A maioria das pessoas lida diariamente com dados que têm de ser geridos de forma eficaz. O proprietário de um supermercado tem de controlar os níveis de stock, um diretor editorial tem de vigiar todas as publicações e um cabeleireiro tem de gerir as marcações dos seus clientes. Os dados desempenham um papel importante em quase todas as profissões. A melhor forma de gerir grandes quantidades de informação é através de bases de dados. Mas o que é uma base de dados, quais são as vantagens das bases de dados e porque é que uma simples tabela não é suficiente na maioria dos casos?

Basicamente, uma base de dados não é mais do que uma coleção lógica de dados. Lógica porque uma base de dados tenta geralmente pôr ordem na multiplicidade destes dados. Quando falamos de dados, referimo-nos a todo o tipo de informação. Quer se trate de endereços de correio eletrónico, imagens, textos, números ou qualquer outro tipo de dados concebível.

Há muitas formas de estruturar bases de dados. A seguir explicamos brevemente os 5 tipos:

  1. Base de dados hierárquica: A base de dados hierárquica utiliza uma ordem de classificação para estruturar os dados.
  2. Base de dados em rede: A base de dados em rede é semelhante à base de dados hierárquica, mas permite que o registo de dados subordinado estabeleça uma ligação com vários registos de dados superordenados, de modo a que as relações sejam possíveis em ambos os sentidos.
  3. Base de dados orientada para objectos: A informação é aqui armazenada sob a forma de objectos.
  4. Base de dados relacional: é orientada para tabelas, em que cada registo de dados está ligado a todos os outros registos de dados.
  5. Base de dados não relacional (ou base de dados NoSQL): Uma base de dados No-SQL utiliza uma variedade de formatos, como documentos, diagramas, etc., que oferecem uma grande flexibilidade à conceção de uma base de dados.

As ligações são a grande vantagem das bases de dados relacionais

As ligações são a grande vantagem das bases de dados relacionais.

Agora que já sabe o que são bases de dados, deve estar a perguntar-se: Porque devo utilizar uma base de dados? O que é que faz com que uma base de dados seja muito melhor do que uma lista de informações?

  • As bases de dados podem lidar facilmente com vários utilizadores.
  • As bases de dados são muito fiáveis porque armazenam informações com precisão.
  • As bases de dados evitam informações redundantes.
  • As bases de dados processam a informação de uma forma poderosa e inteligente.
  • As bases de dados são escaláveis.
  • As bases de dados podem processar grandes quantidades de informação.

Mesmo que não necessite (ainda) de processar grandes quantidades de informação, as vantagens das bases de dados são visíveis mesmo com pequenas quantidades de dados. A capacidade de processar quantidades quase ilimitadas de dados significa que uma base de dados bem concebida e bem pensada pode servi-lo durante muitos anos, uma vez que praticamente cresce consigo.

Bases de dados sem complicações: não há problema com o SeaTable

Imagine que fundou uma empresa. Para além da sua loja física, decidiu agora vender os seus produtos em linha. Inicialmente, recebe 2 a 4 encomendas por dia. É, portanto, bastante fácil registar as informações sobre as encomendas numa folha de cálculo. Começa a fazer publicidade em linha e, de repente, o seu negócio dispara. O volume de encomendas aumenta e decide acrescentar ainda mais produtos à sua gama.

A grande quantidade de informação que tem de processar todos os dias pode sobrecarregar uma folha de cálculo como o Excel. A folha de cálculo torna-se lenta ou bloqueia porque a capacidade de armazenamento é simplesmente demasiado pequena. Uma das vantagens das bases de dados, por outro lado, como já foi referido, é que têm uma capacidade de armazenamento muito maior e podem facilmente crescer com a sua empresa. Por conseguinte, são muito mais escaláveis do que simples tabelas.

À medida que o volume de encomendas aumenta, aumenta também o número de empregados necessários. Nos primeiros meses, contrata diretamente 5 novos empregados. Ao contrário da maioria das folhas de cálculo, as bases de dados são concebidas de modo a que vários utilizadores possam trabalhar em conjunto ao mesmo tempo. As consultas, pesquisas e edições simultâneas da base de dados são possíveis sem qualquer problema e sem que as alterações efectuadas por diferentes pessoas colidam umas com as outras. Este facto é assegurado por mecanismos integrados nos sistemas de gestão de bases de dados.

Também é possível atribuir direitos de acesso e de edição em função dos conhecimentos ou da responsabilidade do funcionário em causa. Embora as folhas de cálculo mais recentes baseadas na nuvem possam resolver alguns dos problemas, normalmente não têm o controlo de acesso granular que uma base de dados oferece.

Todos nós somos humanos - e os humanos são conhecidos por cometer erros. A falta de esquemas numa simples folha de cálculo torna-a mais suscetível a erros de introdução induzidos pelo homem. Numa base de dados, por outro lado, existem certas regras que devem ser seguidas quando os utilizadores introduzem novos dados ou fazem alterações aos dados existentes. Por exemplo, o comprimento dos caracteres de um código numérico pode ser predefinido, o que garante que os utilizadores não se esquecem de nenhum dígito quando introduzem números de conta.

A proteção contra a eliminação acidental de dados também está integrada. As bases de dados podem apresentar históricos de alterações e anular a eliminação de dados com apenas alguns cliques.

As bases de dados permitem tornar a informação facilmente acessível para utilização futura. Para garantir esta simplicidade, deve assegurar-se de que cada unidade de dados existe apenas num local. Se os mesmos dados existirem em locais diferentes, trata-se de dados redundantes. Se uma base de dados tiver dados redundantes, isso indica uma má conceção da base de dados.

A ausência de redundância não só garante clareza e simplicidade, como também é útil se os dados forem alterados. Por exemplo, o endereço de um dos seus clientes pode mudar. Não é necessário alterá-lo para todas as encomendas, basta alterá-lo uma vez , de forma centralizada, na base de dados de clientes. Uma vez que é atribuído um número de cliente único às encomendas, todas elas remetem para o registo de dados do cliente correspondente com o novo endereço.

No entanto, nalguns casos, as redundâncias também fazem sentido. Especialmente no caso das bases de dados relacionais, como nos armazéns de dados ou no sector do business intelligence , as redundâncias são deliberadamente incorporadas para melhorar as demoradas consultas SQL.

Como as bases de dados existem para facilitar a recuperação de dados, também permitem o processamento desses dados de uma forma muito poderosa. É possível criar consultas na base de dados e filtrar registos para obter respostas a perguntas muito específicas. Por exemplo:

  • De que região provêm os clientes que compram o produto XY?
  • Com que frequência foi vendido o produto XY em dezembro?
  • Como é que os clientes chegam ao meu sítio Web?

É possível guardar os resultados dessas consultas como uma vista que representa um subconjunto da base de dados. Estas vistas especiais ajudam certos grupos de pessoas que trabalham com a base de dados a encontrar mais facilmente os dados relevantes para eles.

Enquanto no passado era necessário aprender determinadas linguagens informáticas para realizar as consultas de dados acima referidas, atualmente existem muitos sistemas de bases de dados, como o SeaTable, que estão equipados com uma interface gráfica intuitiva para o utilizador. Estes sistemas permitem que mesmo os principiantes utilizem imediatamente as bases de dados para melhorar o seu fluxo de trabalho.

Vantagens das bases de dados como o SeaTable

Ao contrário das bases de dados clássicas, o SeaTable tem uma interface gráfica do utilizador.

As vantagens das bases de dados fazem sentido para si, mas a ideia de construir a sua própria base de dados ainda o desanima? Boas notícias: Já não precisa de conhecimentos especiais para o fazer. Com o SeaTable, pode facilmente criar os blocos de construção da sua própria base de dados sem quaisquer conhecimentos de programação.

Veja muitos exemplos de como utilizar o SeaTable na nossa biblioteca de modelos . Aqui encontrará exemplos das áreas de marketing, vendas, gestão de projectos, desenvolvimento de software, recursos humanos e muito mais. Até preparámos para si uma introdução ao produto em 7 partes no nosso canal do YouTube, na qual o orientamos ao longo de todo o processo de criação de uma Base SeaTable.

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