Канбан - это метод управления процессами для контроля рабочих процессов с целью избежать “узких мест” в команде и оптимально использовать имеющиеся ресурсы. По своей сути, это форма визуального управления проектами, сосредоточенная вокруг досок Канбан. Доска Kanban представляет собой процесс, отсортированный по столбцам, каждый столбец которого представляет собой этап процесса - например, “Выполнить”, “В работе” и “Сделано”. Новые задачи могут быть добавлены из списка ожидания или резервной копии в любое время. Каждая задача размещается на доске в виде карточки и перемещается слева направо из одной колонки в другую до тех пор, пока не будет выполнена. Метод Канбан популярен как метод вытягивания в управлении задачами , поскольку он гибкий и легко адаптируемый и позволяет постоянно оптимизировать процесс без навязывания жесткой конструкции.

Канбан-доски находятся в центре Канбан-метода

Канбан (состоит из японских Kàn=card и Bàn=board) изначально был методом из производственного процесса и был разработан в своей нынешней форме в компании Toyota в 1947 году. Инженер Тайичи Оно искал метод повышения производительности труда в Toyota, которая была ниже, чем в американских компаниях. Модель Канбан привела к переосмыслению производственного процесса, поскольку компания стала основывать производство на фактическом спросе, а не на расчетном планировании. Бумажные карточки на доске указывали на то, что требуется деталь или продукт, и запускали производственный процесс. Это изменение позволило Toyota резко сократить запасы и одновременно повысить свою конкурентоспособность благодаря производству “точно в срок”, основанному на спросе. В начале 2000-х годов Канбан был также внедрен в разработку программного обеспечения и с тех пор широко используется как метод современного управления задачами и процессами, в частности, благодаря своей очень простой реализации.

Метод Канбан является одним из agile-методов управления проектами и пропагандирует прозрачный, ситуативно адаптируемый и эффективный способ работы. В разработке программного обеспечения он до сих пор является одним из самых распространенных методов agile-работы наряду со Scrum. Канбан как метод управления проектами сегодня используется практически во всех областях, например, в маркетинге, разработке продуктов или создании контента.

Канбан широко используется в качестве agile-метода управления проектами, но это лишь один из многих agile-методов. Давайте рассмотрим разницу между Канбан и Scrum:

  • Очень существенное отличие от Scrum заключается в том, что Канбан классически обходится без фиксированных ролей или ритуалов управления Канбаном, в то время как Scrum предусматривает четко определенные роли и ритуалы.

  • Канбан - это непрерывный рабочий процесс, в котором задачи могут быть переданы из бэклога в текущий процесс в любое время, тогда как в Scrum используются ограниченные по времени спринты.

  • В Kanban для параллельных задач устанавливаются лимиты WIP (незавершенных работ), тогда как в Scrum работа планируется на спринт.

  • Приоритеты можно гибко корректировать в Kanban, в то время как Scrum не допускает никаких изменений в течение спринта.

  • Доска Канбан показывает текущее состояние дел, доска Скрам обнуляется после каждого спринта.

  • Канбан - это метод продвижения и визуализации гибкого, непрерывного способа работы, в то время как Scrum следует структурированному процессу с фиксированными временными периодами и четкими обязанностями.

Метод Канбан - один из agile-методов

Проекты Kanban основаны на принципе “тяни-толкай”: члены команды берутся за выполнение задач самостоятельно, если у них есть для этого возможности, а не получают задания сверху. Благодаря визуализации всех задач в столбцах, рабочая нагрузка и ход процесса становятся прозрачными и отслеживаемыми в любой момент времени. Команды обычно используют общую доску, на которой задачи распределяются между отдельными членами команды. Конечно, сотрудник может взять из бэклога больше задач, чем он реально может выполнить. Чтобы избежать этого, максимальное количество рабочих этапов, выполняемых в каждый момент времени, ограничивается лимитом WIP. Это позволяет менеджерам команд и проектов быстрее определять узкие места и конфликты ресурсов и оптимизировать свои процессы соответствующим образом.

Если Вы думаете о внедрении метода Канбан в своей компании или команде, Вам следует понять четыре основных принципа Канбан:

- Начните с того, что Вы уже и так делаете.

- Соглашайтесь на постепенные, пошаговые изменения

- Учитывайте существующие процессы, роли и обязанности

- Поощряйте инициативу на всех уровнях

Каждое изменение в процессе или методе означает, что Ваша команда должна привыкнуть к чему-то новому. Это редко работает сразу и без трений. И Вы не хотите заменять процесс, который уже эффективно работает. Именно здесь Канбан играет на одной из своих самых сильных сторон. Поскольку по сути это визуализация процесса, Вы можете легко использовать модель в дополнение к Вашим существующим процессам и системам. Они явно имеют свою ценность в модели Канбан. И если Вы будете использовать Канбан наряду с существующим методом, Вы быстро поймете, что работает, где есть проблемы и где Ваши процессы могут быть улучшены.

Быстрые, радикальные изменения регулярно вызывают сопротивление - и в итоге могут не сработать. Будучи гибким методом, Канбан предназначен для оптимизации процессов небольшими шагами. Вносите только индивидуальные коррективы и поощряйте культуру обратной связи, чтобы вместе добиваться положительных изменений.

Канбан направлен на улучшение существующих рабочих процессов, а не на их разрушение. Поскольку Канбан не требует фиксированных обязанностей или управления Канбан, Вы можете внедрить Канбан в качестве agile-метода без реструктуризации. Вашей команде или компании не нужны никакие особые предпосылки для применения Канбан.

Канбан поощряет обмен и личную ответственность сотрудников. Будучи гибким методом, он действует не сверху вниз, а на всех уровнях и между ними. Поощряйте свою команду высказывать свое мнение, предлагать новые идеи и проявлять инициативу.

Метод Канбан повышает производительность

Принципы Канбан должны внедряться плавно, не нарушая текущих процессов. В принципе, все, что Вам нужно, - это доска Канбан, и Вы можете немедленно приступать к работе. Однако само по себе это не гарантирует эффективного внедрения Канбан. В дополнение к четырем принципам Канбан, Вы также должны знать и применять эти шесть основных практик Канбан, также известных как ценности Канбан:

Создайте карточки на своей доске Канбан и перемещайте их слева направо по столбцам. Это даст Вам обзор всех задач в любой момент времени и позволит Вам сразу увидеть, если задача застопорилась.

Будучи agile-методом, Канбан основан на принципе, согласно которому задачи быстро продвигаются по процессу, а не находятся “в работе” неделями. Поэтому определите лимит WIP и побудите свою команду сосредоточиться на нескольких важных задачах вместо многозадачности, когда все делается параллельно и в замедленном темпе. Лимиты WIP - это ключевой элемент Канбан, если Вы хотите, чтобы Ваша доска была не просто списком дел , структурированным в столбцы.

Канбан - это управление рабочим процессом, а не сотрудниками. Поэтому регулярно отслеживайте прогресс и оптимизируйте поток задач на Вашей доске.

Убедитесь, что все участники процесса понимают структуру и назначение доски Канбан, а также свою роль в этом процессе. Определите и доведите до сведения правила и обязанности.

Если Вы хотите использовать Канбан как agile-метод, чтобы повысить производительность и стать более эффективным, контуры обратной связи (в терминологии Канбан: каденции) с Вашей командой просто необходимы. Регулярно обсуждайте вместе статус задач и любые трудности и неясности. Из этого Вы сможете извлечь дальнейшие оптимизации.

Канбан процветает благодаря постоянному совершенствованию. Не просто собирайте отзывы, а используйте их. Не стесняйтесь тестировать комбинацию Канбан и других agile-методов, например, Scrum.

“Вы не можете управлять тем, что не можете измерить”: Эта цитата экономиста Питера Друкера также применима к управлению процессами и методам Канбан. Но какие ключевые показатели Вы можете использовать для оценки эффективности Ваших Kanban-процессов? Эти четыре показателя обычно упоминаются как важные метрики в связи с методом Канбан:

- Пропускная способность: Количество предметов, проходящих через процесс. Средняя пропускная способность рассчитывается путем деления среднего WIP на среднее время цикла. Пропускная способность Вашей команды дает информацию о производительности Вашего процесса.

- WIP: количество задач, которые находятся в процессе обработки. Сам по себе показатель WIP ни о чем не говорит, но его необходимо рассматривать в соотношении с доступным рабочим временем в Вашей команде.

- Продолжительность цикла: описывает время, необходимое Вашей команде для выполнения задачи. Цикл начинается, как только кто-то начинает активно работать над задачей, и заканчивается, когда она завершена.

- Время выполнения: описывает время, необходимое для того, чтобы задача прошла через совет директоров один раз - от ее создания до завершения.

Метод Канбан

Давайте подробнее рассмотрим, как Вы можете применить метод Канбан. Следуя первому базовому принципу, выберите любой существующий рабочий процесс. В принципе, Вы также можете создать свою доску Канбан на доске с липкими заметками или сделать что-то в Excel. Однако цифровая доска более прозрачна и гибка, что уже предлагают большинство систем управления работой , в некоторых случаях бесплатно. Выполните следующие простые шаги:

1. Создайте пустую доску: Доска - это основа, с которой Вы будете работать в дальнейшем. Не торопитесь думать о том, какие этапы работы Вы хотите отобразить на доске, вместо того, чтобы заполнять ее всем своим бэклогом. Если Вы используете бескодовое решение, такое как SeaTable, Вы можете воспользоваться плагином Kanban.

2. Создайте колонки для визуализации Ваших процессов: Обычно отдельные колонки представляют собой различные этапы процесса или статусы задач, но в принципе, здесь Вы полностью свободны. Для начала лучше всего работать со столбцами Задержка, В работе, В паузе и Завершено. Важно, чтобы все, кто работает с доской, имели общее представление о ее структуре.

3. Создайте задачи: Теперь создайте задачи в виде карточек Канбан. Не стоит слишком детализировать задачи, особенно в начале. Большинство инструментов позволяют Вам определять дополнительные подзадачи, например, в SeaTable в виде чекбоксов в описании задачи.

4. Определите правила и автоматизацию: Ваша доска готова к использованию. Теперь Вам осталось определить правила, согласно которым задачи берутся из бэклога и распределяются между сотрудниками, и в какие моменты, например, необходимо получить обратную связь или одобрение. SeaTable предлагает Вам интегрированную функцию чата и автоматические уведомления.

Попробуйте образцовый шаблон Kanban-доски от SeaTable и легко настройте его.

Как Вы видите, Канбан - это очень простой, но мощный метод. С помощью модели Kanban команды становятся более гибкими и быстрыми и поддерживают баланс между мощностью и рабочей нагрузкой. Самые важные преимущества, повторюсь, приведены вкратце:

- Прозрачность: Вы можете в любой момент увидеть текущий статус Ваших задач и текущих задач Вашей команды и действовать соответствующим образом. Вы добьетесь наибольшего эффекта, если будете использовать инструмент для совместной работы в режиме реального времени.

- Гибкость: Система Канбан основана на принципе постоянной корректировки. С одной стороны, Канбан позволяет Вам гибко реагировать на внешние изменения. В то же время, модель Канбан настолько адаптивна, что Вы можете оптимизировать и изменять свои процессы.

- Эффективность: Метод Канбан способствует повышению эффективности, позволяя командам сосредоточиться на небольшом количестве приоритетных задач. Лимиты WIP не позволяют сотрудникам увязнуть в слишком большом количестве параллельных задач.

- Увеличение удовлетворенности (клиентов): Канбан основан на идее, что рабочие ресурсы используются там, где они в данный момент необходимы. Как метод, он помогает эффективно использовать время и рабочую силу, сократить нерациональное использование ресурсов и сосредоточиться на главном. Требования клиентов могут быть реализованы быстрее, а удовлетворенность сотрудников повышается благодаря четкому фокусу.

- Простота: Система Канбан быстро внедряется и не требует сложных ролей управления Канбан или строгих графиков.

FAQ - метод Канбан #

Подходит ли Канбан только для ИТ-команд?

Нет, хотя Канбан часто используется в разработке программного обеспечения, его можно применять и в любой другой области для управления задачами, например, Вы можете регулярно встретить Канбан в управлении проектами.

Кому подходит Канбан?

Поскольку к Kanban не предъявляется никаких особых требований, этот метод, как правило, подходит для компаний и команд разного размера, а также для отдельных людей. Небольшие команды, которые часто уже работают гибко и независимо, выигрывают от структуры и прозрачности, предлагаемых моделью Канбан. Компании, которые еще не используют agile-методы, могут использовать Kanban для внедрения agile-управления проектами без вмешательства в существующие процессы и структуры. Однако у компаний с жесткой структурой и иерархией возникнут проблемы с внедрением основных принципов Канбан, и они с меньшей вероятностью будут использовать систему Канбан.

Какой лимит WIP Вам следует установить?

Не существует универсального лимита WIP. В принципе, лимит должен основываться на возможностях команды и важности отдельных этапов работы, чтобы избежать перегрузок и обеспечить бесперебойный рабочий процесс.

TAGS: Управление Проектом Рабочие Процессы