10 советов, которые необходимо знать перед организацией мероприятий

Как сделать ваше мероприятие успешным #

Если вы хотите организовать идеальное мероприятие, вам необходимо учесть несколько моментов. Но с чего начать, если вы не знакомы с планированием мероприятий? Как предотвратить ошибки в планировании, несовпадение дат и отмены? И какой онлайн-инструмент для регистрации мероприятий лучше всего поможет вам в планировании?

Не существует универсальной дорожной карты для множества возможных мероприятий - все они отличаются в деталях. Тем не менее, в этой статье представлен примерный обзор основных шагов, которые вы должны обязательно учесть при планировании мероприятия.

Из этой статьи вы узнаете, какой бесплатный инструмент для регистрации мероприятий лучше всего подходит для ваших нужд, а также о том, как спланировать мероприятие и оптимально реализовать его с помощью чек-листа.

Как онлайн-инструменты упрощают планирование мероприятий #

Онлайн-инструменты произвели революцию в планировании мероприятий и предлагают множество преимуществ по сравнению с традиционными, аналоговыми методами. Раньше планирование мероприятия определялось бесконечными списками на бумаге, запутанными электронными таблицами в Excel и бесчисленными электронными письмами. Сегодня же цифровые инструменты позволяют управлять всеми задачами централизованно и автоматически. Особенно практично то, что команды могут управлять своими мероприятиями одновременно, независимо от их местонахождения - неоценимое преимущество в условиях, когда удаленная работа становится все более распространенной.

Изменения можно вносить в режиме реального времени, чтобы каждый участник мог сразу увидеть, что изменилось. Это особенно полезно при управлении списками гостей или корректировке планов рассадки. Повторяющиеся задачи, такие как отправка электронных писем, можно автоматизировать с помощью цифровых решений, что не только сэкономит ваше время, но и позволит избежать ручных ошибок.

Ясность также является важным преимуществом. Вся информация собрана в одном месте, поэтому вам не придется переключаться между различными таблицами или документами. Это значительно упрощает отслеживание задач, сроков и затрат - настоящий поворот в игре для больших и малых мероприятий.

5 инструментов для планирования мероприятий в сравнении #

Инструментов для планирования мероприятий существует великое множество. Поэтому выбор правильного программного обеспечения, которое точно соответствует вашим потребностям, может стать настоящей проблемой. Чтобы облегчить вам выбор, мы подробно рассмотрели пять инструментов, которые вы можете использовать для управления своими мероприятиями. При сравнении мы уделили особое внимание таким критериям, как удобство использования, функциональность, защита данных и стоимость.

LineUpr #

LineUpr - это браузерное приложение для организации мероприятий из Германии, которое с момента своего основания в 2016 году получило высокую оценку за удобство и гибкость. Даже без установки оно предлагает простое решение для предоставления участникам всей необходимой информации - от программ и деталей местоположения до профилей составов, информационных страниц и новостей.

Особого внимания заслуживает возможность записи различных статистических данных с помощью приложения. Это позволяет получить важные сведения и впоследствии прозрачно проанализировать успех мероприятия.

• Удобство для пользователя: Очень интуитивно понятное, не требует технических знаний.
• Функциональность: Основное внимание уделяется мобильному приложению для проведения мероприятий с базовыми функциями.
• Защита данных: Данные обрабатываются в соответствии с GDPR и хранятся на немецких серверах.
• Стоимость: От 99 евро за мероприятие или от 1 999 евро в год.

idloom #

Idloom - это комплексная платформа управления событиями, которая охватывает все аспекты вашего мероприятия, от планирования программы и продажи билетов до выставления счетов и обработки налогов. Основанная в Бельгии в 2015 году, компания придает большое значение безопасности, о чем свидетельствует, в частности, ее сертификат ISO 27001.

Особенностью idloom является гибкая регистрация: от списков ожидания и групповых регистраций до эксклюзивного доступа - платформа предлагает широкий спектр опций для удовлетворения ваших индивидуальных требований при организации мероприятий. Кроме того, idloom предлагает интеграцию, возможность создания сертификатов и гибкую настройку в соответствии с требованиями конкретной компании.

• Удобство для пользователя: Интуитивно понятное, но в то же время обширное, поэтому требуется короткий период обучения.
• Функциональность: Комплексное управление событиями.
• Защита данных: Соответствует требованиям GDPR, предлагает многочисленные функции безопасности и соответствия нормативным требованиям.
• Цены: От 150 евро в месяц.

SCOOCS #

Scoocs - это комплексная платформа для организации мероприятий и сообществ, основанная в Германии в 2019 году. Ее уникальным преимуществом является четкая ориентация на гибридные и виртуальные мероприятия. С Scoocs вы получаете гибкое решение, которое охватывает все аспекты управления событиями. От регистрации до потокового видео и сетевых возможностей - платформа предлагает беспроблемный опыт как для организаторов, так и для участников.

Предложение дополняется мобильным приложением, которое можно настроить в соответствии с требованиями вашей компании. Еще одна изюминка - функция всестороннего анализа, с помощью которой можно детально оценить, насколько успешным было планирование мероприятия.

• Удобство для пользователя: Современный, но сложный функционал требует ознакомления.
• Функциональность: Виртуальные/гибридные мероприятия с акцентом на нетворкинг, организацию встреч и геймификацию.
• Защита данных: Сервер в ЕС, защита данных дружественная.
• Стоимость: Разовое мероприятие от 4 500 евро за 500 посетителей, ежегодное - от 3 000 евро.

Converve #

Converve - это универсальное программное обеспечение для проведения B2B мероприятий, которое помогает компаниям управлять событиями с момента своего основания в Германии в 2000 году. Converve особенно сильна в области нетворкинга и лид-генерации, что делает платформу идеальным выбором для бизнес-мероприятий.

Программное обеспечение предлагает широкий спектр функций: от управления данными и регистрации до настраиваемого приложения или веб-сайта, а также опции создания сетей и поиска партнеров. Еще одна изюминка Converve - возможность анализировать данные и создавать подробные отчеты.

• Простота использования: Гибкая, но сложная система; хорошо продумана для проведения сетевых мероприятий.
• Функциональность: Нетворкинг, лид-генерация, матчмейкинг.
• Защита данных: Соответствие GDPR, хорошие меры для безопасной передачи данных.
• Стоимость: 4 190 евро для 1-100 участников

SeaTable #

SeaTable , основанная в Германии в 2020 году, - это инновационная база данных без кода с интегрированным конструктором приложений. Этот инструмент предлагает вам гибкое управление данными и разнообразные возможности сотрудничества - не только для управления мероприятиями, но и для многочисленных сфер применения. Благодаря удобному интерфейсу вы сможете в кратчайшие сроки создать собственную систему управления данными и отдельные приложения.

SeaTable особенно полезен для ваших мероприятий: Планирование мероприятия превращается в легкий процесс с шаблоном SeaTable. Например, вы можете следить за расходами, генерировать счета и управлять списком участников в режиме онлайн - бесплатно и без каких-либо предварительных технических знаний.

SeaTable также предлагает функции автоматизации, такие как автоматическая отправка электронных писем. Даже несколькими мероприятиями можно управлять централизованно в одном месте, не теряя при этом ни одной детали. Планируйте бюджеты, отслеживайте расходы и отправляйте счета одним щелчком мыши.

• Удобство для пользователя: Интуитивно понятный и простой в использовании.
• Функциональность: Гибкое управление, включая функции совместной работы и автоматизации.
• Защита данных: DSGVO-совместимые, немецкие серверы, опциональная установка в помещениях для полного суверенитета данных.
• Цены: Бесплатная базовая версия, дополнительные функции - от €7 за пользователя в месяц.

Как идеально управлять событиями за 10 шагов #

Успешное управление мероприятиями часто становится сложной задачей. В организационной суете легко упустить что-то из виду - даже при наличии умных инструментов. Чтобы убедиться, что вы хорошо подготовились, мы составили для вас полезный контрольный список мероприятий.

1. Определите цель мероприятия.

Самое первое, что нужно сделать при планировании мероприятия, - это четко сформулировать его цель. По какой причине вы планируете это мероприятие? Вы хотите получить прибыль? Вы хотите повысить узнаваемость бренда или лояльность клиентов? Возможно, вы запускаете новый продукт и используете мероприятие как платформу для представления его своим клиентам?

Также важно с самого начала определить, какое именно мероприятие вы планируете. Всегда помните о том, что вы организуете мероприятие для сотрудников, для клиентов или для общественности. Эта информация позволит вам принимать взвешенные решения на этапе планирования и лучше адаптировать мероприятие для вашей целевой аудитории.

Совет: конкретная и измеримая цель поможет вам оценить успех мероприятия после его проведения

2. Разработка концепции

При разработке концепции следует сосредоточиться на двух основных областях: организации и содержании. Например, для организационной части определите, насколько масштабным должно быть ваше мероприятие и как долго оно должно длиться. С самого начала распределите обязанности в команде, чтобы ни одна задача не осталась без внимания.

Что касается концепции содержания, то в первую очередь важно разработать идею мероприятия и, при необходимости, добавить подходящий девиз. В дальнейшем тема может повлиять на декорации, дресс-код и развлекательную программу. Программу также следует тщательно продумать, чтобы гости не скучали и всегда были развлечены. Последовательная тематика очень важна для того, чтобы придать мероприятию профессиональный оттенок и произвести впечатление на гостей.

3. Планируйте бюджет

Чтобы не допустить превышения бюджета, при организации мероприятий крайне важно заранее провести детальное планирование бюджета . Учитывайте не только очевидные расходы, но и менее очевидные, такие как лицензии, командировочные расходы, приглашения, а также расходы на демонтаж и уборку.

Наиболее важные статьи расходов, которые вы должны учесть:

• Место проведения: Стоимость аренды помещения, включая любые дополнительные расходы, такие как уборка или услуги охраны.
• Технологии: Расходы на аренду аудио-, видео- и светового оборудования, а также на оплату труда технических специалистов или обслуживающего персонала.
• Питание: Бюджет на питание и напитки, включая плату за обслуживание, чаевые и любые дополнительные расходы на специальные блюда.
• Маркетинг: Расходы на рекламу, печать приглашений или флаеров, а также на интернет-рекламу или продвижение в социальных сетях.
• Развлечения: Бюджет на живые выступления, диджеев, артистов или другие виды развлечений на мероприятии.

Тщательно спланировав и составив бюджет по этим основным статьям расходов, а также по дополнительным расходам, вы сможете гарантировать, что ваше мероприятие уложится в бюджет и не понесет непредвиденных расходов. Если вы занимаетесь организацией коммерческих мероприятий, вы можете использовать эти данные в качестве основы для расчета того, сколько нужно взимать за вход, чтобы покрыть расходы.

Совет: Возможно, вы сможете сократить расходы за счет волонтеров или спонсоров

4. Составьте расписание

Самое главное при планировании мероприятия - начать заранее. Бронирование мест или согласование даты с кейтеринговыми компаниями требует значительного времени. Поэтому, чтобы избежать стресса во время планирования, рекомендуется составить подробное расписание.

Такой график не только позволит вам точно определить, когда какой шаг необходимо сделать, но и выявить возможные задержки на ранней стадии. Важно предусмотреть запасные варианты, чтобы компенсировать непредвиденные изменения в плане и тем самым минимизировать возможные временные трудности и стресс.

Совет: заранее узнайте, не совпадает ли назначенное вами время с другими важными датами, государственными праздниками или школьными каникулами.

5. Найти место

Чтобы успешно проводить и планировать мероприятия, вам нужно подходящее помещение. Вы можете арендовать помещение или использовать свои собственные комнаты. Важно убедиться, что там достаточно места для всех гостей, кейтеринга, сцены и техники.

При выборе подходящего места важно учитывать потребности вашей целевой группы. Например, проверьте, достаточно ли парковочных мест и является ли место безбарьерным. Возможно, вам также понадобится сад или другие особые требования, которые оценят ваши гости.

6. Заказать кейтеринг и программу

Как правило, голодные гости - это недовольные гости. Именно поэтому важно обеспечить кейтеринг, если это возможно. На выбор предлагаются различные варианты: от шведского стола и меню до пальчиковой еды или даже фудтраков. Однако убедитесь, что вы также предлагаете вегетарианские и веганские альтернативы, чтобы удовлетворить потребности всех гостей.

Чтобы сделать социальную программу более интересной и обеспечить гостям хорошее времяпрепровождение, существует множество вариантов. Помимо шоу-исполнителей, хорошее настроение могут создать живые группы или диджеи. Ораторы и ведущие - элегантный способ провести посетителей мероприятия в течение дня или вечера. Уход за детьми позволит вам обеспечить удовольствие от мероприятия гостям всех возрастов.

7. Отправить приглашения

При организации мероприятий приглашения играют решающую роль в успехе. Используя персонализированные приглашения, вы сможете эффективно увеличить количество участников. Кроме того, отправка уведомлений “Сохранить дату” на этапе планирования поможет вызвать интерес к мероприятию на ранней стадии и обеспечить свободное время для гостей.

Не забудьте указать в приглашениях важную информацию: дату, время, место проведения и программу. Чтобы облегчить гостям процесс бронирования, стоит интегрировать систему бронирования билетов. С помощью веб-формы в готовом шаблоне от SeaTable вы сможете легко реализовать этот шаг и автоматически создать список участников.

8. Маркетинг

Для того чтобы ваше мероприятие в конечном итоге было хорошо посещаемым, а его планирование оправдало себя, необходимо широко рекламировать ваше мероприятие. Используйте все каналы, через которые вы можете наилучшим образом привлечь внимание целевой группы.

Например, для внутренних мероприятий сотрудников можно использовать объявления в компании, рассылку новостей или приглашения по электронной почте. Вы также можете попросить менеджеров упомянуть о мероприятии на собраниях коллектива, чтобы информация о нем распространилась по цепочке.

Для коммерческих мероприятий, таких как фестивали, хорошей идеей будет целевая реклама в социальных сетях, объявления в соответствующих журналах и упоминание на вашем собственном сайте. Если вы планируете художественную выставку , вы можете рассчитывать на афиши, флаеры, пресс-релизы и привлечение журналов об искусстве и культуре.

Важно начать рекламные мероприятия заблаговременно и представить сообщения в привлекательной и информативной форме, чтобы вызвать интерес у целевой группы и добиться большого числа посетителей.

Совет: Размещая яркие моменты, фотографии и видеоролики в социальных сетях , вы сможете продлить присутствие и влияние вашего мероприятия после фактической даты.

9. Уделите внимание безопасности и юридическим вопросам.

Чтобы избежать неприятностей, при организации мероприятий следует уделять особое внимание юридическим аспектам и правильной концепции безопасности. Заранее узнайте, требуются ли официальные разрешения или страховка для вашего мероприятия. Если вы предлагаете еду, вы должны соблюдать Закон о продуктах питания. Если вы используете музыку, проверьте, требуется ли лицензия GEMA. Если вы используете системы регистрации или продажи билетов, убедитесь, что они соответствуют Общему регламенту по защите данных (GDPR).

Для крупных мероприятий важно иметь планы по обеспечению пожарной безопасности или медицинской помощи в дополнение к персоналу службы безопасности, чтобы ваши гости не подвергались ненужной опасности в случае чрезвычайной ситуации.

10. Иметь план действий в чрезвычайных ситуациях

План действий в чрезвычайных ситуациях имеет огромное значение при организации мероприятий. Несмотря на тщательную подготовку, могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, такие как экстремальные погодные условия или дорожные препятствия. Поэтому очень важно иметь хорошо продуманный план B, чтобы адекватно реагировать на отмены или спонтанные изменения, не испытывая при этом дефицита времени или стресса.

В день мероприятия желательно еще раз позвонить поставщикам услуг, чтобы убедиться, что все идет по плану. Также важно поддерживать регулярную связь со всеми участниками и убедиться, что ваша команда в курсе плана. Четкая коммуникация и слаженная работа команды - залог того, что вы сможете быстро и эффективно реагировать на непредвиденные ситуации и успешно провести мероприятие.

Заключение #

Чтобы ваше мероприятие прошло успешно, необходимо постоянно иметь четкое представление о планировании и последующих шагах. С помощью бесплатного шаблона SeaTable вы сможете не только детально управлять своими мероприятиями, но и постоянно отслеживать расходы, доходы и бюджет.

С помощью встроенной веб-формы участники смогут легко зарегистрироваться на ваше мероприятие. Вы можете создавать и отправлять счета одним щелчком мыши, не прилагая особых усилий. Кроме того, шаблон предлагает возможность использовать плагин временной шкалы для составления расписания или плагин карты для визуального отображения мест проведения мероприятия.

Благодаря этим функциям SeaTable предлагает идеальное решение для оптимизации планирования мероприятия. Чтобы воспользоваться шаблоном, достаточно зарегистрироваться, указав свой адрес электронной почты.

Часто задаваемые вопросы #

TAGS: Управление Событиями