Представьте, что компания планирует выпустить на рынок новый продукт, но ей не хватает квалифицированной рабочей силы для разработки, производства или маркетинга. Успех проекта ставится под угрозу еще до его начала. Именно здесь на помощь приходит кадровое планирование - стратегический инструмент, который гарантирует, что у вас всегда будут правильные люди с нужными навыками.

Кадровое планирование - это центральный компонент стратегической кадровой политики и ключевая задача управления человеческими ресурсами. Его цель - определить будущие потребности компании в персонале и покрыть эти потребности соответствующими мерами. При этом учитываются не только количественные, но и качественные требования к сотрудникам. Кадровое планирование помогает эффективно достигать корпоративных целей и оставаться конкурентоспособными в долгосрочной перспективе.

Регулярно пересматривайте структуру команды

Кадровое планирование - это не только управление сотрудниками, но и стратегическая ориентация, гарантирующая долгосрочный успех. Но каковы задачи и цели кадрового планирования? Давайте рассмотрим примеры из различных областей.

  • Планирование персонала: Первый шаг к успешному планированию персонала - подведение итогов. Здесь вы определяете, сколько сотрудников сейчас работает в вашей компании, какой квалификацией они обладают и где есть пробелы.
  • Планирование потребностей в персонале: Цель состоит в том, чтобы определить, сколько сотрудников с какой квалификацией вам потребуется в будущем. Решающую роль здесь играют сезонные колебания, проекты и долгосрочные цели компании.
  • Планирование персонала: Планирование персонала гарантирует, что ваши сотрудники будут находиться в нужном месте в нужное время. Эффективный график дежурств, планирующий распределение персонала, - это то, что нужно.
  • Развитие персонала: Ваши сотрудники - ваш самый важный актив. Благодаря целенаправленным мерам по повышению квалификации и развитию персонала вы сможете продвигать таланты, удерживать квалифицированных сотрудников в компании и обеспечивать свою долгосрочную конкурентоспособность.
  • Рекрутинг: Рекрутинг - это привлечение новых сотрудников. Сегодня уже недостаточно просто разместить объявление о вакансии. Необходимо активно искать и вдохновлять потенциальных кандидатов.
  • Планирование увольнения сотрудников: Не всегда удается избежать избытка персонала. Будь то сезонные колебания, реорганизации или экономические кризисы - иногда увольнения неизбежны. Профессиональное планирование увольнений обеспечивает справедливость и прозрачность этих процессов.
  • Расходы на персонал: Ни одно планирование персонала не работает без учета расходов. Важно найти здоровый баланс между инвестициями в сотрудников и прибыльностью компании.

Существуют принципиально разные модели планирования персонала. Будь то оперативное и стратегическое или количественное и качественное планирование - они позволяют компаниям выполнять требования и справляться с вызовами.

Стратегическое планирование создает безопасность

Разница между оперативным и стратегическим кадровым планированием заключается прежде всего во временном горизонте и фокусе. Стратегическое кадровое планирование направлено на достижение долгосрочных целей, обычно с горизонтом планирования от 5 до 10 лет. Оно характеризуется внешними факторами, такими как тенденции рынка, технологическое развитие и конкурентная среда. Его задача - проактивно решать будущие задачи и принимать целостные решения, которые укрепят компанию в долгосрочной перспективе.

В отличие от этого, оперативное кадровое планирование фокусируется на краткосрочных периодах до одного года. Здесь внимание сосредоточено на конкретных проблемах и внутренних требованиях, таких как обеспечение персоналом текущих проектов или оперативное реагирование на узкие места. Оперативное планирование требует мер, которые можно быстро реализовать без привлечения долгосрочных ресурсов.

Количественное и качественное планирование персонала различаются по своим целям. Количественное планирование персонала связано с количеством сотрудников** и пытается найти баланс между избыточным потенциалом и нехваткой персонала. Оно отвечает на вопрос, достаточно ли персонала для удовлетворения спроса или необходимо нанять сотрудников или сократить штат.

Качественное планирование персонала, с другой стороны, фокусируется на навыках и компетенциях** сотрудников. Его цель - определить будущие потребности в знаниях, целенаправленно их наращивать и при необходимости сокращать устаревшие знания. Это закладывает основу для сохранения конкурентоспособности компании в динамичной среде за счет приведения развития персонала в соответствие со стратегическими целями.

Кадровое планирование - это не вопрос интуиции, оно основано на четких цифрах и формулах. Чтобы правильно рассчитать потребности в персонале и обеспечить достижение поставленных целей, необходимо выполнить шесть простых расчетов. Здесь мы покажем вам, как использовать эти формулы, чтобы сделать ваше кадровое планирование эффективным и точным.

Расходы на персонал всегда на виду

Первым шагом будет расчет потребности в рабочей силе. Это означает, какой объем работы необходимо выполнить в целом и сколько сотрудников вам потребуется для выполнения этой работы. Это означает, что вы делите общее необходимое время на количество рабочих часов, которые в среднем может выполнить один сотрудник.

Потребность в ресурсах = общий объем работы / количество рабочих часов на одного сотрудника.

Далее необходимо определить коэффициент времени распределения для расчета потребности в резерве. Коэффициент времени распределения учитывает все отсутствия, такие как праздники, болезни или другие задержки в рабочем процессе. Здесь вы суммируете все отсутствия (например, по причине болезни, отпуска или государственных праздников) и делите их на фактическое количество рабочих дней (фактическое количество рабочих дней без учета отсутствий). Результат показывает, какой процент рабочего времени потерян из-за прогулов.

Коэффициент неиспользованного времени (%) = неявки / фактические рабочие дни x 100.

Потребность в резерве обеспечивает наличие достаточного количества сотрудников, чтобы справиться с объемом работы даже в случае отсутствия на рабочем месте. Он рассчитывается путем умножения потребности в рабочей силе на коэффициент распределенного времени:

Потребность в резерве = потребность в развертывании x фактор времени распределения.

Теперь у вас есть все важные значения для расчета общих потребностей в персонале. Это сумма требований к развертыванию и требований к резерву. Она показывает, сколько сотрудников необходимо в целом для покрытия рабочей нагрузки и резерва на случай отсутствия.

Валовая потребность в персонале = потребность в развертывании + потребность в резерве.

На следующем этапе вы определяете обновленную численность персонала, которая показывает, сколько сотрудников в настоящее время работает в компании после того, как были учтены поступления и выбытия. При этом вы рассчитываете все новые поступления (например, в связи с приемом на работу или возвращением из отпуска по уходу за ребенком) и все выбытия (например, в связи с увольнением или выходом на пенсию).

Обновленная численность персонала = текущая численность персонала + фиксированное пополнение - ожидаемое выбытие.

Наконец, вы рассчитываете чистую потребность в персонале, которая показывает, сколько сотрудников вам еще нужно нанять или уволить, чтобы достичь идеальной численности.

Чистая потребность в персонале = общая потребность в персонале - обновленная численность персонала.

В кадровом планировании бывают ситуации, к которым следует подходить с особой деликатностью и ответственностью. Одна из таких ситуаций возникает, когда у вас слишком много сотрудников, то есть возникает ситуация переизбытка персонала. Здесь нет простых решений, но, будучи прозрачными и открытыми, вы можете показать, что в первую очередь заботитесь об интересах своих сотрудников. Увольнение всегда должно быть последним средством - до этого существует множество подходов, которые вы можете использовать для поиска справедливого и устойчивого решения.

Обеспечение гибкости за счет неполного рабочего дня

Рассмотрите возможность использования более гибких моделей неполного рабочего дня для более эффективного управления потенциалом. Предложите досрочный выход на пенсию, если это может быть вариантом для некоторых сотрудников. Субботники также являются способом временного облегчения труда и в то же время являются ценным сигналом признательности.

Пересмотр и перераспределение задач или внутренние переводы также могут помочь сократить избыток персонала. Важно, чтобы вы открыто сообщали об этих мерах и вовлекали в них своих сотрудников. Открытое отношение укрепляет доверие и показывает, что вы осознаете свою ответственность.

Если увольнения неизбежны, отнеситесь к ним с максимальной осторожностью. Поддержите тех, кого это коснулось, например, программами аутплейсмента, чтобы облегчить им переход к новому профессиональному будущему.

Нехватка персонала - это проблема в кадровом планировании, требующая стратегических действий и гибкости. Ключевое решение заключается в целенаправленном привлечении новых талантов. Современный рекрутинг и оптимизированное управление кандидатами позволяют привлекать лучших специалистов для вашей компании. Очень важно использовать новые каналы, такие как социальные сети или специализированные платформы, а также создать привлекательный бренд работодателя, который четко передает ваши сильные стороны.

Начните набирать персонал достаточно рано

Но что делать, если поиск новых сотрудников затруднен? Даже в этом случае есть способы преодолеть нехватку персонала. Умная расстановка приоритетов в проектах может принести значительное краткосрочное облегчение: Сосредоточьтесь на ключевых задачах, которые создают прямую добавленную стоимость, и временно приостановите менее срочные проекты.

Автоматизация процессов - еще один способ экономии ресурсов. Цифровые инструменты могут взять на себя выполнение повторяющихся задач и высвободить ценные мощности. Это не только поможет вам в острых ситуациях, но и повысит эффективность вашей компании в долгосрочной перспективе.

Ваши сотрудники также могут стать частью решения. С помощью дополнительного обучения и внутренней гибкости можно целенаправленно повышать квалификацию и ликвидировать пробелы. Эта мера не только способствует сотрудничеству, но и укрепляет лояльность сотрудников к вашей компании.

Временные сотрудники или фрилансеры также могут быть привлечены для быстрой и гибкой поддержки. Они обеспечивают краткосрочную помощь и позволяют гибко реагировать на острую нехватку персонала.

Своевременно определять потребности в персонале

Высокая текучесть кадров может дорого обойтись компаниям и поставить под угрозу сплоченность коллектива, производительность и долгосрочный успех. Это особенно проблематично, когда речь идет о планировании персонала, поскольку частые изменения затрудняют долгосрочное планирование и требуют дополнительных ресурсов для найма и обучения. Однако существует множество мер, которые компании могут предпринять, чтобы избежать текучести кадров. Ниже вы найдете несколько ценных подходов, которые помогают укрепить лояльность сотрудников и способствуют долгосрочному и стабильному сотрудничеству.

  • Оплата за успех: Целенаправленно поощряйте хорошие результаты работы, чтобы стимулировать признание и мотивацию.
  • Ответственность: Четкое распределение ролей создает безопасность и ориентацию.
  • Приятная рабочая обстановка: Хорошо оформленное рабочее место повышает благосостояние и производительность труда.
  • Гибкость планирования: Гибкий график работы или местоположение позволяют лучше сочетать работу с личной жизнью.
  • Развитие навыков: Предоставляйте возможности для развития, чтобы реализовать потенциал ваших сотрудников.
  • Создание команды: Укрепление сплоченности благодаря совместной деятельности и открытой корпоративной культуре.
  • Личная ответственность: Передавайте ответственность и доверяйте сотрудникам принимать решения самостоятельно.
  • Позитивная обратная связь: Регулярное признание и похвала за хорошую работу мотивируют и укрепляют лояльность.

Цифровые инструменты облегчают планирование

Успешное планирование персонала требует не только правильной подготовки, но и чуткого чутья и смелости. Ведь если вы будете думать наперед и сохранять гибкость, вы сможете гарантировать, что ваша команда и в будущем будет работать слаженно. Чтобы помочь вам достичь этой цели, вот 5 советов, которые помогут сделать ваше кадровое планирование успешным:

  1. Знайте статус-кво: Прежде чем приступить к работе, узнайте, на каком этапе вы находитесь. Кто на вас работает? Какими талантами и возможностями вы обладаете? Вы сможете выбрать правильный курс только после честной инвентаризации.

  2. Определите цели: Подумайте, куда вы хотите двигаться. Какие компетенции и сколько сотрудников вам нужно для достижения ваших целей? Визуализируйте, как будет выглядеть ваша команда будущего - это даст вам ощущение направления.

  3. Обмен на уровне глаз: HR-планирование - это не индивидуальный проект. Регулярно координируйте свои действия с менеджерами и командами, чтобы учесть их взгляды и идеи. Это поможет вам держать руку на пульсе и убедиться, что все движутся в одном направлении.

  4. Оставайтесь гибкими: Самые лучшие планы могут быть перечеркнуты неожиданными изменениями. Но это не повод для паники! Гибкий подход и открытое общение помогут вам справиться даже с непредвиденными проблемами.

  5. Отважьтесь попробовать что-то новое: Перемены - это часть игры, так что отважьтесь попробовать! Будь то инновационные инструменты или необычные пути развития - те, кто впускает в себя глоток свежего воздуха, остаются успешными в долгосрочной перспективе. Потому что динамичный рабочий мир нуждается в креативных умах и ориентированном на будущее мышлении.

На первый взгляд, Excel является надежным решением для расчета потребности в персонале при кадровом планировании. Это связано с тем, что Excel предлагает шаблоны для планирования персонала, которые были специально разработаны для планирования кадровых ресурсов. Если вы будете осуществлять планирование персонала с помощью шаблона Excel, то сможете быстро и четко решить многие задачи. Такой шаблон Excel для кадрового планирования является бесплатным и помогает легко записывать и анализировать необходимые данные. Однако Excel быстро достигает своих пределов при планировании персонала, даже при использовании шаблона.

Если вы хотите оптимизировать планирование трудовых ресурсов, выбор правильного инструмента - очень важный момент. Традиционным инструментам кадрового планирования может не хватать гибкости, особенно когда речь идет о динамической настройке. Поэтому при кадровом планировании такое программное обеспечение, как SeaTable, является отличным способом сочетания сложных расчетов по формулам с продуманным управлением данными. Например, вы можете использовать бесплатный шаблон для кадрового планирования и гибко настроить его в соответствии с собственными требованиями. С помощью встроенного конструктора приложений No Code App Builder вы также можете сделать планирование персонала в приложении еще более интуитивным и понятным.

Платформа SeaTable no-code может быть настроена, а благодаря модульной конструкции и удобному интерфейсу позволяет быстро создавать индивидуальные решения. Такие функции, как учет рабочего времени,Ввод в эксплуатацию и праздничные пожелания можно легко комбинировать и расширять, чтобы создать собственное комплексное решение, соответствующее требованиям GDPR. Зарегистрироваться Зарегистрируйтесь бесплатно и откройте для себя множество возможностей, которые SeaTable предлагает для планирования персонала.

Как эффективнее организовать планирование персонала в количественном выражении?

Планирование персонала можно сделать более эффективным с количественной точки зрения, если включить в процесс планирования анализ данных и ключевых показателей. С помощью таких инструментов, как SeaTable, вы можете систематически регистрировать и анализировать такие важные показатели, как рабочее время, прогулы, сверхурочные и потребности в персонале. Это дает вам точное представление о ваших кадровых ресурсах и позволяет на ранней стадии выявить узкие места или избыточные мощности.

Какой инструмент лучше всего подходит для планирования персонала?

Выбор лучшего инструмента для планирования персонала зависит от ваших потребностей. Excel хорошо работает для простых расчетов, но достигает своих пределов, когда дело доходит до сложных требований. SeaTable предлагает более гибкое решение, которое позволяет настраивать планирование персонала, интегрировать сложные расчеты, хранить документы и автоматизировать процессы.

Какие формулы актуальны для расчета потребности в персонале?

Для расчета потребности в персонале вам понадобятся следующие 6 формул:

  • потребность в персонале = общая трудоемкость / рабочее время одного сотрудника*

  • коэффициент рабочего времени (%) = отсутствие на рабочем месте / реальные рабочие дни x 100*.

  • Потребность в резерве = потребность в рабочей силе x коэффициент времени распределения*

  • Валовая потребность в персонале = потребность в развертывании + потребность в резерве*

  • Обновленная численность персонала = текущая численность персонала + фиксированное пополнение - ожидаемое выбытие*

Чистые кадровые потребности = валовые кадровые потребности - обновленная численность персонала

TAGS: Управление Персоналом