Вы уже составили свой бюджет на следующий год? Если нет, то самое время: чем раньше Вы узнаете, сколько денег у Вас есть в наличии, тем точнее Вы сможете начать мероприятия по достижению своих целей: Вы хотите нанять больше сотрудников или планируете масштабную рекламную кампанию? Независимо от того, что Вы задумали, эта статья даст Вам ценные советы по планированию бюджета.

Следующая статья посвящена планированию бюджета в компаниях и тому, как лучше к этому подойти. Для частных домохозяйств мы рекомендуем книгу о бюджете .

Бюджетирование - также известное как бюджетное планирование или распределение бюджета - это, как следует из названия, распределение бюджетов и планирование ресурсов. По определению, планирование бюджета осуществляется на будущее, обычно на следующий финансовый год. Вы можете определить бюджет для всей компании, с одной стороны, и провести детальное бюджетирование для конкретных отделов или отдельных проектов, с другой. В итоговом бюджетном плане указывается, куда должны быть направлены имеющиеся в компании деньги и каких целей Вы хотите достичь с их помощью и за какой период времени.

Сотрудник выполняет планирование бюджета на ноутбуке

  • Чуткое распределение бюджета: Бюджетное планирование помогает Вам разумно распределять деньги и ресурсы между отделами и проектами и использовать их именно там, где они принесут наибольшую пользу.

  • Обязательные цели: С помощью обязательного бюджетного плана Вы можете убедиться, что Ваши менеджеры формулируют четкие цели и принимают эффективные меры для их достижения.

  • Финансовая прозрачность: Составление бюджета обеспечивает ясность в том, на что Вы тратите свои деньги. Вы можете следить за расходами и целями, оценивать успех и предвидеть нежелательное развитие событий.

  • Приоритизированные инвестиции: Список желаний в отделах часто бывает длинным. Фиксированный бюджет поможет Вам определить приоритетность важнейших инвестиций и избежать ненужных трат.

Оперативное бюджетное планирование - это часть краткосрочного финансового планирования, в ходе которого Вы оцениваете свои будущие доходы и расходы на следующий год. Вы используете данные текущего и/или предыдущего финансового года для составления прогнозов на будущее. В отличие от финансового планирования, бюджетирование обычно фокусируется на расходах - независимо от того, откуда берутся деньги.

Также довольно распространено Стратегическое бюджетное планирование на ближайшие два-пять лет. Это помогает Вам принимать долгосрочные бизнес-решения, которые будут двигать Вашу компанию вперед и обеспечивать ее успех, например, открытие новых офисов. Однако чем дальше в будущее простирается горизонт планирования, тем сложнее и неопределеннее сделать точный прогноз.

Шаблон бюджетного плана

Процесс составления бюджета - как планировать свой бюджет #

Как лучше всего составлять бюджет? Хотя универсального решения не существует, Вы можете следовать нескольким шагам и процедурам планирования бюджета, которые уже устоялись во многих компаниях. Однако нижеследующие пункты предполагают, что первоначальный бюджет уже составлен или что есть возможность сравнить цифры за предыдущие годы.

  • Проанализируйте, произошли ли значительные изменения в Ваших ключевых финансовых показателях (например, оборот, прибыль, затраты) по сравнению с предыдущим отчетным периодом.
  • Исходя из этого, спрогнозируйте будущее развитие имеющегося бюджета для всей компании.
  • Теперь пришло время распределить бюджет: согласуйте суббюджеты с отдельными отделами, используя следующие процедуры.

Существует три процедуры или метода составления бюджета, которые оказались особенно успешными:

  • Сверху вниз: Руководство определяет общий бюджет, а также его распределение, после чего менеджеры отделов/проектов планируют мероприятия, которые они могут реализовать с его помощью.
  • Снизу вверх: Здесь менеджеры отделов/проектов сами определяют, какой бюджет им нужен для выполнения их задач, и передают планирование бюджета лицам, принимающим решения. Они суммируют суббюджеты, сравнивают их с общим бюджетом и определяют, что будет утверждено.
  • Процедура встречного потока: Здесь Вы сочетаете подход “сверху вниз” и “снизу вверх”. Руководство устанавливает цели, но не вдается в подробности составления бюджета. Затем руководители отделов/проектов разрабатывают подходящие меры и уточняют запланированные расходы. Наконец, руководство должно пересмотреть составленный бюджет и привести его в соответствие с общим бюджетом.

Процесс бюджетного планирования: сверху вниз, снизу вверх или и то, и другое?

Как и все бизнес-процессы, составление бюджета может проходить более или менее гладко. Вам следует знать о нескольких камнях преткновения, даже если невозможно подготовиться ко всем случайностям.

Могут возникнуть следующие проблемы:

  • В зависимости от сложности структуры компании (например, дочерние компании, местонахождения, организационные уровни), детальное составление бюджета может быстро запутаться.
  • Составление бюджета обычно требует больших затрат времени и отнимает у персонала силы, которые не могут быть использованы для продуктивной работы.
  • Сегодня экономические события настолько быстро меняются и их трудно предсказать, что бюджет, спланированный заранее, редко соответствует фактическим обстоятельствам.
  • Жесткие бюджетные цели ограничивают возможности отделов для маневра при росте затрат (например, в случае неожиданного повышения цен).
  • Это также может привести к стагнации компании, если Вы будете слишком строго ориентироваться на бюджетирование предыдущих лет, не переосмысливая и не оптимизируя процессы.
  • И последнее, но не менее важное: соперничество между менеджерами или целыми отделами может затруднить эффективное планирование бюджета и стимулировать ненужные траты.

Статусное мышление среди менеджеров может поставить под угрозу эффективное использование ресурсов и, следовательно, корпоративную стратегию

Мы подготовили 7 советов, которые помогут Вам преодолеть эти трудности:

Ближе к концу текущего финансового года оцените результаты деятельности Вашей компании на основе последнего бюджета и сравните Ваш прогноз на тот момент с фактическими цифрами. Остались ли у Вас еще деньги или Вы уже превысили свой бюджет? Цели, которые Вы поставили, еще достижимы или они уже достигнуты?

Если наблюдаются значительные отклонения от бюджета, Вам следует выяснить, не произошли ли значительные изменения внутри или вне Вашей компании, которые Вы не смогли предусмотреть в своем прогнозе. Как только Вы узнаете причины, Вы сможете принять эффективные контрмеры или запланировать больший бюджет на будущее для достижения своих целей.

Не увеличивайте цели, которых Вы хотите достичь с помощью бюджета, до неизмеримых размеров. Планирование бюджета отдельных отделов должно быть реалистичным и соответствовать ожидаемому успеху компании.

Деньги и ресурсы должны использоваться настолько эффективно (без потерь) и результативно (для достижения целей), насколько это возможно. Однако может оказаться контрпродуктивным, если Вы просто вычеркнете средства, которые отдел не использовал, из бюджета следующего года. Вместо того, чтобы поощрять экономное использование ресурсов, это побуждает отделы расходовать бюджет в следующем году независимо от того, имеют ли меры смысл или нет.

Размер бюджета может быстро привести к конкуренции или статусному мышлению (“у кого больше бюджет, тот и важнее”) среди менеджеров. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы распознать конфликты, связанные с составлением бюджета, на ранней стадии и четко донесите до сотрудников, что все отделы и проекты вносят свой вклад в общий успех.

Особенно в условиях внутренней борьбы за власть результаты часто замалчиваются или формулируются преувеличенные цели, чтобы получить лучший бюджет. Помните об этом и критически оценивайте, на что и зачем нужны средства. В конечном итоге, Вы должны распределять бюджет таким образом, чтобы Ваша компания достигла своих бизнес-целей.

Специфическое бюджетирование должно оставаться адаптируемым, поскольку оно частично основано на предположениях о будущем, которое нельзя предсказать с уверенностью. Если события развиваются не так, как ожидалось, Вы должны реагировать гибко.

Бюджетное планирование для всей компании складывается из суббюджетов всех отделов. При распределении бюджета учитывайте, что неизбежно возникнет дисбаланс: например, отдел кадров обычно несет самые большие расходы, но он же обеспечивает все остальные отделы человеческими ресурсами.

Чтобы сделать составление бюджета прозрачным, важно привлекать все отделы к планированию бюджета на ранней стадии. Важными областями являются планирование бюджета на персонал (подбор кадров, зарплаты и т.д.), планирование бюджета на маркетинг и планирование бюджета на ИТ. Эти отделы обычно управляют большими собственными бюджетами и незаменимы для стратегического бюджетного планирования.

Ниже мы подробно рассмотрим планирование бюджета в ИТ и управление проектами . Если Вас интересует планирование персонала или маркетинговый план , нажмите на статьи по ссылкам для получения дополнительной информации.

Функционирующие ИТ-системы, автоматизированные процессы и эффективное управление данными имеют огромное значение для всех сфер деятельности компании. Кроме того, почти всем сотрудникам для продуктивной работы необходимо высокопроизводительное оборудование (например, ноутбуки, корпоративные мобильные телефоны). Поэтому планирование ИТ-бюджета играет все более важную роль. В принципе, при составлении ИТ-бюджета можно различать такие виды расходов:

  • Капитальные расходы (единовременные инвестиции): Это основные средства, такие как оборудование и инфраструктура, которые Вы приобретаете на длительный срок, например, конечные устройства, серверы, сетевые технологии, мониторы, гарнитуры и т.д.

  • Операционные расходы (текущие операционные расходы): Сюда входят лицензионные платежи за все используемые программные приложения, операционные системы и инструменты (SaaS), а также арендованная инфраструктура, например, внешние серверы и облачные сервисы (IaaS), а также расходы на Интернет и телефонию. К этому добавляются такие услуги, как ИТ-консалтинг, контракты на обслуживание и поддержку. При необходимости Вы также можете включить расходы на собственный ИТ-персонал в планирование ИТ-бюджета и исключить их из планирования бюджета на персонал.

  • Более того, все проекты, которые Вы хотите завершить с конкретным результатом в течение финансового года, например, автоматизация бизнес-процесса, внедрение нового инструмента или тест на проникновение, должны быть учтены при составлении ИТ-бюджета.

  • Вы также должны включить непрерывные задачи, такие как ИТ-обучение новых сотрудников, в свой ИТ-бюджет - потому что время - это деньги.

Благодаря составлению ИТ-бюджета быстро становится ясно, можете ли Вы финансировать только самое необходимое или высококлассные решения, и как быстро могут быть реализованы проекты по оцифровке и автоматизации. Включите в бюджет резерв на непредвиденные расходы (например, повышение цен, ремонт или замену сломанных устройств).

Начните планировать свой бюджет как можно раньше

Популярной областью применения бюджетирования является управление проектами. Там оно дает Вам представление о том, что возможно в рамках проекта. В зависимости от ресурсов, Вы можете решить, например, хотите ли Вы нанять внешних поставщиков услуг или предпочтете управлять большей частью самостоятельно.

Особенно если в проект вовлечены заказчики, инвесторы или другие заинтересованные стороны, они почти наверняка потребуют прозрачного и реалистичного составления бюджета. В этом случае бюджетный план необходим и может быть использован для ведения переговоров о выделении финансовых ресурсов.

Бюджетирование обязательно должно проводиться до начала проекта. Оно определяет, осуществим ли проект и в какой степени. Составление бюджета раскрывает цели - становятся очевидными как возможности, так и риски. Поэтому Вам следует приступить к составлению бюджета как можно раньше.

Для того чтобы иметь возможность реалистично рассчитать смету расходов, полезно проанализировать прошлые проекты. Как хорошо планирование бюджета работало в предыдущих проектах и что Вам следует скорректировать в этот раз? Создание плана бюджета может отнять много времени, но это дает Вам возможность оценить старые проекты и сделать новые еще лучше.

Давайте рассмотрим пример бюджетного планирования на практике. Предположим, что растущая компания, в которой в настоящее время работает около 15 сотрудников, хочет спланировать свой бюджет на 2024 г. Компания предлагает услуги, что означает отсутствие производственных затрат (например, на материалы, машины, складские помещения).

Сначала руководство анализирует все расходы и операционные затраты в 2023 году и сравнивает их с планом бюджета на 2023 год. Если бюджет какого-либо центра затрат был превышен, ответственные менеджеры объясняют, почему расчетный бюджет был недостаточным. Затем они формулируют свои ожидания и цели на следующий год.

Основываясь на этих анализах и целях, менеджеры сообщают, сколько денег они хотят потратить в процессе “снизу вверх”. Затем руководство устанавливает реалистичный общий бюджет на 2024 год - и цели, которые должны быть достигнуты с его помощью.

Многие люди используют электронные таблицы Excel для планирования бюджета, но они предлагают лишь ограниченные функции и возможности отображения. В SeaTable Вы можете бесплатно зарегистрироваться и начать работу непосредственно с шаблона, показанного выше. Вы можете объединить и оценить все центры затрат, цели, бюджеты и расходы в такой центральной базе данных.

Наделите своих менеджеров ответственностью за бюджет и используйте SeaTable как инструмент совместной работы, чтобы работать над составлением бюджета с несколькими отделами одновременно. Это позволит Вам корректировать бюджетный план в течение года, отслеживать учет расходов в режиме реального времени и всегда иметь представление о текущем бюджете.

Попробуйте наш бесплатный шаблон бюджетного планирования и откройте для себя другие интересные сценарии использования, которые Вы можете реализовать с помощью SeaTable.

TAGS: Финансы Управление Проектом