El Haut Conseil de l’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur (Hcéres) es una autoridad pública independiente en Francia regida por los artículos L. 114-3-1 a L. 114-3-6 y R. 114-1 a R. 114-23 del Código de Investigación francés. Las principales tareas del Hcéres son
- La evaluación de todas las instituciones de enseñanza superior y de investigación de Francia.
- La validación de los procedimientos de evaluación propuestos por otros organismos.
- La evaluación de las universidades privadas francesas y extranjeras que lo soliciten.
Hcéres se enfrentaba al reto de hacer más eficientes sus complejos procesos de datos y cumplir los requisitos legales. Con SeaTable, Hcéres encontró una solución para centralizar la gestión de sus datos y mejorar la colaboración.
Situación inicial: Hcéres y el reto de una gestión eficaz de los datos #
Como autoridad independiente, el Hcéres es responsable de evaluar todas las instituciones francesas de enseñanza superior e investigación. Antes de la introducción de SeaTable, estos procesos se gestionaban principalmente mediante hojas de cálculo Excel. Sin embargo, este método era cada vez más ineficaz y provocaba lagunas de seguridad y una base de datos fragmentada. Había llegado el momento de encontrar una alternativa a Excel que simplificara todo el proceso y cumpliera los requisitos del Hcéres.
La transición de Excel a SeaTable: Por qué SeaTable fue la elección correcta para Hcéres #
Para superar los retos de la gestión de datos, el Département du Numérique et des Données (DND) de las Hcéres optó por SeaTable, una plataforma flexible y fácil de usar que optimizó considerablemente los procesos de evaluación. SeaTable centralizó todos los datos y permitió a las Hcéres simplificar todo el proceso de evaluación, tanto en Francia como a escala internacional.
Implantación de SeaTable en Hcéres #
La implantación de SeaTable comenzó con una prueba de concepto (POC) en un único departamento. Esta fase piloto se centró en la gestión de convenios y posibles listas de expertos. Basándose en el éxito de esta prueba, SeaTable se extendió gradualmente a otros departamentos y servicios de evaluación del Hcéres. En la actualidad, la agencia utiliza la plataforma sin código SeaTable para formar eficazmente comités de evaluación y agilizar el proceso de preparación de las evaluaciones.
Las ventajas de SeaTable para Hcéres #
- Gestión de datos centralizada: Con SeaTable, toda la información se centralizó en una única base de datos en red, eliminando registros incoherentes y flujos de trabajo fragmentados.
- Colaboración optimizada: La gestión centralizada y la vinculación de las tablas permitieron una colaboración más eficaz entre los distintos equipos de Hcéres.
- Gestión de acceso mejorada: Los derechos de acceso diferenciados garantizaron la seguridad de los datos al tiempo que dividían claramente las responsabilidades.
- Elaboración de informes rápida y sencilla: Las “vistas simplificadas” de SeaTable permitieron filtrar los datos por criterios específicos y generar informes rápidamente, lo que agilizó considerablemente la toma de decisiones.
Comentarios de los usuarios y casos de éxito #
Jean-Christophe Martin, Director Adjunto del DND, explica: “SeaTable nos ha permitido modernizar nuestra gestión de datos y mejorar su uso y presentación. Esto ha aumentado considerablemente la eficacia de nuestros usuarios”.
Clément Bréhin, director técnico del proyecto, añade: “SeaTable ha mejorado mucho nuestra colaboración con los departamentos de evaluación. Es intuitivo, fácilmente personalizable y seguro”. Gracias a los talleres internos y a la formación, los empleados de Hcéres pudieron adoptar SeaTable rápida y fácilmente.
Conclusión: Hcéres está mejorando su gestión de datos - y usted también puede hacerlo #
SeaTable ha demostrado ser una valiosa plataforma para mejorar la gestión de datos y la colaboración en Hcéres. La centralización de los datos y la facilidad de uso han aumentado la eficacia y simplificado los procesos. Otras organizaciones también pueden beneficiarse de las ventajas de esta solución flexible.
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