Recruiting kompakt: So finden und überzeugen Sie Talente

Wie Sie die besten Talente online erreichen

Recruiting ist längst kein einseitiger Prozess mehr, bei dem Unternehmen die Regeln diktieren. Die Machtverhältnisse am Arbeitsmarkt haben sich verschoben – und zwar deutlich. Laut einer aktuellen Studie des Marktforschungsinstituts Bilendi ist jeder Zweite überzeugt, sich seinen Job aussuchen zu können. Fachkräfte werden immer knapper, während Personalabteilungen verzweifelt versuchen, offene Stellen zu besetzen. Die Zeiten, in denen Bewerber sich um Jobs reißen mussten, sind in vielen Branchen vorbei.

Heute sitzen Arbeitnehmer oft am längeren Hebel: Sie stellen Forderungen, erwarten attraktive Arbeitsbedingungen und suchen sich die Arbeitgeber aus, die ihren Vorstellungen am besten entsprechen. Für Personaler bedeutet das, dass sie beim Recruiting clever und aktiv vorgehen müssen, um im Rennen um die besten Köpfe nicht zu verlieren. Aber keine Sorge – in diesem Artikel erfahren Sie, worauf es beim Recruiting ankommt, weshalb Social Recruiting vielversprechend ist und welche Tools Ihnen beim Bewerbermanagement optimal helfen können.

Personalbeschaffung intern oder extern?

Recruiting umfasst weit mehr als das Schalten von Stellenanzeigen. Es gibt zahlreiche Ansätze, um Personal für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwischen internem und externem Recruiting, die jeweils spezifische Methoden sowie Vor- und Nachteile mit sich bringen.

Internes Recruiting

Beim internen Recruiting wird neues Personal aus den eigenen Reihen des Unternehmens gewonnen. Offene Stellen werden beispielsweise über das firmeninterne Intranet oder in regelmäßigen Newslettern ausgeschrieben, sodass bestehende Mitarbeitende sich auf vakante Positionen bewerben können. Auch Mitarbeiterempfehlungen spielen eine Rolle: Mitarbeitende schlagen geeignete Personen aus ihrem eigenen Netzwerk vor, was oft eine schnellere und passendere Besetzung ermöglicht. Eine weitere Strategie des internen Recruitings besteht darin, das eigene Personal durch gezielte Weiterentwicklung und Förderung auf neue Positionen vorzubereiten.

Interne Personalbeschaffung hat die Vorteile, dass die Mitarbeitenden bereits mit den Abläufen und Strukturen Ihres Unternehmens vertraut sind und dadurch sowohl ein nahtloser Übergang als auch eine kürzere Einarbeitungszeit ermöglicht werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch den Aufwand für die Einarbeitung. Zudem fühlen sich Ihre Mitarbeitenden wertgeschätzt, wenn Sie ihnen interne Entwicklungsmöglichkeiten bieten. Allerdings bringt internes Recruiting auch Herausforderungen mit sich. Frische Impulse von außen fehlen, wodurch die Unternehmenskultur stagnieren kann. Darüber hinaus kann es zu einer Art „Betriebsblindheit“ kommen, da keine neuen Perspektiven eingebracht werden. Die Sichtbarkeit der Arbeitgebermarke bleibt ebenfalls begrenzt, da externe Präsenz bei diesem Ansatz eine untergeordnete Rolle spielt.

Externes Recruiting

Externes Recruiting zielt darauf ab, Talente außerhalb des Unternehmens zu gewinnen. Neben der klassischen Stellenausschreibung spielen dabei moderne Methoden wie Social Recruiting, bei dem soziale Netzwerke wie LinkedIn oder Instagram genutzt werden, eine immer größere Rolle. Auch Active Sourcing, also die direkte Ansprache potenzieller Kandidaten, sowie der Aufbau von Partnerschaften mit Hochschulen oder die Teilnahme an Karrieremessen zählen zu den Maßnahmen. Zudem setzen Unternehmen zunehmend auf kreative Ansätze wie Guerilla-Marketing, um Aufmerksamkeit zu erzeugen. Ergänzt werden diese aktiven Strategien durch passive Ansätze wie die Nutzung von Initiativbewerbungen oder Talentpools und die Pflege eines positiven Employer Brandings, welches das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber positioniert.

Externe Personalbeschaffung hat die Vorteile, dass Sie eine größere Anzahl potenzieller Bewerber erreichen, was die Chancen erhöht, besonders qualifizierte Talente zu finden. Neue Mitarbeitende bringen zudem oft frische Ideen und Perspektiven mit, welche die Weiterentwicklung Ihrer Unternehmenskultur fördern können. Allerdings benötigen sie auch eine längere Einarbeitungszeit und es besteht eine gewisse Unsicherheit, ob sie langfristig ins Team passen. Außerdem sind die Prozesse häufig zeit- und kostenintensiver als beim internen Recruiting.

Recruiting Phasen

Auch wenn viele Unternehmen ihre eigenen Recruiting Prozesse haben, gibt es grundlegende Phasen, die unverzichtbar sind. Jede davon trägt nicht nur dazu bei, die besten Talente zu finden, sondern stärkt auch Ihr Employer Branding. Deshalb geben wir Ihnen wertvolle Tipps für jede Phase.

• Personalbedarf ermitteln: Nicht immer ist auf den ersten Blick klar, wo und in welchem Bereich Verstärkung nötig ist. Deshalb lohnt es sich, regelmäßig eine genaue Bedarfsanalyse durchzuführen. Setzen Sie auf datenbasierte Entscheidungen und evaluieren Sie, welche Bereiche langfristig das größte Potenzial für Wachstum haben.
• Stellenbeschreibung erstellen: Eine gute Stellenbeschreibung ist mehr als nur eine Aufgabenliste. Sie sollte die Anforderungen, benötigten Kompetenzen sowie Benefits präzise und ansprechend formulieren. Der Schlüssel? Authentizität! Lassen Sie Bewerbende von Anfang an wissen, was sie erwartet – vom Arbeitsalltag bis hin zu Entwicklungsmöglichkeiten. Nutzen Sie Tools zur Analyse von Keywords, um sicherzustellen, dass Ihre Ausschreibung auch online gefunden wird.
• Bewerber auswählen: Nicht jede Bewerbung erfüllt die Mindestanforderungen – und das ist völlig normal. Mit einem effizienten Bewerbermanagementsystem können Sie schnell die Spreu vom Weizen trennen. Filtern Sie nicht nur nach Qualifikationen, sondern nach Möglichkeit auch nach Cultural Fit. Schließlich tragen ähnliche Werte und ein passendes Mindset genauso viel zum Teamerfolg bei wie nachgewiesene Skills.
• Interviews führen: Interviews sind die perfekte Gelegenheit, um sowohl die fachlichen als auch die zwischenmenschlichen Fähigkeiten eines Kandidaten zu bewerten. Nutzen Sie strukturierte Interviewleitfäden, um fair und vergleichbar zu bewerten. Denken Sie aber auch über klassische Fragen hinaus. Warum nicht mal mit einer kreativen Herausforderung starten oder ein Mini-Projekt simulieren?
• Entscheidung treffen: Alle relevanten Informationen sollten zentral gesammelt und übersichtlich aufbereitet sein, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Ein Bewertungssystem hilft Ihnen dabei, Kandidaten objektiv zu vergleichen. Beziehen Sie Ihr Team frühzeitig ein – oft sind es die Kollegen in den jeweiligen Abteilungen, die wichtige Insights zu potenziellen Kandidaten liefern.
• Vertragsunterzeichnung: Ein Arbeitsvertrag ist der erste Schritt in Richtung Zusammenarbeit. Zeigen Sie Ihren neuen Mitarbeitenden schon in dieser Phase, dass sie willkommen sind. Eine kleine Geste, wie eine personalisierte Nachricht oder ein erster Einblick ins Team, hinterlässt einen bleibenden Eindruck.
• Onboarding: Ein gelungenes Onboarding entscheidet darüber, wie schnell sich neue Mitarbeitende im Unternehmen einleben. Setzen Sie auf Preboarding, um schon vor dem ersten Arbeitstag Kontakt aufzunehmen, und schaffen Sie einen klaren Einarbeitungsplan. Bieten Sie informelle Treffen oder Mentoren-Programme an, um den Einstieg zu erleichtern.

Recruiting Instrumente und Plattformen

Die Suche nach den besten Talenten ist heute spannender denn je – und um erfolgreich zu sein, gilt es, den Puls der Zeit zu fühlen. Moderne Recruiting Trends wie Online Recruiting eröffnen Ihnen neue, kreative Möglichkeiten, um potentielle Kandidaten genau dort anzusprechen, wo sie heute aktiv sind: in der digitalen und vernetzten Welt. Doch auch bewährte Recruiting Maßnahmen bieten nach wie vor wertvolle Chancen, die richtigen Talente zu finden. Eine Übersicht der gängigsten Plattformen und Instrumente finden Sie hier:

• Jobbörse: Plattformen wie StepStone oder Indeed bieten gezielte Möglichkeiten für Digital Recruiting, insbesondere bei spezialisierten Kompetenzprofilen. Achten Sie darauf, Region und Branche passgenau auszuwählen, und berücksichtigen Sie Ihr Budget. 
• Karrieremesse: Messen sind ein hervorragendes Instrument, sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren und persönliche Gespräche zu führen – ein großer Vorteil gegenüber rein digitalen Maßnahmen. Interaktive und kreative Aktionen erhöhen Ihre Sichtbarkeit – wie wäre es zum Beispiel mit einer Smartphone-Ladestation, die potentielle Bewerber mit wenig Akku dazu bringt, länger an Ihrem Stand zu verweilen?
• Karrierewebsite: Ihr erster Eindruck zählt! Nutzen Sie deshalb Ihre Karrierewebsite als zentrale Anlaufstelle für aktiv suchende Kandidaten. Hier sollten Interessenten alle wichtigen Infos zu Ihrem Unternehmen und einen klaren Bewerbungsprozess vorfinden. Achten Sie darauf, Ihre Seite immer aktuell und mobile-friendly zu halten. 
• Social Recruiting: Social Media Recruiting mit LinkedIn und Xing wird immer interessanter für Unternehmen. Recruiter und Headhunter können gezielt Profile ansprechen und Stellenbeschreibungen in den Netzwerken platzieren. Bauen Sie eine starke Arbeitgebermarke auf, die in sozialen Netzwerken sichtbar ist und für mehr Bewerbungen sorgt.
• Hochschulen/Universitäten: Kontakte zu Nachwuchskräften lassen sich durch Kooperationen mit Hochschulen knüpfen. Maßnahmen wie Forschungsprojekte, Praktika oder die Betreuung von Abschlussarbeiten sind dafür besonders effektiv. Nutzen Sie Alumni-Netzwerke, um langfristig mit Talenten in Kontakt zu bleiben. 
• Guerilla-Recruiting: Kreativität ist Trumpf! Humorvolle oder provozierende Kampagnen ziehen Aufmerksamkeit auf sich. Warum nicht mal eine Stellenanzeige an einem ungewöhnlichen Ort platzieren und so mit Hilfe des Überraschungseffektes im Kopf bleiben? Achten Sie dabei darauf, authentisch zu bleiben, um eine echte Verbindung zu schaffen. 
• Personalvermittlung: Außenstehende wie die Arbeitsagentur oder Headhunter können Ihnen bei der Suche nach Kandidaten helfen. Nutzen Sie externe Recruiter für die überregionale Suche oder besonders schwierige Positionen.
• Personalberatung: Wenn klassische Recruiting Maßnahmen nicht zum gewünschten Erfolg führen, lohnt sich der Blick auf spezialisierte Personalberatungen. Sie unterstützen bei der Suche nach Fachkräften und bei der Optimierung der bisherigen Strategien.

Warum eine durchdachte Recruiting Strategie wichtig ist

Recruiting ist ein vielseitiges Feld, das Unternehmen eine breite Palette an Szenarien und Instrumenten bietet. Von der Suche nach hochqualifizierten Talenten bis hin zur schnellen Besetzung einer dringend benötigten Position gibt es zahlreiche Gründe, offene Stellen zu füllen. Diese Vielfalt macht es umso wichtiger, sich im Vorfeld Gedanken über eine passende Strategie zu machen, die auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist.

Ein zentraler Aspekt dabei ist, zwischen verschiedenen Zielsetzungen zu unterscheiden. So erfordert die Gewinnung von Fachkräften mit gefragten Qualifikationen oft andere Ansätze als eine möglichst schnelle Besetzung operativer Stellen. Gleichzeitig spielt das Bewerbererlebnis eine entscheidende Rolle. Eine positive Erfahrung im Bewerbungsprozess stärkt die Arbeitgebermarke und erhöht die Wahrscheinlichkeit, die besten Talente für sich zu gewinnen.

Die Dynamik des Arbeitsmarktes zwingt Unternehmen zudem dazu, ihre Strategien regelmäßig zu überdenken und anzupassen. Externe Besetzungen, etwa durch Active Sourcing oder Social Recruiting, bringen nicht nur neues Know-how ins Unternehmen, sondern fördern auch den kulturellen Wandel und die Innovationsfähigkeit. Eine gut durchdachte Recruiting Kampagne bietet Unternehmen somit einen klaren Wettbewerbsvorteil im Kampf um Spitzenkräfte.

Darüber hinaus sorgen klare Ziele und strukturierte Prozesse dafür, dass die Ergebnisse der Personalbeschaffung messbar werden. Nur so können Unternehmen ihre Recruiting Maßnahmen analysieren, optimieren und langfristig erfolgreich gestalten. Eine starke Strategie ist daher nicht nur ein Werkzeug zur Personalgewinnung, sondern auch ein Schlüssel zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit.

Das zeichnet einen guten Recruiting Prozess aus

Ein erfolgreicher Recruiting Prozess legt den Grundstein für die Gewinnung qualifizierter Talente und hinterlässt gleichzeitig einen positiven Eindruck bei den Bewerbern. Doch was genau macht einen guten Prozess aus? Es ist die gelungene Kombination aus klaren Anforderungen, wertschätzendem Umgang, Effizienz und Transparenz – stets im Einklang mit der Unternehmenskultur.

• Zu Beginn steht die Definition realistischer Anforderungen. Fachliche Kompetenzen sollten Sie ebenso präzise beschreiben wie soziale Fähigkeiten, die für die jeweilige Position wichtig sind. Klare Kriterien helfen Ihnen nicht nur bei der Auswahl geeigneter Kandidaten, sondern sorgen auch für eine bessere Passung zwischen neuen Mitarbeitenden und Ihrem Unternehmen.
• Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Candidate Experience. Bewerber sollten sich vom ersten Kontakt an von Ihnen wertgeschätzt fühlen. Dazu gehören ein respektvoller Umgang, transparente Abläufe und eine offene Feedbackkultur. Wenn Sie auf Fragen klar antworten und regelmäßig über den Stand des Bewerbungsprozesses informieren, schaffen Sie Vertrauen und hinterlassen einen positiven Eindruck – selbst bei denen, die Sie nicht ausgewählt haben.
• Die Schnelligkeit des Prozesses spielt ebenfalls eine große Rolle. Lange Wartezeiten wirken demotivierend und können dazu führen, dass Ihnen vielversprechende Talente abspringen. Effiziente Prozesse und zeitnahe Entscheidungen sind daher unverzichtbar.
• Transparenz ist ein weiterer Schlüssel zu einem erfolgreichen Recruiting-Prozess. Regelmäßige Updates und klare Informationen über die nächsten Schritte geben Ihren Bewerbern Orientierung und zeigen, dass Ihr Unternehmen strukturiert und professionell vorgeht.
• Um Fairness und Objektivität zu gewährleisten, sollten Sie standardisierte Fragen und Bewertungskriterien einsetzen. Dies minimiert subjektive Einflüsse und sorgt dafür, dass alle Bewerberinnen und Bewerber nach den gleichen Maßstäben beurteilt werden.
• Schließlich sollte der Recruiting Prozess Ihre Unternehmenskultur widerspiegeln. Ein authentisches Auftreten zeigt, wofür Ihr Unternehmen steht, und hilft Ihnen dabei, Kandidaten zu finden, die nicht nur fachlich, sondern auch aufgrund ihrer Persönlichkeit gut zu Ihnen passen.
  

Kosten, die im Recruiting anfallen

Recruiting kann für Ihr Unternehmen schnell zu einer kostenintensiven Angelegenheit werden. Daher ist es unerlässlich, dass Sie Ihr Budget im Vorfeld sorgfältig planen. Eine der wichtigsten Kennzahlen, die Ihnen dabei hilft, ist die Cost-per-Hire. Mit dieser Kennzahl können Sie Ihre Maßnahmen gezielt bewerten, besser planen und kontinuierlich optimieren.

Die Berechnung der Cost-per-Hire ist einfach: Sie ergibt sich aus der Summe der internen und externen Kosten, geteilt durch die Anzahl der Neueinstellungen innerhalb eines festgelegten Zeitraums. So erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, wie viel eine Einstellung durchschnittlich kostet, und können besser einschätzen, wo sich Einsparpotenziale oder Investitionsbedarf befinden.

Interne Kosten umfassen alle Ausgaben, die innerhalb Ihres Unternehmens anfallen. Dazu gehören beispielsweise die Arbeitszeit derjenigen, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind, Investitionen in Schulungen und Weiterbildungen Ihrer Recruiter oder interne Programme. Auch weiterführende Aufwendungen wie Onboarding oder Teambuilding-Maßnahmen sollten Sie berücksichtigen. Nicht zu vergessen sind Opportunitätskosten – die Zeit und Ressourcen, die in die Einarbeitung fließen, könnten für andere Aktivitäten genutzt werden.

Externe Kosten setzen sich aus den Ausgaben für Dienstleistungen und Maßnahmen außerhalb Ihres Unternehmens zusammen. Dazu zählen beispielsweise Rechnungen für Recruiting Software, Kosten für Stellenanzeigen, Ihr Budget für Employer Branding oder Honorare für Agenturen. Ebenso gehören Reisekosten für Bewerber, Kosten für Messen oder Assessment Center in diese Kategorie.

Wussten Sie schon? Laut der Society for Human Resource Management (SHRM) lagen die durchschnittlichen Kosten für eine Neueinstellung in den USA im Jahr 2016 zwischen 3.000 und 5.000 Dollar. Die genauen Werte hingen von Faktoren wie der Unternehmensgröße, der Branche und der Anzahl der durchgeführten Einstellungen ab.

SeaTable als kostenlose Recruiting Software

Die Suche nach neuen Talenten kann für Unternehmen schnell zu einer teuren Herausforderung werden. Dabei stellt sich oft die Frage: Wo können Sie sparen, ohne an Qualität einzubüßen? Eine kluge Antwort liegt im Einsatz der richtigen Tools. Gerade im Bereich Recruiting gibt es Softwarelösungen, die Prozesse effizienter machen und gleichzeitig Ihr Budget schonen – eine hervorragende Option dafür ist SeaTable.

Mit SeaTable haben Sie den gesamten Bewerbungsprozess im Griff. Von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding lässt sich alles zentral und übersichtlich managen. Das kostenlose Template für Personalrecruiting ermöglicht es Ihnen, Bewerbungen über ein Webformular zu sammeln, in dem alle wichtigen Daten und Dokumente direkt erfasst werden. Anschließend landen diese geordnet und übersichtlich in einer Tabelle, sodass Sie stets den Überblick behalten.

Auch die Prozesssteuerung wird einfacher: Dank des integrierten Kanban-Boards und Kalenders organisieren Sie Ihre Abläufe klar und effizient. Besonders größere Personalabteilungen profitieren vom kollaborativen Arbeiten in der Base. Dokumentieren Sie den Status von Recruiting Aufgaben, gruppieren Sie Ihre To-dos und finden Sie so schneller die passenden Mitarbeiter für Ihr Team.

Aber SeaTable unterstützt Sie nicht nur im Personal Recruiting. Auch die Organisation von Vorstellungsgesprächen und das Onboarding neuer Teammitglieder können Sie mit weiteren kostenlosen Templates ganz leicht abbilden. Alles, was Sie für ein modernes und effizientes Recruiting brauchen, finden Sie in einem Tool.

Probieren Sie SeaTable aus und erleben Sie, wie einfach Recruiting sein kann. Registrieren Sie sich noch heute kostenlos – und starten Sie direkt durch!