Успешное управление изменениями в компаниях

Почему важно активное управление изменениями? #

Компании находятся в динамичных условиях окружающей среды и должны постоянно адаптировать процессы и структуры, чтобы сохранить свою конкурентоспособность и способность к инновациям. Вне зависимости от того, хотите ли Вы внедрить новые технологии, такие как ИИ и no-code решения, разработать новые процессы для выполнения требований законодательства или подготовиться к выходу на новые рынки, одно всегда выходит на первый план: люди - Ваши сотрудники и клиенты. Активное управление изменениями важно для того, чтобы учесть возражения и опасения, привлечь все заинтересованные стороны, а также спланировать и реализовать меры таким образом, чтобы они были прозрачными и не перегружали никого. Таким образом, Вы обеспечиваете жизнь изменений. В противном случае Вы рискуете демотивировать своих сотрудников и, возможно, даже потерять клиентов из-за конкурентов .

Что означает управление изменениями? #

Прежде чем мы углубимся в эту тему, давайте проясним сам термин. В конце концов, в наши дни он на слуху (почти) у всех. Однако, как и в случае со многими другими надувательскими словами, часто не хватает понимания того, что именно он означает. Поэтому целесообразно дать определение управлению изменениями.

Управление изменениями - это реализация всех стратегий, процессов и мер, направленных на то, чтобы целенаправленно и систематично произвести огромные изменения в отделах или целых организациях. Это могут быть организационные, технологические или культурные изменения - причем последние являются наиболее сложным случаем. Решающим фактором является то, что процесс изменений является сложным и далеко идущим для соответствующей организации. Если оптимизируются только отдельные процессы, это не называется управлением изменениями.

Являются ли управление изменениями и трансформация одним и тем же? #

Коротко: Нет, эти два термина тесно связаны, но не являются синонимами. Термин “трансформация” обычно также описывает масштабные, фундаментальные изменения - такие, как полная реорганизация бизнес-модели или цифровая трансформация компании. Управление изменениями, с другой стороны, относится к планированию и поддержке этих изменений в структурированной манере и, таким образом, к установлению курса на устойчивый успех. Продолжим пример с цифровизацией: Термин “цифровая трансформация”, как правило, определяет стратегическую цель, в то время как конкретное управление и реализация относятся к управлению изменениями.

Какую роль играют сотрудники в управлении изменениями? #

Как уже говорилось, успешный процесс управления изменениями зависит от активного участия Ваших сотрудников. В конце концов, именно им придется применять новые процессы, менять методы работы и воплощать изменения в своей повседневной жизни. Эмоции играют важную роль в управлении изменениями. Если страхи, опасения и неуверенность не будут приняты всерьез на ранней стадии, быстро возникнут сопротивление и разочарование, которых Вы хотите избежать любой ценой. Прозрачность, регулярное общение и, при необходимости, возможности дополнительного обучения - это абсолютная основа для привлечения сотрудников в качестве партнеров и со-творцов. Командные встречи, семинары и обсуждения тет-а-тет помогут уменьшить беспокойство и устранить блокировки.

7-фазовая модель по Штрейху #

В этом контексте ответственные менеджеры по изменениям должны регулярно представлять себе 7-фазную модель Штрейха. Ричард Стрейч и Соня Сакманн разработали эту модель для описания того, как люди эмоционально переживают и реагируют на далеко идущие изменения:

• 1. Фаза: Шок

• 2. Фаза: Отрицание

• 3. Фаза: Озарение

• 4. Фаза: Принятие

• 5. Фаза: Пробы и ошибки

• 6. Фаза: Реализация

• 7. Фаза: Интеграция

Сопровождение сотрудников на первых двух фазах и их максимально возможное сокращение - главная задача руководителей и менеджеров по изменениям в процессе изменений.

Какие модели управления изменениями существуют? #

Как и в других областях, в управлении изменениями Вам будут доступны различные модели. Они предлагают якобы простые ответы и обещают четкую структуру, которая сделает Ваше планирование управления изменениями конкретным и управляемым. Однако ни одна из этих моделей не отражает в полной мере сложную динамику процессов управления изменениями. Давайте критически рассмотрим четыре модели, наиболее часто упоминаемые в руководствах по управлению изменениями:

• 3-х фазовая модель по Льюину

• 8-ступенчатая модель по Коттеру

• 5-этапная модель по Крюгеру

• модель ADKAR

• 3-фазная модель по Льюину

Эта модель немецкого социального психолога Курта Льюина - одна из старейших моделей в управлении изменениями. Впервые она была опубликована в 1947 году и первоначально фокусировалась исключительно на процессах культурных изменений. Льюин, живший в эмиграции в США, сформулировал три фазы в управлении изменениями:

• Размораживание: существующий статус-кво размораживается, чтобы создать готовность к переменам в первую очередь.

• Изменение: процессы изменения внедряются.

• Разморозка: Новые процессы внедряются и стабилизируются.

Недостатки 3-фазной модели

В основе модели Льюина лежит необходимость сознательной подготовки к изменениям посредством продуманного планирования управления изменениями, а также их закрепления и стабилизации в долгосрочной перспективе. То, что поначалу звучит логично, при ближайшем рассмотрении оказывается устаревшим подходом:

• Заморозить организационное или процедурное состояние вряд ли возможно в современных, гибких компаниях.

• Механистическое понимание структур и организаций, предложенное Льюином, больше не соответствует реальности.

8-шаговая модель по Коттеру #

Еще одна классика среди методов управления изменениями - 8-шаговая модель Джона Коттера. Модель Коттера лучше всего понимать как концепцию управления изменениями, поскольку он формулирует четкий процесс вместо более абстрактных фаз управления изменениями:

• Создание срочности
• Создайте команду лидеров
• Разработать видение
• Донести видение
• Устраните препятствия
• Добейтесь краткосрочного успеха
• Двигайте изменения вперед
• Закрепление изменений

Недостатки 8-шаговой модели

Модель Коттера также дает понять, что преобразования возможны только при условии понимания срочности и четкого видения с самого начала. В целом, Коттер использует гораздо более практико-ориентированный и детализированный подход к теме, чем Льюин или Крюгер. Однако есть и критика:

• Мероприятия по управлению изменениями обычно проводятся не линейно, а часто параллельно.

• Седьмой и восьмой шаги Коттера, собственно внедрение, гораздо сложнее и требуют больше времени, чем предполагает его модель.

• Коттер рассматривает управление изменениями как предписание и реализацию со стороны руководства и пренебрегает активной ролью сотрудников.

• Остается открытым вопрос о том, как справляться с неудачами.

5-этапная модель по Крюгеру #

Эта модель, разработанная экономистом Вильфридом Крюгером, определяет пять последовательных фаз в управлении изменениями:

• Инициализация: признание необходимости изменений и формулирование первоначальных целей.
• Концепция: разработка решений, определение мер и проектных команд.
• Мобилизация: вовлечение сотрудников, создание атмосферы согласия и мотивации.
• Реализация: оперативное внедрение запланированных мер.
• Стабилизация: Обеспечение успеха, определение и контроль новых стандартов.

Третья и четвертая фазы являются особенно важными этапами в управлении изменениями, поскольку именно здесь снижается потенциальное сопротивление и формируется положительная готовность к изменениям.

Недостатки 5-фазовой модели

Хотя модель Крюгера называет важные фазы управления изменениями, она, как и модель Коттера, предполагает линейную, жесткую концепцию управления изменениями. Как именно должно происходить внедрение, остается довольно туманным. Кроме того, Крюгер полагается на предложение сотрудникам специальных стимулов для принятия изменений, а не на вовлечение их в процесс и убеждение их в том, что он имеет смысл.

Модель ADKAR #

Модель ADKAR была разработана менеджером по изменениям Джеффом Хайаттом и основана на анализе процессов изменений в около 700 организациях. Считается, что она особенно ориентирована на практику и фокусируется на индивидуальных процессах изменений сотрудников. ADKAR - это аббревиатура от Awareness (осознание), Desire (желание), Knowledge (знание), Ability (способность) и Reinforcement (подкрепление). Подобно 5-фазовой модели, подход Хайатта также направлен на создание осознания необходимости изменений и поддержку их устойчивого внедрения.

Недостатки модели ADKAR.

Модель Хайатта радикально сосредоточена на отдельном сотруднике и поэтому значительно отличается от трех других представленных фазовых моделей. Однако именно в этом кроется и главная причина критики:

• Модель ADKAR пренебрегает важностью групповой динамики.

• Она пренебрегает техническими и процедурными аспектами процессов управления изменениями.

• Она предоставляет жесткую основу для концепции управления изменениями, но не модель реализации.

Меры по управлению изменениями: Что лучше всего предпринять? #

Каждая из упомянутых моделей предполагает линейную последовательность различных мер по управлению изменениями - в этом отношении они очень похожи на вышеупомянутую 7-фазную модель по Штрейху. Однако, как показано на рисунке, эта линейная структура дает искаженную картину. Модели четко показывают, какие отдельные этапы важны, и поэтому могут быть полезны в качестве основы для стратегий управления изменениями. Однако Вы будете тщетно искать реальные рекомендации по действиям и мерам.

Так как же Вам действовать на самом деле?

• Начните с анализа: Что нужно изменить и какова цель?

• Определите значимые заинтересованные стороны, прежде чем приступать к индивидуальным мерам.

• Создайте доверие с помощью открытого общения.

• Четко определите роли и обязанности.

• Вместе с руководством демонстрируйте готовность к изменениям.

• Постоянно измеряйте прогресс, чтобы иметь возможность своевременно реагировать на проблемы.

Управление изменениями и управление проектами #

Если Вы видите параллели с управлением проектами, это не совпадение. Это потому, что управление изменениями и управление проектами тесно взаимосвязаны. Если в ИТ-проекте, например, менеджер проекта управляет техническим внедрением нового программного обеспечения, то управление изменениями в ИТ - это привлечение сотрудников к работе и обеспечение принятия и использования нового программного обеспечения. Это означает, что методы управления проектами обычно также являются полезными методами в управлении изменениями.

Анализ заинтересованных сторон #

С помощью анализа заинтересованных сторон Вы узнаете заинтересованные стороны и их интерес к Вашему проекту.

Как Вы проводите анализ заинтересованных сторон?

• Идентификация: На кого может повлиять Ваш проект? Учитывайте также людей за пределами Вашей компании.

• Расстановка приоритетов: Не все заинтересованные стороны одинаково подвержены изменениям. Расставьте приоритеты в зависимости от заинтересованности и приверженности - это также облегчит последующее управление заинтересованными сторонами.

• Карта заинтересованных сторон: Теперь распределите заинтересованные стороны по категориям в соответствии с различными факторами, например, клиенты, сотрудники, внешние стороны и руководство.

Карта культуры #

Корпоративная культура формируется, помимо прочего, повседневным поведением сотрудников по отношению друг к другу, а также ценностями и нормами, которыми живет и руководствуется руководство. Иногда она оказывает большее, иногда меньшее влияние на успех мероприятий по управлению изменениями. С помощью карты культуры Вы получите важную информацию, чтобы заранее распознать любые камни преткновения.

Как работает составление карты культуры?

Начните с составления карты различных субкультур в Вашей организации, например, отдельных отделов или подразделений. Затем определите группы из пяти-шести человек, которые лучше всего представляют эти различные культуры, и поговорите с ними. Используйте полученную информацию о потенциальных препятствиях и возможностях для создания Вашей культурной карты. Лучше всего работать с помощью доски или диаграмм, например, диаграммы рассеивания или древовидной карты, и включить полученную информацию в Ваше планирование управления изменениями.

Карта процессов #

Вы можете использовать карту процесса для визуализации различных процессов, часто в виде поточной диаграммы. Это также дает людям, которые не вовлечены непосредственно в процесс управления изменениями, хороший обзор и важную информацию. В частности, такие диаграммы помогают визуализировать текущий статус Вашего планирования управления изменениями.

Анализ силового поля #

С помощью анализа силового поля Курта Льюина Вы изучаете, какие силы или факторы говорят в пользу или против изменений или предложений. Его также называют анализом препятствий и ресурсов, и он похож на SWOT-анализ .

Как работает анализ силового поля?

• Определение плана: Какова Ваша цель?

• Определите инструменты: Какие (внутренние и внешние) силы могут Вам помочь?

• Распознайте препятствия: Какие силы (включая потенциальные) работают против изменений?

• Взвешивание: Оцените ожидаемое влияние каждой силы в баллах.

Риски в управлении изменениями #

Проекты изменений часто терпят неудачу из-за непринятия, нечеткой коммуникации или нехватки ресурсов. Однако отсутствие или нереалистичность целей управления изменениями также являются распространенными причинами. В редчайших случаях, однако, эти проекты терпят неудачу по вине сотрудников, даже если их потом обвиняют в неспособности или нежелании принять что-то новое. Как правило, сотрудники очень быстро понимают, отвечают ли изменения Вашим интересам или нет. Поэтому Вы должны учитывать интересы своих сотрудников на ранней стадии. Создайте тщательное, прозрачное планирование управления изменениями, чтобы быть хорошо подготовленным к возможным рискам и выделить достаточно времени для устойчивого внедрения - этот этап может занять несколько месяцев или даже больше.

Как связаны управление изменениями и цифровизация? #

Правильное планирование, анализ, регулярная и прозрачная коммуникация, управление заинтересованными сторонами: без правильного инструмента Вы вряд ли сможете эффективно справиться с этими задачами. И точно так же, как успешная цифровизация требует хорошо продуманной концепции управления изменениями, цифровизация, в свою очередь, является предпосылкой для успешных процессов изменений. Новые технологии, такие как облачные решения, платформы без кода, искусственный интеллект и средства автоматизации, могут сыграть решающую роль и определить успех или неудачу Вашего проекта. Самый важный критерий здесь - Ваши конкретные требования: Выберите инструмент, который лучше всего соответствует Вашим идеям и масштабируемый. В противном случае Вы можете перейти от одного программного обеспечения к другому или работать с разными инструментами, что только неоправданно усложнит меры по управлению изменениями.

SeaTable как инструмент управления изменениями #

SeaTable - это современный Инструмент для работы с базами данных без кода , который Вы можете гибко адаптировать к требованиям Вашей компании или проекта. Специально для мероприятий по управлению изменениями это решение предлагает разнообразие функций, с помощью которых Вы легко сможете охватить и другие процессы. Благодаря интуитивно понятному пользовательскому интерфейсу и многочисленным возможностям настройки, новые пользователи быстро разберутся в нем без необходимости обучения или длительного внедрения.

Прозрачная сотрудничество в режиме реального времени, интегрированные функции чата и уведомлений, совместное управление данными и автоматизация помогут Вам достичь поставленных целей в управлении изменениями. Например, используйте наш бесплатный шаблон SWOT-анализа для анализа поля сил или наш план структуры проекта для планирования управления изменениями.

Настраиваемые приборные панели и статистика позволяют Вам регулярно проверять прогресс проекта. С помощью Универсального конструктора приложений Вы сможете всего за несколько минут создать удобный фронт-энд для Ваших заинтересованных сторон, а плагины Белая доска и Дерево позволят Вам получить полный обзор управления изменениями.

Будучи облачным решением , SeaTable размещается исключительно на серверах в Германии и полностью соответствует GDPR. Для еще большего контроля над Вашими данными Вы можете разместить программное обеспечение на собственных серверах с помощью SeaTable Server . Бесплатная базовая версия предоставляет Вам множество основных функций.

Заключение #

Активное управление изменениями - решающий фактор успеха для компаний, когда речь идет о том, чтобы ответить на вызовы современности. Эффективное внедрение основывается на четкой концепции, вовлечении сотрудников, правильных методах управления изменениями, эмпатическом подходе к эмоциям - и использовании правильных инструментов.

FAQ - Планирование управления изменениями #

TAGS: Операционная Деятельность