- Компания: SecUnity GmbH
- Отрасль: Услуги по управлению ИТ-безопасностью
- Местоположение: Германия
С помощью SeaTable Вы сможете принимать более быстрые и качественные решения. #
Специализированное программное обеспечение для выставления счетов, подготовки коммерческих предложений, ERP или маркетинга и продаж - не редкость во многих компаниях. Является ли это проблемой? В подавляющем большинстве случаев, безусловно. Это засор на ноге компании, который замедляет цифровую трансформацию и мешает современной работе, основанной на данных. Поставщик услуг ИТ-безопасности из северной Германии SecUnity также испытал это на себе. После внедрения SeaTable в качестве центральной базы данных и инструмента управления почти для всех областей бизнеса, команда стала лучше понимать имеющиеся данные, а решения принимались быстрее и на основе данных. Компания запустила турбо-производительность.
Мы поговорили со Стефаном Лехнигером, генеральным директором SecUnity, о его опыте.
Стефан Лехнигер, генеральный директор SecUnity
SeaTable: Г-н Лехнигер, порекомендовали бы Вы компанию SeaTable другим?
Стефан Лехнигер: Безусловно - более того, мы не только рекомендуем SeaTable другим, но и работаем как внешние консультанты, как поставщики идей и как операторы сред SeaTable для клиентов и хотим расширить этот бизнес.
ST: Почему бы Вам вкратце не представить свою компанию? Чем Вы занимаетесь?
СЛ: С радостью, я являюсь основателем и управляющим директором компании SecUnity. Мы предлагаем управляемые услуги безопасности для ИТ-среды. В основном, для клиентов любого размера и в любой стране.
ST: Мы уже знаем, что Вы очень интенсивно используете SeaTable. Не могли бы Вы вкратце описать конкретные области, в которых она используется?
СЛ: В настоящее время мы используем SeaTable во всех сферах деятельности компании. За исключением нашей системы тикетов, системы обмена мгновенными сообщениями и электронной почты, в настоящее время нет ни одного процесса, ни одного общения, ни одной ежедневной рутины, которая не была бы основана на SeaTable. Когда появляются новые темы, возникают новые потребности, мы сначала думаем, можно ли все это реализовать с помощью SeaTable, прежде чем начинать искать стороннее решение.
ST: Какой была ситуация до появления SeaTable? Какие инструменты Вы использовали?
СЛ: До внедрения SeaTable мы использовали различные инструменты для каждого типа процессов в SecUnity. Например, программное обеспечение для управления товарами для подготовки предложений, выставления счетов, системы документирования, системы для организации работы между коллегами и т.д. Проблема заключалась в том, что мы хранили все данные в разных системах, что делало все более сложным их объединение. Мы просто хранили одни и те же данные в слишком большом количестве мест. Все системы и процессы были децентрализованы, и каждый коллега хранил информацию в индивидуальном формате. В результате у нас было множество различных документов с разными версиями.
Для меня, как для управляющего директора, было слишком много программ, которые заставляли нас подстраиваться под них, вписывать наши процессы в их структуры, вместо того чтобы программы подстраивались под нашу компанию. В результате наши процессы протекали неэффективно, а разработки продвигались гораздо медленнее, чем мы можем сейчас. Прежде всего, индивидуальность, которая необходима нам для нашей основной деятельности, не могла быть отображена ни в одном другом инструменте точно так же, как сегодня в SeaTable.
ST: Как Вы узнали о SeaTable?
СЛ: По рекомендации бывшего коллеги из Шверина. Его компания опробовала SeaTable, чтобы организовать внутреннюю сертификацию ISO и сертификационные испытания. Меня все больше не устраивала наша организация, и я искал гибкую платформу, которая позволила бы нам начать с нуля и консолидировать наши процессы.
ST: Существуют очень разные причины для принятия решения в пользу программного обеспечения. Что стало решающим фактором для Вас?
СЛ: С моей точки зрения, решающими были три момента: очень легкий старт, тот факт, что мы смогли быстро увидеть результаты, а также то, что мы очень быстро прониклись доверием к SeaTable как к компании из Германии. У нас просто было ощущение, что мы можем развиваться вместе с компанией и что наши интересы действительно услышаны. Особенно учитывая тот факт, что с помощью SeaTable мы обрабатываем большое количество критически важных данных и конфиденциальных данных о клиентах, поддержка SeaTable в работе собственного инстанса в нашей компании была очень кстати.
ST: Как быстро Вы смогли перейти на новую систему? Потребовалось ли много времени на внедрение?
СЛ: Напротив, процесс внедрения был чрезвычайно быстрым, но это было связано, прежде всего, с тем, что я, как управляющий директор, имел право принимать решения, чтобы сказать, что мы должны ограничить наши процессы SeaTable очень быстро, и нам не пришлось долго создавать демо-среду внутри компании, прежде чем принять решение.
ST: Были ли какие-либо трудности во время внедрения?
СЛ: Да, но в первую очередь в головах отдельных сотрудников и коллег, которым сначала пришлось научиться думать о SeaTable. Это очень гибкая платформа, с помощью которой возможен практически любой процесс, любой сбор и обработка данных, любая организация, любой обзор. Однако Вам также необходимо обладать творческим потенциалом и воображением, чтобы уметь представить все это в формате таблицы. Новые сотрудники, с другой стороны, начинают работать непосредственно в нашей экосистеме SeaTable. Во время вводного инструктажа они еще ни с чем не сталкивались у нас и поэтому могут очень быстро освоиться в системе.
ST: Переосмысление собственных процессов и привычных структур и их гибкая реорганизация могут быть довольно сложными, Вы правы. Как Вы справились с этой перестройкой?
СЛ: Моей главной задачей, как руководителя, было посмотреть, как должны быть организованы данные; затем отдельные подразделения и отделы должны были сами определить, как должны протекать те или иные процессы. Например, в бухгалтерии мы полностью переработали весь процесс учета, со временем реорганизовали его и, с помощью автоматизации SeaTable и возможностей Universal App, в частности, структурировали его совершенно по-другому и расширили его эффективность совершенно иным способом, чем это было возможно раньше.
ST: Где Вы еще видите необходимость в SecUnity?
СЛ: Практически не существует областей, в которых SeaTable не используется. Как я уже сказал, наша система тикетов, общение по электронной почте и чат - это решения, которых в настоящее время нет в SeaTable. Все остальные области, которые в настоящее время развиваются в нашей повседневной деятельности - например, управление изменениями, маркетинг, ведение социальных сетей и более сложное управление проектами - все это темы, которые мы продолжаем понемногу расширять. Короче говоря, использование SeaTable в других областях компании вряд ли возможно. Но в ближайшие годы SeaTable придется активно развиваться вместе с нами; надеюсь, он будет расти вместе с нами так, как нам бы этого хотелось.
ST: Что на самом деле улучшило внедрение SeaTable? Были ли ощутимые изменения?
СЛ: У нас есть ощутимые улучшения в компании в том, что соотношение административного и проектного персонала, который представляет наш основной бизнес на внешнем рынке, уменьшилось. Это произошло не потому, что мы сократили рабочие места, а потому, что SeaTable сделал нас гораздо более эффективными в административном плане, и мы растем больше в технической области, чем в административной. В то же время, количество процессов, требования к отдельным процессам, отдельные шаги и сложность отдельных процессов значительно возросли. Поэтому мы создаем больше работы - эффективнее и быстрее - с относительно меньшим количеством сотрудников.
Мы видим качественные изменения, прежде всего, в качестве нашей работы с клиентами. Например, мы тестировали различные решения для управления проектами и не нашли ни одного инструмента, который бы соответствовал тому уровню производительности, который мы имели в компании на тот момент. Системы были либо слишком сложными, либо слишком ориентированными на будущее. Мы просто еще не достигли этого уровня внутри компании. Или же системы были просто слишком негибкими, чтобы мы могли эффективно работать с ними на тот момент. С SeaTable мы смогли настроить управление проектами именно тогда, когда это было нужно, и с тех пор оно растет вместе с нами каждый месяц. Мы делаем несколько настроек в месяц, и система растет вместе с навыками наших сотрудников, а также сложностью проектов наших клиентов.
ST: Очевидно, что Вы очень положительно относитесь к SeaTable, но, в конце концов, насколько Вы довольны? Что, по Вашему мнению, мы могли бы сделать лучше?
СЛ: Мы очень довольны работой SeaTable за последние месяцы и годы. Мы впечатлены тем, как развивается продукт. Мы впечатлены тем, что разработчики из Китая заинтересованы в отзывах из Германии и что это реализуется. Особенно с учетом того, что мы хотим внедрять очень индивидуальные решения. У каждого сотрудника есть свой идеал того, как он хотел бы работать с данными. Один работает с таблицами, другой - с веб-приложениями, третий - со статистикой. Мы получаем огромную выгоду от того, что можем в любое время гибко и индивидуально работать с данными друг с другом, а также обрабатывать их по отдельности, но мы также понимаем, что такое объединение данных в рамках SeaTable требует много ресурсов.
В частности, синхронизация между наборами данных занимает значительное количество времени. Если бы SeaTable был доработан таким образом, чтобы данные можно было связывать еще быстрее, а автоматизированные процессы могли запускаться непосредственно в системе без необходимости использования инструментов автоматизации, SeaTable, несомненно, заинтересовал бы гораздо больше клиентов в качестве самостоятельного решения.
ST: Г-н Лехнигер, большое спасибо за интервью.
TAGS: Рабочие Процессы Когда Excel Уже Недостаточно Управление Проектом Управление Клиентами Бухгалтерский Учет Cовместная Работа