O planeamento das férias dos seus empregados é um processo importante de RH que deve ser bem organizado. É essencial evitar a falta de pessoal devido a uma sobreposição excessiva de férias, para que as operações da sua empresa não fiquem desequilibradas.

Neste artigo, não só damos uma vista de olhos a planificadores de férias úteis para uma gestão eficaz das férias, como também analisamos a Lei Federal Alemã sobre Férias e outras disposições legais que são importantes para o planeamento das férias na sua empresa.

A legislação laboral regula claramente as férias dos seus empregados. De acordo com a Lei Federal de Férias, os seus empregados têm direito a quatro semanas de férias pagas por ano. Com uma semana de 5 dias, isto corresponde a pelo menos 20 dias de trabalho por ano, com 6 dias de trabalho, num total de 24 dias de trabalho. Como entidade patronal, pode, naturalmente, estipular no contrato de trabalho dias de férias adicionais para além do direito legal de férias. Atualmente, na Alemanha, são 30 dias de férias, ou seja, 20 por lei e 10 pela entidade patronal.

No entanto, em muitas empresas, isto inclui feriados fixos da empresa, durante os quais toda a empresa é encerrada durante vários dias. Esta situação ocorre geralmente entre o Natal e o Ano Novo, uma vez que existem vários feriados que, de qualquer modo, interrompem a atividade. Se uma empresa anunciar feriados, os trabalhadores devem gozar férias durante esses períodos. Uma vez que as férias da empresa são deduzidas do direito anual de férias dos trabalhadores, estes não dispõem da totalidade dos dias de férias.

Planeamento das férias - a fotografia mostra óculos de sol, uma máquina fotográfica antiga, um chapéu de palha e um copo de sumo de laranja

Em geral, todos os trabalhadores têm o direito legal a férias, mas não a que estas sejam aprovadas exatamente quando o desejam. Isto deve-se ao facto de existirem questões e requisitos operacionais aos quais os pedidos de férias estão sujeitos. Pode tratar-se, por exemplo, de falta de pessoal devido a despedimentos ou doença, mas também de flutuações sazonais na situação das encomendas, de inventário ou de férias já aprovadas por outros trabalhadores.

Por estas razões, os seus empregados devem anunciar as suas férias com pelo menos 6 semanas de antecedência. No entanto, é necessária uma coordenação estreita no seio da equipa para que nem todos queiram gozar férias ao mesmo tempo (por exemplo, durante as férias escolares) e para que não fiquem demasiadas férias não aprovadas no final do ano.

Existem várias abordagens para encontrar uma distribuição justa das férias dos trabalhadores ao longo do ano. O princípio “primeiro a chegar, primeiro a ser servido” não se aplica necessariamente aos pedidos de férias. Para as férias que vários trabalhadores pretendem gozar ao mesmo tempo, é necessário ter em conta determinadas circunstâncias. Estas incluem, por exemplo, filhos em idade escolar ou compromissos de anos anteriores. Nestes casos, o superior hierárquico decidirá qual o trabalhador a que será dada prioridade.

Dois trabalhadores sentam-se ao computador portátil e introduzem as suas férias

Quando fala com os seus empregados sobre férias, um acordo verbal também é considerado um acordo. No entanto, é preferível registar e responder aos pedidos de férias por escrito ou em formato digital, para que possa apresentar provas documentais em caso de dúvida. Como empregador, tem até um mês para responder aos pedidos de férias apresentados; no entanto, se demorar muito mais tempo ou se o início das férias estiver iminente, o trabalhador é livre de considerar o pedido de férias como aprovado.

Os trabalhadores e as entidades patronais só podem anular as férias numa data posterior por razões especiais e em casos absolutamente excepcionais, por exemplo, se a empresa estiver em grande risco ou se houver problemas imprevistos. Na prática, porém, isto só acontece muito raramente. Naturalmente, as férias devem ser gozadas noutra altura, de modo a que todos os dias de férias sejam utilizados até ao final do ano.

Nota: gozar os dias de férias no ano novo A lei não estipula que os trabalhadores possam simplesmente transferir as férias não gozadas para o ano seguinte. Em particular, os dias de férias concedidos para além do direito legal podem expirar. Se a entidade patronal tiver um regulamento especial sobre esta matéria, os dias de férias devem ser gozados, o mais tardar, até ao final de março.

Licença sem vencimento - Um polegar para cima é mostrado

A licença sem vencimento oferece aos trabalhadores a oportunidade de fazer uma pausa no seu trabalho - sem receber um salário. Trata-se de um acordo voluntário entre o trabalhador e a entidade patronal, uma vez que não existe qualquer direito legal na Alemanha. Enquanto a Lei Federal de Férias regula claramente o número de dias de férias pagas, a licença sem vencimento é uma questão de negociação. As empresas podem recusar pedidos, especialmente se existirem razões operacionais, como a falta de pessoal.

Os trabalhadores optam por gozar uma licença sem vencimento por várias razões, mesmo que não tenham direito a ela. No entanto, no direito do trabalho, há circunstâncias específicas que podem dar origem a um direito. Estas incluem a prestação de cuidados a um familiar subitamente doente ou emergências imprevistas. A licença sem vencimento também pode ser legalmente justificada em caso de licença parental ou de assunção de determinados cargos honoríficos.

Um ponto crucial: uma licença sem vencimento prolongada pode ter consequências para a segurança social. Se a licença durar mais de um mês, o trabalhador deve organizar o seu próprio seguro de saúde e de pensão. Estas consequências devem ser cuidadosamente ponderadas antes de tomar uma decisão.

Duas espreguiçadeiras podem ser vistas depois de a licença ter sido submetida com sucesso

O planeamento das férias é um processo que demora muito tempo e pode levar a desacordos no seio da equipa. Se um empregador conceder 30 dias de férias por ano, cada trabalhador tem cerca de 6 semanas de férias para planear, que podem ser repartidas por dias ou períodos individuais. É importante considerar prontamente todos os pedidos e coordená-los com êxito.

Em particular nas pequenas equipas, deve certificar-se de que não há demasiadas sobreposições no planeamento das férias dos seus empregados, a fim de garantir que as operações podem ser mantidas e que a equipa pode ser razoavelmente utilizada. Em equipas maiores, as sobreposições não podem ser completamente evitadas; as substituições e as transferências de férias são comuns, o que torna a coordenação ainda mais importante. Um planeador de férias digital é altamente recomendado para garantir que tudo corre bem.

Visualização do calendário de planeamento de férias

O planeamento das férias é um processo que é frequentemente estruturado e automatizado através de ferramentas, aplicações ou programas. Isto poupa tempo, permite uma gestão eficiente e satisfaz todos os envolvidos graças a um processamento rápido e sem erros. Já lá vai o tempo em que se criava um plano de férias no Excel. Em vez disso, estas seis ferramentas práticas podem ajudá-lo a planear as ausências.

A ferramenta Fiori destina-se a empresas que utilizam SAP. A gestão de ausências já está mapeada no SAP. Os departamentos de RH utilizam o SAP PA (Administração de Pessoal), enquanto os administradores de tempos utilizam o TMW (Time Manager Workplace). Isto deixa uma lacuna para os empregados, que pode ser colmatada com um planeador de férias em Fiori. O add-on combina todas as informações necessárias para gerir o planeamento de férias completamente no SAP a partir de agora.

Uma solução mais simplificada é o Personizer. O objetivo do software é permitir uma administração de pessoal simples para as empresas. Aqui encontrará uma ferramenta com a qual pode gerir perfeitamente o planeamento de férias e o registo de tempo. Estas duas funções estão disponíveis com diferentes níveis de licenciamento.

O TimeTac oferece uma solução baseada na Web e uma aplicação. A aplicação de planeamento de férias tem atualmente classificações bastante baixas na Google Play Store. No entanto, a solução web promete um sistema holístico que abrange os módulos de horas de trabalho, tempos de projeto, planificador de férias e ausências.

O timetape também faz publicidade a uma série de empresas de média dimensão que já utilizam a ferramenta como um planeador de férias ou para registo de tempo. Aqui pode gerir facilmente os pedidos de férias e um processo de aprovação automatizado garante a transparência necessária. Os candidatos e supervisores podem ver tudo num relance na vista de calendário, o que deve garantir estrutura e alívio para os seus gestores e funcionários

Diz-se que mais de 300.000 pessoas utilizam o controlo de tempo online, o planeador de férias e a gestão de ausências da Timebutler. A empresa alemã de Eltville pontua com proteção de dados europeia e elevada segurança de dados. Embora o Timebutler não ofereça uma aplicação, pode abrir o programa baseado na Web no seu navegador em todos os dispositivos finais

O SeaTable também é baseado na web e pode ser operado na nuvem ou no seu próprio servidor. A base de dados sem código da empresa alemã SeaTable GmbH também oferece funções que permitem muitos casos de utilização adicionais. Com o SeaTable como um planeador de férias online, obtém:

  • Formulários Web simples que os seus empregados podem utilizar para apresentar pedidos de férias
  • Notificações automáticas para novos pedidos e aprovações de férias
  • Uma visão geral do calendário de todos os feriados
  • Uma visão geral interna dos dias de férias restantes
  • Uma vista separada para cada empregado

Existem muitos planeadores de férias para os empregados. No entanto, a maior parte deles são soluções autónomas específicas que não podem abranger mais nada para além do planeamento de férias e do registo de horas. É preferível recorrer a uma solução flexível que permita o planeamento de férias, bem como outros casos de utilização.

Com o modelo gratuito do SeaTable, pode gerir todos os pedidos de férias dos seus empregados. Desde o pedido através de um formulário Web até ao processamento num quadro Kanban - o SeaTable torna todo o processo mais eficiente.

As notificações automáticas significam que nunca perde um pedido e que pode responder prontamente aos pedidos dos seus empregados. A vista de calendário permite-lhe identificar diretamente quaisquer sobreposições e decidir rapidamente quais os pedidos que pode aprovar ou rejeitar. Pode utilizar fórmulas inteligentes para calcular automaticamente os dias de férias e obter uma visão geral de quantos dias já foram gozados num relance.

Registe-se hoje gratuitamente no SeaTable e descubra as inúmeras funções que irão revolucionar o seu planeamento de férias.

Qual é a duração mínima das férias legais?

Na Alemanha, com uma semana de 5 dias, existe um direito legal a férias (de acordo com a Lei Federal de Férias) de pelo menos 20 dias de férias por ano.

O que diz a Lei Federal de Férias?

A Lei Federal de Férias regula o direito dos trabalhadores a férias pagas e estipula o período mínimo legal de férias de quatro semanas por ano.

Tenho direito a férias não remuneradas?

Os trabalhadores devem apresentar as suas férias com pelo menos 6 semanas de antecedência, de modo a permitir um planeamento adequado.

Quando é que os trabalhadores devem apresentar as suas férias, o mais tardar?

Os trabalhadores devem apresentar as suas férias com pelo menos 6 semanas de antecedência, de modo a permitir um planeamento adequado.

Quando é que as férias são consideradas aprovadas?

As férias são consideradas autorizadas quando a entidade patronal confirma o pedido por escrito ou por via eletrónica. Uma confirmação verbal também pode ser considerada como uma autorização. Se a entidade patronal não responder ao pedido no prazo de um mês, o trabalhador pode considerar o pedido como autorizado.

Quanto custam as planificações de férias para as empresas?

Alguns planificadores de férias para empresas estão disponíveis gratuitamente, como o SeaTable. Outros fornecedores oferecem as suas ferramentas a um preço de base e cobram uma pequena taxa adicional por empregado.

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