Ein zeitgemäßes System für einen effizienten Prozess
Die Red Dot GmbH & Co. KG in Essen ist aus der internationalen Marken-, Produkt- und Kommunikationsdesignwelt nicht mehr wegzudenken. Das Unternehmen organisiert mit dem Red Dot Design Award einen der international renommiertesten Designwettbewerbe und betreibt darüber hinaus die drei Red Dot Design Museen in Essen, Singapur und Xiamen (China), die zu den bedeutendsten Museen für zeitgenössisches Design zählen. Die Preisverleihungen für zwei der drei Designwettbewerbe, werden inzwischen über SeaTable dargestellt, nachdem das Team die vielschichtigen Prozesse mit den bestehenden Lösungen nicht mehr abbilden konnte. Louisa Mücher, Digital Business Manager beim Red Dot Design Award, schildert, warum Red Dot auf SeaTable umgestiegen ist und was sich dadurch geändert hat.
Vor der Einführung von SeaTable war das wichtigste Tool ein Desktop-Tabellenkalkulationsprogramm. Diese Lösung war insbesondere beim Datenmanagement nicht mehr zeitgemäß. Die Zusammenarbeit innerhalb des Teams war eine echte Herausforderung, da kein kollaboratives Arbeiten möglich war. Als besonders problematisch erwies sich der bestehende Prozess bei der Organisation der Preisverleihung für den Red Dot Award: Product Design, einem internationalen Großevent. Für eine reibungslose Organisation und Last-Minute-Änderungen erwiesen sich die fehlenden Möglichkeiten zum kollaborativen Arbeiten als schwierig.
SeaTable erfüllt die Anforderungen von perfekt
Für Red Dot war klar, dass ein anderes Tool nötig ist, welches auch eine Echtzeit-Zusammenarbeit in den Daten bieten muss. Eine naheliegende Cloud-Lösung schied jedoch aufgrund der strikten Datenschutzbestimmungen der Firma aus. Es brauchte also eine Lösung, die kollaboratives Arbeiten unterstützt, strengen Datenschutzanforderungen genügt und on-premise gehostet werden kann. Zu diesem Zeitpunkt nutzte Red Dot bereits SeaFile als File-Sharing-Tool, ein Schwesterprodukt von SeaTable. Also erhielt Louisa Mücher von ihrem IT-Dienstleister die Empfehlung, sich einmal SeaTable anzuschauen.
Die Nutzerfreundlichkeit, der hohe Datenschutz und die unproblematische Möglichkeit, gemeinsam in einer Datei zu arbeiten, überzeugten sofort. Und auch der Implementierungsprozess verlief reibungslos. Mit Unterstützung des IT-Dienstleisters wurde SeaTable schnell in verschiedene Unternehmensbereiche ausgerollt. Da erste Prozesse mit Standard-Templates abgebildet werden konnten und das System sehr anwenderfreundlich und intuitiv ist, war die Akzeptanz im Team groß.
Vielseitig einsetzbares Management-Tool
Heute wird SeaTable als vielseitiges Management-Tool eingesetzt. Der Hauptanwendungsfall ist immer noch die Veranstaltungsorganisation. Gästelisten und Saalbelegungsplan, Personalplanung beim Event und selbst der sekundengenau geplante Ablauf der Gala wird in SeaTable abgebildet. Als besonders nützlich hat sich hier die Möglichkeit erwiesen, Audio-Dateien direkt in eine Base zu laden. So hat die Regie jederzeit Zugriff auf Tonaufnahmen, beispielsweise von der Aussprache der Namen der Preisträger.
Dank der API wird auch die Auftragsverwaltung und der Versand der Red Dot Design Jahrbücher inzwischen über SeaTable organisiert. Schließlich wird SeaTable auch als CRM und Projektmanagement-Tool genutzt.
Prozessmanagement auf einem neuen Level
Red Dot profitiert von der Möglichkeit, kollaborativ zu arbeiten und schlanke Prozesse transparent abzubilden. Die Mitarbeiter bewältigten den Einstieg und die ersten Schritte in SeaTable intuitiv und waren sofort von den Vorteilen überzeugt. “Eine verbesserte Kommunikation, kollaboratives und effizientes Arbeiten, eine insgesamt zuverlässigere und transparente Datenverwaltung, hohe Nutzerfreundlichkeit und ein hoher Datenschutzstandard: Mit SeaTable konnte Red Dot interne Prozesse erfolgreich auf das nächste Level heben.” Siegfried Schneider, CMO, Red Dot GmbH & Co. KG