Digitale Transformation voranbringen
SeaTable kann durch die Flexibilität des Systems für verschiedenste Zwecke genutzt werden. Und so vielfältig sind auch unsere Kunden, deren Use Cases für uns immer spannend und inspirierend sind – und manchmal überraschend. Einer unserer Kunden aus China hat seinen Anwendungsfall mit uns geteilt, möchte aber nicht namentlich genannt werden. Seine Story verdeutlicht jedoch sehr gut die verschiedenen Möglichkeiten, die SeaTable bietet, um Abläufe effizient zu gestalten und die digitale Transformation von Unternehmen und Einrichtungen voranzubringen.
Wachsende Komplexität und Intransparenz im Auftragsmanagement
Unser Kunde bietet den Aufbau und die Wartung von Bauinstallationen an. Das stark wachsende Unternehmen nutzte für die Auftragsverwaltung bisher Excel. Jedoch stießen die Mitarbeiter mit wachsendem Auftragsvolumen zunehmend an die Grenzen des Systems und waren auf der Suche nach einer Excel-Alternative. Viele Prozesse waren aufgrund mangelnder Automatisierungsfunktionen ineffizient und mussten manuell bearbeitet werden. Die fehlende Möglichkeit zu wirklichem kollaborativen Arbeiten in Echtzeit hatte zur Folge, dass Daten nicht immer aktuell waren und Prozessstatus nicht jederzeit transparent dargestellt wurden. Hinzu kamen zunehmende Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit. Ein Wechsel zu einem neuen, modernen System wurde zwingend notwendig.
Die Hauptanforderungen des Unternehmens umfassten:
- Kollaboratives Arbeiten: Mitarbeiter sollten gleichzeitig mit denselben Daten arbeiten können und Änderungen in Echtzeit sehen
- Berechtigungsverwaltung: Differenzierte Zugriffsrechte für verschiedene Positionen
- Automationen: Vereinfachung und Automatisierung des Auftragsübergabe-Workflows
- Datenanalyse: Visualisierung wichtiger Kennzahlen über Dashboards
Universal No-Code-App als Lösung
Mit der Universal App von SeaTable wurde eine maßgeschneiderte Auftragsmanagement-Anwendung entwickelt, die auf einer intelligenten SeaTable-Base mit verschiedenen Tables, Automatisierungen und No-Code-Funktionen basiert. So können nun Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen in Echtzeit gemeinsam an Aufträgen arbeiten. Bei Bedarf kann die App per Drag & Drop erweitert werden, ohne dafür Programmierer zu beschäftigen.
Doch das ist nicht alles: Dank der in SeaTable integrierten Automatisierungen und Benachrichtigungsfunktionen wurden Abläufe beschleunigt. Visuell aufbereitete Echtzeit-Daten ermöglichen schnelle Analysen und Entscheidungsprozesse. Und das Ganze ohne dabei Abstriche in Sachen Datensicherheit machen zu müssen.
Kollaboratives Arbeiten und Zugriffsberechtigungen
Um den Schutz sensibler Kundendaten zu gewährleisten wurden rollenbasierte Zugriffsrechte für Seitenansichten und Datenbearbeitung festgelegt. Dank der Möglichkeit, auch komplexe Datenfilter zu setzen, Spalten auszublenden und zwischen Nur-Lese- und Bearbeitungs-Berechtigungen zu unterscheiden, ist nun sichergestellt, dass Kundendaten nur durch die Mitarbeiter eingesehen werden können, die sie wirklich benötigen. Sicherheitsbeauftragte sehen z. B. nur relevante Aufträge und können Risiken melden, während Wartungsmanager umfassendere Zugriffsrechte besitzen. Zugriffs- und Bearbeitungsrechte für die Auftragsverwaltungs-App sind dabei von Zugriffs- und Bearbeitungsrechten für die dahinter liegende Datenbank getrennt.
Automatisierte Workflows
Für verschiedene Arbeitsphasen wurden verschiedene Tables angelegt und miteinander verknüpft. Automatisierungen sorgen für einen nahtlosen Datenfluss zwischen den Tables, so dass jeder Mitarbeiter jederzeit auf aktuelle Daten zugreifen kann. Ein Beispiel für einen solchen Workflow: Wenn ein neuer Auftrag erzeugt wird, erhält der zugewiesene Wartungsmanager automatisch eine Benachrichtigung und alle Datensätze werden synchronisiert.
Datenvisualisierung
Ein ganz wesentlicher Fortschritt besteht in der unkomplizierten Erstellung von Dashboards, um Gewinnmargen, Mitarbeiter-KPI oder Projektforschritte zu monitoren und zu analysieren. Für Projektzeitpläne und –fortschritte erwiesen sich das integrierte Kanban- und das Timeline-Plugin für Gantt-Diagramme als besonders hilfreich.
Neue Wachstumsimpulse durch effizientere Workflows und Transparenz
Die Implementierung von SeaTable hat dem Unternehmen geholfen, sein Auftragsmanagement zu modernisieren und effiziente, digitale Workflows zu implementieren. Alle Mitarbeiter können nun zeitgleich in einem System mit aktuellen Daten arbeiten, ohne Datenverluste zu befürchten. Projektverantwortliche und die Geschäftsführung haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Datenvisualisierungen um relevante Geschäftskennzahlen und Projektstatus zu bewerten. Und das alles in einem System. Mit dem Auftragsmanagement in SeaTable wurden Arbeitsabläufe und Entscheidungen deutlich beschleunigt und zugleich die Basis für zukünftiges Wachstum geschaffen.