Quels sont les facteurs de perte de temps au travail ? #

Une recherche rapide sur le Web vous fournira d’innombrables conseils et astuces pour mieux gérer votre temps et travailler efficacement. La plupart d’entre eux visent à modifier le comportement individuel. Cependant, les causes des plus grands dévoreurs de temps au bureau sont généralement des outils inappropriés, des solutions isolées, un manque d’intégration des données et des bases de données et des flux de travail non structurés.

On retrouve souvent les mêmes schémas : les informations doivent être recherchées ensemble, les données sont en double dans le système et gérées à différents endroits, les réunions ne servent qu’à “faire le point” et chaque petit ajustement de processus se retrouve au niveau informatique.

Avec des solutions sans code et à faible code modernes, vous éliminez progressivement ces freins, par exemple en automatisant les tâches répétitives, en connectant les sources de données et en assurant la transparence et l’intégrité des données. Les métiers peuvent créer leurs propres processus et applications sans attendre le soutien de l’informatique.

No-code avantages 1 : Éviter le gaspillage de temps dans la recherche d’informations #

La plupart des employés connaissent probablement la recherche souvent fastidieuse de la bonne information. En effet, des études montrent que les employés de bureau passent une partie considérable de leur temps de travail à rechercher et à préparer des informations.

Les avantages du no-code facilitent le flux d’informations interne.

Un exemple: Une offre importante doit sortir rapidement. Vous ouvrez d’abord le CRM pour vérifier les dernières conditions, puis la liste de prix dans Excel et enfin un ancien modèle de devis dans Word, qui contient déjà des éléments de prestation raisonnablement adaptés. Entre-temps, vous recherchez dans vos e-mails un accord spécial avec le client. Après un long travail de copier-coller, de mise en forme et de recalcul, vous envoyez le devis. Peu après, vous découvrez que certaines informations sont obsolètes et n’ont pas été mises à jour au bon endroit.

Que s’est-il passé ? Les informations sont dispersées dans plusieurs systèmes et boîtes aux lettres, et les modèles sont recomposés à chaque fois. Des erreurs se glissent lorsqu’il n’y a pas de base de données centrale et transparente avec les prix et conditions actuels.

Comment la technologie no-code peut-elle faciliter la recherche d’informations ? #

Avec des plateformes no-code comme SeaTable , vous

  • créez des modèles de devis et de rapports dynamiques directement dans des sources de données centralisées. Les prix, textes et données clients appropriés sont automatiquement extraits du système. Il vous suffit d’appuyer sur un bouton pour générer un document PDF.

  • déposez ou associez des communications clients pertinentes directement dans la base de données.

  • créez un flux de travail automatisé de validation et de notification pour informer directement la personne responsable en cas d’événements spécifiques.

  • assurez l’intégrité des données.

No-code avantages 2 : Éviter la création de tableaux de bord chronophages #

Les outils de reporting modernes sont une aubaine si vous souhaitez transformer des chiffres abstraits en graphiques attrayants. Et le choix d’outils adaptés est vaste. Cependant, la qualité des tableaux de bord dépend de la base de données sur laquelle ils reposent.

Avec les avantages du no-code, la création manuelle de tableaux de bord appartient au passé.

Un exemple: Vous créez un rapport mensuel pour la direction. Vous exportez les chiffres de vente actuels depuis l’ERP et le pipeline de leads depuis le CRM. A cela s’ajoutent les prévisions quotidiennes et les estimations des dépenses des différentes équipes. Vous rassemblez toutes ces informations dans une feuille de calcul et faites votre analyse de données avec des formules, des tableaux croisés dynamiques et des graphiques. Ensuite, vous reliez vos données à un outil de tableau de bord ou créez une présentation PowerPoint à partir du tableur. Lorsque vous présentez enfin les chiffres, ils datent déjà de quelques jours. Et le mois suivant, tout recommence.

Comment créer des tableaux de bord attrayants avec no-code ? #

Si vous avez besoin d’un logiciel de reporting efficace, les bases de données no-code comme SeaTable sont une alternative intéressante aux logiciels spécialisés coûteux ou complexes. Grâce à l’intégration de données avec des systèmes externes via l’API SeaTable , les migrations manuelles de données appartiennent au passé. Au final, vous créez un tableau de bord avec no-code, …

  • qui met à jour les données en temps réel.

  • où les graphiques tirent des informations directement de votre base de données.

  • sur lequel vous pouvez fournir différentes vues pour différentes autorisations.

  • sur lequel vous pouvez organiser les graphiques par glisser-déposer et les personnaliser en quelques clics.

No-code avantages 3 : Éliminer la gestion des tâches chronophages #

Dans le travail quotidien moderne et numérisé, la gestion des tâches n’est pas forcément devenue plus simple. E-mail, chat, téléphone, tickets, notes de réunion, commentaires enregistrés dans les documents : Les nouvelles tâches ou les informations pertinentes sur les travaux en cours sont communiquées via une multitude de canaux. Une nouvelle importante peut tomber au détour d’une phrase lors d’une réunion ou d’une conversation privée dans le couloir du bureau, ou à la fin d’un e-mail qui portait sur tout autre chose.

Optimisez votre gestion des tâches grâce aux avantages du low-code et du no-code.

Les listes de choses à faire individuelles, les tableaux de projet et les tableaux Kanban d’équipe coexistent souvent. Presque personne n’a une véritable vue d’ensemble de qui doit faire quoi et quand, ni de l’état actuel d’une tâche. Les délais ne sont pas respectés, les questions s’accumulent, des réunions régulières de mise à jour du statut sont nécessaires : la transparence est différente.

Que s’est-il passé ? Les tâches ne sont pas enregistrées et gérées de manière centralisée, mais sont stockées de manière décentralisée et dispersée. Les rappels automatiques des dates importantes ne sont donc pas possibles et les notifications aux supérieurs, collègues et autres parties prenantes dépendent de la vigilance des employés.

Comment mettre en place une gestion des tâches efficace avec no-code ? #

Les solutions no-code telles que SeaTable offrent des automatisations intégrées assistées par l’IA, un créateur d’applications et une intégration transparente des logiciels externes. Ainsi, vous pouvez

  • créer un bureau de tâches centralisé avec différentes vues pour les chefs de service, les responsables de projet et les employés.

  • créer et attribuer automatiquement des tâches à partir de soumissions de formulaires ou de notifications par e-mail, par exemple.

  • communiquer directement dans le chat des tâches de manière transparente pour tous.

  • définir des règles de notification pour tenir automatiquement les parties prenantes informées des nouvelles tâches, des changements de statut ou de l’approche des échéances.

  • remplacer les réunions de statut régulières par des affichages de statut transparents et des notifications automatiques.

No-code avantages 4 : Éliminer le temps de saisie des données #

Des données bien gérées sont indispensables à l’efficacité des processus, qu’il s’agisse de la création de devis et de factures, du service client ou de l’analyse commerciale. La saisie manuelle des données est encore la règle plutôt que l’exception dans de nombreuses entreprises et secteurs. Outre le temps que cela prend, c’est une source potentielle d’erreurs. Si, en plus, vous ne disposez pas d’une structure de données claire, des doublons peuvent rapidement apparaître.

Les avantages de no-code vous permettent de capturer les données facilement et automatiquement.

Un exemple: Un client contacte le service commercial par e-mail. L’employé responsable saisit manuellement les coordonnées dans le CRM et la commande avec les informations de livraison dans le système de vente. La livraison crée un ordre d’expédition et enregistre les informations correspondantes dans son propre système. Enfin, le service des comptes clients crée également le client et envoie la facture. Il arrive un moment où il existe différentes versions du même client et où personne ne sait exactement laquelle est la bonne.

Que s’est-il passé ? Les données ont été saisies et révisées plusieurs fois, les validations ou les structures de données uniformes font défaut et les doublons ne sont pas détectés.

Comment gérer efficacement les données avec no-code ? #

Avec les outils no-code, vous pouvez …

  • sans aucune connaissance en programmation ou en informatique créer une base de données proprement structurée.

  • créer des enregistrements une fois et les lier à d’autres bases de données et tables. Les modifications sont automatiquement appliquées.

  • verrouiller des ensembles de données entiers ou des données individuelles pour les modifier afin d’améliorer l’intégrité des données.

  • utiliser des formulaires de saisie avec des champs obligatoires et des choix pour minimiser les erreurs de saisie.

No-code avantages 5 : Éliminer les silos de données qui font perdre du temps #

Le service commercial gère les données clients dans le CRM, l’équipe de projet travaille dans un outil de projet, le service comptable dans l’ERP et votre service marketing utilise une plate-forme de marketing automation. Chaque service gère les informations dans son système selon ses propres règles. Alors que votre service commercial sait exactement quand le client a acheté quoi et que le service comptable fournit des informations sur ses habitudes de paiement, le service marketing peut dire à quelle approche et sur quel canal le client en question a réagi. Personne n’offre une vue d’ensemble et, au final, les chiffres et les informations ne sont pas vraiment cohérents.

Que s’est-il passé ? Les informations pertinentes et significatives se trouvent dans différents systèmes sans flux de données cohérent. L’absence de vue d’ensemble ou la nécessité de l’établir rendent les décisions opérationnelles et stratégiques plus longues que nécessaire.

Les avantages du low-code et du no-code vous permettent d’éliminer les silos de données.

Comment le no-code peut-il vous aider à briser les silos de données ? #

Avec les bases de données no-code comme SeaTable, vous pouvez …

  • créer données de base une fois comme source unique de vérité et de les synchroniser avec le CRM, l’ERP et la comptabilité.

  • intégrer les systèmes internes et externes existants et permettre un échange de données transparent sans avoir à programmer d’interfaces supplémentaires.

  • modéliser les flux de données et les liens à l’aide d’un tableau blanc intégré et de plug-ins.

  • relier les tables entre elles pour réduire les doublons.

  • créer un environnement de base de données personnalisé et flexible.

No-code avantages 6 : Réduire le temps d’attente informatique, dévoreur de temps #

Les départements informatiques sont chroniquement surchargés. Les nouveaux tickets atterrissent dans une longue liste de priorités et, si vous n’avez pas de chance, il faut attendre plusieurs semaines avant que la nouvelle fonctionnalité ou la nouvelle interface ne soit disponible. Pendant ce temps, tout le monde travaille avec des solutions de contournement ou utilise d’autres outils pour la transition sans se concerter. Lentement mais sûrement, des structures fantômes apparaissent ainsi que de nouvelles solutions isolées et des efforts manuels que personne ne souhaite.

Que s’est-il passé ? Les départements spécialisés dépendent de ressources de développement limitées et de processus longs. Les améliorations sont lentes à se concrétiser. Des structures parallèles et des processus parallèles apparaissent, pour lesquels personne n’est officiellement responsable.

Les avantages du no-code réduisent la dépendance vis-à-vis de l’informatique.

Comment le no-code vous permet-il d’économiser des ressources informatiques et d’accélérer les développements ? #

Des outils no-code comme SeaTable permettent aux Citizen Developer des départements métiers de le faire,

  • de créer eux-mêmes les applications dont ils ont besoin, en toute autonomie et en accord avec le service informatique**.

  • intégrer des systèmes externes dans leur propre base de données via l’API SeaTable prête à l’emploi.

  • de personnaliser les structures de la base de données et l’application Web de manière flexible.

  • mettre en place des automatisations.

Les solutions isolées et les habitudes manuelles se sont généralement développées au fil des années et des décennies. Elles ne sont toutefois pas une fatalité à laquelle les employés et l’entreprise doivent se résigner. Avec un outil no-code systématiquement mis en place, vous éliminez d’abord les obstacles les plus visibles et créez petit à petit un environnement de travail dans lequel les données circulent, le travail est transparent, les services spécialisés gagnent en rapidité et votre service informatique n’a plus à se préoccuper de la moindre exigence.

Avec son environnement cloud hébergé exclusivement en Allemagne, la plateforme no-code IA SeaTable offre une solution conforme au RGPD, évolutive et personnalisable. Le compte gratuit permanent offre déjà toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour des systèmes de production efficaces ou des phases de test à grande échelle. Et si vous avez besoin de plus de capacité, d’utilisateurs ou de fonctionnalités, il vous suffit de passer au niveau d’abonnement suivant.

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FAQ - La technologie no-code au service de l’efficacité au quotidien #

Le logiciel no-code m'aide-t-il aussi à intégrer différents outils ?

Oui, absolument. L’un des principaux avantages de plateformes telles que SeaTable est que vous pouvez en principe intégrer tous vos logiciels - CRM, ERP, comptabilité, etc. D’autres systèmes, tels que des prestataires de services de paiement, des outils marketing ou des fournisseurs de messagerie, s’intègrent de manière transparente via notre API SeaTable.

Pour quelles entreprises est-il intéressant d'utiliser un logiciel no-code ?

Le no-code est particulièrement adapté aux petites et moyennes entreprises ainsi qu’aux équipes des grandes organisations qui ont des tâches répétitives et routinières, qui travaillent avec plusieurs outils et qui gèrent encore aujourd’hui les processus de manière très manuelle.

Comment pouvons-nous concrètement commencer à éliminer les dévoreurs de temps au bureau ?

Il est préférable de commencer par un cas d’utilisation clairement délimité qui se produit régulièrement et qui implique beaucoup de travail manuel ou qui nécessite l’accès à différents outils. Les processus de devis, de reporting ou de gestion des tâches sont des exemples typiques. Définissez ensuite comment le processus serait idéal pour vous et votre équipe. Créez ensuite une première base de données, par exemple avec SeaTable. Vous pouvez ensuite l’adapter et l’étendre de manière flexible et passer au processus suivant. N’oubliez pas que l’optimisation des processus n’est pas un sprint, mais un marathon.

Puis-je protéger les données sensibles contre un accès non autorisé dans les outils no-code ?

Oui, les plates-formes no-code sérieuses offrent une gestion des rôles et des droits, des journaux et des intégrations conformes aux normes de sécurité courantes. Vous pouvez, par exemple, utiliser no-code pour créer un tableau de bord d’administration et des bases de données séparément, ou utiliser des gestions de droits et des filtres pour bloquer des enregistrements ou des données individuelles afin qu’ils ne puissent pas être modifiés ou consultés. Les entreprises devraient prêter attention à des aspects tels que l’emplacement de l’hébergement, les stratégies de sauvegarde et la gestion des droits, et intégrer no-code dans leur cadre de gouvernance informatique existant.

No-code remplace-t-il maintenant mon service informatique ?

Non, c’est un mythe que les outils no-code et les départements informatiques sont en concurrence. L’un des plus grands avantages du no-code et du low-code est de soulager votre informatique et de permettre aux départements spécialisés de créer eux-mêmes des applications et des automatisations. Votre service informatique gagne ainsi des ressources qui lui permettent de se concentrer sur l’architecture informatique, la sécurité informatique, la gouvernance informatique et les intégrations et applications complexes. Idéalement, les métiers et l’informatique doivent travailler en étroite collaboration, même en cas d’utilisation d’outils sans code. C’est la seule façon de créer un cadre clair et contraignant pour l’utilisation du no-code et d’éliminer les dévoreurs de temps sans créer de nouvelles opacités et inefficacités.

TAGS: No Code / Low Code