El Haut Conseil de l’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur (Hcéres) es una autoridad pública independiente en Francia regida por los artículos L. 114-3-1 a L. 114-3-6 y R. 114-1 a R. 114-23 del Código de Investigación francés. Las principales tareas del Hcéres son

  • La evaluación de todas las instituciones de enseñanza superior y de investigación de Francia.
  • La validación de los procedimientos de evaluación propuestos por otros organismos.
  • La evaluación de las universidades privadas francesas y extranjeras que lo soliciten.

Hcéres se enfrentaba al reto de hacer más eficientes sus complejos procesos de datos y cumplir los requisitos legales. Con SeaTable, Hcéres encontró una solución para centralizar la gestión de sus datos y mejorar la colaboración.

La gestión de datos con carpetas es anticuada y tediosa - Transformación digital con SeaTable

Como autoridad independiente, el Hcéres es responsable de evaluar todas las instituciones francesas de enseñanza superior e investigación. Antes de la introducción de SeaTable, estos procesos se gestionaban principalmente mediante hojas de cálculo Excel. Sin embargo, este método era cada vez más ineficaz y provocaba lagunas de seguridad y una base de datos fragmentada. Había llegado el momento de encontrar una alternativa a Excel que simplificara todo el proceso y cumpliera los requisitos del Hcéres.

Para superar los retos de la gestión de datos, el Département du Numérique et des Données (DND) de las Hcéres optó por SeaTable, una plataforma flexible y fácil de usar que optimizó considerablemente los procesos de evaluación. SeaTable centralizó todos los datos y permitió a las Hcéres simplificar todo el proceso de evaluación, tanto en Francia como a escala internacional.

Gestión digital con SeaTable

La implantación de SeaTable comenzó con una prueba de concepto (POC) en un único departamento. Esta fase piloto se centró en la gestión de convenios y posibles listas de expertos. Basándose en el éxito de esta prueba, SeaTable se extendió gradualmente a otros departamentos y servicios de evaluación del Hcéres. En la actualidad, la agencia utiliza la plataforma sin código SeaTable para formar eficazmente comités de evaluación y agilizar el proceso de preparación de las evaluaciones.

Asesoramiento sobre transformación digital con SeaTable

  • Gestión de datos centralizada: Con SeaTable, toda la información se centralizó en una única base de datos en red, eliminando registros incoherentes y flujos de trabajo fragmentados.
  • Colaboración optimizada: La gestión centralizada y la vinculación de las tablas permitieron una colaboración más eficaz entre los distintos equipos de Hcéres.
  • Gestión de acceso mejorada: Los derechos de acceso diferenciados garantizaron la seguridad de los datos al tiempo que dividían claramente las responsabilidades.
  • Elaboración de informes rápida y sencilla: Las “vistas simplificadas” de SeaTable permitieron filtrar los datos por criterios específicos y generar informes rápidamente, lo que agilizó considerablemente la toma de decisiones.

Jean-Christophe Martin, Director Adjunto del DND, explica: “SeaTable nos ha permitido modernizar nuestra gestión de datos y mejorar su uso y presentación. Esto ha aumentado considerablemente la eficacia de nuestros usuarios”.
Clément Bréhin, director técnico del proyecto, añade: “SeaTable ha mejorado mucho nuestra colaboración con los departamentos de evaluación. Es intuitivo, fácilmente personalizable y seguro”. Gracias a los talleres internos y a la formación, los empleados de Hcéres pudieron adoptar SeaTable rápida y fácilmente.

Introducción de un nuevo sistema digital de gestión de datos

Conclusión: Hcéres está mejorando su gestión de datos - y usted también puede hacerlo #

SeaTable ha demostrado ser una valiosa plataforma para mejorar la gestión de datos y la colaboración en Hcéres. La centralización de los datos y la facilidad de uso han aumentado la eficacia y simplificado los procesos. Otras organizaciones también pueden beneficiarse de las ventajas de esta solución flexible.

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