Прямые и косвенные закупки - это два направления в операционной закупочной деятельности и в управлении цепочками поставок . Они различаются по конкретным категориям товаров и организационной структуре. Это приводит к возникновению различных специфических проблем для ответственных лиц.

Эта область связана со стратегическими закупками продукции, которая непосредственно включается в конечный продукт. Сюда входят предварительные компоненты и сырье, а также упаковочные материалы или производственное оборудование. В крупных отделах закупок существуют специальные области для отдельных закупаемых товаров, например, Технические закупки для технического оборудования и компонентов.

Прямые закупки характеризуются высокой степенью формализации процессов, стратегическим управлением поставщиками и качеством и долгосрочными контрактами. Объемы закупок обычно больше, чем при непрямых закупках, а требования к качеству особенно высоки. Контроль затрат также является одной из ключевых задач. Это связано с тем, что затраты на закупки оказывают непосредственное влияние на конечную цену собственного продукта компании.

На какие продукты распространяются косвенные закупки?

К непрямым закупкам относятся товары и услуги, обеспечивающие бесперебойное функционирование бизнеса (непрямые материалы). К ним относятся, например, аппаратное и программное обеспечение, офисные принадлежности, страхование и услуги торговцев, а также рекламные материалы или внешние консультанты.

В отличие от прямых закупок, непрямые закупки характеризуются большим количеством мелких заказов и децентрализованным управлением поставщиками. Процессы закупок часто не стандартизированы или не очень стандартизированы, а определение требований децентрализовано. Эффективный контроль затрат часто отсутствует.

В то время как прямые закупки часто хорошо структурированы и стратегически спланированы, непрямые закупки часто бывают противоположными. Несогласованные данные, децентрализованные процессы закупок и отсутствие прозрачности: проблемы сложны и оказывают значительное влияние на эффективность затрат. Давайте подробнее рассмотрим шесть наиболее важных трудностей:

Отдельные отделы часто работают с различными системами и базами данных, которые, как правило, не объединены между собой в сеть. В частности, для непрямых закупок это означает, что невозможно сделать достоверные выводы о поведении расходов или эффективности процессов заказа. Синергия между различными отделами, например, в виде пакетных заказов или лучших условий доставки, остается нераспознанной.

Мавританские закупки - это когда сотрудники самостоятельно заказывают непрямые материалы вне формальных процессов закупок. Это подразумевает намеренный или по незнанию обход процессов принятия решений и зачастую закупки не у тех поставщиков или по более высоким ценам. Последствиями этого являются упущенные скидки, снижение переговорной силы с партнерами, неконтролируемые расходы и риски несоответствия. Мавританские закупки систематически происходят во многих компаниях и иногда составляют 40% от общего объема непрямых закупок.

Различные проблемы непрямых закупок

Громоздкие процессы утверждения, неясные обязанности и организационные проблемы могут привести к тому, что даже простые закупки могут затянуться на недели. Особенно когда отдельные отделы разрабатывают свои собственные процессы, исторически сложившиеся структуры быстро становятся препятствием для эффективных непрямых закупок.

Отсутствие прозрачности - еще одна основная проблема непрямых закупок. Причины этого многообразны и могут усиливать друг друга: децентрализованные закупки, различные несовместимые системы или неполная документация. В результате ответственные лица не знают, где кроется наибольший потенциал для экономии и оптимизации. Поставщики и риски не могут быть оценены.

Нечеткие процессы утверждения приводят к разочарованию сотрудников и неэффективным процессам. В частности, при закупке непрямых материалов специализированные отделы часто не знают о предполагаемых процессах. Запросы попадают не к тем сотрудникам, при этом не ясно, кто именно должен принимать окончательное решение. Или же важные заинтересованные стороны не вовлекаются в процесс. Это особенно актуально при закупках, требующих больших временных затрат.

Самая серьезная проблема непрямых закупок - это отсутствие контроля над затратами. Децентрализованные процессы затрудняют регистрацию необходимых показателей и KPI. Это делает практически невозможным контроль и планирование расходов, а потенциал оптимизации и проблемные зоны остаются незамеченными. Непрямые закупки могут только реагировать, вместо того чтобы работать на опережение.

Как мы видим, проблемы в сфере непрямых закупок многообразны. Первый шаг к систематической оптимизации - последовательная интеграция существующих систем в центральный инструмент закупок:

  • Стандартизированные, прозрачные процессы упрощают сложные рабочие процессы и позволяют избежать дублирования структур или трудоемких процессов утверждения.

  • Портал самообслуживания с предварительно настроенными представлениями о продукции и выбором доступных поставщиков сокращает количество необдуманных покупок и предоставляет Вашим сотрудникам быстрый доступ к необходимой информации.

  • Эффективный контроль затрат выявляет потенциальную экономию, а также позволяет осуществлять стратегическое управление поставщиками при закупке непрямых материалов.

Контроль затрат также крайне важен при непрямых закупках

Прежде чем Вы приступите к работе и начнете устанавливать контроль затрат и процессов для Ваших непрямых закупок, Вам необходимо подумать о своих KPI. В зависимости от Вашей цели, разные показатели важны, и им следует уделить особое внимание. Ниже мы приводим наиболее важные KPI. В принципе, можно различать показатели эффективности процесса и показатели финансовой эффективности

  • Время цикла закупки: Этот ключевой показатель измеряет общую продолжительность закупки от запроса до выдачи заказа. Короткое время цикла свидетельствует об эффективности процессов. Типичные целевые значения составляют 5-15 рабочих дней. Если время Вашего цикла закупок превышает 15, Вам определенно следует пересмотреть свои процессы.

  • Время выполнения заказа поставщиком: Время между заказом и поставкой также имеет решающее значение при непрямых закупках. Этот ключевой показатель поможет Вам оценить своих поставщиков и спланировать запасы.

  • Коэффициент соответствия: Эта метрика показывает процент закупок, которые проходят через предусмотренные процессы закупок. Вы должны стремиться к высокому показателю соответствия, чтобы сэкономить расходы и минимизировать риски. Часто указывается целевое значение в 85%.

  • Коэффициент закупок “маверик”: Коэффициент закупок “маверик” - это в некоторой степени аналог коэффициента соответствия. Он показывает, какая доля закупок непрямых материалов осуществляется вне формальных процессов.

  • Предупрежденные расходы: С помощью этого ключевого показателя Вы можете сделать вывод о том, сколько средств было сэкономлено по сравнению с запланированным бюджетом, например, за счет объединения заказов или переговоров о ценах.

  • Стоимость одного счета: Внутренние затраты на обработку одного счета предоставляют информацию об операционной эффективности Ваших платежных процессов. Автоматизированные процессы позволяют Вам значительно сократить эти расходы.

  • Расходы под управлением: Этот показатель показывает, какая часть общих расходов активно контролируется отделом закупок. Чем выше значение, тем больше контроль над расходами.

Традиционно разрозненные непрямые закупки могут быть значительно оптимизированы с помощью современных облачных технологий, таких как платформа без кода SeaTable. Цифровые решения предлагают широкий спектр возможностей для разрушения изолированности данных, создания прозрачности и оптимизации процессов. Централизуя все необходимые данные и взаимодействуя в режиме реального времени, Вы получаете полную картину о Ваших поставщиках, контрактах, бюджетах и расходах.

С помощью бесплатного цифрового шаблона SeaTable Вы сможете быстро создать систему закупок, соответствующую Вашим потребностям, чтобы упростить процессы и сократить усилия. С помощью интегрированных форм и вида галереи Вы можете создать каталог продукции с выбором поставщика и формой заказа всего за несколько щелчков мыши, позволяя отделам легко сообщать о потребностях и размещать заказы. Встроенные уведомления и автоматизированные рабочие процессы обеспечивают эффективный и быстрый процесс утверждения.

Встроенные модули статистики и панели отчетов позволяют Вам в режиме реального времени получать информацию о тенденциях расходования средств и работе поставщиков. Вы также можете легко хранить различные файлы и документы непосредственно в одном центральном месте, будь то изображения, контракты, презентации или другие файлы. Бесшовная интеграция с существующими ERP-системами через API обеспечивает согласованный поток данных, делая SeaTable центральным интерфейсом для Ваших цифровых непрямых закупок.

Задача каждой компании состоит в том, чтобы эффективно и с минимальными затратами закупать косвенные материалы. С одной стороны, такие расходные материалы, как ручки, кофейные зерна и бумага для принтеров, должны быть своевременно заказаны до того, как они будут израсходованы. Другие предметы заказываются отдельно и по запросу. Даже небольшие изменения во внутренних процессах могут привести к значительному повышению эффективности. Ключ к оптимизации закупок непрямых материалов лежит в центральном инструменте базы данных, в котором собрана вся необходимая информация из отдельных отделов. Это обеспечивает прозрачность и ясность процессов, снижает уровень нецелевых закупок и увеличивает Ваши расходы под управлением. Имея постоянный доступ к текущим значениям, Вы можете создавать содержательные, надежные отчеты и аналитические материалы, быстрее выявлять проблемы и потенциал оптимизации. С SeaTable у Вас под рукой мощный инструмент, который может оказать Вам отличную поддержку в этом и многих других процессах.

FAQ - Косвенные закупки #

Что значит непрямые закупки?

Прямые и непрямые закупки - это два направления закупок в компаниях. Косвенные закупки часто организуются децентрализованно. В отличие от прямых закупок, косвенные закупки - это закупка товаров и услуг, необходимых для повседневной работы, от копировальной бумаги до программного обеспечения для обеспечения ИТ-безопасности.

Что такое косвенные материалы?

Косвенные материалы - это расходные продукты и ресурсы, которые необходимы для повседневной работы компании и не входят непосредственно в конечный продукт. Типичными косвенными материалами являются канцелярские принадлежности, станки, энергия, чистящие средства или материалы по охране труда и технике безопасности. Приобретение косвенных материалов называется косвенными закупками или непрямыми закупками.

Что означает mавританские закупки?

Мавританские закупки, или мавританские траты, означают практику закупок, при которой команды или отделы обходят внутренние процедуры закупок. Как контрольная метрика для непрямых закупок, высокий показатель “мавританских” закупок указывает на необходимость оптимизации внутренних процессов коммуникации и утверждения. Мавританские закупки следует отличать от хвостовых расходов. В данном случае отделам явно разрешено заказывать небольшие партии товаров у выбранных розничных продавцов без участия отдела закупок.

TAGS: Закупки И Логистика