Der Haut Conseil de l’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur (Hcéres) ist eine unabhängige öffentliche Behörde in Frankreich, die durch die Artikel L. 114-3-1 bis L. 114-3-6 sowie R. 114-1 bis R. 114-23 des französischen Forschungsgesetzes geregelt wird. Zu den Hauptaufgaben des Hcéres gehören:
- Die Evaluierung sämtlicher Hochschul- und Forschungseinrichtungen in Frankreich.
- Die Validierung von Evaluierungsverfahren, die von anderen Organisationen vorgeschlagen werden.
- Die Evaluierung privater Hochschulen in Frankreich und im Ausland auf Anfrage.
Hcéres stand vor der Herausforderung, seine komplexen Datenprozesse effizienter zu gestalten und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Mit SeaTable fand der Hcéres eine Lösung, um seine Datenverwaltung zu zentralisieren und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Ausgangslage: Hcéres und die Herausforderung einer effizienten Datenverwaltung
Als unabhängige Behörde ist der Hcéres für die Evaluierung aller französischen Hochschul- und Forschungseinrichtungen zuständig. Vor der Einführung von SeaTable wurden diese Prozesse hauptsächlich mit Excel-Tabellen verwaltet. Diese Methode war jedoch zunehmend ineffizient und führte zu Sicherheitslücken sowie einem fragmentierten Datenbestand. Es war an der Zeit, eine Excel Alternative zu finden, die den gesamten Prozess vereinfacht und den Anforderungen des Hcéres gerecht wird.
Der Übergang von Excel zu SeaTable: Warum SeaTable die richtige Wahl für Hcéres war
Um die Herausforderungen der Datenverwaltung zu meistern, entschied sich das Département du Numérique et des Données (DND) des Hcéres für SeaTable – eine flexible und benutzerfreundliche Plattform, die die Evaluierungsprozesse deutlich optimierte. SeaTable zentralisierte alle Daten und ermöglichte es dem Hcéres, den gesamten Evaluierungsprozess sowohl in Frankreich als auch international zu vereinfachen.
Implementierung von SeaTable bei Hcéres
Die Einführung von SeaTable begann mit einem Proof of Concept (POC) in einem einzigen Abteil. Diese Pilotphase konzentrierte sich auf die Verwaltung von Konventionen und potenziellen Expertenlisten. Aufgrund des Erfolgs dieses Tests wurde SeaTable schrittweise auf weitere Abteilungen und Evaluationsdienste des Hcéres ausgedehnt. Heute nutzt die Behörde die No-Code-Plattform SeaTable, um Evaluierungskomitees effizient zu bilden und den Vorbereitungsprozess für Evaluierungen zu straffen.
Die Vorteile von SeaTable für Hcéres
- Zentralisierte Datenverwaltung: Mit SeaTable wurden alle Informationen in einer einzigen, vernetzten Datenbank zentralisiert, wodurch inkonsistente Datensätze und fragmentierte Arbeitsabläufe beseitigt wurden.
- Optimierte Zusammenarbeit: Die zentrale Verwaltung und Verknüpfung von Tabellen führte zu einer effizienteren Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Teams des Hcéres.
- Erweiterte Zugangsverwaltung: Durch differenzierte Rechtevergabe konnte die Sicherheit der Daten gewährleistet und gleichzeitig die Verantwortung klar aufgeteilt werden.
- Schnelles und einfaches Reporting: Dank der „vereinfachten Ansichten“ in SeaTable konnten die Daten nach spezifischen Kriterien gefiltert und schnell Berichte erstellt werden, was die Entscheidungsfindung deutlich beschleunigte.
Nutzerfeedback und Erfolgsgeschichten
Jean-Christophe Martin, stellvertretender Direktor des DND, erklärt: „SeaTable hat uns ermöglicht, unsere Datenverwaltung zu erneuern und ihre Nutzung sowie Darstellung zu verbessern. Dies hat die Effizienz unserer Nutzer deutlich gesteigert.“
Clément Bréhin, technischer Projektleiter, fügt hinzu: „SeaTable hat unsere Zusammenarbeit mit den Evaluationsabteilungen enorm verbessert. Es ist intuitiv, leicht anpassbar und sicher.“ Dank interner Workshops und Schulungen konnten die Mitarbeiter von Hcéres SeaTable schnell und problemlos übernehmen.
Fazit: Hcéres verbessert seine Datenverwaltung – und Sie können das auch
SeaTable hat sich als wertvolle Plattform erwiesen, um die Datenverwaltung und Zusammenarbeit beim Hcéres zu verbessern. Durch die Zentralisierung der Daten und die einfache Handhabung wurde die Effizienz gesteigert und die Prozesse vereinfacht. Andere Organisationen können ebenfalls von den Vorteilen dieser flexiblen Lösung profitieren.
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