Erfolgreiche Urlaubsplanung gemäß Bundesurlaubsgesetz: Tipps für Personaler

So koordinieren Sie Urlaubsanträge ohne Probleme

Die Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter ist ein wichtiger Prozess im Personalwesen, den Sie gut organisieren sollten. Personalmangel durch zu viele Überschneidungen bei den Urlauben gilt es unbedingt zu vermeiden, damit der Betrieb Ihres Unternehmens nicht aus dem Gleichgewicht gerät.  

In diesem Artikel werfen wir nicht nur einen Blick auf nützliche Urlaubsplaner zur effektiven Urlaubsverwaltung, sondern beleuchten auch das Bundesurlaubsgesetz sowie andere rechtliche Bestimmungen, die bei der Urlaubsplanung in Ihrem Unternehmen von Bedeutung sind.

Das Bundesurlaubsgesetz kurz erklärt

Im Arbeitsrecht ist der Urlaub Ihrer Mitarbeiter klar geregelt. Nach dem Bundesurlaubsgesetz haben Ihre Beschäftigten das Recht auf vier Wochen bezahlten Urlaub pro Jahr. Bei einer 5-Tage-Woche entspricht das mindestens 20 Werktagen pro Jahr, bei 6 Arbeitstagen insgesamt 24 Werktagen. Natürlich können Sie als Arbeitgeber über den gesetzlichen Urlaubsanspruch hinaus noch zusätzliche Urlaubstage im Arbeitsvertrag festlegen. In Deutschland sind mittlerweile 30 Urlaubstage, also 20 per Gesetz und 10 vom Arbeitgeber üblich. 

Dazu zählen in vielen Betrieben allerdings festgelegte Betriebsferien, in denen der ganze Betrieb für mehrere Tage stillsteht. Das geschieht meist von Weihnachten bis Neujahr, da hier einige Feiertage zusammenkommen, die den Betrieb sowieso unterbrechen. Wenn ein Unternehmen Betriebsurlaub ankündigt, dann müssen Arbeitnehmer zu diesen Zeiten zwingend Urlaub nehmen. Da der Betriebsurlaub vom Jahresurlaubsanspruch der Arbeitnehmer abgezogen wird, steht ihnen nicht der volle Umfang an Urlaubstagen zur freien Verfügung.

Wann Ihre Mitarbeiter Urlaub beantragen sollten

Generell hat zwar jeder Arbeitnehmer gesetzlichen Anspruch auf Urlaub, jedoch nicht darauf, dass er diesen genau zum gewünschten Zeitpunkt genehmigt bekommt. Denn es gibt betriebliche Belange und Erfordernisse, denen die Urlaubswünsche unterliegen. Das können zum Beispiel personelle Engpässe durch Kündigungen oder Krankheit, aber auch saisonale Schwankungen bei der Auftragslage, die Inventur oder bereits genehmigte Urlaube anderer Mitarbeiter sein.

Aus diesen Gründen sollten Ihre Arbeitnehmer ihren Urlaub schon mindestens 6 Wochen im Voraus ankündigen. Dennoch ist eine enge Abstimmung im Team notwendig, damit nicht alle zu den gleichen Zeiten (z. B. in den Schulferien) Urlaub nehmen wollen und am Jahresende zu viel ungenehmigter Urlaub übrigbleibt. 

Um im Laufe des Jahres eine gerechte Urlaubsverteilung der Mitarbeiter zu finden, gibt es verschiedene Ansätze. First come, first serve gilt bei Urlaubsanträgen nicht unbedingt. Bei Urlauben, die mehrere Mitarbeiter zur gleichen Zeit nehmen möchten, müssen Sie bestimmte Umstände berücksichtigen. Das sind zum Beispiel schulpflichtige Kinder oder Kompromisse aus vorherigen Jahren. In solchen Fällen entscheidet dann der Vorgesetzte, welcher Mitarbeiter den Vorzug bekommt.

Ab wann der Urlaub als genehmigt gilt

Wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern über Urlaub sprechen, gilt auch eine mündliche Zusage bereits als Zusage. Besser ist es allerdings, wenn Sie Urlaubsanträge schriftlich bzw. digital erfassen und beantworten, um den Hergang im Zweifelsfall mit dokumentierten Daten belegen zu können. Als Arbeitgeber haben Sie bis zu einen Monat Zeit, eingereichte Urlaubsanträge zu beantworten; sollte es bedeutend länger dauern oder der Urlaubsbeginn schon kurz bevorstehen, steht es dem Arbeitnehmer allerdings frei, den Urlaubsantrag als genehmigt zu betrachten. 

Den Urlaub nachträglich noch streichen dürfen Arbeitnehmer und Arbeitgeber nur aus besonderen Gründen und in absoluten Ausnahmefällen, etwa wenn der Betrieb stark gefährdet ist oder unvorhergesehene Probleme vorliegen. Das passiert in der Praxis aber nur äußerst selten. Natürlich muss der Urlaub dann zu einem anderen Zeitpunkt nachgeholt werden, damit am Ende des Jahres alle Urlaubstage aufgebraucht sind.

Hinweis: Urlaubstage mit ins neue Jahr nehmen
Gesetzlich ist nicht geregelt, dass Arbeitnehmer ungenutzten Urlaub einfach in das nächste Jahr übertragen können. Besonders die zusätzlich zum gesetzlichen Anspruch gewährten Urlaubstage können verfallen. Sollte es von Seiten des Arbeitgebers eine gesonderte Regelung dazu geben, sollten die Urlaubstage dennoch bis spätestens Ende März verbraucht sein.

Der Sonderfall unbezahlter Urlaub

Unbezahlter Urlaub bietet Arbeitnehmern die Möglichkeit, sich eine Auszeit vom Job zu nehmen – ohne dabei Gehalt zu beziehen. Dabei handelt es sich um eine freiwillige Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber, da in Deutschland kein gesetzlicher Anspruch darauf besteht. Während im Bundesurlaubsgesetz die Anzahl bezahlter Urlaubstage klar geregelt ist, bleibt unbezahlter Urlaub Verhandlungssache. Unternehmen können Anträge ablehnen, vor allem wenn betriebliche Gründe wie Personalmangel dagegensprechen. 

Arbeitnehmer wählen aus verschiedenen Gründen unbezahlten Urlaub, auch wenn kein allgemeiner Anspruch darauf besteht. Im Arbeitsrecht gibt es jedoch spezifische Umstände, die einen Anspruch begründen können. Dazu zählen die Pflege eines plötzlich erkrankten Familienmitglieds oder unvorhergesehene Notlagen. Auch in Fällen von Elternzeit oder der Übernahme bestimmter Ehrenämter kann unbezahlter Urlaub rechtlich gerechtfertigt sein. 

Ein entscheidender Punkt: Längerer unbezahlter Urlaub kann Einfluss auf die Sozialversicherung haben. Dauert die Auszeit mehr als einen Monat, muss der Arbeitnehmer seine Kranken- und Rentenversicherung selbst organisieren. Diese Konsequenzen sollten vor der Entscheidung gut abgewogen werden.

Warum eine strukturierte Urlaubsplanung sinnvoll ist

Die Urlaubsplanung ist ein Prozess, der viel Zeit kosten und zu Unstimmigkeiten im Team führen kann. Wenn ein Arbeitgeber 30 Urlaubstage pro Jahr gewährt, hat jeder Mitarbeiter rund 6 Wochen Urlaub zu verplanen, die er auf einzelne Tage oder Zeiträume verteilen kann. Dabei gilt es, alle Anträge zeitnah zu berücksichtigen und erfolgreich zu koordinieren. 

Gerade in kleinen Teams sollten Sie darauf achten, dass es bei der Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter nicht zu viele Überschneidungen gibt, um die Aufrechterhaltung des Betriebs und eine zumutbare Auslastung des Teams sicherzustellen. In größeren Teams lassen sich Überschneidungen nicht komplett vermeiden; Urlaubsvertretungen und Übergaben sind an der Tagesordnung, wodurch die Abstimmung umso wichtiger ist. Um das alles reibungslos zu regeln, ist ein digitaler Urlaubsplaner sehr zu empfehlen.

Praktische Tools für die Urlaubsplanung

Die Urlaubsplanung ist ein Prozess, der gerne mit Tools, Apps oder Programmen strukturiert und automatisiert wird. Das spart Zeit, ermöglicht ein effizientes Management und stellt alle Beteiligten aufgrund der schnellen und fehlerfreien Bearbeitung zufrieden. Die Zeiten, in denen ein Urlaubsplan in Excel erstellt wurde, sind längst vorbei. Stattdessen können Ihnen diese sechs praktischen Tools bei der Planung von Fehlzeiten helfen.

SAP Fiori

Das Fiori-Tool richtet sich an Unternehmen, die SAP im Einsatz haben. Die Abwesenheitsverwaltung ist bereits in SAP abgebildet. Personalabteilungen verwenden SAP PA (Personnel Administration), während Zeitbeauftragte den TMW (Time Manager Workplace) nutzen. Für Mitarbeiter bleibt eine Lücke, die Sie mit einem Urlaubsplaner in Fiori schließen können. Das Add-on vereint alle nötigen Informationen, um die Urlaubsplanung fortan komplett in SAP zu verwalten.

Personizer

Eine schlankere Lösung ist Personizer. Die Software hat zum Ziel, eine einfache Personalverwaltung für Unternehmen zu ermöglichen. Hier finden Sie ein Tool, mit dem Sie die Urlaubsplanung und die Zeiterfassung perfekt managen können. Diese zwei Funktionen sind bei der Lizenzierung in unterschiedlichem Umfang erhältlich.

TimeTac

TimeTac bietet sowohl eine webbasierte Lösung als auch eine App an. Die App zur Urlaubsplanung hat derzeit eher schlechte Bewertungen im Google Play Store. Die Weblösung verspricht jedoch ein ganzheitliches System, das die Module Arbeitszeiten, Projektzeiten sowie Urlaubsplaner und Abwesenheiten abdeckt.

timetape

Auch timetape wirbt mit einer Reihe mittelständischer Unternehmen, die das Tool bereits als Urlaubsplaner oder für die Zeiterfassung nutzen. Hier können Sie einfach Urlaubsanträge verwalten und ein automatisierter Freigabeprozess sorgt für die nötige Transparenz. Antragsteller und Vorgesetzte können alles auf einen Blick in der Kalenderansicht einsehen, was Struktur und Entlastung für Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter garantieren soll

Timebutler

Angeblich nutzen mehr als 300.000 Personen die Online-Zeiterfassung, den Urlaubsplaner und die Abwesenheitsverwaltung von Timebutler. Das deutsche Unternehmen aus Eltville punktet mit europäischem Datenschutz und hoher Datensicherheit. Timebutler bietet zwar keine App an, Sie können das webbasierte Programm aber selbstverständlich auf allen Endgeräten im Browser öffnen

SeaTable

SeaTable ist ebenfalls webbasiert und kann in der Cloud oder auf Ihrem eigenen Server betrieben werden. Die No-Code-Datenbank der deutschen SeaTable GmbH bietet darüber hinaus Funktionen, die viele zusätzliche Anwendungsfälle ermöglichen. Mit SeaTable als Online-Urlaubsplaner erhalten Sie: 

• Einfache Webformulare, über die Ihre Mitarbeiter Urlaubsanträge einreichen können
• Automatische Benachrichtigungen bei neuen Urlaubsanfragen und -genehmigungen
• Eine Kalender-Übersicht aller Urlaube
• Einen internen Überblick über verbleibende Urlaubstage
• Eine eigene Ansicht für jeden Mitarbeiter

Fazit

Urlaubsplaner für Mitarbeiter gibt es viele. Die meisten sind jedoch spezifische Insellösungen, die wirklich nichts außer Urlaubsplanung und Zeiterfassung abdecken können. Besser ist es, auf eine flexible Lösung zu setzen, die sowohl die Urlaubsplanung als auch andere Anwendungsfälle ermöglicht. 
 
Mit der kostenlosen Vorlage von SeaTable können Sie alle Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter verwalten. Vom Antrag über ein Webformular bis hin zur Bearbeitung in einem Kanban-Board – mit SeaTable wird der gesamte Prozess effizienter gestaltet. 

Durch automatische Benachrichtigungen verpassen Sie keinen Antrag und können zeitnah auf die Wünsche Ihrer Mitarbeiter reagieren. Die Kalenderansicht ermöglicht es Ihnen, etwaige Überschneidungen direkt zu identifizieren und so schnell zu entscheiden, welche Anträge Sie genehmigen oder ablehnen können. Mit intelligenten Formeln können Sie automatisch Urlaubstage berechnen und erhalten so auf einen Blick eine Übersicht darüber, wie viele Tage bereits in Anspruch genommen wurden. 
 
Registrieren Sie sich noch heute kostenlos bei SeaTable und entdecken Sie die zahlreichen Funktionen, die Ihre Urlaubsplanung revolutionieren werden.