Ко Смидт любит снижать риск ошибок и оптимизировать рабочие процессы. Неудивительно: как руководитель отдела экзаменов в Johannes Fontanus College , он отвечает, помимо прочего, за прозрачное и безошибочное проведение экзаменов - процесс, в котором задействовано множество людей и конфиденциальных данных. В кулуарах выставки SeaDays 2024 в Майнце он объяснил, почему SeaTable - именно тот инструмент, который ему нужен. Потому что для средней школы в Барневелде (Нидерланды) с ее 300 сотрудниками и 2 300 учениками внедрение SeaTable означало значительное повышение эффективности и прозрачности при одновременном соблюдении законодательных норм защиты данных.

Существующие процессы не были идеальными. До внедрения SeaTable школа использовала Google Workspace for Education для оцифровки процессов и обеспечения совместной работы. Но на практике все было иначе. Совместная работа оказалась неэффективной и чреватой ошибками при использовании имеющихся инструментов. Общение по электронной почте и обмен документами были широко распространены, что означало регулярное распространение неполной или устаревшей информации. Это приводило к недоразумениям и отсутствию прозрачности. На основе имеющейся в системе информации было трудно четко определить текущий статус процессов или определить, кто отвечает за определенные задачи.

Эта в целом неудовлетворительная рабочая ситуация была усугублена новыми требованиями по защите данных. Колледжу больше не разрешалось хранить конфиденциальные данные студентов на внешних серверах за пределами ЕС.

SeaTable обеспечивает целостность данных (благодаря продуманной структуре базы данных), а в сочетании с универсальным приложением, общими наборами данных и автоматизацией Вы можете значительно повысить эффективность и качество управления данными.

Ko Smidt

Первоначальные тесты с использованием известных американских инструментов для работы с электронными таблицами не дали ожидаемых результатов. Протестированные решения не обеспечивали необходимой защиты данных и не могли быть легко интегрированы в существующие рабочие процессы. Тогда Ко Смидт начал искать европейских поставщиков, особенно тех, кто уделяет большое внимание защите и безопасности данных. В конце концов, он наткнулся на SeaTable. Этот инструмент идеально отвечал его требованиям, особенно тем, что он размещен на европейских серверах и, таким образом, соответствует законодательным требованиям по защите данных, предлагает удобный интерфейс и возможности для рационализации процессов и эффективного управления данными с помощью форм, автоматизации и интегрированного создания документов.

SeaTable был внедрен на первом этапе для экзаменационного отдела. Внедрение проходило плавно и небольшими шагами. Чтобы получить первоначальный опыт работы с новым инструментом, команда начала записывать данные в SeaTable вместо Google и отображать в нем начальные процессы. В конечном итоге, самой сложной задачей было убедить других сотрудников в преимуществах нового инструмента. Чтобы убедить всех, был использован подход дизайн-мышления: проблемы и пожелания коллег обсуждались вместе, разрабатывались и тестировались различные подходы, чтобы в итоге прийти к решению, которое удовлетворило бы всех участников. Прежде всего, решающим фактором оказалось удобство для пользователя, которое было еще больше улучшено с помощью универсального приложения.

Еще одно преимущество такого подхода: поскольку все пользователи были вовлечены в поэтапную разработку, тестирование и внедрение новых процессов и приложения, переход на новые процессы прошел гладко для всех коллег.

Johannes Fontanus College

Для Ко Смидта ясно одно: “SeaTable значительно улучшил нашу повседневную работу”. Качество данных повысилось благодаря консолидированному, стандартизированному источнику данных, а процессы стали более эффективными. Но, пожалуй, самое главное - сокращение ручных, повторяющихся задач и более четкие процессы повысили удовлетворенность работой.

Внедрение SeaTable привело к значительной оптимизации в двух важнейших административных областях, в частности: Администрирование экзаменов и поддержка студентов. Ko Smidt оцифровал процесс проведения экзаменов, заменив ручные, бумажные системы автоматизированным, отслеживаемым процессом. Экзаменаторы теперь получают уведомления автоматически, что избавляет их от 250 ручных писем и дает всем участникам информацию о статусе экзамена в режиме реального времени.

Служба поддержки студентов, помимо прочего, заботится о требованиях студентов с особыми потребностями. Благодаря SeaTable выбранные сотрудники могут подавать все запросы, например, на дополнительные помещения, в цифровом виде со всеми необходимыми документами. Сложная автоматизация в SeaTable позволяет сотрудникам отслеживать статус запросов, устанавливать точные полномочия и оптимизировать каналы связи. Это позволило команде значительно снизить административное бремя без ущерба для защиты данных и прозрачности.

Отдел информационных технологий школы и столовая теперь также используют SeaTable. А отдел кадров уже планирует внедрить его.

“SeaTable предлагает компетентную, ориентированную на клиента и дружелюбную поддержку. Документация является исчерпывающей, а программное обеспечение - стабильным, надежным и удобным. Благодаря этому нашей команде легко настраивать систему и эффективно ее использовать”. объяснил Ко Смидт в нашем интервью. Он может безоговорочно рекомендовать SeaTable всем, кому нужно эффективное, прозрачное, соответствующее GDPR решение для управления процессами и базами данных с высоким уровнем безопасности данных.

TAGS: Государственный Сектор