Haben Sie schon Ihre Budgetierung für nächstes Jahr aufgestellt? Wenn nicht, wird es Zeit: Je früher Sie wissen, wie viel Geld Sie zur Verfügung haben, desto präziser können Sie Maßnahmen einleiten, um Ihre Ziele zu erreichen: Wollen Sie mehr Mitarbeiter einstellen oder planen Sie eine größere Werbekampagne? Egal, was Sie vorhaben – dieser Artikel gibt Ihnen wertvolle Tipps für die Budgetplanung an die Hand.

Der folgende Artikel beschäftigt sich mit der Budgetplanung in Unternehmen und wie Sie diese am besten angehen. Für Privathaushalte empfehlen wir Ihnen ein Haushaltsbuch .

Bei der Budgetierung – auch Budgetplanung oder Budgetverteilung genannt – geht es, wie der Name schon vermuten lässt, um die Zuweisung von Budgets und die Planung von Ressourcen. Per se erfolgt die Budgetplanung für die Zukunft, zumeist für das folgende Geschäftsjahr. Dabei können Sie einerseits das Budget für das gesamte Unternehmen bestimmen und andererseits die detaillierte Budgetierung für bestimmte Abteilungen oder einzelne Projekte vornehmen. Der daraus resultierende Budgetplan gibt vor, wohin das verfügbare Geld im Unternehmen fließen soll und welche Ziele Sie damit in welchem Zeitraum erreichen möchten.

Mitarbeiter setzt Budgetplanung am Laptop um

  • Sinnvolle Budgetverteilung: Die Budgetplanung unterstützt Sie dabei, Geld und Ressourcen sinnvoll auf Abteilungen und Vorhaben zu verteilen und gezielt dort einzusetzen, wo sie den größtmöglichen Nutzen bringen.

  • Verbindliche Ziele: Mit einem verbindlichen Budgetplan können Sie dafür sorgen, dass Ihre Führungskräfte klare Ziele formulieren und effiziente Maßnahmen ergreifen, um sie zu erreichen.

  • Finanzielle Transparenz: Die Budgetierung schafft Klarheit, wofür Sie Ihr Geld ausgeben. Sie behalten Kosten und Ziele im Blick, können Erfolge messen und Fehlentwicklungen antizipieren.

  • Priorisierte Investitionen: Oft ist die Wunschliste in den Abteilungen lang. Ein festgelegtes Budget hilft Ihnen, die entscheidenden Investitionen zu priorisieren und unnötige Ausgaben zu vermeiden.

Die operative Budgetplanung ist ein Teil der kurzfristigen Finanzplanung, bei der Sie Ihre künftigen Einnahmen sowie Ausgaben für das kommende Jahr schätzen. Dabei ziehen Sie die Daten des laufenden und/oder vergangenen Geschäftsjahres heran, um Prognosen für die zukünftige Entwicklung abzuleiten. Im Gegensatz zur Finanzplanung fokussiert sich die Budgetierung in der Regel auf die Ausgabenseite – unabhängig davon, woher das Geld kommt.

Auch eine strategische Budgetplanung für die nächsten zwei bis fünf Jahre ist durchaus üblich. Diese hilft Ihnen bei langfristigen Geschäftsentscheidungen, die Ihr Unternehmen voranbringen und den Erfolg sichern sollen, wie zum Beispiel die Eröffnung neuer Standorte. Je weiter der Planungshorizont in der Zukunft liegt, desto schwieriger und unsicherer ist allerdings die genaue Prognose.

Budgetplan-Vorlage

Der Budgetierungsprozess – wie Sie Ihr Budget planen #

Wie gehen Sie bei der Budgetierung am besten vor? Es gibt zwar nicht die eine Patentlösung für alle Fälle, aber Sie können bei der Budgetplanung einige Schritte befolgen und Vorgehensweisen anwenden, die sich in vielen Unternehmen etabliert haben. Die folgenden Punkte setzen allerdings voraus, dass bereits eine erste Budgetierung besteht bzw. eine Gegenüberstellung von Zahlen aus den Vorjahren möglich ist.

  • Untersuchen Sie, ob es bei Ihren Finanzkennzahlen (z. B. Umsatz, Gewinn, Kosten) signifikante Veränderungen zum vorherigen Vergleichszeitraum gibt.
  • Auf dieser Basis prognostizieren Sie die zukünftige Entwicklung des verfügbaren Budgets für das gesamte Unternehmen.
  • Nun geht es an die Budgetverteilung: Stimmen Sie die Teilbudgets mit den einzelnen Abteilungen ab und nutzen Sie dafür die folgenden Verfahren.

Es gibt drei Verfahren bzw. Methoden für die Budgetierung, die sich besonders bewährt haben:

  • Top-down: Die Geschäftsführung bestimmt das Gesamtbudget sowie die Budgetverteilung und die Abteilungs-/Projektleiter planen anschließend die Maßnahmen, die sie damit umsetzen können.
  • Bottom-up: Hier ermitteln die Abteilungs-/Projektleiter selbst, welches Budget sie für ihre Aufgaben benötigen, und geben die Budgetplanung an die Entscheider weiter. Diese rechnen die Teilbudgets zusammen, gleichen sie mit dem Gesamtbudget ab und bestimmen, was genehmigt wird.
  • Gegenstromverfahren: Hier kombinieren Sie den Top-down- und Bottom-up-Ansatz. Die Geschäftsführung legt Ziele fest, geht jedoch nicht ins Detail bezüglich der Budgetierung. Anschließend erarbeiten die Abteilungs-/Projektleiter passende Maßnahmen und konkretisieren die geplanten Ausgaben. Zum Schluss muss die Führungsebene die Budgetierung prüfen und mit dem Gesamtbudget in Einklang bringen.

Verfahren der Budgetplanung: Top-Down, Bottom-Up oder beides?

Wie alle Unternehmensprozesse kann auch die Budgetierung mehr oder weniger reibungslos ablaufen. Einige Stolpersteine sollten Sie kennen, auch wenn es unmöglich ist, sich auf alle Eventualitäten vorzubereiten.

Folgende Probleme können auftreten:

  • Je nach Komplexität der Unternehmensstruktur (z. B. Tochterfirmen, Standorte, Organisationsebenen) kann die detaillierte Budgetierung schnell unübersichtlich werden.
  • Die Budgetierung erfordert meist einen hohen Zeitaufwand und bindet personelle Kapazitäten, die nicht für die produktive Arbeit zur Verfügung stehen.
  • Wirtschaftliche Entwicklungen sind heute so schnelllebig und schwer vorhersehbar, dass ein lange im Voraus geplantes Budget selten den wirklichen Gegebenheiten gerecht wird.
  • Strenge Budgetvorgaben schränken den Handlungsspielraum der Abteilungen ein, wenn die Kosten (z. B. bei unerwarteten Preiserhöhungen) steigen.
  • Ebenso kann es zur Stagnation des Unternehmens führen, wenn Sie sich zu stark an der Budgetierung der Vorjahre orientieren, ohne Prozesse zu überdenken und zu optimieren.
  • Nicht zuletzt können Rivalitäten zwischen Führungskräften oder ganzen Abteilungen die effiziente Budgetplanung erschweren und unnötige Ausgabenwünsche begünstigen.

Statusdenken von Führungskräften kann den effizienten Einsatz von Ressourcen und damit die Unternehmensstrategie gefährden

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, haben wir 7 Tipps für Sie zusammengestellt:

Bewerten Sie gegen Ende des laufenden Geschäftsjahres die Leistung Ihres Unternehmens anhand der letzten Budgetierung und gleichen Sie Ihre damalige Prognose mit den tatsächlichen Zahlen ab. Haben Sie noch Geld übrig oder Ihr Budget bereits überschritten? Sind die gesteckten Ziele noch zu erreichen oder bereits erreicht worden?

Bei großen Abweichungen von der Budgetierung sollten Sie eruieren, ob es signifikante Veränderungen innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens gegeben hat, die Sie in Ihrer Prognose nicht absehen konnten. Sobald Sie die Ursachen kennen, können Sie effektive Gegenmaßnahmen in die Wege leiten oder künftig mehr Budget einplanen, um Ihre Ziele zu erreichen.

Steigern Sie die Ziele, die Sie mit Ihrem Budget erreichen wollen, nicht ins Unermessliche. Die Budgetplanung der einzelnen Abteilungen sollte realistisch sein und zum erwarteten Unternehmenserfolg passen.

Geld und Ressourcen sollten möglichst effizient (ohne Verschwendung) und effektiv (zur Erreichung der Ziele) eingesetzt werden. Dennoch kann es kontraproduktiv sein, wenn Sie die Mittel, die eine Abteilung nicht verwendet hat, einfach aus dem Budget fürs nächste Jahr kürzen. Anstatt den sparsamen Umgang mit Ressourcen zu belohnen, verleitet das die Abteilungen dazu, das Budget im nächsten Jahr auf jeden Fall auszureizen, egal ob Maßnahmen sinnvoll sind oder nicht.

Die Höhe des Budgets kann bei Führungskräften schnell zu Konkurrenz- oder Statusdenken („Wer mehr Budget hat, ist wichtiger“) führen. Achten Sie deshalb darauf, Konflikte bezüglich der Budgetierung frühzeitig zu erkennen, und kommunizieren Sie deutlich, dass alle Abteilungen und Projekte zum Gesamterfolg beitragen.

Gerade bei internen Machtkämpfen werden oft Ergebnisse beschönigt oder übertriebene Ziele formuliert, um ein besseres Budget zu erhalten. Seien Sie sich darüber im Klaren und betrachten Sie kritisch, wofür und warum die Mittel benötigt werden. Schlussendlich sollten Sie Ihr Budget so verteilen, dass Ihr Unternehmen die Geschäftsziele erreicht.

Die konkrete Budgetierung muss anpassbar bleiben, da sie zum Teil auf Annahmen für die Zukunft basiert, die nicht sicher vorauszusagen ist. Wenn sich die Dinge anders entwickeln als gedacht, sollten Sie flexibel reagieren.

Die Budgetplanung für das gesamte Unternehmen setzt sich aus den Teilbudgets aller Abteilungen zusammen. Bedenken Sie bei der Budgetverteilung, dass es zwangsläufig zu Ungleichgewichten kommt: Zum Beispiel trägt die Personalabteilung in der Regel die mit Abstand höchsten Kosten, sie versorgt aber auch alle anderen Abteilungen mit personellen Ressourcen.

Um die Budgetierung nachvollziehbar zu gestalten, ist es wichtig, alle Abteilungen frühzeitig in die Budgetplanung einzubeziehen. Wichtige Bereiche sind die Personal Budgetplanung (Recruiting, Gehälter etc.), die Marketing-Budgetplanung und die IT-Budgetplanung. Diese Abteilungen verwalten meist hohe eigene Budgets und sind für die strategische Budgetplanung unverzichtbar.

Im Folgenden sehen wir uns die Budgetplanung in der IT und im Projektmanagement genauer an. Wenn Sie sich für die Personalplanung oder den Marketingplan interessieren, klicken Sie für weiterführende Informationen auf die verlinkten Artikel.

Funktionierende IT-Systeme, automatisierte Prozesse und effizientes Datenmanagement sind für alle Unternehmensbereiche von zentraler Bedeutung. Zudem benötigen fast alle Mitarbeiter leistungsfähige Hardware (z. B. Laptops, Firmenhandys), um produktiv arbeiten zu können. Somit kommt der IT Budgetplanung eine immer wichtigere Rolle zu. Grundsätzlich können Sie bei der IT Budgetierung zwischen diesen Arten von Ausgaben unterscheiden:

  • Capital Expenditures (einmalige Investitionen): Hierbei handelt es sich um Anlagegüter wie Hardware und Infrastruktur, die Sie für einen längeren Zeitraum selbst anschaffen, z. B. Endgeräte, Server, Netzwerktechnik, Monitore, Headsets usw.

  • Operating Expenditures (laufende Betriebskosten): Darunter fallen die Lizenzgebühren für alle eingesetzten Software-Anwendungen, Betriebssysteme und Tools (SaaS), aber auch gemietete Infrastruktur wie externe Server und Cloud-Dienste (IaaS) sowie Internet- und Telefoniekosten. Hinzu kommen Dienstleistungen wie IT-Beratung, Wartungs- und Supportverträge. Gegebenenfalls können Sie auch die Kosten für Ihr eigenes IT-Personal zur IT Budgetplanung zählen und aus der Personal Budgetplanung herausrechnen.

  • Des Weiteren sind bei der IT Budgetierung alle Projekte zu berücksichtigen, die Sie innerhalb eines Geschäftsjahres mit einem konkreten Ergebnis abschließen möchten, z. B. die Automatisierung eines Geschäftsprozesses, die Einführung eines neuen Tools oder ein Penetrationstest.

  • Kontinuierliche Aufgaben wie die IT-Schulung für neue Mitarbeiter sollten Sie in der IT Budgetierung ebenso einpreisen – denn Zeit ist Geld.

Dank der IT-Budgetierung wird schnell klar, ob Sie mit Ihrem Geld nur das Nötigste oder High-End-Lösungen finanzieren können und wie zeitnah Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte umsetzbar sind. Planen Sie im Budget auch einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben (z. B. Preissteigerungen, Reparatur oder Austausch von kaputten Geräten) an.

Beginnen Sie so früh wie möglich mit der Budgetplanung.

Ein beliebter Einsatzort für die Budgetierung ist das Projektmanagement. Dort liefert sie Ihnen einen Überblick darüber, was in einem Projekt möglich ist. Je nach Ressourcen können Sie zum Beispiel entscheiden, ob Sie externe Dienstleister engagieren oder lieber den Großteil selbst stemmen wollen.

Vor allem wenn Kunden, Investoren oder andere Stakeholder in ein Projekt involviert sind, werden diese mit hoher Sicherheit eine transparente und realistische Budgetierung einfordern. In diesem Fall ist ein Budgetplan unumgänglich und kann zur Verhandlung finanzieller Mittel herangezogen werden.

Die Budgetierung sollte unbedingt vor Projektstart stattfinden. Sie entscheidet darüber, ob und in welchem Umfang ein Projekt machbar ist. Aus der Budgetierung gehen die Ziele hervor – sowohl Chancen als auch Risiken werden ersichtlich. Sie sollten daher so früh wie möglich mit der Budgetplanung beginnen.

Um Kostenvoranschläge realistisch kalkulieren zu können, ist die Aufarbeitung vergangener Projekte hilfreich. Wie gut hat die Budgetplanung in vorherigen Projekten funktioniert und was sollten Sie dieses Mal anpassen? Die Erstellung eines Budgetplans kann zwar aufwändig sein, gibt Ihnen aber die Möglichkeit, alte Projekte zu evaluieren und neue noch besser zu gestalten.

Werfen wir jetzt einen Blick auf ein Beispiel für die Budgetplanung in der Praxis. Dazu nehmen wir an, dass ein wachsendes Unternehmen mit derzeit circa 15 Beschäftigten sein Budget für 2024 planen möchte. Das Unternehmen bietet Dienstleistungen an, wodurch keine Produktionskosten (z. B. für Material, Maschinen, Lagerung) entstehen.

Zunächst analysiert das Management alle Ausgaben und Betriebskosten im Jahr 2023 und gleicht die Zahlen mit dem Budgetplan 2023 ab. Wenn das Budget einer Kostenstelle überschritten wurde, begründen die zuständigen Manager, warum das veranschlagte Budget nicht ausgereicht hat. Anschließend formulieren sie auch ihre Erwartungen und Ziele für das nächste Jahr.

Auf Basis dieser Analysen und Ziele kommunizieren die Manager im Bottom-Up-Verfahren, wie viel Geld sie ausgeben möchten. Die Geschäftsführung legt anschließend ein realistisches Gesamtbudget für 2024 fest – und die Ziele, die es damit zu erreichen gilt.

Viele nutzen für Ihre Budgetplanung Excel-Tabellen , die allerdings nur begrenzte Funktionen und Darstellungsmöglichkeiten bieten. In SeaTable können Sie sich kostenlos registrieren und direkt mit der oben gezeigten Vorlage starten. In solch einer zentralen Datenbank können Sie alle Kostenstellen, Ziele, Budgets und Ausgaben bündeln und auswerten.

Geben Sie Ihren Führungskräften Budgetverantwortung und nutzen Sie SeaTable als Kollaborationstool, um mit mehreren Abteilungen gleichzeitig an der Budgetierung zu arbeiten. So können Sie den Budgetplan im Laufe des Jahres anpassen, die Erfassung der Ausgaben in Echtzeit verfolgen und stets den Überblick über das aktuelle Budget behalten.

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