Uma rápida pesquisa na Internet dar-lhe-á inúmeras dicas e truques para uma melhor gestão do tempo e processos de trabalho eficientes. A maior parte delas tem como objetivo mudar o comportamento individual. No entanto, as causas dos maiores desperdícios de tempo no escritório são geralmente as ferramentas erradas, soluções isoladas, falta de integração de dados e bases de dados e fluxos de trabalho não estruturados.

Os padrões são muitas vezes os mesmos: a informação tem de ser recolhida, os dados são duplicados no sistema e mantidos em locais diferentes, as reuniões servem apenas como uma “ronda de estado” e cada pequeno ajustamento do processo acaba por ser feito pelas TI.

Com as modernas soluções no-code e low-code , pode eliminar gradualmente estes obstáculos, por exemplo, automatizando tarefas recorrentes, ligando fontes de dados e criando transparência e integridade dos dados. Os departamentos comerciais têm a possibilidade de criar os seus próprios processos e aplicações sem terem de esperar pelo apoio das TI.

A maioria dos funcionários está provavelmente familiarizada com a procura, muitas vezes demorada, da informação correta. De facto, os estudos mostram que os trabalhadores de escritório passam uma parte considerável do seu tempo de trabalho a procurar e a preparar informações.

Com as vantagens do no-code, pode facilitar o fluxo interno de informação.

Um exemplo: Uma oferta importante precisa de ser enviada rapidamente. Primeiro, abre o CRM para verificar as condições mais recentes, depois a lista de preços no Excel e, por fim, um modelo de orçamento antigo no Word, que já contém módulos de serviço razoavelmente adequados. Pelo meio, procura nos seus e-mails um acordo especial com o cliente. Depois de copiar-colar, formatar e recalcular demoradamente, envia o orçamento. Um pouco mais tarde, apercebe-se de que alguma da informação estava desactualizada e não tinha sido mantida no sítio certo.

O que aconteceu? A informação está espalhada por vários sistemas e caixas de correio, os modelos são compilados de novo de cada vez. Se não existir uma base de dados central e transparente, com preços e condições actualizados, os erros são frequentes.

Com plataformas no-code como a SeaTable , pode

  • criar modelos dinâmicos de cotações e relatórios diretamente nas fontes de dados centrais. Os preços, textos e dados de clientes adequados são automaticamente extraídos do sistema. Pode gerar um documento PDF com o toque de um botão.

  • armazene ou ligue as comunicações relevantes dos clientes diretamente na base de dados.

  • criar um fluxo de trabalho automatizado de aprovação e notificação para informar diretamente a pessoa responsável em caso de determinados eventos.

  • estabeleça a integridade dos dados.

As ferramentas modernas de criação de relatórios são uma bênção se quiser transformar números abstractos em gráficos apelativos. E existe uma grande seleção de ferramentas adequadas. No entanto, no final, os dashboards são apenas tão bons como a base de dados subjacente.

Com as vantagens do no-code, a criação manual de dashboards é uma coisa do passado.
.

Um exemplo: Você cria um relatório mensal para a direção. Exporta os valores de vendas actuais do ERP e o pipeline de leads do CRM. Também adiciona previsões diárias e estimativas de esforço de equipas individuais. Combina todas estas informações numa folha de cálculo e analisa os seus dados utilizando fórmulas, tabelas dinâmicas e gráficos. Pode depois ligar os seus dados a uma ferramenta de dashboard ou criar uma apresentação em PowerPoint com base na folha de cálculo. Quando finalmente apresenta os números, estes já têm alguns dias. E no mês seguinte começa tudo de novo.

Se precisa de um software de elaboração de relatórios eficiente, as bases de dados no-code como o SeaTable são uma alternativa interessante ao software especializado caro ou complexo. Graças à integração de dados com sistemas externos através da SeaTable API , as migrações manuais de dados são uma coisa do passado. Como resultado, pode criar um painel de controlo no-code, …

  • que actualiza os dados em tempo real.

  • onde os gráficos retiram informações diretamente da sua base de dados.

  • na qual pode fornecer diferentes vistas para diferentes autorizações.

  • no qual pode organizar os gráficos através de arrastar e largar e personalizá-los com apenas alguns cliques.

A gestão de tarefas não se tornou necessariamente mais fácil na vida profissional moderna e digitalizada. E-mail, chat, telefone, bilhetes, notas de reuniões, comentários armazenados em documentos: Novas tarefas ou informações relevantes sobre trabalhos em curso são comunicadas através de uma variedade de canais. Uma mensagem importante é casualmente inserida numa frase subordinada durante uma reunião ou numa conversa privada no corredor do escritório, ou surge no final de um e-mail que, na realidade, era sobre algo completamente diferente.

Optimize a sua gestão de tarefas com as vantagens de low-code e no-code.

As listas de tarefas individuais, os quadros de projeto e os quadros Kanban de equipa existem frequentemente em paralelo. Quase ninguém tem uma visão real de quem deve fazer o quê, quando e qual é o estado atual de uma tarefa. Os prazos não são cumpridos, as questões acumulam-se, são necessárias reuniões regulares de atualização da situação: a transparência é diferente.

O que aconteceu? As tarefas não são registadas e mantidas centralmente, mas sim armazenadas em locais descentralizados. Por conseguinte, não é possível lembrar automaticamente os prazos importantes e as notificações aos superiores, colegas e outras partes interessadas dependem do grau de atenção dos funcionários.

As soluções no-code, como o SeaTable, oferecem automatizações integradas com IA, um app builder e uma integração perfeita de software externo. Assim, pode

  • criar um quadro de tarefas centralizado com diferentes vistas para gestores de departamento, gestores de projectos e funcionários.

  • criar e atribuir tarefas automaticamente, por exemplo, a partir de submissões de formulários ou notificações por correio eletrónico.

  • comunique diretamente no chat de tarefas de forma transparente para todos.

  • defina regras de notificação para manter automaticamente as partes interessadas actualizadas sobre novas tarefas, alterações de estado ou prazos que se aproximam.

  • substitua as reuniões de estado regulares por visualizações de estado transparentes e notificações automáticas.

A manutenção de dados limpos é um pré-requisito para processos eficientes, quer se trate da preparação de orçamentos e facturas, do serviço ao cliente ou de análises comerciais. A introdução manual de dados continua a ser a regra e não a exceção em muitas empresas e áreas. Para além do tempo envolvido, esta é uma fonte potencial de erros. Se também não tiver uma estrutura de dados clara, podem surgir rapidamente duplicações.

Com as vantagens do no-code, pode capturar dados de forma fácil e automática.
.

Um exemplo: Um cliente contacta o departamento de vendas por e-mail. O empregado responsável introduz os dados de contacto manualmente no CRM e a encomenda com as informações de entrega no sistema de vendas. O departamento de entregas cria uma ordem de expedição e armazena as informações correspondentes no seu próprio sistema. Finalmente, o departamento de Contas a Receber também cria o cliente e envia a fatura. A certa altura, existem diferentes versões do mesmo cliente e ninguém sabe exatamente qual é a correta.

O que aconteceu? Os dados foram introduzidos e revistos várias vezes, faltam validações ou estruturas de dados normalizadas e os duplicados não são reconhecidos.

Com as ferramentas no-code, pode …

criar uma base de dados estruturada de forma limpa sem qualquer conhecimento de programação ou esforço de TI.

  • criar registos de dados uma vez e ligá-los a outras bases de dados e tabelas. As alterações são aplicadas automaticamente.

  • bloqueie registos de dados inteiros ou dados individuais para edição para aumentar a integridade dos dados.

  • utilize formulários de entrada com campos obrigatórios e opções de seleção para minimizar os erros de entrada.

As vendas mantêm os dados dos clientes no CRM, a equipa de projeto trabalha numa ferramenta de projeto, a contabilidade no ERP e o seu marketing utiliza uma plataforma de automatização de marketing. Cada departamento mantém a informação no seu próprio sistema, de acordo com as suas próprias regras. Enquanto o seu departamento de vendas sabe exatamente quando o cliente comprou o quê e o departamento de contabilidade fornece informações sobre o seu comportamento de pagamento, o marketing pode dizer a que abordagem e em que canal o respetivo cliente reagiu. Ninguém fornece uma visão global e, no final, os números e as informações não são realmente consistentes.

O que aconteceu? A informação relevante e significativa é armazenada em diferentes sistemas sem um fluxo de dados consistente. Como não existe uma visão global ou esta tem de ser criada primeiro, as decisões operacionais e estratégicas demoram mais tempo do que o necessário.

Elimine os silos de dados com as vantagens de low-code e no-code.

Com bases de dados no-code, como o SeaTable, pode …

  • criar dados principais uma vez como uma única fonte de verdade e sincronizá-los com CRM, ERP e contabilidade.

  • integrar sistemas internos e externos existentes entre si e permitir um intercâmbio de dados sem descontinuidades sem ter de programar interfaces adicionais.

  • modele fluxos de dados e ligações com um quadro branco integrado e plugins.

  • ligue tabelas entre si para reduzir duplicações.

  • criar um ambiente de base de dados personalizado e flexível.

Os departamentos de TI estão cronicamente sobrecarregados. Os novos pedidos acabam numa longa lista de prioridades e, se tiver azar, demoram várias semanas até que a nova funcionalidade ou interface esteja disponível. Entretanto, todos trabalham com soluções alternativas ou utilizam outras ferramentas para a transição sem consulta. Lenta mas seguramente, são criadas estruturas sombra, novas soluções isoladas e esforços manuais que ninguém quer.

O que aconteceu? Os departamentos especializados estão dependentes de recursos de desenvolvimento limitados e de processos morosos. As melhorias demoram a ser implementadas. Surgem estruturas paralelas e processos sombra pelos quais ninguém é oficialmente responsável.

Reduza as dependências de TI com os benefícios do no-code.

As ferramentas no-code, como o SeaTable, permitem que os Citizen Developer dos departamentos especializados o façam,

  • criar aplicações necessárias de forma independente e em harmonia com as TI.

  • integrar sistemas externos na sua própria base de dados através da API SeaTable já pronta.

  • personalize as estruturas da base de dados e as aplicações Web de forma flexível.

  • configure automatizações.

As soluções isoladas e os hábitos manuais foram-se desenvolvendo ao longo de anos e décadas. No entanto, não são um destino imutável ao qual os funcionários e as empresas têm de se resignar. Com uma ferramenta no-code introduzida sistematicamente, primeiro remove os obstáculos mais visíveis e, gradualmente, cria um ambiente de trabalho em que os dados fluem, o trabalho é transparente, os departamentos especializados tornam-se mais rápidos e o seu departamento de TI já não tem de se preocupar com cada pequeno requisito.

Com o seu ambiente de nuvem alojado exclusivamente na Alemanha, a plataforma de IA no-code SeaTable, oferece uma solução compatível com o RGPD, escalável e personalizável de forma flexível. A Free Account permanentemente gratuita já oferece todas as funções de que necessita para sistemas de produção eficientes ou fases de teste extensivas. E se precisar de mais capacidade, utilizadores ou funções, pode facilmente mudar para o nível de subscrição seguinte.

Interessado no desenvolvimento no-code?
Subscreva a nossa newsletter e receba regularmente dicas e actualizações sobre o desenvolvimento no-code, as automatizações e o SeaTable - explicados de uma forma prática e compreensível.

FAQ - Trabalho quotidiano eficiente com tecnologia no-code #

O software no-code também me ajuda a integrar diferentes ferramentas?

Sim, sem dúvida. Uma grande vantagem de plataformas como o SeaTable é que pode essencialmente mapear todo o seu software - CRM, ERP, contabilidade, etc. - num único sistema. Pode integrar facilmente outros sistemas, tais como fornecedores de serviços de pagamento, ferramentas de marketing ou fornecedores de correio eletrónico através da nossa API SeaTable.

Para que empresas vale a pena utilizar software no-code?

O software no-code é particularmente adequado para pequenas e médias empresas, bem como para equipas em organizações maiores que têm tarefas de rotina recorrentes, trabalham com várias ferramentas e ainda lidam com processos manualmente.

Como é que podemos começar a eliminar os desperdiçadores de tempo no escritório?

O melhor é começar com um caso de utilização claramente definido que ocorra regularmente e cause muito trabalho manual ou exija o acesso a várias ferramentas. Exemplos típicos são os processos de cotação, relatórios ou gestão de tarefas. Em seguida, defina como o processo seria ideal para si e para a sua equipa. De seguida, crie uma base de dados inicial, por exemplo, com o SeaTable. Pode depois adaptar e expandir este processo de forma flexível, passo a passo, e passar ao processo seguinte. Lembre-se de que a otimização dos processos não é uma corrida de velocidade, mas sim uma maratona.

Posso proteger dados sensíveis contra o acesso não autorizado em ferramentas no-code?

Sim, as plataformas no-code de renome oferecem gestão de funções e direitos, registos e integrações de acordo com normas de segurança comuns. Por exemplo, pode utilizar o no-code para criar um painel de administração e bases de dados separadamente ou utilizar a gestão de direitos e filtros para bloquear registos de dados ou dados individuais para edição ou visualização. As empresas devem prestar atenção a aspectos como a localização do alojamento, estratégias de cópia de segurança e gestão de direitos e integrar o no-code na sua estrutura de governação de TI existente.

O no-code está agora a substituir o meu departamento de TI?

Não, é um mito que as ferramentas no-code e os departamentos de TI estejam a competir entre si. Um dos maiores benefícios do no-code e low-code é libertar o seu TI e permitir que os departamentos criem eles próprios aplicações e automações. Isto liberta os seus recursos de TI para se concentrarem na arquitetura de TI, na segurança de TI, na governação de TI e em integrações e aplicações complexas. Idealmente, os departamentos comerciais e as TI devem também trabalhar em estreita colaboração quando utilizam ferramentas no-code. Esta é a única forma de criar uma estrutura clara e vinculativa para a utilização de ferramentas no-code e eliminar os desperdícios de tempo sem criar novas intransparências e ineficiências.

TAGS: No Code / Low Code