Что такое управление основными данными? #

Управление основными данными, также известное как управление мастер-данными, - это управление центральной информацией компании, имеющей отношение к бизнесу. К ней относятся, например, данные о сотрудниках и клиентах, информация о продукции или ключевые финансовые показатели. Управление основными данными гарантирует, что для всей этой информации существует одна единственная запись основных данных, которая является полной, актуальной и не содержит ошибок. Это позволяет избежать несоответствий и повысить эффективность ваших бизнес-процессов.

Почему управление основными данными так важно? #

Как и большинство других компаний, вы, вероятно, работаете с множеством различных программных приложений, таких как CRM-системы, инструменты управления проектами, бухгалтерские системы и т. д., которые используются в разных отделах. Если, например, вы храните данные о клиентах не централизованно в одном месте, а в каждой системе по отдельности, то это приводит к созданию силосов данных, отрезанных от остальной части компании.

Централизованное управление основными данными предотвращает их разделение

Записи данных в отделах не только изолированы, но и избыточны и быстро устаревают. Кроме того, они контактируют со многими людьми, которые вносят изменения и создают свои собственные версии. В худшем случае эти разнородные наборы данных могут привести к неэффективным процессам, неправильным отчетам и неверным решениям.

Преимущества централизованного управления основными данными #

Ознакомьтесь с преимуществами управления основными данными:

Повышение эффективности и избавление от избыточности

Инструмент управления основными данными может синхронизировать и объединять данные из разных систем. Это позволяет избежать дублирования и несогласованности информации. Кроме того, гораздо эффективнее вносить изменения только в запись основных данных, чем вручную обновлять записи во многих местах.

Снижение затрат на ИТ

Поддерживая только один набор основных данных, доступ к которому могут получить все отделы, вы избежите ненужного разделения данных. В результате вы сможете заменить множество различных систем, которые потребляют больше памяти и вычислительных мощностей и приводят к более высоким затратам, чем централизованное управление основными данными. Это экономит ваши деньги.

Продуманные анализы и решения

Анализ неверных или устаревших данных приводит к бесполезным результатам. С другой стороны, в системе управления основными данными вы найдете очищенные и обновленные данные, которые станут надежной основой для анализа и принятия стратегических решений. С помощью BI-инструментов, использующих эти основные данные, вы сможете получить достоверные цифры и выводы для отчетов и презентаций.

Плавные, автоматизированные бизнес-процессы

Стандартизированные, актуальные и корректные основные данные обеспечивают бесперебойность процессов, например, в маркетинге и продажах. Подумайте, например, об отправке персонализированной рекламы на адреса клиентов, которые уже не соответствуют действительности. С другой стороны, высококачественные данные о клиентах позволяют ускорить и автоматизировать процесс перехода от лидов к наличным.

Более простая реализация защиты данных

Вы сможете легче выполнять законодательные требования, такие как GDPR, если будете хранить все данные в центральном хранилище в отслеживаемом виде. Например, GDPR регламентирует, когда вы должны удалять определенные данные. Без управления основными данными эти данные могут быть разбросаны по нескольким хранилищам данных, что затрудняет их соблюдение.

Что считается основными данными? #

Основные данные - это важные для бизнеса данные, которые необходимы для функционирования процессов компании. Это может быть информация о людях (например, клиентах, сотрудниках или поставщиках) и объектах (например, продуктах и активах).

Основные данные остаются относительно постоянными с течением времени и не меняются постоянно. По сравнению с данными о краткосрочных операциях (такими как заказы, заявки на покупку, платежи), основные данные обычно составляют лишь небольшую часть всех данных в компании. Однако они имеют огромное значение для успеха вашей компании.

Все отделы нуждаются в основных данных

Примеры основных данных:

  • Основные данные клиента: Электронная почта или адрес доставки, счета или история покупок - все, что вам нужно для ведения бизнеса и обработки платежей с клиентами, имеет огромное значение. Поэтому вам следует извлечь эти основные данные из веб-магазинов, ERP- или CRM-систем и объединить их в системе управления основными данными.
  • Основные данные сотрудников: Помимо данных, связанных с работой (например, имя, должность, образование и дата приема на работу), сюда входят такие конфиденциальные данные, как налоговый класс, банковские реквизиты, социальное обеспечение, гражданство, семейное положение и контакты для экстренной связи. Лучше всего хранить эти основные данные в базе данных HR
  • Основные данные о поставщиках: Это все данные, необходимые для бесперебойного процесса закупок. Это могут быть согласованные в договоре цены и объемы поставок, а также данные о местонахождении и логистике. Как правило, ERP-система является центральным источником данных для управления цепочками поставок.
  • Основные данные о продукции: Поскольку данные о продукции используются в разных отделах (например, в маркетинге, продажах, логистике и разработке продукции), актуальная централизованная база данных имеет первостепенное значение. Сюда входят уникальные номера товаров, их количество и цены, а также такие атрибуты, как размеры, цвет и материал.
  • Основные данные об активах: Это относится к активам вашей компании, которые вы обычно регистрируете в инвентаризационной ведомости . Материальными активами могут быть недвижимость, машины, транспортные средства, офисная мебель или финансовые ресурсы, нематериальными активами являются, например, патенты или основные данные вашей компании.

Проблемы в управлении основными данными и способы их преодоления #

  • Управление основными данными становится как никогда востребованным при приобретении, слиянии или реорганизации компаний. В таких случаях инструмент управления основными данными помогает синхронизировать и согласовывать несколько больших баз данных.
  • Ваша компания переживает динамичный рост? Тогда вам следует упростить, ускорить и автоматизировать процессы с помощью централизованного управления основными данными!
  • Если ваш бизнес процветает и быстро растет объем данных, вы можете устранить хаос с помощью инструмента управления основными данными и свести их к самому необходимому.
  • Параллельные системы и дублирование данных требуют неоправданно больших объемов хранения и вычислительных мощностей. Если системы не синхронизированы друг с другом, создаются изолированные хранилища данных со всеми вышеназванными проблемами. Централизованный инструмент управления основными данными позволяет избежать дублирования и сократить расходы.
  • К основным данным имеют доступ множество различных отделов. Поэтому необходимо согласовать стандартизированные, общие рекомендации (например, конкретные форматы данных), чтобы все могли работать с основными данными и при этом сохранять их согласованность.

Области управления основными данными #

Управление основными данными - это частный случай управления данными, которое, в свою очередь, состоит из нескольких подобластей. К наиболее важным задачам управления основными данными относятся

  • Управление данными - определяет правила, стандарты и ответственность за управление основными данными.
  • Интеграция данных - обеспечивает консолидацию и синхронизацию данных в различных системах.
  • Обеспечение качества данных - выявление и обновление неправильных, устаревших или неполных записей данных.
  • Моделирование данных - структурирование данных для более эффективного и быстрого их использования.
  • Безопасность данных - защита конфиденциальных данных от несанкционированного доступа или потери.

Подробнее об этом вы можете узнать из нашей статьи в блоге Управление данными

Жизненный цикл основных данных #

Все основные данные проходят жизненный цикл от первоначального создания до архивирования и удаления:

  1. Создание: Определите, какие данные необходимо включить в запись основных данных и с какими системами они должны быть связаны. Затем вы объединяете данные в инструменте управления основными данными, синхронизируете их и устраняете несоответствия.

  2. Релиз: Какие отделы и пользователи имеют доступ к основным данным? И с какими полномочиями? С помощью Master Data Management вы можете точно контролировать, кто имеет право просматривать и редактировать те или иные данные.

  3. Обслуживание: Вероятно, самым важным процессом в жизненном цикле является обслуживание основных данных. На этом этапе вы обновляете, дополняете, исправляете и используете данные. Если вы интегрируете новые данные в запись основных данных, вы, конечно, должны всегда очищать и корректировать их. Так вы обеспечиваете согласованность и качество основных данных.

  4. Архивирование: Клиент совершил разовую покупку год назад, сотрудник покинул компанию или вы сняли продукт с продажи? Если данные устарели, их можно заархивировать. В этом случае данные больше не будут доступны для активного использования, но и не будут удалены.

  5. Удаление: Жизненный цикл заканчивается окончательным удалением данных. Соблюдайте любые сроки удаления (например, в соответствии с GDPR) и удаляйте персональные данные немедленно по запросу.

Советы по управлению основными данными

6 советов о том, как успешно внедрить управление основными данными #

Если вы убедились в этом и хотите внедрить инструмент управления основными данными, примите к сведению следующие советы:

  1. Анализируйте текущий перечень данных: В скольких системах хранятся важные данные? Где возникают “силосы” данных? Выявите избыточность, несоответствия и слабые места в существующих структурах данных.
  2. Определите стратегию и структуру: Определите, какими данными вы хотите управлять централизованно и какие процессы для этого необходимы. Придайте управлению основными данными организующую основу с помощью руководящих принципов управления данными.
  3. Обучите своих сотрудников: Самые лучшие стратегии и руководства бесполезны, если они не реализуются на практике. Расскажите своим сотрудникам о важности и преимуществах управления основными данными и объясните, какой вклад может внести каждый человек.
  4. Постоянно поддерживайте и оптимизируйте мастер-данные: Регулярно анализируйте качество данных и при необходимости корректируйте процессы управления основными данными. Вы можете использовать искусственный интеллект и машинное обучение для сравнения больших записей основных данных с другими данными и автоматического анализа их на предмет совпадений или расхождений.
  5. Выберите подходящий инструмент управления основными данными: На рынке существует множество решений, специализирующихся на управлении конкретными данными, например данными о клиентах или сотрудниках. Однако инструмент управления основными данными должен охватывать множество различных вариантов использования и быть способным централизовать основные данные из всех отделов компании в одной системе.
  6. Управляйте мастер-данными в облаке: Облачные решения особенно подходят для управления основными данными, так как их можно масштабировать по мере необходимости и разрушать изолированность данных. Это позволяет сделать централизованный набор основных данных доступным для всех пользователей. Хранилище данных также может помочь вам объединить и очистить данные из разных систем.

Управление основными данными с помощью SeaTable - простота и гибкость #

SeaTable - это бескодовая база данных , которая делает управление основными данными особенно простым для вас. Очень важной функцией для этого являются общие записи данных . Вы можете управлять ими и поддерживать их централизованно, чтобы, например, всегда предоставлять самые свежие основные данные о клиентах или сотрудниках. Ваши подразделения могут использовать записи данных в самых разных контекстах и гибко адаптировать их к своим потребностям. При синхронизации все изменения в записи основных данных передаются в зависимые записи данных, так что они везде актуальны.

Если вы хотите настроить свои основные данные для разных групп пользователей, то конструктор приложений без кода также предлагает вам отличную возможность. Вы можете использовать его для [создания собственных приложений] (/ru/app-erstellen/) без каких-либо знаний программирования. Вы можете контролировать, кто может видеть и редактировать данные и как они визуализируются. Вы можете контролировать права доступа к приложениям даже более детально, чем совместное использование общих записей данных.

Поскольку SeaTable предназначена не только для управления основными данными, ваши отделы и пользователи могут разрабатывать свои собственные процессы в отдельных рабочих пространствах и базах и хранить специфическую информацию, выходящую за рамки основных данных. Бесчисленные примеры использования охватывают управление ИТ , маркетинг , управление проектами и человеческие ресурсы , среди прочих.

Еще одно преимущество, которое выделяет SeaTable как инструмент управления основными данными, - свободный выбор типа развертывания. Воспользуйтесь преимуществами удобства и масштабируемости SeaTable Cloud или сохраните полный контроль и суверенитет данных с помощью локальной установки SeaTable Server . В любом случае SeaTable гибко развивается вместе с вашей компанией.

Зарегистрируйтесь сегодня , используйте бесплатную базовую версию и платите только за дополнительные функции, пользователей или ресурсы, как только они вам понадобятся.

Вывод: используйте управление основными данными как конкурентное преимущество #

Без централизованного управления основными данными вы рискуете получить дублирующуюся, устаревшую или противоречивую информацию в различных системах. Продуманное управление основными данными позволяет улучшить ситуацию с данными, оптимизировать процессы и принимать более обоснованные решения. Таким образом, речь идет не только о технической чистоте - речь идет об успехе вашей компании! Совершите революцию в управлении основными данными с помощью SeaTable, чтобы сделать вашу компанию пригодной для будущего и опередить конкурентов!

TAGS: Управление Данными И Визуализация