Оглавление

ИИ-функция Extract целенаправленно считывает определённую информацию из неструктурированного текста и записывает её в отдельные столбцы. Таким образом вы превращаете сплошной текст в структурированные данные — например, номер счёта, дату и сумму из текста счёта.

  • Счета: Извлечение номера счёта, даты, суммы и получателя из текстов счетов.
  • Электронные письма: Извлечение имени отправителя, темы и основного запроса из входящих сообщений.
  • Договоры: Определение срока действия договора, срока расторжения и сторон договора из текстов договоров.
  • Заказы: Считывание номера артикула, количества и адреса доставки из текстов заказов.
  • Визитные карточки (после OCR): Считывание имени, компании, номера телефона и электронной почты из распознанного текста.
  • Таблица с минимум одним текстовым столбцом, содержащим анализируемый текст.
  • Один или несколько столбцов результатов, в которые будет записана извлечённая информация.

Создайте новое правило автоматизации, как описано в статье Настройка ИИ-автоматизации . Выберите подходящий триггер — например, При добавлении строки, чтобы новые записи обрабатывались сразу.

Нажмите Добавить действие и выберите Вызвать ИИ.

В настройках действия выберите:

  • Таблица: Таблица, в которой должен работать ИИ.
  • Функция: Extract

Настройки действия для выбранной функции Extract

Выберите столбец, содержимое которого должен проанализировать ИИ. Обычно это текстовый столбец с неструктурированным текстом — например, полный текст счёта или электронного письма.

Промпт особенно важен для функции Extract. Опишите точно, какую информацию должен извлечь ИИ. Будьте максимально точны.

Примеры промптов:

Промпт Извлечённая информация
Извлеки номер счёта, дату счёта и общую сумму. Три отдельных значения
Прочитай имя, компанию и адрес электронной почты из текста. Контактные данные
Найди дату начала, дату окончания и срок расторжения. Информация о договоре
Извлеки наименование товара и количество заказа. Детали заказа

Назначьте каждую извлекаемую информацию отдельному столбцу результатов. Выберите тип столбца в соответствии с ожидаемым содержимым — ИИ распознаёт формат и записывает значения непосредственно в правильный тип столбца. Так даты надёжно попадают в столбец дат, а тексты — в текстовый столбец.

Настройка нескольких колонок результатов

Нажмите Сохранить и протестируйте автоматизацию с записью, содержащей извлекаемую информацию. Проверьте, правильно ли значения попадают в столбцы результатов.

В вашей таблице вы храните входящие счета в виде сплошного текста (или после OCR-распознавания). Вы хотите автоматически извлекать важнейшие данные счетов в отдельные столбцы.

Конфигурация:

  • Триггер: При добавлении строки
  • Функция: Extract
  • Входной столбец: Текст счёта
  • Промпт: Извлеки из текста счёта следующую информацию: номер счёта, дату счёта (в формате ДД.ММ.ГГГГ), сумму нетто, сумму НДС и сумму брутто.
  • Столбцы результатов: Номер счёта, Дата счёта, Сумма нетто, НДС, Сумма брутто

Как только создаётся новая запись с текстом счёта, ИИ извлекает соответствующие данные и записывает их в соответствующие столбцы.

  • Будьте конкретны в промпте. Вместо «Извлеки важную информацию» напишите точно, какие поля вам нужны. Чем точнее промпт, тем надёжнее результат.
  • Укажите желаемый формат. Если вам нужна дата в формате ДД.ММ.ГГГГ, напишите это в промпте. То же касается сумм с символом валюты или без него.
  • Тестируйте с разными текстами. Счета от разных отправителей имеют разные форматы. Проверьте, находит ли ИИ правильную информацию и при отличающихся макетах.
  • Комбинируйте Extract с OCR. Если ваши исходные данные представлены в виде изображений (например, отсканированные счета), сначала используйте функцию OCR , а затем Extract во втором действии.