutions testées n’offraient pas la protection des données requise et ne s’intégraient pas facilement dans les flux de travail existants. Ko Smidt a alors commencé à chercher des fournisseurs européens, en particulier ceux qui se concentrent sur la confidentialité et la sécurité. Il est finalement tombé sur SeaTable. L’outil répondait parfaitement à ses besoins, notamment parce qu’il était hébergé sur des serveurs européens, ce qui le rendait conforme aux exigences légales en matière de protection des données, parce qu’il offrait une interface conviviale et parce qu’il permettait de rationaliser les processus et de gérer efficacement les données grâce à des formulaires, à l’automatisation et à la création intégrée de documents.

SeaTable a été déployé dans un premier temps pour le département des affaires étrangères. La mise en œuvre s’est déroulée en douceur et par petites étapes. Afin d’acquérir une première expérience avec le nouvel outil, l’équipe a commencé à saisir des données dans SeaTable plutôt que dans Google et à y reproduire les premiers processus. Enfin, le plus grand défi a été de convaincre les autres employés des avantages du nouvel outil. Pour faire adhérer tout le monde, l’équipe a eu recours à une approche de design thinking : les problèmes et les souhaits des collègues ont été discutés ensemble et différentes approches ont été développées et testées pour finalement aboutir à une solution satisfaisante pour tous. La facilité d’utilisation, qui a encore été améliorée avec l’application universelle, s’est avérée être un facteur décisif.

Autre avantage de cette approche : comme tous les utilisateurs ont participé au développement, au test et au déploiement progressifs des nouveaux processus et de l’application, la transition vers les nouveaux processus s’est faite sans problème pour tous les collègues.

Johannes Fontanus College

Pour Ko Smidt, il est clair que “SeaTable a considérablement amélioré notre travail quotidien”. La qualité des données a été améliorée grâce à une source de données consolidée et unifiée, et les processus sont plus efficaces. Plus important encore, la réduction des tâches manuelles et répétitives et la clarification des processus ont amélioré la satisfaction au travail.

La mise en œuvre de SeaTable a permis d’améliorer considérablement deux domaines administratifs critiques : La gestion des examens et le suivi des élèves. En ce qui concerne les examens, Ko Smidt a numérisé le flux de travail, remplaçant ainsi les systèmes manuels basés sur le papier par un processus automatisé et traçable. Les examinateurs sont désormais informés de manière automatisée, ce qui élimine environ 250 e-mails manuels et permet à toutes les parties concernées d’avoir une vue en temps réel du statut de l’examen.

Le service des élèves s’occupe notamment des demandes des élèves ayant des besoins particuliers. Ici, grâce à SeaTable, le personnel sélectionné peut soumettre numériquement toutes les demandes, par exemple pour des aménagements supplémentaires, avec tous les documents nécessaires. Les automatismes sophistiqués de SeaTable permettent au personnel de suivre le statut des demandes, de définir des autorisations précises et d’optimiser les canaux de communication. L’équipe a ainsi pu réduire considérablement la charge administrative, sans faire de compromis sur la confidentialité et la transparence.

Depuis, le service informatique de l’école et le restaurant universitaire utilisent également SeaTable. Et le département des ressources humaines prévoit déjà de l’introduire.

“SeaTable offre un support compétent, orienté client et convivial. La documentation est complète et le logiciel est stable, fiable et facile à utiliser. Cela permet à notre équipe de personnaliser facilement le système et de l’utiliser efficacement”. a expliqué Ko Smidt dans notre interview. Il recommande sans réserve SeaTable à tous ceux qui ont besoin d’une solution de gestion de processus et de base de données efficace, transparente et conforme au RGPD, avec un niveau élevé de sécurité des données.

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