Airtable Erfahrungen – Funktionen, Kosten und Datenschutz

Was ist Airtable? #

Airtable ist eine cloudbasierte Kollaborationsplattform, die eine Mischung aus Tabellenkalkulation und Datenbanksoftware darstellt. Je nach Blickwinkel kann man die Frage “Was ist Airtable?” deshalb unterschiedlich beantworten: Da man seine Daten dort meist in Tabellen erfasst und strukturiert, wird es oft als leistungsfähigere Excel Alternative betrachtet. Airtable wird aber auch als No-Code-Datenbank bezeichnet, mit der man ohne tiefergehende Programmierkenntnisse Datenbanken erstellen, managen und nutzen kann.

Weil in einer digitalisierten Welt so gut wie überall Daten anfallen, gibt es eine große Bandbreite an Anwendungsmöglichkeiten, um mit Airtable Erfahrungen zu machen. Daher bietet Airtable kostenlos Einstiegslösungen für verschiedene Bereiche wie Produktentwicklung, Marketing, Operations, Projektmanagement, Personal, Vertrieb und Finanzen an, die allerdings stark limitiert sind. Bei höheren Anforderungen und größeren Teams geht das Airtable Pricing schnell ins Geld.

Wichtige Airtable Funktionen #

Wie bereits erwähnt, ist Airtable mehr als ein Tabellen-Tool. Die Software gliedert sich vielmehr in unterschiedliche hierarchische Ebenen: Workspaces, Bases, Tabellen, Datensätze und Felder. Bei den Feldern handelt es sich um die senkrechten Spalten innerhalb einer Tabelle, bei denen Sie im Gegensatz zu Excel vorab feste Datentypen definieren müssen. Dank der Nähe zu traditionellen Spreadsheets ist die anfängliche Dateneingabe sehr intuitiv.

Bei der Visualisierung der Daten zeigt sich Airtable äußerst flexibel: Neben der klassischen Tabellenansicht können Sie unter anderem Kanban, Gantt, Galerie und Kalender auswählen. Um Ihre Daten passend aufzubereiten, haben Sie Filter, Sortierungen und Gruppierungen zur Hand. Für die strukturierte Datenerfassung gibt es zudem Formulare.

Darüber hinaus bietet Airtable Erweiterungen für Reporting und Statistiken, Page Design und Time Tracking an. Die Automatisierungen und Integrationen (z. B. via Zapier oder Make) erlauben es Ihnen, manuelle Arbeitsschritte durch effiziente Workflows zu ersetzen, die unter bestimmten Bedingungen von allein ablaufen. Nicht zuletzt können Sie mit dem Airtable Interface Designer sogar eigene Webanwendungen auf Basis Ihrer Datenbanken bauen – oder Ihre Idee von Omni, Airtables eigenem KI-Assistenten, umsetzen lassen.

Vor- und Nachteile von Airtable #

Basierend auf Hunderten Online-Bewertungen, in denen Nutzer ihre Airtable Erfahrungen schildern, kristallisieren sich einige Stärken und Schwächen von Airtable heraus. Hier die wichtigsten Argumente und Kritikpunkte im Überblick:

Beliebte Features und Vorteile von Airtable #

1. Benutzerfreundliche Oberfläche: Auf den ersten Blick fällt bei Airtable die minimalistische, cleane Benutzeroberfläche ins Auge. Sie können Ihre Daten jederzeit übersichtlich ordnen und in verschiedenen Ansichten anzeigen lassen. Für internationale Kunden, die nicht gut Englisch sprechen, ist erfreulich, dass Airtable auch Deutsch, Französisch und Spanisch als Sprachen anbietet.

2. Flexibles Datenmanagement: Airtable ist hochgradig flexibel und für unterschiedlichste Projekte und Arbeitsabläufe geeignet. Sie können es an Ihre individuellen Anforderungen anpassen und für eine Vielzahl von Anwendungsfällen einsetzen – von einfachen Listen bis hin zu komplexen Systemen.

3. Benutzerdefinierte Felder: Mit zahlreichen Feldtypen können Sie die Informationen in Ihren Datensätzen vielseitig konfigurieren und die Datentypen festlegen, die in Feldern erlaubt sind. Dadurch vereinheitlichen Sie die Datenformate und minimieren Eingabefehler.

4. Smarte Einbindung von KI: Künstliche Intelligenz ist bei Airtable ebenso für das Interface Design verfügbar wie als eigener Feldtyp integriert. Mit den richtigen Prompts können Sie im großen Stil Anwendungen erstellen und Inhalte aus Ihren Daten generieren.

Häufig genannte Nachteile und Probleme #

1. Kaum vorgegebene Strukturen: Das ist die Kehrseite der Flexibilität. Sie bedienen sich aus einem Baukasten und benötigen gewisse konzeptionelle Fähigkeiten, um sinnvolle Datenstrukturen anzulegen. Nutzer, die bisher wenig Airtable Erfahrungen oder generell Vorkenntnisse im Umgang mit Datenbanken und Tabellen haben, fühlen sich von der Anzahl der Funktionen gerade am Anfang überfordert.

2. Höherer Zeitaufwand zu Beginn: Dieser Nachteil geht mit dem zuvor genannten Punkt einher. Anders als spezielle Branchensoftware können Sie Airtable flexibel an Ihre Anforderungen anpassen. Von Grund auf neue Workflows zu bauen dauert zu Beginn aber meist länger. Im Vergleich zu Asana ist Airtable als Projektmanagement Tool beispielsweise nur bedingt zu empfehlen, da man sich vieles selbst zusammenbasteln muss.

3. Unzureichender Datenschutz: Immer wieder stößt bei Airtable der Datenschutz auf harte Kritik. Die Speicherung von Kundendaten auf Cloud-Servern in den USA und die fehlende Option, Airtable On-Premises zu installieren, machen Airtable für viele Unternehmen mit höheren Sicherheitsanforderungen unattraktiv. Für Unternehmen in der EU ist der Einsatz der Software sogar rechtswidrig, da Airtable die DSGVO Compliance nicht vollumfänglich gewährleistet.

4. Hohe Airtable Kosten: Viele Teams, die mit Airtable kostenlos begonnen haben, stoßen bald an Limits und sehen sich mit explodierenden Kosten konfrontiert. Die Airtable Kosten sind zu Beginn nicht überschaubar, kaum skalierbar und die Preissprünge sind immens; eine Team-Lizenz schlägt derzeit mit 24 US-Dollar pro Nutzer und Monat zu Buche. Einen günstigeren Einstiegstarif gibt es nicht, dafür aber günstigere Airtable Alternativen: Viele Nutzer wechseln beispielsweise zu SeaTable, weil Sie mit dem Airtable Pricing unzufrieden sind.

Neben diesen wesentlichen Nachteilen wird auch immer wieder Kritik an einzelnen Airtable Funktionen laut. Viele Nutzer finden zum Beispiel das Benutzerzugriffs- und Berechtigungsmanagement verwirrend oder dass fortgeschrittene Berechnungen mit Formeln in Airtable schnell zu kompliziert werden. Ebenso berichten Nutzer, dass in der mobilen Version von Airtable einige Funktionen aus der Desktop-Version fehlen und die Navigation in der Airtable App eine Herausforderung darstellt. Zwar gibt es in Airtable kostenlos eine Kommentarfunktion für jeden Datensatz, manche Nutzer würden sich aber einen Gruppenchat oder private Nachrichten für einen intensiveren Austausch wünschen.

Airtable und die DSGVO #

Unternehmen in der EU unterliegen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Daher werfen wir im Folgenden einen ausführlicheren Blick darauf, wie genau es Airtable mit dem Datenschutz nimmt. Auf seiner Website schreibt Airtable dazu, dass sein Datenschutzprogramm darauf ausgelegt sei, Anforderungen, Gesetze und Vorschriften einschließlich der DSGVO zu erfüllen. Kundendaten von Airtable werden allerdings von Amazon Web Services (AWS) auf Servern gehostet, die größtenteils in den USA stehen.

Zwar bietet Ihnen Airtable gemäß DSGVO die European Data Residency an, bei der Kundendaten in einem AWS-Rechenzentrum in Frankfurt (Deutschland) verwaltet und Backups in einem AWS-Rechenzentrum in Irland gesichert werden. Diese Option ist aber erst ab dem teuersten Abonnement (Enterprise Scale) verfügbar, das für viele Nutzer überhaupt nicht in Frage kommt. Selbst wenn Sie die European Data Residency in Anspruch nehmen, wird nur der Datenbankinhalt (z. B. Datensätze, Dateien und die Änderungshistorie) in der EU gespeichert. Alle weiteren Informationen wie Benutzer- und Authentifizierungsdaten, Metadaten (z. B. Datenbanknamen und -beschreibungen) und Supportdaten liegen weiterhin in den USA. EU-Unternehmen, die Airtable verwenden, können somit nicht die Einhaltung der DSVGO garantieren, welche die Weitergabe personenbezogener Daten an Drittländer wie die USA ohne ausdrückliche Zustimmung untersagt.

Diesbezüglich sollten Sie wissen, dass der sogenannte USA Patriot Act in Folge der Terroranschläge vom 11. September 2001 einigen US-Behörden wie dem FBI, der NSA oder der CIA erlaubt, ohne richterliche Anordnung auf die Server von US-Unternehmen zuzugreifen und personenbezogene Daten abzuschöpfen. Im Jahr 2013 wurde bekannt, dass dies nicht nur in Einzelfällen geschieht, sondern die Überwachung von Servern großer US-Tech-Konzerne wie Microsoft und Google systematisch, massenhaft und kontinuierlich stattfindet. Was für Firmen in den USA als notwendiges Übel gilt, ist für Unternehmen in Europa und in vielen anderen Teilen der Welt ein No-Go. Einige Fachleute befürchten sogar, dass von den USA gezielt Wirtschaftsspionage betrieben wird, und raten generell davon ab, Daten in US-Clouds zu speichern.

Ist es möglich, Airtable self-hosted zu nutzen? #

Wenn Sie nun über Wege nachdenken, wie Sie Airtable vielleicht doch DSGVO-konform nutzen können, haben Sie vermutlich die Idee, self-hosted Airtable zu deployen. Viele Interessenten mit hohen Anforderungen an die Datensicherheit, vor allem Unternehmen der kritischen Infrastruktur, hegen ebenfalls den Wunsch, Airtable self-hosted auf ihren eigenen Servern zu installieren und zu betreiben. Solch ein Airtable Download ist aber nicht möglich, da die Lösung ausschließlich als cloudbasiertes SaaS-Produkt verfügbar ist und Airtable nicht vorhat, zukünftig eine On-Premises-Variante anzubieten.

Airtable Pricing und Abos #

Airtable setzt wie die meisten Cloud-Anbieter auf ein Pay-as-you-go-Modell. Das heißt, dass Sie mit einer kostenlosen Basis-Version starten, die Sie upgraden müssen, sobald Sie erweiterte Funktionen brauchen, mehr Nutzer hinzufügen möchten oder bestimmte Limits überschreiten. Prinzipiell zahlen Sie also nur für den Produktumfang, den Sie wirklich nutzen. Hier die verschiedenen Tarife im Überblick:

In dieser Tabelle sind die wichtigsten Limits aufgeführt, die Sie zu einem Upgrade veranlassen könnten. Wenn Sie sich genauer dafür interessieren, welche Airtable Funktionen in welchem Abonnement enthalten sind, können Sie das Airtable Pricing im Detail auf der Webseite des Unternehmens nachlesen.

Wie Sie Airtable kostenlos nutzen können #

Wenn Sie einen Airtable Test wagen möchten, benötigen Sie zuallererst einen Account. Diesen können Sie mit Airtable kostenlos einrichten. Nach Ihrem ersten Airtable Login werden Sie ohnehin gratis für 14 Tage auf das kostenpflichtige Team-Abo hochgestuft, damit Sie die erweiterten Funktionen unverbindlich testen können. Danach kehren Sie zur kostenlosen Version zurück, die nur die grundlegenden Airtable Funktionen enthält.

Airtable Kosten im Vergleich #

Zunächst lässt sich feststellen, dass Airtable sein Pricing in der Vergangenheit bereits angepasst hat. Während das günstigste Bezahl-Abonnement (Airtable Plus) im Jahr 2023 noch 12 US-Dollar pro Nutzer und Monat kostete, ist dieses heute mit 24 US-Dollar pro Nutzer und Monat (Airtable Team) doppelt so teuer – denn das Plus-Abo existiert nicht mehr. Dies erhöht vor allem für kleine Unternehmen die finanzielle Hürde, auf eine kostenpflichtige Version umzusteigen.

Darüber hinaus enthält das Team-Abo weniger Features als das ehemalige Pro-Abo, obwohl es genauso viel kostet wie sein Vorgänger. Zum Beispiel hat Airtable die Automationsläufe von maximal 50.000 pro Monat auf nur noch 25.000 pro Monat halbiert und bei den zuvor unbegrenzten API Calls ein Limit von 100.000 pro Monat eingeführt. Heavy User, denen das nicht passt, müssen auf das mehr als doppelt so teure Business-Abo upgraden.

Wie Sie sehen, kommt kurze Zeit nach dem kostenlosen Einstieg oft ein böses Erwachen: Denn wenn Sie erst einmal Ihre Unternehmensprozesse auf Airtable umgestellt haben, Ihr Team und Ihre Datenmengen wachsen, müssen Sie entweder tief in Ihre Tasche greifen oder wieder auf eine preiswerte Software umsteigen. Dabei ist es ein offenes Geheimnis, dass Airtable nicht das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Sie können sich also viel Geld und Aufwand sparen, wenn Sie sich direkt für einen günstigeren Airtable Konkurrenten entscheiden.

Fazit: Airtable Pricing und Datenschutz überzeugen nicht #

Airtable hat im Test zunächst recht gut abgeschnitten: Die Software punktet mit vielen nützlichen Funktionen rund um das Datenmanagement, einer aufgeräumten Benutzeroberfläche und beeindruckenden KI-Features. Viele Nutzer loben die hohe Flexibilität, von Grund auf eigene Anwendungen entwerfen zu können, auch wenn Airtable zu Beginn mehr Zeit und konzeptionellen Aufwand erfordert als herkömmliche Software.

Als US-Cloud ohne On-Premises-Variante weckt der Anbieter jedoch große Zweifel, ob Airtable den Datenschutz wirklich gewährleisten kann. Da personenbezogene Daten auf Servern von US-Firmen möglicherweise ausgespäht werden, ist Airtable mit der DSGVO unvereinbar und für Unternehmen in der EU nicht einsatzfähig. Gerade für kleine Teams mit wachsenden Datenmengen und Benutzerzahlen ist auch das Airtable Pricing weniger geeignet, da von der Gratis-Version zum Team-Abo die Airtable Kosten sprunghaft ansteigen.

Wenn Sie nach einer Alternative suchen, die mehr Datensicherheit und ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, ist vor allem SeaTable eine Überlegung wert. Werfen Sie doch mal einen Blick in die kostenlose Basis-Version von SeaTable, die über einen großen Funktionsumfang und großzügigere Limits als Airtable verfügt.

Häufige Fragen zu Airtable #

TAGS: Wenn Excel Nicht Mehr Reicht Toolings & Plugins