SeaTable – ваш шаблон электронного журнала поездок

Документируйте свои служебные поездки в соответствии с налоговым законодательством и с соблюдением всех правовых норм с помощью шаблона журнала поездок. Мобильная регистрация, автоматическая аналитика, архивирование с соблюдением требований ревизии — все это без необходимости использования Excel. Сократите время на заполнение налоговой декларации и снизьте риски несоблюдения нормативных требований.

Бесплатно зарегистрируйтесь и используйте шаблон

Ведение онлайн-журнала поездок

Цифровой журнал поездок для предприятий

Соответствие налогам

Шаблон журнала учета поездок содержит всю необходимую информацию для налоговой службы: дату, водителя, цель поездки, маршрут, начальную точку и пункт назначения. Цифровое решение соответствует всем налоговым требованиям.

Гибкий

Управляйте одним или несколькими транспортными средствами в таблице и создавайте индивидуальные представления для каждого водителя. Адаптируйте шаблон журнала поездок к вашим производственным процессам без поддержки ИТ-отдела.

Автоматизация с ИИ

Интегрированные в SeaTable автоматизированные процессы с поддержкой искусственного интеллекта позволяют еще более эффективно управлять рейсами – в соответствии с GDPR благодаря собственному серверу искусственного интеллекта, размещенному в Германии.

Анализ

С помощью встроенного окна статистики можно анализировать данные о поездках — по цели поездки, водителю или транспортному средству. Создавайте отчеты для налоговой декларации и оптимизируйте свои транспортные расходы.

Юридическая безопасность

Благодаря индивидуально настраиваемым правам доступа, аутентификации водителя и защищенной от несанкционированного доступа истории изменений ваш журнал поездок надежно защищен от манипуляций.

Мобильная регистрация

Регистрируйте поездки в пути с помощью мобильной веб-формы. Документируйте начало и конец поездки, цель поездки и пробег непосредственно в автомобиле с помощью смартфона или планшета — с мгновенной синхронизацией.

Кто использует SeaTable?

Ведущие компании по всему миру доверяют SeaTable

100.000+

Загрузки в первый год работы Docker Hub

1.500+

Ежедневные пользователи SeaTable Cloud

4.6

Оценка на Capterra

SeaTable в действии — истории успеха

Дашборд электронного путевого журнала в SeaTable с обзором поездок, автомобилей и водителей

Ваши преимущества

Ведение онлайн-журнала поездок с помощью SeaTable

Решение SeaTable, основанное на искусственном интеллекте и не требующее программирования, отличается гибкостью и адаптируемостью и является эффективной альтернативой статическим шаблонам Excel для ведения журнала поездок. С нашим цифровым журналом поездок вы получаете преимущества от совместной работы в режиме реального времени, автоматической аналитики и архивирования, соответствующего требованиям ревизии, что идеально подходит для команд, которые стремятся документировать деловые поездки в соответствии с налоговым законодательством, не погружаясь в хаос Excel.

Всегда актуальная информация: благодаря обновлениям в режиме реального времени, полной истории изменений и цифровой аутентификации водителей вы всегда будете в курсе последних событий.

Доступ из любого места: с помощью онлайн-журнала поездок вы имеете доступ в любое время, в том числе с мобильного устройства прямо в автомобиле, и защищаете свои данные от потери или повреждения.

Соответствие налоговому законодательству: цифровой журнал поездок соответствует всем правовым требованиям налоговой службы и документируется в соответствии с требованиями ревизии.

Защита данных: SeaTable Cloud и SeaTable AI-сервер размещены исключительно в Германии, что обеспечивает максимальное соответствие требованиям Общего регламента по защите данных (GDPR).

Масштабируемость: наш шаблон журнала поездок адаптируется к вашим требованиям, независимо от того, управляете ли вы одним или несколькими автопарками.

Автоматизация: легко подключите свой журнал поездок к бухгалтерскому учету или программному обеспечению для управления автопарком с помощью n8n и Zapier — для обеспечения бесперебойных процессов.

Управление поездками

Как работает шаблон журнала поездок

Регистрация и документирование транспортных средств

Сначала добавьте все автомобили вашего автопарка, указав производителя, модель, номерной знак и дату покупки. Для каждого автомобиля вы можете сохранить важные документы: страховые полисы, свидетельство о регистрации, отчеты о техосмотре и чеки за топливо — все это доступно в одном месте и архивировано в соответствии с требованиями ревизии.

Таблица автомобилей с данными о марке, модели, номере и прикреплёнными документами

Регистрация поездок с помощью веб-формы

Регистрируйте каждую служебную поездку в структурированном виде с помощью веб-формы: дата, водитель, транспортное средство, место отправления, место назначения, цель поездки, пробег в начале и в конце. Система автоматически рассчитывает маршрут, и каждой поездке присваивается уникальный номер. Аутентификация водителя и ввод цифровой подписи гарантируют юридическую безопасность и делают журнал поездок защищенным от подделки.

Веб‑форма для ввода поездок с полями даты, водителя, начала, назначения и показаний одометра

Анализ поездок с помощью нескольких представлений

Используйте различные специализированные виды просмотра: табличный вид для просмотра всех деталей, галерейный вид для визуального обзора, календарный вид для планирования по времени и статистический вид для глубокого анализа. Группируйте и фильтруйте по водителю, транспортному средству, цели поездки или дате, чтобы быстро выявить закономерности и потенциал для оптимизации.

Статистические и календарные представления для анализа поездок по водителю, автомобилю, цели и дате

Коммуникация, оповещения и автоматическая аналитика

Комментируйте записи о поездках и отмечайте водителей или менеджеров для обратной связи. Создавайте интеллектуальные правила уведомлений о пропущенных записях или недокументированных поездках. Автоматический расчет по методу 1% и обзор транспортных расходов сразу же появляются в вашей налоговой декларации. Для дальнейшей автоматизации подключите свой журнал поездок к n8n или Zapier: синхронизируйте данные о поездках с вашей бухгалтерией, экспортируйте отчеты или отправляйте заявки на возмещение транспортных расходов.

Представление с комментариями к поездкам и уведомлениями о пропущенных или неполных записях

Ваша индивидуальная панель управления журналом поездок в приложении

С помощью встроенного в SeaTable конструктора приложений без кода вы можете легко создать свой индивидуальный интерфейс для ведения журнала поездок. Используйте веб-форму из шаблона для ежедневного регистрации поездок вашими сотрудниками. Создавайте статистические панели для руководства, календарные представления для планирования поездок или отдельные представления для каждого водителя — каждый видит только свои собственные записи. Делитесь отчетами по ссылке со своей бухгалтерией или налоговой инспекцией, сохраняйте квитанции за топливо и документы о техосмотре, а также используйте детализированные права доступа. Защита паролем и настраиваемый доступ обеспечивают дополнительную безопасность.

Вид приложения путевого журнала с индивидуальными дашбордами и отфильтрованными представлениями для водителей

Интеллектуальная автоматизация

Управление рейсами с помощью искусственного интеллекта и SeaTable

С SeaTable вы получаете преимущества от мощных функций искусственного интеллекта , которые выводят управление поездками на новый уровень. Автоматизируйте повторяющиеся задачи и сэкономьте ценное время. Соответствие GDPR

Автоматическая классификация с помощью Classify

Автоматическая классификация данных о поездках: искусственный интеллект автоматически распознает цель поездки (например, деловой визит, визит к клиенту, командировка) на основе текстов или заметок и относит поездки к соответствующей категории.

Распознавание текста для вложений с помощью OCR

Загрузите квитанции за топливо или отчеты о техническом осмотре, и функция OCR автоматически распознает расходы, данные и пробег. Эта информация будет сразу же перенесена в таблицу вашего журнала поездок.

Интеллектуальная экстракция данных с помощью Extract

Функция «Извлечение» анализирует описания поездок или загруженные документы и автоматически извлекает релевантные данные, такие как пробег, сумма или цель поездки. Это позволяет сэкономить время и сократить количество ошибок при вводе данных.

Резюме с помощью Summarize

Функция «Сводка» автоматически создает сводки данных о ваших поездках для отчетов и налоговых деклараций. Таким образом, вы быстро получаете обзор своих транспортных расходов и деловых поездок.

Индивидуальная автоматизация с помощью Custom Prompt

С помощью функции Custom Prompt вы можете определять собственные инструкции ИИ для конкретных задач: автоматический расчет транспортных расходов по правилу 1%, приоритезация сроков технического обслуживания или интеллектуальные предупреждения о недостающих записях — в полном соответствии с вашими требованиями.

Автоматизированная проверка достоверности с помощью искусственного интеллекта

Искусственный интеллект автоматически распознает несоответствия: нереалистичные данные о пробеге, отсутствующие обратные поездки, дублирующиеся записи или пробелы в журнале поездок. Вы получаете мгновенные предупреждения, что позволяет вести журнал поездок без ошибок, приемлемый для налоговой инспекции.

Максимальная безопасность

Шаблон журнала учета поездок для обеспечения юридической безопасности документации

SeaTable представляет собой современное решение для баз данных с искусственным интеллектом, не требующее программирования, с функциями автоматизации и конструктором приложений, которое предоставляет все необходимые функции для ведения цифрового, защищенного от аудита журнала поездок. Мы уделяем первостепенное внимание защите ваших данных и обеспечению правовой безопасности.

Соответствие GDPR

Если вы используете SeaTable Cloud или наш интегрированный ИИ, все ваши данные остаются в Европе. Наша инфраструктура размещена исключительно на серверах в Германии, что обеспечивает максимальную соответствие нормативным требованиям.

Двухфакторная аутентификация и SSO

SeaTable поддерживает все распространенные методы аутентификации и позволяет использовать двухфакторную аутентификацию и SSO. Вы сами решаете, кто получит доступ к вашим данным.

Часто задаваемые вопросы о шаблоне журнала поездок SeaTable

Могу ли я бесплатно использовать шаблон журнала поездок SeaTable?: Да, с помощью SeaTable вы можете бесплатно использовать шаблон «Электронный журнал поездок». Для этого вам необходимо только создать бесплатную учетную запись, после чего вы сможете сразу же приступить к ведению цифрового учета своих деловых поездок.
Соответствует ли шаблон журнала поездок SeaTable требованиям налогового законодательства и является ли он юридически надежным?: Да, шаблон журнала учета поездок содержит все необходимые данные для налоговой инспекции: дату, водителя, транспортное средство, цель поездки, маршрут и пробег. Цифровое архивирование с полной историей изменений и аутентификацией водителя делает журнал учета поездок надежным для аудита и отвечает всем налоговым требованиям.
Могу ли я управлять несколькими транспортными средствами и водителями в журнале поездок?: Да, шаблон журнала поездок поддерживает несколько транспортных средств и водителей. Вы можете сохранять все соответствующие документы (страховка, регистрация, техосмотры) для каждого транспортного средства и создавать индивидуальные виды для каждого водителя, чтобы каждый видел только свои записи о поездках.
Могу ли я вести журнал поездок с помощью смартфона?: Да, веб-форма шаблона журнала поездок полностью оптимизирована для мобильных устройств. Вы можете регистрировать поездки непосредственно со своего смартфона или планшета — в автомобиле, в пути или в полевой работе. Все данные мгновенно синхронизируются с центральной таблицей журнала поездок.
Как рассчитывается 1 % в шаблоне журнала поездок?: Метод 1 % представляет собой упрощенный способ расчета транспортных расходов. SeaTable автоматически рассчитывает их на основе данных о ваших поездках. Вы можете сравнить, какой из методов — метод ведения журнала поездок или метод 1 % — более выгоден для вашей налоговой декларации.
Могу ли я импортировать существующий журнал поездок из Excel в SeaTable?: Да, вы можете без проблем импортировать свой существующий шаблон Excel для ведения журнала поездок в SeaTable. SeaTable поддерживает импорт файлов Excel (.xlsx, .xls) и CSV. После импорта вы можете настроить структуру данных и воспользоваться всеми функциями SeaTable.
Могу ли я подключить свой журнал поездок к своей бухгалтерской системе?: Да, SeaTable беспрепятственно взаимодействует с n8n и Zapier. Вы можете легко подключить свой журнал поездок к бухгалтерскому программному обеспечению, системе ERP или другим инструментам без необходимости программирования. Автоматизируйте, например, переводы транспортных расходов или создание отчетов.
Я хотел бы использовать SeaTable в качестве инструмента для ведения журнала поездок. Предоставляется ли бесплатная поддержка?: Да, вы можете обратиться в нашу службу поддержки с любыми вопросами. Для этого задайте вопрос на нашем форуме сообщества или свяжитесь с нами напрямую по электронной почте.