Con la ayuda de los métodos de gestión de proyectos, puede estructurar y controlar un proyecto de forma que se minimicen los costes, los recursos y el tiempo. Por eso los métodos de gestión de proyectos son extremadamente útiles para su empresa.

Eche un vistazo con nosotros a los 10 principales para determinar el enfoque adecuado para su proyecto.

La clasificación entre métodos de gestión de proyectos clásicos y ágiles puede ayudarle a tomar una decisión informada entre los métodos disponibles con mayor rapidez.

Diferencia entre gestión de proyectos clásica y ágil

Los métodos clásicos de gestión de proyectos se desarrollaron originalmente para gestionar proyectos a gran escala de larga duración. El gestor del proyecto define los objetivos de antemano y determina quién es responsable de los paquetes de tareas individuales. La atención se centra en alcanzar el objetivo; no se prevén cambios.

Los métodos ágiles de gestión de proyectos se introdujeron a través de proyectos de desarrollo de software. Dan prioridad a los beneficios del proyecto sobre la consecución de un objetivo definido. Se fomentan expresamente los cambios. Las tareas se distribuyen mediante la autoorganización de los participantes en el proyecto.

Además de los métodos clásicos y ágiles, también existen métodos híbridos de gestión de proyectos. Por un lado, un método híbrido es un modelo que puede utilizarse para ambos tipos de gestión de proyectos. Por otro, puede combinar varios métodos clásicos y ágiles para crear un nuevo enfoque híbrido.

Qué método de gestión de proyectos es el más adecuado para su proyecto depende de la complejidad del mismo, de sus recursos disponibles, del plazo y de la flexibilidad ante cambios y riesgos.

Hágase las siguientes preguntas:

  • ¿Qué método de gestión de proyectos le ofrece mayores ventajas?
  • ¿Puede utilizarlo para satisfacer las necesidades de las partes interesadas?
  • ¿En qué medida encaja el método de gestión de proyectos con sus valores corporativos?
  • ¿Cómo armonizan los métodos del proyecto con sus procesos empresariales?
  • ¿Cuál es la envergadura del proyecto?
  • ¿Qué complejidad espera para el proyecto?
  • ¿Qué costes conlleva el proyecto?
  • ¿A qué riesgos debe hacer frente el método de gestión de proyectos?

Una vez que tenga una respuesta a todas estas preguntas, es hora de elegir el método de gestión de proyectos adecuado.

Hablemos ahora de los diez modelos de gestión de proyectos más utilizados. Empezaremos con tres métodos clásicos.

El método de cascada es un método de gestión de proyectos que consiste en el procesamiento de tareas secuenciales. El nombre de “modelo de cascada” procede de la representación gráfica de las sucesivas fases del proyecto, que suelen disponerse ligeramente desplazadas unas de otras como cascadas.

Este modelo de gestión de proyectos es adecuado para proyectos con un calendario claro y tareas interdependientes. Dado que los errores sólo son reconocibles al final del proyecto, el modelo de cascada debe utilizarse principalmente para proyectos predecibles y cortos.

Métodos de gestión de proyectos: El modelo en cascada

Si opta por PRINCE2, obtendrá un método clásico de gestión de proyectos basado en el modelo de cascada. El método fue desarrollado por el gobierno británico para proyectos de TI y significa “Proyectos en Entornos Controlados”.

PRINCE2 es adecuado para proyectos grandes y predecibles. Permite una gestión controlada del proyecto que no deja ninguna tarea al azar. El proyecto se divide en distintas fases. Cada una de estas fases tiene sus propios planes y procesos, que puedes consultar en la guía de buenas prácticas.

Six Sigma es un sistema de gestión para la mejora de procesos y también uno de los 3 métodos clásicos de gestión de proyectos. Ha demostrado ser especialmente eficaz en grandes empresas. Aquí se traza el mapa de cada proceso utilizando métodos matemáticos según el ciclo DMAIC:

  • Definir: ¿Qué problema del proceso desea mejorar?
  • Medir: ¿En qué medida cumple el proceso los requisitos?
  • Analizar: ¿Cuáles son las causas del problema?
  • Mejorar: ¿Cómo se puede solucionar el problema?
  • Controlar: ¿Cómo supervisar el nuevo proceso con métodos estadísticos?

Pasemos ahora a los métodos ágiles de gestión de proyectos. La gestión ágil de proyectos es especialmente adecuada para proyectos grandes, impredecibles y complejos. El método funciona con jerarquías planas, responsabilidad personal de los participantes, procesos regulares de retroalimentación y ciclos de implementación que permiten cambios.

A partir de la gestión ágil de proyectos se desarrollaron otros dos métodos de gestión de proyectos: Kanban y Scrum.

En el centro de este método se encuentra el llamado tablero Kanban con varias columnas que representan determinadas fases de la gestión de proyectos, como “Por hacer”, “Haciendo” y “Hecho”. Las tarjetas Kanban con las tareas comienzan en la columna “Por hacer” y se desplazan desde ahí hacia la derecha hasta “Hecho”. Puede priorizar las tarjetas de tareas para influir en la secuencia de procesamiento.

En breves reuniones, los miembros del equipo discuten diariamente los progresos, los obstáculos y los éxitos. El método Kanban es, por tanto, adecuado para proyectos que se benefician de muchos procesos regulares de retroalimentación y bucles de mejora.

Vista del tablero Kanban SeaTable

Scrum es actualmente el método ágil de gestión de proyectos más popular. Se basa en un “product backlog” a largo plazo pero flexible. Las tareas se dividen en “sprints”. En cada uno de los sprints se desarrolla un producto intermedio terminado. Al igual que con Kanban, también se celebran reuniones de feedback (“scrums diarios”) todos los días. Scrum también define roles como el “Propietario del Producto” y el “Scrum Master”.

El plan de proyecto a largo plazo con los roles definidos da estructura a un proyecto complejo. El modelo de proyecto también deja margen para la acción ágil, por lo que es perfecto para proyectos con factores y riesgos impredecibles.

A continuación, llegamos a los métodos que no pueden clasificarse claramente como clásicos o ágiles.

El análisis de tendencias de hitos puede utilizarse tanto en la gestión de proyectos clásica como en la ágil. De todos los métodos de gestión de proyectos, el MTA es especialmente adecuado para programar proyectos con riesgos elevados.

Supervisa el progreso temporal de un proyecto en el que deben completarse hitos predefinidos en plazos establecidos. ¿Se alcanzarán los hitos con mucha antelación o más tarde de lo previsto? Un cronograma o calendario puede servir para reconocer tendencias - demasiados plazos innecesarios o retrasos en los plazos- en una fase temprana. Esto permite minimizar el riesgo de desviarse significativamente del calendario.

Como la representación gráfica del análisis de tendencias de hitos es bastante sencilla, suele utilizarse en proyectos de baja complejidad y procesos predecibles.

Este método de gestión de proyectos ayuda a identificar los puntos débiles de un proyecto y a garantizar un flujo continuo de resultados. El concepto se basa en las ideas y principios de Lean Management .

La gestión ajustada de proyectos distingue tres males que hay que analizar y eliminar:

  • Muda (despilfarro) identifica los procesos que no crean valor y no aportan ningún beneficio.
  • Mura (desequilibrio) se centra en los procesos desequilibrados con etapas de proceso descoordinadas e interrupciones que provocan colas o tiempos muertos.
  • Muri (sobrecarga) se refiere a la utilización y el relevo de los miembros del equipo y las máquinas. No debe haber cuellos de botella que provoquen altos niveles de desgaste o bajas por enfermedad debidas a la sobreutilización.

También es importante para este método encontrar la relación óptima entre costes y beneficios de un proyecto.

A continuación vienen dos métodos de gestión de proyectos que hacen hincapié en la visualización gráfica: La estructura de desglose del trabajo y la técnica de redes.

En la estructura de desglose del trabajo , se registran todas las tareas del proyecto en un único gráfico. A continuación, puedes crear paquetes de trabajo, asignar responsabilidades y fijar plazos.

La estructura de desglose del trabajo es adecuada para controlar grandes proyectos. Procede de la gestión clásica de proyectos y a veces es difícil adaptarla a los métodos ágiles. Sin embargo, en proyectos en los que necesitas una visión de conjunto, puedes racionalizar y simplificar el plan para que siga siendo claro y puedas hacer cambios fácilmente.

Work breakdown structure - método de gestión de proyectos

Por último, puede optar por la técnica de planificación en red (en forma clásica o ágil). Este método de gestión de proyectos presenta las subetapas de forma gráfica o tabular en un plan de red. A partir de ahí, puede

  • Dependencias,
  • los puntos inicial y final más tempranos y más tardíos,
  • los tiempos intermedios
  • y la ruta crítica (tareas importantes desde el punto de vista temporal).

extracto.

La técnica de planificación en red se utiliza principalmente en aprovisionamiento y producción. Se centra en optimizar la gestión del tiempo del proyecto.

Decida qué estructura requiere su proyecto: ¿Un enfoque híbrido, clásico o ágil? Los diez métodos de gestión de proyectos que presentamos aquí le darán una idea de cómo puede realizar su proyecto con éxito.

Estaremos encantados de ayudarle a implantar su método de gestión de proyectos con SeaTable. Regístrese gratis hoy mismo y eche un vistazo a nuestras plantillas.

TAGS: