Ohne HR Software kommt kaum noch eine Personalabteilung aus. Denn das Human Resources Management ist einer der verwaltungsintensivsten Bereiche jedes Unternehmens. Von der Personalrekrutierung über die Arbeitszeiterfassung bis zur Lohnabrechnung gibt es alle Hände voll zu tun. Mit einem HR System können Sie diese Prozesse möglichst effizient gestalten, um den Kopf für strategische Entscheidungen frei zu haben.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche HR Tools es gibt und wie die HR Software im Vergleich abschneidet.

Auf dem Markt gibt es unzählige HR-Software-Anbieter, die Tools für jeden erdenklichen Anwendungsfall anbieten. Sie unterscheiden sich stark darin, welche Funktionen sie umfassen und worauf sie spezialisiert sind. Werfen wir also einen Blick auf die gängigsten Typen, um Licht in den Dschungel der HR Tools zu bringen.

  • Personaladministration: Sogenannte HRIS (Human Resources Information Systems) bilden die Basis, um Daten und Dokumente von Mitarbeitern zu verwalten. Hierzu zählen Stammdaten , Arbeitsverträge und digitale Personalakten, oft auch in Verbindung mit Arbeitszeitkonten und der Lohnabrechnung. Beispiele für HRIS sind Personio, Kenjo oder HeavenHR.

  • Arbeitszeittracker: Eine Fülle an HR Tools (wie Clockodo, Clockify, Timebutler, TimeTac usw.) greift sich nur den Aspekt der Arbeitszeiterfassung heraus. Sie sind darauf ausgelegt, die tägliche Arbeitsdauer zu messen und Projekten zuzuordnen, Urlaubsanträge einzureichen und krankheitsbedingte Ausfälle zu dokumentieren. Da sie nur diese einfachen Prozesse abbilden können, wirken sie im Vergleich zu anderer HR Software eher rudimentär.

  • Recruiting-Software: Manche Lösungen wie softgarden oder Greenhouse fokussieren sich auf eine effiziente Personalbeschaffung, um die HR-Abteilung zu entlasten. Dafür decken sie den kompletten Recruiting-Prozess ab – von der Stellenausschreibung über das Bewerbermanagement bis zum Onboarding .

  • Talentmanagement und Personalentwicklung: Einige HR Tools (z. B. Lattice, 15Five) haben sich darauf spezialisiert, die Performance von Mitarbeitern zu steigern, ihnen Karrierepfade zu ebnen und ihre Kompetenzen zu fördern. Dazu gehören Funktionen für Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen und Feedbackgespräche.

  • All-in-one-Lösungen: Immer mehr Anbieter erheben den Anspruch, mit einer einzigen HR Software all-in-one sämtliche Bedürfnisse rund um das Personalmanagement erfüllen zu können. Sie sind oft modular aufgebaut, führen verschiedene HR-Prozesse zusammen und bieten einen ganzheitlichen Überblick. Etablierte Allrounder sind beispielsweise Workday, SAP SuccessFactors oder BambooHR.

Im folgenden Toolvergleich bewerten wir verschiedene HR-Softwares anhand von fünf Kriterien, die für die Entscheidung von Personalverantwortlichen eine große Rolle spielen:

  • Funktionsumfang: Welche Funktionen bietet die HR Software? Lassen sich Ihre Prozesse damit optimieren und automatisieren?
  • Flexibilität: Wie gut lässt sich die HR Software an Ihre Bedürfnisse und Teamgröße anpassen sowie mit Ihren bisherigen Systemen integrieren?
  • Kosteneffizienz: Wie teuer ist der Preis pro Mitarbeiter? Gilt er für alle wichtigen Funktionen oder nur für einzelne Module?
  • Bedienbarkeit: Ist die Nutzung einfach und intuitiv? Sind IT-Kenntnisse für Anpassungen erforderlich?
  • Datenschutz: Erfolgt die Datenverarbeitung DSGVO-konform? Haben Sie die Wahl zwischen Cloud und On-Premises-Hosting? Wo befinden sich die Server?

HR Software Evaluation

Um die Ergebnisse miteinander vergleichen zu können, haben wir nur Personalmanagement Software mit einer ähnlichen Prozessabdeckung für den Test ausgewählt. Spezialsoftware für einzelne Prozesse wie die Arbeitszeiterfassung oder das Recruiting haben wir nicht berücksichtigt. Hier die Ergebnisse:

SAP SuccessFactors ist Teil der deutschen SAP SE und mit circa 190 Millionen Nutzern in weltweit 12.000 Unternehmen der größte Player in diesem HR Software-Vergleich. Seit der Gründung im Jahr 2001 hat es sich als Klassiker der HR Software für große Unternehmen etabliert.

  • Funktionsumfang: SAP SuccessFactors präsentiert sich als umfassende Suite für das Human-Capital-Management. Es bietet alle Funktionen für die Personalverwaltung und Payroll, das Bewerber- und Talentmanagement, den Employee Self-Service sowie HR Analytics und Personalplanung . Zudem besitzt es KI-Funktionen , um Prozesse zu optimieren und zu automatisieren.
  • Flexibilität: Die HR Software lässt sich modular zusammenstellen und über Schnittstellen mit vielen anderen Systemen integrieren, z. B. ERP-Systemen oder BI-Tools. Allerdings richtet sie sich vor allem an große Unternehmen und internationale Konzerne mit komplexen Organisationsstrukturen und ist für kleine Teams nicht geeignet.
  • Kosteneffizienz: Die grundlegenden Funktionen sind in SAP Core HR enthalten, was 16 Euro pro Nutzer und Monat kostet, wenn Sie mindestens 1.000 Lizenzen mit einem Jahr Laufzeit buchen. Zusätzliche Module berechnet SAP extra. Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen geht SAP daher meist weit über das Budget und den Bedarf hinaus.
  • Bedienbarkeit: Die moderne Benutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet, kann aufgrund der vielen Funktionen aber komplex wirken. Für die Implementierung und spätere Anpassungen benötigen Sie interne IT-Spezialisten oder teure externe Berater mit SAP-Kenntnissen.
  • Datenschutz: SAP SuccessFactors wird hauptsächlich als Public Cloud betrieben. Die Datenverarbeitung kann DSGVO-konform erfolgen, wenn Sie die SAP-Rechenzentren in der EU nutzen. Manche Unternehmen nutzen es jedoch auch als On-Premises-Lösung auf Basis von SAP S/4HANA.

Workday wurde 2005 in den USA gegründet und gehört als großer Konkurrent von SAP SuccessFactors zu den führenden Anbietern von cloudbasierter HR Software.

  • Funktionsumfang: Ebenso wie SAP verspricht auch Workday eine HR Software, die all-in-one sämtliche Funktionen von der Personalverwaltung über das Bewerber- und Talentmanagement bis hin zu HR Analytics und Personalplanung abdeckt. Jedoch legt Workday einen noch stärkeren Fokus auf die Lohnbuchhaltung und den Employee Self-Service. Außerdem punktet es mit automatisierten Workflows und KI-Agenten, die Sie z. B. im Recruiting einsetzen können.
  • Flexibilität: Workday bietet eine hohe Skalierbarkeit und eignet sich dadurch für verschieden große Unternehmen einschließlich internationaler Großkonzerne. Sie können das System mit zahlreichen Modulen konfigurieren und über APIs diverse Business-Anwendungen integrieren.
  • Kosteneffizienz: Die Preisgestaltung von Workday HCM ist intransparent, erfolgt individuell auf Anfrage und hängt stark von den benötigten Modulen ab, sodass man die Kosten nur anhand von Kundenangaben schätzen kann. Je nach Vereinbarung kann ein Basis-Abonnement zwischen 20 und 40 Euro pro Mitarbeiter und Monat kosten, womit Workday zu den teureren Lösungen auf dem Markt zählt.
  • Bedienbarkeit: Workday zeichnet sich durch eine exzellente User Experience und eine moderne Benutzeroberfläche mit intuitiven Dashboards aus. Dennoch sind Anpassungen an der Software ebenso wie die Implementierung relativ komplex und meist nicht ohne IT-Experten zu bewerkstelligen.
  • Datenschutz: Workday betreibt eine cloudbasierte Software-as-a-Service-Plattform ohne On-Premises-Option. Das heißt, Sie müssen die Server des US-amerikanischen Anbieters nutzen und können daher kaum die DSGVO-konforme Datenverarbeitung sicherstellen.

HR Software Analytics

Personio ist eine cloudbasierte HR Software für mittelständische Unternehmen mit 10 bis 5.000 Mitarbeitern. Das deutsche Einhorn-Startup aus München baut seine Stellung vornehmlich auf dem europäischen Markt aus.

  • Funktionsumfang: Als typisches HRIS enthält das Kernprodukt (Personio Core) nur Basis-Funktionen für die Personalverwaltung (z. B. Zeiterfassung, Personalplanung) und den Employee Self-Service. Erweiterte Funktionen wie Recruiting, Talent Management oder Payroll sind in zusätzliche Module ausgelagert. Auch automatisierte Prozesse und HR-Chatbots sind verfügbar.
  • Flexibilität: Personio ist zwar modular aufgebaut und prinzipiell skalierbar, aber nicht für sehr kleine oder große Unternehmen geeignet. Integrationen mit einigen anderen Tools wie Microsoft Teams, Google Calendar oder Slack sind problemlos möglich. Ansonsten ist die Personalmanagement Software kaum indivualisierbar.
  • Kosteneffizienz: Leider veröffentlicht Personio keine festen Preise, sondern erstellt individuelle Angebote. Die Kosten von Personio Core werden auf 3 bis 5 Euro pro Mitarbeiter und Monat geschätzt. Zusätzliche Pakete schlagen laut Kundenangaben mit 13 bis 18 Euro pro Mitarbeiter und Monat zu Buche.
  • Bedienbarkeit: Da die Funktionen eher einfach gehalten sind, besticht die Benutzeroberfläche durch eine intuitive Bedienung. Nach der Implementierung können sich Ihre Mitarbeiter ohne umfangreiche Schulungen direkt mit Personio vertraut machen. Individuelle Anpassungen an der Software sind nicht vorgesehen und würden IT-Kenntnisse erfordern.
  • Datenschutz: Personio betreibt eine DSGVO-konforme Cloud mit hohen Sicherheitsstandards und Servern in Deutschland. Eine On-Premises-Version, mit der Kunden die volle Datenhoheit behalten würden, existiert nicht.

Lesen Sie mehr über die Erfahrungen von Personio Kunden oder sehen Sie sich direkt eine Personio Alternative an.

HRworks ist eine klassische HR Software für den Mittelstand. Seit 1998 hat das deutsche Unternehmen aus Freiburg über 3.000 Kunden und circa 300.000 Nutzer bei der Personalarbeit unterstützt.

  • Funktionsumfang: Im Wesentlichen dreht sich bei HRworks alles um die Personaladministration. Klare Schwerpunkte setzt die HR Software nämlich bei der Reisekosten- und Lohnabrechnung und der Arbeitszeiterfassung. Aber auch Funktionen für das Bewerbermanagement, die Personalentwicklung, den Employee Self-Service und HR-Analytics sind vorhanden. Kleinere Automatisierungen und KI-Features sind bereits verfügbar.
  • Flexibilität: Insgesamt zeigt sich HRworks wenig flexibel. Da der Anbieter mit mindestens 20 Nutzern kalkuliert, ist die Software nicht für kleine Teams geeignet. Auch internationale Unternehmen sollten HRworks meiden, da es sich nur auf die DACH-Region konzentriert. Über vorgefertigte Schnittstellen sind zum Beispiel Integrationen mit DATEV und ADDISON möglich.
  • Kosteneffizienz: Die Preisgestaltung ist undurchsichtig, weil HRworks keinerlei Informationen zu den Kosten veröffentlicht. Unüberprüfbaren Nutzerangaben zufolge beginnt das Basis-Abo mit 20 Lizenzen bei 258 Euro pro Monat. Angesichts der eher überschaubaren Funktionen wirkt dieses Preis-Leistungs-Verhältnis schlecht. Zudem müssen Sie mit einmaligen Implementierungskosten im vierstelligen Bereich rechnen.
  • Bedienbarkeit: HRworks überzeugt mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, übersichtlichen Dashboards und einfacher Navigation. Allerdings kann die Software von komplexeren Anforderungen überfordert sein und individuelle Anpassungen können nur IT-Fachkräfte vornehmen.
  • Datenschutz: HRworks betreibt seine Cloud in einem AWS-Rechenzentrum in Dublin. Da Irland zur EU gehört, können Sie Ihre Daten dort grundsätzlich gemäß DSGVO speichern. Allerdings besteht keine Datenhoheit , weil HRworks keine On-Premises-Variante anbietet und mit Amazon Web Services ausgerechnet einen US-Anbieter vorgibt.

Factorial ist eine HR Software der Everyday Software S.L., die 2016 in Barcelona gegründet wurde. Das spanische Einhorn-Startup ist vor allem in Europa und Lateinamerika erfolgreich.

  • Funktionsumfang: Factorial definiert sich als KI-gestützte All-in-one HR Software, die das Personalmanagement vereinfacht, automatisiert und an einem Ort bündelt. Tatsächlich gibt es viele Anwendungsfälle, bei denen die KI-Funktionen sehr hilfreich scheinen. Die weniger spektakulären Hauptfunktionen dienen der Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten sowie dem Bewerber- und Talentmanagement.
  • Flexibilität: Dank vieler verschiedener Module lässt sich die Software gut an unterschiedliche Bedürfnisse und Unternehmensgrößen anpassen. Factorial nutzt eine DATEV-Schnittstelle für die Gehaltsabrechnung. Über APIs kann man das System mit anderen Anwendungen integrieren.
  • Kosteneffizienz: Die Basis-Version namens Factorial Core startet bei 8 Euro pro Nutzer und Monat. Viele wichtige Funktionen sind jedoch nur in erweiterten Paketen verfügbar, die zusätzliche Kosten verursachen. Da Factorial dazu keine Informationen preisgibt, ist die wahre Höhe der Kosten unbekannt.
  • Bedienbarkeit: Aufgeräumte Dashboards, übersichtliche Benutzeroberfläche und intuitive Navigation – die Handhabung von Factorial wirkt sowohl am Desktop als auch in der mobilen Mitarbeiter-App äußerst einfach. Anpassungen an der Software sind für Kunden nicht selbst umzusetzen und würden technisches Fachwissen erfordern.
  • Datenschutz: Die Cloud von Factorial wird DSGVO-konform in Deutschland, genauer gesagt in einem Frankfurter Rechenzentrum von Amazon Web Services (AWS) gehostet. Dadurch, dass die Infrastruktur einem US-Anbieter gehört und keine On-Premises-Installation möglich ist, bleibt die Datenhoheit aber ein frommer Wunsch.

HR Software Usability

Sage HR ist eine Personalmanagement Software für mittelständische Unternehmen. Die Lösung gehört zur britischen Sage Group, die mit ihrer Gründung im Jahr 1981 das Urgestein in diesem Vergleich bildet.

  • Funktionsumfang: Sage HR fokussiert sich auf die effiziente Abbildung zentraler Prozesse wie Abwesenheiten, Zeiterfassung, Schichtplanung, Reisekosten- und Gehaltsabrechnung. Es gibt eine mobile Mitarbeiter-App mit praktischen Self-Service-Funktionen. Aber auch Funktionen für das Recruiting oder die Personalentwicklung stehen zur Verfügung. Automatisierung und KI sind erst in größeren Paketen enthalten und beziehen sich vor allem auf die Buchhaltung.
  • Flexibilität: Erfreulicherweise ist Sage HR hochgradig skalierbar und kommuniziert transparent alle Preise und Leistungen. So können Sie die Module ganz nach Ihrem Bedarf und Ihrer Mitarbeiterzahl zusammenstellen. In Sachen Integrationen bietet Sage HR die Synchronisation mit Google oder Outlook Kalendern, Slack und anderen Anwendungen über die API.
  • Kosteneffizienz: Die günstigste Version (Sage HR Basis), die lediglich Personalakten, das Abwesenheitsmanagement und die mobile App enthält, kostet 4,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer. Weitere Module wie Arbeitszeit, Performance oder Schichtplanung sind jeweils für 2,50 pro Mitarbeiter und Monat zu haben. Das Recruiting-Modul schlägt pauschal mit 175 Euro pro Monat zu Buche. Darüber hinaus gibt es weitere Pakete mit kombinierten Preismodellen für fünf oder mehr Mitarbeiter.
  • Bedienbarkeit: Sage HR glänzt mit einer positiven User Experience, egal ob in der mobilen App, im Browser oder in der Desktop-Version. Da die Benutzeroberfläche übersichtlich und die Funktionen eher einfach gehalten sind, läuft die Bedienung reibungslos und intuitiv ab. Individuelle Änderungen an der Software können Sie nicht vornehmen.
  • Datenschutz: Die Cloud-Dienste werden DSGVO-konform in AWS-Rechenzentren in Irland gehostet. Bei einem US-Anbieter bleiben allerdings Zweifel, ob die Daten gegen staatliche Zugriffe aus den USA geschützt sind. Für volle Kontrolle können Sie aber auch die Sage HR Suite als lokale On-Premises-Lösung nutzen, die Sie auf Ihrer eigenen Hardware mit gängigen Betriebssystemen installieren können.

HeavenHR optimiert hauptsächlich die Personalverwaltung von mittelständischen Unternehmen in Deutschland und kann nicht alle funktionalen Anforderungen an HR Software erfüllen. Das Berliner Start-up wurde im Jahr 2015 gegründet.

  • Funktionsumfang: Als klassisches HRIS ermöglicht HeavenHR lediglich die Personalverwaltung mit digitalen Personalakten, Arbeitszeitkonten und einem starken Fokus auf die Lohnabrechnung. Es bietet schlanke, teilautomatisierte Prozesse (z. B. im Meldewesen) und einen guten Employee Self-Service inklusive App, aber keinerlei KI-Funktionen. Auch Funktionen für das Recruiting und andere Bereiche fehlen.
  • Flexibilität: Während die Skalierbarkeit fast unbegrenzt ist, können Sie bei den Funktionen nur zwischen drei Modulen wählen. HeavenHR ermöglicht den nahtlosen Datenaustausch mit Sozialversicherungsträgern, jedoch kaum individuelle Integrationen. Außerdem ist HeavenHR nicht für sehr kleine Teams oder internationale Konzerne geeignet, da es einen Mindestpreis von 99 Euro verlangt und sich auf Deutschland konzentriert.
  • Kosteneffizienz: Das Preismodell ist transparent und denkbar einfach. Die HR-Administration kostet 5,50 Euro und die Lohnabrechnung 12,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Der Mindestpreis beträgt 99 Euro.
  • Bedienbarkeit: Da die Funktionen auf administrative Prozesse reduziert sind, ist die HR Software übersichtlich, intuitiv und einfach zu nutzen. Individuelle Anpassungen sind nicht vorgesehen.
  • Datenschutz: HeavenHR bietet keine On-Premises-Lösung, die Cloud gewährleistet aber DSGVO-konforme Datenverarbeitung, weil sich die Server ausschließlich in Frankfurt am Main befinden, womit sie deutscher Rechtsprechung und strengem Datenschutz unterliegen.

Zoho People ist die cloudbasierte Personalmanagement Software der indischen Zoho Corporation und fällt im Vergleich vor allem durch niedrige Preise auf.

  • Funktionsumfang: Ähnlich wie bereits erwähnte Lösungen ermöglicht Zoho People die Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung, HR-Analysen sowie das Onboarding und Talentmanagement. Der KI-Bot Zia und Automatisierungen sind enthalten, während das Recruiting in die separate Lösung Zoho Recruit ausgelagert ist.
  • Flexibilität: Zoho People ist eine hochgradig skalierbare HR Software mit 5 Abonnement-Optionen, die für unterschiedliche Bedürfnisse und Teamgrößen geeignet sind. Es gibt sogar eine kostenlose Basis-Version für bis zu 5 Benutzer, um den Einstieg zu erleichtern. Zur Flexibilität von Zoho People passt ebenfalls, dass sich verschiedene Anwendungen aus der Zoho Suite oder von Drittanbietern integrieren lassen.
  • Kosteneffizienz: Der günstigste Bezahl-Tarif (Essential HR) beinhaltet für 1,25 Euro pro Benutzer und Monat die Mitarbeiter-, Dokument- und Abwesenheitsverwaltung, das Onboarding und den KI-Bot Zia. Beim Professional Paket für je 2 Euro kommt noch die Arbeitszeiterfassung hinzu. Die Premium Version für 3 Euro pro Benutzer und Monat enthält zusätzlich das Entgelt- und Performance-Management sowie erweiterte HR-Analysen. Im vollständigen Enterprise Abonnement zahlen Sie monatlich 4,50 Euro pro Mitarbeiter. Insgesamt ist die Preisgestaltung sehr fair und transparent.
  • Bedienbarkeit: Die übersichtliche Benutzeroberfläche ist relativ einfach zu bedienen, vor allem für Kunden, die bereits andere Zoho Produkte nutzen. Mit Zoho Sandbox steht eine Low-Code-Testumgebung bereit. Für die Implementierung und komplexe Anpassungen von Zoho People benötigen Sie allerdings Administratoren und Entwickler.
  • Datenschutz: Zoho ist ein indischer Cloud-Anbieter, der eigene Rechenzentren rund um die Welt (u. a. in Amsterdam und Dublin) betreibt. Das heißt, europäische Kunden können ihre Daten innerhalb der EU speichern und verarbeiten. Jedoch sind Sie selbst dafür verantwortlich, Ihr Cloud-System DSGVO-konform zu konfigurieren, und haben keine Datenhoheit. Ein On-Premises HR System steht nicht zur Verfügung.

HR Software Flexibilität

BambooHR ist ein US-Cloud-Anbieter für HR Software. Das Unternehmen mit dem Panda-Maskottchen wurde 2008 in Utah gegründet.

  • Funktionsumfang: Als All-in-one-Lösung bietet BambooHR fast alles, was das Herz begehrt, von HR Daten und Reporting über Bewerber- und Talentmanagement bis hin zur Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung. Ein KI-Assistent wird ebenso angeboten wie HR-Automationen.
  • Flexibilität: Prinzipiell ist BambooHR für verschiedenste Bedürfnisse und Unternehmensgrößen einsetzbar. Manche Funktionen sind jedoch nur für US-Mitarbeiter verfügbar. Die HR Software lässt sich über die offene API mit anderen Tools verbinden und bietet über 150 vorgefertigte Integrationen.
  • Kosteneffizienz: Für Unternehmen mit bis zu 25 Mitarbeitern ist BambooHR ab einem monatlichen Pauschalpreis von 250 US-Dollar zu haben. Größere Unternehmen zahlen für jeden Mitarbeiter 10, 17 oder 25 US-Dollar pro Monat – je nachdem, ob sie sich für den Core, Pro oder Elite Tarif entscheiden. Die enthaltenen Leistungen sind transparent auf der Webseite aufgelistet. Zusatzpakete wie z. B. Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung kosten extra.
  • Bedienbarkeit: Die benutzerfreundliche Oberfläche ist farbenfroher gestaltet als bei anderen Tools und bietet eine ebenso intuitive Navigation. Durch die Vielfalt an Funktionen kann es allerdings unübersichtlich werden. Die Software an sich können Sie nicht verändern, aber mit IT-Grundkenntnissen leicht über die API erweitern.
  • Datenschutz: BambooHR ist ein reiner Cloud-Dienst ohne On-Premises-Option. Aufgrund des Serverstandorts in den USA birgt die Nutzung von BambooHR hohe datenschutzrechtliche Risiken für Unternehmen in der EU, die bei der Verarbeitung von Mitarbeiterdaten an die DSGVO gebunden sind. Von einer Datenübertragung in Drittstaaten wie die USA ist grundsätzlich abzuraten.

HiBob ist ein HR-Software-Anbieter aus Israel, der mit Niederlassungen weltweit aktiv ist. Das Start-up wurde 2015 in Tel Aviv gegründet und konnte durch mehrere Finanzierungsrunden expandieren.

  • Funktionsumfang: Das Core HR System zentralisiert Daten und Prozesse in der Cloud, damit geografisch verteilte Teams jederzeit Zugriff auf die Personalverwaltung haben. Weitere Module beziehen sich beispielsweise auf die Lohnabrechnung, das Talentmanagement und die Personalplanung. Zudem kann die Plattform mit einem KI-Assistenten punkten und Routineaufgaben automatisieren.
  • Flexibilität: Ein obligatorisches Basismodul namens Core HR bildet die Grundlage für HiBob. Mit zusätzlichen Modulen können Unternehmen das HR System nach ihrem Bedarf konfigurieren. Es lässt sich über eine offene API auch mit anderen Tools integrieren. Auf seiner Webseite präsentiert der Anbieter ein Sammelsurium an Lösungen; jedoch ist nicht klar, in welchen Produkten welche Leistungen enthalten sind.
  • Kosteneffizienz: HiBob verschleiert vollständig die Kosten. Es gibt keine öffentlichen Informationen über die Preise bestimmter Module, nur individuelle Angebote. Daher lässt sich keine Aussage über das Preis-Leistungs-Verhältnis treffen und Kunden können sich nicht vor Abzocke schützen.
  • Bedienbarkeit: Das Design ist bunter als bei anderen Software-Lösungen, was es aber auch unruhiger macht. Dennoch sind die Benutzeroberfläche und die Navigation verhältnismäßig intuitiv. Mit IT-Kenntnissen können Sie die Software über die API erweitern.
  • Datenschutz: HiBob ist eine cloudbasierte HR-Plattform und bietet keine On-Premises-Installation an. Es nutzt einige Drittanbieter aus den USA und Israel als Unterauftragnehmer, um personenbezogene Daten zu verarbeiten, darunter Amazon Web Services als Cloud-Provider. Deshalb ist die DSGVO-Konformität schwer sicherzustellen und Datenhoheit unmöglich.

Kenjo ist eine HR Software für Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen. Seit der Gründung 2017 in Berlin hat das Unternehmen Märkte in DACH, Spanien und Lateinamerika erschlossen.

  • Funktionsumfang: Die Personalverwaltungssoftware legt einen starken Fokus auf Schichtplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung. Mitarbeiter können hierzu die Self-Service-Funktionen in der mobilen App nutzen. Einen weiteren Schwerpunkt bildet das Recruiting. Kenjo nutzt Automatisierungen, bietet bisher aber keine KI-Funktionen an.
  • Flexibilität: Vor allem in der Starter-Version zeigt sich Kenjo sehr unflexibel, während in den zwei höheren Preiskategorien benutzerdefinierte Workflows und Automatisierungen möglich sind. Die HR Software lässt sich grundsätzlich beliebig skalieren und mit vielen anderen Tools wie DATEV, Slack, Outlook und Google Calendar integrieren.
  • Kosteneffizienz: Im Starter-Paket für 5,40 Euro pro Mitarbeiter und Monat sind Basis-Funktionen enthalten. Erweiterte Funktionen sind ab 9 Euro pro Mitarbeiter und Monat erhältlich. Die entsprechenden Leistungen sind sehr detailliert auf der Webseite nachzulesen. Für zusätzliche Leistungen wie beispielsweise die DATEV-Integration berechnet Kenjo Pauschalpreise.
  • Bedienbarkeit: Das simple Design wirkt im Vergleich zu anderen HR Tools fast lieblos, aber es erfüllt seinen Zweck. Einfache Dashboards, Kalender und Übersichten dominieren die Benutzeroberfläche. Die ohnehin begrenzten Anpassungsmöglichkeiten der Software sind ohne IT-Kenntnisse oder bezahlten Support von Kenjo kaum auszuschöpfen.
  • Datenschutz: Es handelt sich um eine reine Cloud-Software ohne On-Premises-Version. Positiv ist, dass sich die Server von Kenjo in Frankfurt am Main befinden. Durch den Standort in Deutschland unterliegt die Datenverarbeitung den Bestimmungen der DSGVO. Gehostet werden die Server allerdings vom US-amerikanischen Cloud-Anbieter Amazon Web Services, wodurch keine Datensouveränität besteht.

Als einziger Anbieter in diesem Vergleich geht SeaTable einen wirklich innovativen Weg: Die deutsche KI No-Code-Plattform ermöglicht HR Teams rund um die Welt von Grund auf neue, individuelle Prozesse zu entwickeln, anstatt sich mit einer fertigen HR Software abfinden zu müssen. Seit 2020 arbeitet das Unternehmen aus Mainz an dieser wegweisenden Technologie.

  • Funktionsumfang: Das Herzstück von SeaTable bildet eine relationale Datenbank , in der Sie alle Informationen und Dokumente rund um die Personalarbeit verwalten können. Dabei können Sie Ihre HR Prozesse von Grund auf neu denken oder mit kostenlosen Vorlagen starten, z. B. zur Arbeitszeiterfassung, zum Recruiting oder Onboarding. Automatisierungen und KI-Funktionen machen Routineaufgaben deutlich effizienter. Zudem können Sie mit dem App-Builder ohne jegliche Programmierkenntnisse eigene Apps für den Mitarbeiter-Self-Service oder das HR Management erstellen. HR-Analysen sind dank verschiedener Statistiken und Ansichten ein Kinderspiel.
  • Flexibilität: SeaTable bietet die größte Gestaltungsfreiheit aller HR Tools in diesem Vergleich. Die Prozesse sind nicht vorgegeben, sondern komplett individualisierbar. Darüber hinaus ist SeaTable für jede Unternehmensgröße geeignet und fast unbegrenzt skalierbar. Über die API sind Integrationen mit beliebig vielen Anwendungen möglich.
  • Kosteneffizienz: Der Anbieter setzt bei seiner Cloud auf ein kosteneffizientes Pay-as-you-go-Modell. Bei der Registrierung starten Sie immer kostenlos mit der Basis-Version, die bereits ausreichende Funktionen für die meisten Anwendungsfälle bietet. Für 7 bzw. 14 Euro pro Nutzer und Monat können Sie auf eine Plus- oder Enterprise-Version upgraden, die Ihnen mehr Funktionen, Benutzer und Speicherplatz bietet.
  • Bedienbarkeit: SeaTable überzeugt mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, der ein spielerisches Baukastenprinzip mit einfachen Drag-and-Drop-Funktionen zugrunde liegt. So können Sie Ihre eigene HR Software zusammenstellen, Apps entwickeln, KI-Automationen umsetzen und jederzeit Änderungen vornehmen, ohne auf IT-Experten angewiesen zu sein.
  • Datenschutz: Sie haben die freie Wahl, ob Sie den Komfort der Cloud in Anspruch nehmen möchten oder eine On-Premises-Installation mit voller Datenhoheit bevorzugen. Die Datenverarbeitung in der Cloud ist zu 100 Prozent DSGVO-konform und erfüllt höchste Sicherheitsanforderungen, da sie in deutschen Rechenzentren des Schweizer Anbieters Exoscale erfolgt.

SeaTable sticht in diesem HR Software-Vergleich deutlich heraus. Ein Grund dafür ist der revolutionäre No-Code-Ansatz : Anstatt sich mit einer vorgegebenen Software begnügen zu müssen, können Sie einfach Ihre eigenen Lösungen entwickeln und jederzeit an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dank visueller Elemente sind dafür keine Programmierkenntnisse erforderlich, sodass prinzipiell jeder Citizen Developer werden kann. Folglich können Sie SeaTable nicht nur im Personalwesen, sondern auch in anderen Bereichen wie Marketing , Vertrieb , Finanzen und Projektmanagement einsetzen.

SeaTable zeigt sich auf allen Ebenen außergewöhnlich flexibel, sei es bei der Individualisierbarkeit der Prozesse und Anwendungen oder bei der Skalierbarkeit und Bereitstellungsart der Plattform. Sie können Ihr HR System ganz nach Ihren Vorstellungen konzipieren und selbst entscheiden, ob Sie die SeaTable Cloud nutzen oder SeaTable Server auf Ihrer eigenen Infrastruktur installieren möchten. Nicht zuletzt bekommen Sie für Ihr Geld eine All-in-one-Lösung, die mit einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis punktet.

Überlegen Sie zu SeaTable zu wechseln? Dann sehen Sie sich praktische HR-Vorlagen an, die Ihnen den Einstieg in SeaTable erleichtern.

Erstellen Sie eine Übersicht aller Mitarbeiter.

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Behalten Sie Vakanzen und Bewerbungen im Blick.

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Was sind typische HR Tools?

Lange Zeit wurde der Markt für HR-Software von wenigen großen Anbietern wie SAP SuccessFactors, Workday und Sage HR dominiert. Seit circa zehn Jahren holen neue Wettbewerber deutlich auf. Auf dem europäischen Markt sind dies zum Beispiel die deutschen Start-ups Personio, HeavenHR und SeaTable; international spielen BambooHR, Zoho People, HiBob und Factorial eine größere Rolle.

Welche HR-Software ist die beste?

Jede HR-Software hat ihre Stärken und Schwächen. Welche zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von Ihren Anforderungen und der Größe des HR-Systems ab. Während SAP SuccessFactors problemlos mit Zehntausenden Benutzern in komplexen, internationalen Konzernen umgehen kann, richten sich viele andere Tools eher an mittelständische Unternehmen. Es gibt Lösungen wie HeavenHR oder Kenjo, die sich funktional hauptsächlich auf die Personalverwaltung beschränken, oder HR Software, die all-in-one nahezu alles abdeckt. Die flexibelste Lösung in diesem Vergleich ist SeaTable.

Was kostet eine HR Software?

Die Preise reichen von kostenlosen Tools für bis zu 25 Benutzer (SeaTable) über wenige Euro pro Nutzer und Monat (z. B. Zoho People) bis hin zu kostspieligen HR-Systemen, die erst im vierstelligen Bereich beginnen. So kann etwa ein umfangreiches SAP-System mit mehreren Tausend Benutzern schnell über 100.000 Euro pro Monat kosten. Achtung: Einige Anbieter (z. B. Personio, Factorial, Sage HR) lagern wichtige Funktionen in teure Zusatzpakete aus. Vorsicht ist auch bei intransparenten Preisen (z. B. Workday, HiBob, HRworks) geboten, die oft auf Abzocke hindeuten.

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